Курсовая теория на тему Оптимизация документооборота корпорации.

Содержание:

Введение. 2

1. Специфика
управления информационным обеспечением деятельности предприятия  3

2. Организация электронного
документооборота корпорации. 9

3.
Перспективы внедрения электронного документооборота в корпорации. 21

Заключение. 29

Список   литературы.. 31

Введение:

Актуальность
темы. Бурное развитие информационно-коммуникационных
технологий настоящего побуждает предприятия внедрять инновационные технологии в
документационном обеспечении их
деятельности. Сегодня это имеет важное влияние на успешную реализацию
управленческих функций и принятии точных стратегических решений. В связи с
влиянием постоянных изменений и стремительным развитием информационных технологий,
данная тема требует постоянных исследований и детального анализа.

Вопросам управления
информационным обеспечением деятельности предприятий и организации электронного
документооборота на предприятиях изучалось многими зарубежными и российскими
учеными, такими как: Линев К.А., Колос И.В., Денисенко М.П., Купалова И.,
Матвиенко А.В., Козырев А.А., Бастрикова М.В. Понамарев А.П., Фатюха В.В.,
Чернявская И. В. [12] и др.

Целью курсовой
работы является разработка рекомендаций по организации электронного
документооборота.

Достижение поставленной
цели требует решения следующих задач:

— исследовать специфику и
особенности управления информационным обеспечением деятельности предприятий;

— рассмотреть организацию
электронного документооборота на предприятии;

— исследовать перспективы
внедрения электронного документооборота на предприятиях.

Объект
исследования: информационное обеспечение деятельности
предприятия.

Предмет
исследования: теоретические, научно-методические,
практические аспекты управления информационным обеспечением деятельности
предприятия.

Методы
исследования. В работе использовались методы: анализа,
синтеза, обобщения, наблюдения, сравнения.

Заключение:

В данной работе были
раскрыты теоретические основы управления информационным обеспечением
деятельности предприятия путем организации электронного документооборота. Была
исследована специфика управления информационным обеспечением деятельности
предприятия. Раскрыты особенности информационного обеспечения как основы
эффективного управления предприятием и исследованы его влияние на деятельность
предприятия в целом. Выявлены общие проблемы, снижающие эффективность
управления информационного обеспечения деятельности предприятия и обоснованы
преимущества формирования и развития информационного обеспечения деятельности
предприятия.

Успешная реализация целей
и задач развития предприятия в значительной степени зависит от эффективного
использования его информационных ресурсов. Информационные ресурсы составляют
основу информационного обеспечения деятельности предприятия и определяют его
стратегический успех. Информационное обеспечение предприятия формируется под
влиянием внешней и внутренней среды, ориентирующей предприятие к увеличению
объемов информационных ресурсов, которые используются в управлении
предприятием. Эффективность использования ресурсов информационного обеспечения
предприятия определяет результативность реализации текущих задач и
стратегических целей развития предприятия, что требуют новых подходов в системе
информационного обеспечения деятельности предприятия.

Совершенствование системы
информационного обеспечения деятельности предприятия позволит повысить
оперативность и результативность процесса принятия управленческих решений, а
также повысить показатели эффективности деятельности предприятия. Это дает
возможность усилить конкурентные позиции предприятия.

Были исследованы
особенности организации электронного документооборота как инструмента
управления информационным обеспечением деятельности предприятия. Были обнаружены
особенности внедрения данных систем на предприятии и установлено, что
использование систем электронного документооборота на предприятиях становится требованием
времени настоящего, и, закономерно, элементом развития современной компании.

Электронный
документооборот обеспечивает управление потоками документов и массивов
информации в компьютерных сетях, а также дает возможность контролировать
движение документов на предприятии, что эффективно влияет на принятие
управленческих решений.

Внедрение системы
электронного документооборота на предприятии положительно влияют на процессы
управления предприятием в целом, в частности, помогают ведущим менеджерам в
принятии эффективных управленческих решений, анализе бизнес-процессов на
предприятии; контроле выполнения задач работниками, обеспечения
криптографической безопасности защиты информации. Данная система
предусматривает оптимизацию работы сотрудников среднего и нижнего звеньев, а именно:
повышение качества работы сотрудников за счет уменьшения ошибок в процессе
автоматизированной обработки большого объема информации и массивов данных; уменьшение
затрат времени на поиск, обработку нужных информационных и документационных
ресурсов работниками предприятия; удобный алгоритм работы использования
информационных ресурсов предприятия.

Проведенное исследование
перспектив внедрения электронного документооборота на отечественных
предприятиях показывает, что уровень организации электронного документооборота
на российском рынке является недостаточным. Это подтверждает актуальность
развития и совершенствования существующих систем электронного документооборота.
Но несмотря на препятствия внедрения электронного документооборота, наблюдается
развитие данного процесса на отечественных предприятиях.

Фрагмент текста работы:

1. Специфика управления информационным обеспечением
деятельности предприятия

В современных условиях
функционирование предприятия требует повышения уровня информационного
обеспечения. Это побуждает к информатизации управленческой деятельности и
содействию формированию и развитию информационных систем для организации
информационных ресурсов.

По мнению Денисенко М.П.,
​​Колос И. В., максимальное удовлетворение информационных потребностей всех
участников производственно-хозяйственной деятельности является критерием
эффективного управления современными предприятиями. Информационное обеспечение
управления предприятием предполагает организацию целенаправленных массивов
информации и информационных потоков, которая включает сбор, хранение, обработку
и передачу информации с целью анализа полученных результатов для подготовки,
обоснования и принятия управленческих решений [1, с. 20].

Информатизация — процесс широкомасштабного
использования информационных технологий во всех сферах
социально-экономического, политического и культурной жизни общества с целью
повышения эффективности использования информации и знаний для управления,
удовлетворения информационных потребностей граждан и организаций и государства
и создания предпосылок перехода государства к информационному обществу [2, с.
11].

Линев К.А. объясняет
понятие информационного обеспечения управленческой деятельности предприятия как
комплекс работ по оказанию своевременной, достоверной и полной информации
субъекту управления с заданной периодичностью.

В своей работе Линев К.
А. приводит понятие «информационная система» и рассматривает его как набор
взаимосвязанных компонентов, которые собирают (или выбирают), обрабатывают,
хранят и распространяют информацию, которая используется в процессе принятия
решений, координации и управления в организации. Информационная система
помогает анализировать проблемы, выявлять и рассматривать сложные объекты и
создавать новые продукты [2, с. 14].

По его мнению, основное
назначение информационной системы — это сбор, хранение и распространение
информации с целью поддержки организационных функций и принятие решений на
предприятии. Информационные системы выполняют функции связи, координации
деятельности, контроля, анализа и визуализации данных, превращают поток
выходных данных в полезную информацию, используя три основные процедуры: ввод,
обработку и вывод данных. С точки зрения бизнеса такая система представляет
собой организационное и управленческое решение, основанное на информационных
технологиях, предназначенное для работы с возникающими проблемами.

В структуру
информационной системы входят организационно-управленческие и технические
аспекты:

1. Организации. Имеется в
виду, что информационная система является составной организаций вместе с
сотрудниками, структурой, стандартными процедурами, стилем работы (политикой),
культурой.

Информационные системы
глубоко укоренились в разных организациях, от них зависит сама корпоративная
культура, политика, рабочие процессы и стандартные операционные процедуры. Они
являются инструментами, которые нужны для изменения структуры организации,
превращая отдельные элементы этой структуры в новые бизнес-модели и расширяя границы
предприятий. Преимущества, предоставляемые ими, приводят к глобализации
экономики, появлению кибер-корпораций.

2. Управление.
Информационные системы являются одним из инструментов менеджеров, которые дают
им информацию, необходимую для принятия решения. Они также помогают в процессе
выполнения принятых решений и используются в качестве рычагов управления.

3. Технологии. То есть,
аппаратное и программное обеспечение, средства хранения данных, средства
коммуникаций, компьютерная сеть, которые образуют единую информационную
инфраструктуру. Технологии информационных систем больше не ограничиваются
компьютерами, это целый спектр технологий, которые позволяют соединять
отдельные компьютеры в сети, расширяя границы использования.

Интернет является
уникальной гибкой платформой для создания потоков информации, как внутри организации,
так и за ее пределами [2, с. 15].

По мнению Козырева А.А.,
информационная система — это упорядоченная совокупность документированной
информации и информационных технологий [3, с.10].

Проектирование и
эксплуатация информационной системы обеспечиваются такими средствами:

— программными (программы
для компьютеров различного назначения);

— техническими (средства
вычислительной техники и связи, обеспечивающие размещение и обработку информационных
ресурсов на персональных компьютерах, в локальной (ведомственной) сети, в
региональной сети, в сети международного информационного обмена);

— лингвистическими
(словари, классификаторы, тезаурусы);

— правовыми (положения,
уставы, должностные инструкции);

— организационными
(инструкции, методики, схемы, описания и другая эксплуатационная документация)
[3, с. 10].

Бастрикова М.В. и
Пономарев А.П., анализируя информационные технологии управления, рассматривают
такое понятие как «информационная система управления» — это совокупность
информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных,
других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации
и принятия управленческих решений [4, с. 102].

Информационная система
управления позволяет:

— повысить степень
обоснованности принятых решений за счет оперативного сбора, передачи и
обработки информации;

— обеспечить
своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной
экономики;

— повысить эффективность
управления за счет своевременного представления необходимой информации
руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

— согласовывать решения,
принимаемые на различных уровнях управления и в различных структурных
подразделениях;

— за счет
информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического
объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных
потерь и т. д [4, с. 102].

Таким образом, можно
сделать вывод, что «информационная система» и «информационное обеспечение»
являются тождественными понятиями. То есть, информационное обеспечение
деятельности предприятия — это связь информации с системами управления
предприятия и управленческим процессом в целом. Информационное обеспечение
деятельности предприятия следует рассматривать не только в общем виде, включая
все функции управления, но и отдельными функциональными управленческими
процессами, такими как: прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и
др. Это дает возможность не только раскрыть общие свойства функционального
управления информационного обеспечения деятельности предприятия, но и отделить
специфические моменты.

По мнению Денисенко М.П.,
​​Голубева Т.С., Колос И.В., которые рассматривают информационное обеспечение
деятельности предприятия как взаимосвязь между его составляющими и
заинтересованными лицами, создание информационного обеспечения на предприятии
заключается в повышении эффективности управления предприятием. Информационные
ресурсы рассматриваются как упорядоченная совокупность документированных данных
и знаний, сведений, информации, предназначенных для удовлетворения
информационных потребностей пользователей, и могут быть использованы для
принятия решения [5].

Следующей составляющей
информационного обеспечения деятельности предприятия являются технологии, то
есть совокупность средств и методов сбора, регистрации, обработки, накопления и
доведения до пользователя необходимых данных в системе организационного
управления на основе применения средств вычислительной техники [5].

Третьей составляющей
информационного обеспечения – это технические средства и программное
обеспечение эффективного управления предприятием. Чтобы использовать, те или
иные информационные технологии, предприятию необходимо иметь определенные
технические средства и программное обеспечение. Под техническими средствами
понимают электронно-вычислительные машины, устройства ввода и вывода данных,
устройства долгосрочного хранения данных, сетевое оборудование и каналы связи.
Информационное обеспечение возможно организовать в системах: глобальной сети;
корпоративной и локальной компьютерной сети; системы передачи бумажных
документов [5].

Выделяют следующие
основные функции информационного обеспечения деятельности предприятия:

— решение
программно-методологических вопросов;

— получение информации;

— использование
информации;

— распространение
информации;

— хранение информации;

— изъятие из обращения и
уничтожение данных [6, 7, 8].

Качественное выполнение
приведенных функций возможно лишь с применением компьютеризированных систем
обработки данных. Поэтому важное значение приобретает развитие и
совершенствование управления информационного обеспечения деятельности предприятия,
что заключается в автоматизации сбора и обработки информации, необходимой для
принятия обоснованных управленческих решений.

Состояние деятельности
предприятия зависит, как от внешних воздействий экономической среды, так и от
внутреннего состояния организации, и взаимодействия между ее
структурно-функциональными элементами. Поэтому в процессе деятельности важным
фактором является совершенное функционирование и своевременное использование информационных
и документационных потоков. То есть, потребность в эффективном управлении
получения, обработки, создания, передачи, использования и других операций,
связанных с обработкой информации [9, 10, 11].

Эффективность управления
предприятием значительно повышается при условии основательно разработанного
информационного обеспечения. В общем подходе, под информационным обеспечением
деятельности предприятия понимают наличие информации, необходимой для
управления экономическими процессами, содержащаяся в базах данных
информационных систем [12, с. 260].

Среди существенных проблем
управления информационным обеспечением деятельности предприятия, отрицательно
влияющих на конечный результат управленческой деятельности являются:

— отсутствие
соответствующего материально-технического и программного обеспечения системы
управления информационного обеспечения;

— отсутствие четко
сформированных коммуникационных каналов информационных ресурсов во внутренней
среде предприятия для принятия и реализации управленческих решений;

— несовершенный механизм
распределения информационных ресурсов в соответствии с потребностями различных
уровней управленческого персонала, что приводит к дезорганизации ценной
информации и тормозит процесс принятия решений [13, с. 2].

Использование
информационных технологий в управлении документационными и информационными
потоками на предприятиях следует рассматривать как способ сокращения и
удешевления аппарата управления. Совершенствование управления информационного
обеспечения деятельности предприятия приводит к:

1. материальным выгодам:
снижение расходов фонда заработной платы, коммунальных услуг, стоимости
программного обеспечения, расходов на оформление, передачу, хранение документов
и тому подобное; снижение затрат за счет предупреждения роста численности
персонала, уменьшение требований к обработке данных, снижение стоимости
обслуживания;

2. нематериальных выгод:
повышение качества информации, производительности, улучшения и ускорения
обслуживания, новые производственные мощности, более уверенные решения,
улучшение контроля, уменьшение просроченных платежей, полное использование
программного обеспечения и др.

Таким образом, нами было
проведено аналитическое исследование специфики управления информационным
обеспечением деятельности предприятия. Раскрыты особенности информационного
обеспечения как основы эффективного управления предприятием и исследованы его
влияние на деятельность предприятия в целом.

Выявлены общие проблемы,
снижающие эффективность управления информационного обеспечения деятельности
предприятия и обоснованы преимущества формирования и развития информационного
обеспечения деятельности предприятия.