Курсовая теория на тему Какие технологии работы с документами используются при включении документов в систему

Содержание:

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………………………………. 3

 1 ОСНОВНЫЕ
ТЕХНОЛОГИИ ДЛЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ…………………………………………………………………………………………… 5

1.1. Система организации документооборота…………………………………………………. 5

1.2. Технология регистрации документов………………………………………………………. 9

1.3. Контроль исполнения документов………………………………………………………… 14

2. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И МЕТОДИКА ИХ
КЛАССИФИКАЦИИ………………………………………………………………………………………………………………. 19

2.1. Основные методы систематизации документов………………………………………. 19

2.2. Основные направления распределения по группам
и видам классификации архивных документов……………………………………………………………………………….. 20

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………………………………… 25

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………………………………… 26

Введение:

ВВЕДЕНИЕ Документационное обеспечение
управления является специфическим направлением деятельности, которое
заключается в подготовке, оформлении документов, их обработке и хранении.

Актуальность темы исследования
тесно связана с тем, что своевременность и правильность принятия управленческих
решений зависит от того, насколько правильно и грамотно составлен и выполнен
документ, насколько хорошо организована работа с ним. Документы отражают и
учитывают деятельность организации, фирмы или предприятия. Составление,
использование и хранение документов в соответствии с действующим
законодательством защищает интересы компании и повышает эффективность
управленческой работы.

Правильно организованная
офисная работа начинается с классификации документов в соответствии с их
назначением и принципами их подготовки и регистрации. Кадровая документация
имеет свои особенности. она связана не только с деятельностью организации, но и
со многими факторами деятельности компании в целом.

Важно не только уметь
правильно составить и оформить документ, но и уметь организовать работу с
документом на всех этапах его прохождения — от момента создания до исполнения и
отправки в бизнес.

Ключом к успеху деятельности
компании является создание таких условий хранения информации, при которых будет
надежно обеспечена ее конфиденциальность.

 Наличие большого количества активных баз данных, содержащих
информацию практически обо всех видах деятельности общества, создание
технологий, обеспечивающих интерактивный доступ основных пользователей к этим
информационным ресурсам, расширение функциональных возможностей информационных
систем не отрицает проверенные временем технологии документооборота и
модернизирует их, более ответственно относится к их строгому регламентированию
и соблюдению.

Современная организация
документооборота управления не ограничивается только соблюдением правил
регистрации и контроля исполнения документов, а включает в себя целый ряд
методологических и технических аспектов, знание которых необходимо каждому,
чьей специальностью является обработка управленческой информации.

Целью данной работы является
изучение основных технологий документационного учета и его автоматизация.

Предметом исследования
является система документооборота.

Объектом исследования является
документационный учет.

Задачи работы заключены в
следующем:

— Изучить основные технологии
документационного учета и  систему
документооборота,

— ознакомиться с технологиями
регистрации документов,

— выделить правила контроля
документов,

— изучить основные технологии
обработки конфиденциальной информации,

— выделить основные этапы
документирования конфиденциальной информации.

Структура работы имеет
введение, две главы, заключение и список литературы.

Заключение:

ЗАКЛЮЧЕНИЕ Проблема документационного
обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности.
Объясняется это следующими причинами:

— существует явное отставание
темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации
вообще и информации управленческой в частности.

— Способы и методы обработки
документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных
предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных
деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

Организация работы с
документами влияет на качество работы управления, от того, насколько
профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности
в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с
документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и
каждый документ — устав, протокол, приказ, справка, — имеет свои особенности и
правила работы с ними.

Документы надо не только
правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае
необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться
информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.

Кроме того, документирование
во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами
государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления
законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов
в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому организации
документооборота всегда уделяется большое внимание.

Фрагмент текста работы:

Система организации документооборота Управленческая
деятельность в любой организации основана на обработке поступающих официальных
документов, независимо от того, каким образом они направляются (принимаются) с
помощью разных типов носителей информации, а также на оформлении документальной
информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего, так и
для внешнего использования в самой организации[1].

Это
подразумевает наличие технологии обработки. Для преобразования информации
входящих документов в информацию, направленную на достижение результатов,
используются специальные технологии. Само понятие "технология"
определяется как система взаимосвязанных методов обработки материалов и
способов изготовления продукции в процессе производства .

Распространяя
содержание этого понятия в области документооборота, а также учитывая специфику
информационных процессов, на которых оно основано, мы определяем технологию
документооборота как систему методов и средств сбора, передачи, обработки,
накопления, хранения документов и информации о документах путем использования
общих технических методов и правил.

Технологии
документооборота управления в соответствии с различиями в информационных
процессах разделены на [2]:

— технологии
обработки входящих и исходящих документов;

— технологии
для передачи (доставки) информации о документах конечному пользователю;

— технологии
внесения документов в информационную базу данных организации на основе ее
внутренней структуры;

— технологии
обработки информации о документах и хранения документов;

— технологии
хранения и использования отдельных локальных групп документов. [1] Кузнецов, И.Н.
Делопроизводство: Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. М.: Дашков и К,
2016. 520 c. [2] Шувалова Н. Н., Иванова А. Ю.
Основы делопроизводства. Язык служебного документа. Учебник. М.: Юрайт, 2018.
376 с.