Курсовая теория на тему Использование современных технологий в проектировании организаций.

Содержание:

Введение 3

Глава 1. Теоретические основы организационного проектирования 5

1.1Понятие и этапы работы с документацией в организации 5

1.2 Главные цели современных технологий в организационном проектировании работы с документацией 8

Глава 2. Современные технологии организационного проектирования работы с документацией 12

2.1 Система электронного документооборота как способ проектирования работы организации 12

2.2.Виды программных решений как способа организационного проектирования работы с документацией 17

2.3 Преимущества и недостатки, связанные при внедрении систем электронного документооборота. Перспектива их развития 25

Заключение 31

Список использованной литературы 33

Введение:

В настоящее время предприятия стремятся улучшить, но в то же время упростить процесс документооборота, стабилизировать процессы работы с документами внутри организаций. Это связано с периодом информатизации, то есть постепенным уходом востребованности бумажных документов. Параллель можно провести с простым планированием работы людей в этой самой организации, то есть, например набор работников должен осуществлять не сам директор компании, а уполномоченное на это нижестоящее лицо .В процессе организационного проектирования создается структура организации (выделяются подразделения, определяются связи между ними); формируется модель управления (каналы связи, линии подчинения и подчинения, координация, периметр полномочий); разрабатываются различного рода правила, процедуры, регламенты осуществления тех или иных действий и другие документы, регламентирующие процесс управления. То же самое с документацией, она своего рода является участником функционирования организации. В документах отражается и учитывается деятельность организации: заключение договоров, ведение бухгалтерских, кадровых, учётных и других документов. При проверке работы организации проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации зафиксирована.

В процессе движения документа создаются определенные варианты путей доведения документа до конечного этапа, то есть формируются какие-либо связи.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении ведут специальные подразделения, а в небольших организациях — секретари-референты.

Легче всего организовать «движение документа» в электронном виде, составить координационный план. Документов различных видов достаточное количество, чтобы составить ход для каждого и структурировать работу на ближайшие 20 лет. К такому выводу пришли участники проектов организаций в 21 веке. Соответственно, система электронного документооборота и иные программные обеспечения помогут довести до идеала модель функционирования компаний.

Таким образом, организационное проектирование является актуальным делом, требующим от руководителя высокого профессионализма, целенаправленных усилий всего руководства организации.

В этой курсовой я рассмотрю сущность информационных систем, технологий в работе с документами.

Важность и актуальность рассматриваемой проблемы определили выбор темы исследования: «Использование современных технологий в проектировании организации».

Объект исследования – информационные процессы проектирования и планирования работы с документацией на предприятии.

Предмет исследования – организационное проектирование в документационном обеспечении управления.

Цель исследования состоит в характеристике организационного проектирования на предприятии, в выявлении принципов работы различных программ системы электронного документооборот. В соответствии с поставленной целью и выдвинутыми темой и проблемой исследования, мной определены следующие задачи данной работы:

1) рассмотреть понятие и этапы внедрения современных технологий в проектировании работы организаций;

2) выявить главные цели организационного проектирования;

3) выявить программные решения как способ проектирования работы организации;

4) охарактеризовать найденные решения, способные проектировать работу с документацией в организации.

Структура исследования. Данное курсовое исследование состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложений

Заключение:

В наше время очень сложно, даже практически невозможно представить свою жизнь без различных современных технологий. Они стали неотъемлемой частью жизни людей и применяются в различной деятельности человека. Технический прогресс продолжает развиваться, и с каждым днём мы можем наблюдать за новинками и совершенствованиями в электронной технике, новыми открытиями в информационной сфере, большим влиянием информационных и интернет-технологий в жизни людей. Порой даже немыслимо осознавать то, что в прошлом человек жил без электронных технологий и доступа к ним. Если обратиться к научной точке зрения, то информационные технологии представляют весь накопленный опыт человечества в универсальном виде, пригодном для практического использования. Любая сфера деятельности в наши дни требует не только тщательного анализа эффективности труда, но и применение современных технологий управления различными ресурсами, благодаря которым стало возможным обеспечить наилучшее качество выполнения различных задач.

Еще одну сложность управления создает необходимость осуществления контроля выполнения различных работ, мониторинг ресурсов и прочего. Все эти процессы возможно упростить внедрив использование общего пространства обмена информацией, результатами выполнения задач и единой оценкой трудовых ресурсов. Благодаря всем этим мерам возможно осуществление рационального распределения рабочей силы с целью максимальной выгоды организации их исполнения.

На сегодняшний день стремительное развитие информационных тех-нологий приводит к пониманию того, что обычный документооборот по-степенно теряет свою актуальность. Постепенно ему на смену приходит электронный документооборот, к которому обращается все большее коли-чество компаний, желающих оптимизировать свою работу, высвободить дополнительное время для своих сотрудников, снизить постоянные затра-ты на персонал и пр.

Внедрение ЭДО в компанию — процесс, преимущества которого покрывают возможные сложности. Перевод документооборота в цифровой вид и последующая автоматизация нивелируют затраты на реализацию проекта. В результате компания сможет быстро оценить экономические преимущества ЭДО: снижение затрат на печать, ускорение и упрощение работы.

Современные СЭД позволяют автоматизировать не только канцелярию и согласование документов, но и в целом различные аспекты работы с документацией. Сотрудники бухгалтерии — одни из главных получателей выгоды от внедрения СЭД. За счет чего повышается эффективность их работы продемонстрируем на примере обзора возможностей одного из самых распространенных в России продуктов — СЭД ТЕЗИС.

Электронный документооборот помогает бизнесу сократить убытки и упростить работу с документацией. Системы электронного документооборота активно используются бизнесом любых масштабов: от индивидуальных предпринимателей до огромных корпораций. Главное — выбрать оптимальный вариант по соотношению цены, качества и количества полезных функций.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Теоретические основы организационного проектирования

1.1 Понятие и этапы работы с документацией в организации

Среда, в контексте которой я буду рассматривать документацию и формирование работы документацией- организация (компания). В зависимости от структуры организации, ее систем управления, ее процедур, управленческих и технологических взаимодействий между всеми элементами формируется определенная база документов, с которой предстоит работать в настоящий момент либо в последующие годы.

Функционирование предприятия либо органа представляет собой комбинацию двух частей:

1) внутреннюю операционную систему, включающую в себя элементы, необходимые для ведения управленческой и производственной деятельности (функциональные и организационные структуры, организационные документы, положения об отделах и службах, должностные инструкции, производственное оборудование, оборудование компьютерных и организационных систем, офисную мебель, сетевое коммуникационное оборудование и система управления документами)

2) механизм взаимоотношений с внешней средой, содержащий необходимые элементы для формирования благоприятного поля деятельности для внешних связей организации (законодательные акты, договоры, соглашения, соглашения и т.п.).

В каждом из пунктов мы можем отметить наличие различных видов документов: Организационные документы, распорядительные документы, документы коллегиальных органов, информационно-справочная документация, кадровая документация.

Документ в любом из видов проходит определенный путь, можем назвать это жизненным циклом документа. Жизненный цикл документа состоит из некоторых, казалось бы, простых этапов, работа с которыми вовсе не простая. Каковы же этапы жизненного цикла?

Это создание, обслуживание и удаление документа.

Всего лишь 3 точки движения документа, но каждый из этапов подразделяется еще на множество маленьких, для работы с которыми необходимы ресурсы: деньги, материалы, технология, информация, а также сотрудники.

Отметим пункты- этапы работы с документацией:

1. первичная обработка поступивших документов:

2. предварительное рассмотрение документов

3. регистрация

4. рассмотрение документов руководством

5. направление на исполнение

6. контроль исполнения

7. подшивка документов в дел

8. формирование дел

9. передача дел в архив

Для любой организации важно экономить ресурсы электронные либо человеческие, чтобы снизить затраты, поэтому неотъемлемой частью в организационном планировании документооборота является экономия времени и сокращение пути движения документа по этапам.

В зависимости от вида организации формируется и путь движения документа. В организациях образуются специальные подразделения, отвечающие именно за состояние и работу с поступившим документом на этапе.