Курсовая теория на тему Оборудование и оснащение помещений служб документационного обеспечения управления на современном этапе.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 3
1. ПОНЯТИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
РАБОЧЕГО МЕСТА.. 5
1.1 Правила организации
рабочего места. 5
1.2 Рекомендации по
организации работы и рабочего места службы документационного обеспечения
управления. 8
2. ОБОРУДОВАНИЕ
ПОМЕЩЕНИЙ СЛУЖБ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ.. 14
2.1 Рабочее место
секретаря. 14
2.2 Дизайн приемной
секретаря. 18
ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 23
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ
ИСТОЧНИКОВ. 25

Введение:

В настоящее время
различные достижения науки и техники, стремительное развитие современных
технологий, влияющих на всю сферу определенной человеческой деятельности, в
итоге требуют дальнейшего активного совершенствования управления, методов и
стиля работы, роста эффективности и качества управленческого труда.

Секретарь – это координирующий центр
конкретного определенного структурного подразделения. На практике всего это
означает полную осведомленность о непосредственном местонахождении лиц своего
структурного подразделения, четкое и правильное оформление переписки,
организацию и подготовку телефонных разговоров.

Эффективный секретарь всегда должен уметь
точно передавать информацию внутренним и внешним клиентам, быть достаточно
устойчивым к неопределенности, строго соблюдать деловой стиль, а также
профилактировать стресс и др. Секретарь является рассудительным и инициативным
помощником шефа, обладающий всеми основными профессиональными навыками, которые
необходимы для офиса, принимающий решения непосредственно в пределах своей
компетенции, а также при необходимости на себя берущий управление. В целом,
современный секретарь – это «правая» рука руководителя, без которого он в итоге
не сможет высокоэффективно руководить рабочим процессом в компании. Секретарь
XXI века на себя берет информационное и организационное обслуживание прочих
работников, при этом, освобождая начальника от какой-либо траты времени.
Секретарь XXI века является лицом предприятия, которое всегда поддержит на
достаточно высоком уровне авторитет руководителя и всего предприятия.

Таким образом, можно сказать, что изучение
специфики современного офиса и планирования рабочего дня секретаря представляет
на сегодняшний день большой интерес. Все это обуславливает актуальность темы
данной курсовой работы.

 При
написании курсовой работы использовались научные труды таких ученых и
исследователей, как Кирсанова М.В., Логинова С.П., Хохрякова О. и других.

Цель работы изучить оборудование и
оснащение помещений служб документационного обеспечения управления

Объектом исследования является оборудование
помещений ДОУ.

Предметом исследования оборудование и
оснащение помещений служб документационного обеспечения управления на
современном этапе на современном этапе.

Задачами курсовой работы являются:

— рассмотреть правила организации рабочего
места;

— изучить рекомендации по организации
работы и рабочего места службы документационного обеспечения управления;

— рассмотреть рабочее место секретаря;

— проанализировать дизайн приемной
секретаря.

Методы — анализ научной литературы,
обобщение, наблюдение, сравнение.

Теоретическая значимость работы состоит в
возможности использования собранного нами материала в дальнейших разработках
данного вопроса в процессе изучения дисциплин, а также написания научных работ.

Практическая значимость рассмотренной нами
информации может быть использовано в практической деятельности.

Структурно курсовая работа представлена
введением, двумя главами, заключением и списком литературы.

Заключение:

Профессиональное,
а также продуманное обустройство офиса является одной из составляющих успеха
любого предприятия. Правильное зонирование и проектирование офиса, а также
создание достаточно привлекательного дизайна интерьера, подбор красивой и
функциональной мебели играет огромную роль. Обустройство современного офиса в
себя включает огромное количество нюансов: оптимизация всего внутреннего
пространства; непосредственное проектирование искусственного освещения; выбор
основного стиля дизайна интерьера, цветовой гаммы; подбор мебели и прочее.
Секретарь – это исполнительный помощник, отвечающий за документационное
обеспечение деятельности руководителя, структурного подразделения, организации
в целом, работающий самостоятельно, без прямого контроля со стороны
руководителя, принимающий решения и высказывающий суждения по вопросам,
входящим в его компетенцию.

Приемная является
центром работы фирмы, так как от того, каким образом организована работа в
приемной сегодня зависит эффективность работы руководителя предприятия.
Огромное значение сегодня имеет рациональная организация определенного рабочего
места секретаря, а также зоны его активной трудовой деятельности, которая
оснащена всеми необходимыми средствами для эффективного выполнения всех
должностных обязанностей. Рабочее место секретаря достаточно традиционно в себя
включает три основные зоны: основная, то есть, где непосредственно находится
рабочее место, а также зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона.

Для успешной
работы секретаря требуется высокоэффективно организовать рабочее время.
Важнейшим аспектом организации работы секретаря можно назвать планирование
рабочего времени. Работу, которую выполняет секретарь на протяжении всего дня,
можно подразделить на: повторяющуюся; неповторяющуюся. При разработке схемы
рабочего дня необходимо учитывать следующие основные факторы: распорядок дня
руководителя, так как планирование рабочего времени секретаря достаточно тесно
связано с планированием рабочего времени руководителя, а также недельным
графиком работы; стиль работы и привычки руководителя; основные правила
внутреннего трудового распорядка предприятия; график поступления на предприятие
информации и документов. Рабочий день секретаря принято делить на четыре
неравных по продолжительности этапа: начало рабочего дня, первую половину
рабочего дня, вторую половину рабочего дня, конец рабочего дня.

Таким образом,
планирование рабочего времени секретаря полностью зависит от стиля работы
руководителя. Порядок и технология выполнения секретарем своих должностных
обязанностей определяются особенностями работы руководителя и корпоративной
культурой организации. Сегодня работа секретаря в любой компании связана с
контактами. Именно его умение правильно взаимодействовать с разными людьми
является важным качеством современного профессионального секретаря.

Фрагмент текста работы:

1. ПОНЯТИЕ
ОРГАНИЗАЦИИ РАБОЧЕГО МЕСТА 1.1
Правила организации рабочего места Рациональная и правильная организация
рабочего места имеет важнейшее значение, так как здесь осуществляется сам
процесс труда. Здесь должно достигаться качественное и своевременное
изготовление продукции или предоставление услуги. Организация рабочих мест на
предприятии имеет прямую взаимосвязь с его производительностью.

Правила
организации рабочего места

По ст. 219 ТК РФ все трудящиеся вправе
претендовать на рабочее место, соответствующее требованиям охраны труда и
ГОСТам: 12.2.003, 12.3.002,12.2.032, 12.2.033,12.2.049 [1].

Руководители организаций обязаны
заботиться о правильной организации мест труда. Это позволяет не только
обезопасить сотрудников, но также рационально расходовать время трудящихся.

Общие требования к организации рабочего
места:

— Отсутствие лишних объектов, они будут отвлекать,
и мешать процессу труда. Загромождение рабочего пространства недопустимо.

— Нужные вещи должны находиться на
расстоянии вытянутой руки. Достаточность места дает возможность двигаться без
препятствий.

— При работе с документами, для их
хранения лучше использовать специальные подставки, так как необходимо иметь
уголок простора для непосредственной работы [21].

— Рабочее оборудование должно
соответствовать технике безопасности и быть удобным.

— Рабочее место должно хорошо освещаться.
Идеально, если есть дополнительная лампа на столе. Когда естественного
освещения недостаточно, работник ее включает.