Курсовая теория на тему Обеспечение сохранности архивных электронных документов

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

РАЗДЕЛ 1. ИСТОРИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА И ОСНОВЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА 4

РАЗДЕЛ 2. УСТРОЙСТВО, ОБОРУДОВАНИЕ И ЭКСПЛУАТАЦИЯ ПОМЕЩЕНИЙ АРХИВА 7

РАЗДЕЛ 3. РЕЖИМЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 12

РАЗДЕЛ 4. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ 19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 23

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 26

Введение:

Актуальность темы. Документы являются информационной инфраструктурой организационной деятельности, так как содержат более 80% информационных ресурсов. Во время хранения документы подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимые изменения в свойствах их материалов: возрастное ухудшение.

Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат публикации и рукописи, в основном на бумаге, которые постоянно портятся в процессе хранения и использования. Цель консервации — уменьшить воздействие вредных факторов и продлить жизнь документов. В ряде стран мира активно исследуются современные методы сохранения бумажного культурного наследия.

В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, рассказывающих о многогранной деятельности государства. Их долговременная сохранность является первостепенной задачей архивистов. О важности этого вопроса говорится и в соответствующих постановлениях нашего правительства.

Цель данной работы — найти оптимальные условия для сохранения архивных документов.

Цели данной работы заключаются в определении следующих задач

1. Изучить правовую историю и основы хранения документов в архивах

2. Изучить планировку, оборудование и работу архивного участка

3. Познакомить с различными методами сохранения документов.

4. Анализировать топографию и регистрировать движение документов.

5. Сосредоточиться на сохранении документов в электронной форме.

Объектом исследования являются архивные документы, их положение и важность их сохранения в истории государства.

Предмет исследования является система сохранения архивов.

Заключение:

История архивного дела в нашей стране полна частых случаев уничтожения документов. Причина этого — климатические условия в нашей стране и безответственное отношение к документам. Чтобы улучшить ситуацию, с 1550 года в стране были приняты законы, регулирующие различные обязательства в случае повреждения и потери документов. На сегодняшний день изданы не менее важные законы, такие как Положение о Федеральной архивной службе от 17 июня 2004 года и другие нормативные акты.

В целях обеспечения сохранности документов необходимо соблюдать следующие основные положения: обеспечение физической и химической безопасности документов; создание материально-технической базы для хранения документов; учет оборота документов; копирование документов в целях создания страховых фондов и фондов пользования; хранение документов.

Первое требование для создания оптимальных условий хранения документов — это здание, отвечающее всем параметрам безопасности документов. Требования к архивным помещениям изложены в современных нормативно-методических документах, прежде всего в Основных правилах организации архивного дела, а также в некоторых ГОСТах и методических разработках. Главное помещение здания предназначено для хранения и изолировано от читального зала и административных помещений. В складском помещении установлены стационарные металлические стеллажи. Для сохранности документов важно не только само здание, но и помещения внутри него. Параметры этой среды определяются соблюдением схемы хранения.

Режимы хранения следующие: свет, температура и влажность. Противопожарная защита; безопасность. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Папки, скоросшиватели, коробки и шкафы используются для защиты документов от света. Температура и влажность являются ключевыми факторами при хранении записей. В помещении для хранения должны поддерживаться оптимальные условия температуры и влажности. Благоприятный микроклимат для документов создается при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60 %. Не должно быть сильных колебаний температуры и влажности, которые могут повредить носитель информации. Климат-контроль основан на трех климатических параметрах: температуре, относительной влажности и абсолютной влажности. Для измерения используются специализированные контрольно-измерительные приборы.

Гигиенический режим включает в себя ряд требований, направленных на поддержание чистоты. Пыль может нанести физический и химический ущерб документам и содержит споры плесени и яйца насекомых. Особое внимание следует уделять полам в складских помещениях, которые являются основным источником пыли.

Правила безопасности распространяются на все складское помещение. Во время регистрации необходимо строго соблюдать меры пожарной безопасности. Технические меры безопасности включают: оборудование для внешнего мониторинга, оборудование для внутреннего мониторинга, используемое в нерабочее время, и оборудование для внутреннего мониторинга, используемое в рабочее время.

Топография играет важную роль в организации склада, а именно в определении мест хранения для конкретных запасов и коробок. Для обеспечения хранения документов в сейфах создаются специальные записи — топографические записи. Обычно индекс выпускается в виде карты. Очень важной частью сохранения документации является ведение реестров. Учет предполагает создание и фиксацию в специализированных документах количества и состава архивных материалов. Для предотвращения краж были разработаны подробные системы управления записями. Документы могут храниться только в ограниченных целях и в течение строго определенных периодов времени. Однако выдача документов из хранилища должна быть отражена в специальных бухгалтерских документах.

Защита документов необходима для проверки их существования и состояния. Это делается для того, чтобы сверить фактическое количество единиц хранения с записями в учетных документах архива. Наличие и состояние документов должно проверяться не реже одного раза в пять лет.

При архивном хранении документов они более или менее подвержены различным факторам, вызывающим необратимые изменения свойств материалов – старению. Цель хранения-уменьшить влияние неблагоприятных факторов и повысить долговечность документов. Для этого необходимо выполнить все необходимые условия для помещений, условия хранения и обращения документов.

Фрагмент текста работы:

РАЗДЕЛ 1. ИСТОРИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА И ОСНОВЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

Недостаточно собрать архивы, важно также обеспечить сохранность документов. К сожалению, история развития архивного дела в нашей стране изобилует безвозвратными потерями документов. Причинами этого являются не только стихийные бедствия, но и безответственное отношение к государственным документам, считают организаторы «кампании по сбору макулатуры». Среди граждан также бытует мнение, что бумага бесполезна и что пыльные (в идеале — беспыльные) архивы не нужны. Люди приходят к пониманию важности архивов только тогда, когда лично сталкиваются с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которого зависит их социальное, материальное и иное благополучие. К сожалению, в 1990-е годы было утеряно много ценных документов, в том числе личные документы, необходимые для защиты прав и интересов сотрудников ликвидированных компаний и банков.

Однако архивы — это уникальные места, которые содержат информацию о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто один-единственный сохранившийся документ может изменить наши представления и наши знания. Это только в романах «рукописи не горят»; реальность более обыденна и трагична, и сегодня они горят или умирают. Нет ничего страшнее, чем потерять память и забыть свои корни. Это касается как отдельных людей, так и целых стран. Именно поэтому в начале 20-го века «Защитите архивы!» обратился к общественности. — не менее важна и сегодня.

Необходимость сохранения официальных документов и ответственность за их уничтожение закреплены в законе. И за этим стоит давняя юридическая традиция: Кодекс 1550 года предусматривал суровые наказания, такие как порка за испорченные «государственные дела». Однако во время правления Петра I телесные наказания были заменены штрафами. Впредь, если помеченный экстракт или рескрипт будет упущен или потерян, или если жалоба или нуждающееся лицо подаст дело без рескрипта, или передаст его другому лицу, рескрипт эрцгерцога будет расследован с какой безнаказанностью, и после расследования виновный будет наказан без пощады или с суровым наказанием в соответствии с его виновностью.»

В советское время закон в отношении архивистов также был строг: «Положение о Центральном архиве СССР» от 29 марта 1941 года также наказывало виновных в уничтожении или краже документов или утечке конфиденциальной информации из документов.

Первым специальным законом о защите официальных документов стал принятый в Советском Союзе «Закон об охране и использовании памятников истории и культуры» от 29 октября 1976 года. В этом законе подчеркивалось, что памятники истории и культуры являются достоянием народа и неотъемлемой частью мирового культурного наследия. К ним относятся памятники, перечисленные в Законе.

Основные принципы законодательства Российской Федерации «Об архивном фонде и архивах Российской Федерации» гласят, что «собственники документов, относящихся к архивным фондам Российской Федерации, обязаны обеспечить их сохранность». Копии особо ценных и уникальных документов должны быть предоставлены». Поэтому учреждения обязаны хранить документы независимо от формы собственности.

Помимо административной ответственности, предусмотрена также уголовная ответственность в случае несоблюдения правил сохранности официальных документов, их уничтожения, хищения или повреждения. Уголовный кодекс Российской Федерации (1996) содержит статьи, предусматривающие ответственность за подобные преступления, включая статью 164 «Хищение предметов, имеющих особую ценность», статью 284 «Утрата документов, содержащих государственную тайну» и статью 324 «Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград».

Согласно Кодексу архивной службы Российской Федерации (1998), обеспечение сохранности документов является одной из важнейших функций архивных учреждений.

Специалистам решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по организации хранения включает в себя следующие направления:

1. обеспечение физико-химической сохранности документов;

2. создание материально-технической базы хранения документов, включающей здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения;

3. учет движения и контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всех изменений в учетных формах архива;

4. копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;

5. консервация документов.