Курсовая теория на тему Инструкция по делопроизводству: ее значение и технология составления

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИЗУЧЕНИЯ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ 5

1.1. Нормативно-методическая база 5

1.2. Сущность и назначение инструкции по делопроизводству 8

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ 11

2.1. Структура инструкции по делопроизводству 11

2.2. Содержание, значение и особенности инструкции по делопроизводству 13

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 19

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 22

Введение:

Актуальность работы. Важной стороной деятельности любой организации также, как и органов государственной власти и органов местного самоуправления является документационное обеспечение управления, которое в свою очередь обеспечивает документирование и организацию работы с документами. Как правильно, насколько качественно и профессионально строится, и ведется вся документация организации, в целом зависит успех управленческой деятельности. Если отталкиваться от практики работы с документами, то правильно организованное управление делами помогает сократить время необходимое для поиска, повысить точность и своевременность информации, а также устранить ее избыточность.

Рациональная организация документооборота обеспечивает оперативное прохождение документов. Документооборот представляет собой потоки документов, движущихся между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки. Он разделяется на входящие, исходящие и внутренние потоки документов. К основным параметрам потоков документов относятся: направление, определяемое пунктами отправления и назначения; объем, характеризующийся количеством документов, проходящих в единицу времени; структура, характеризующаяся разновидностью документов, авторством и другими признаками; режим, определяемый периодичностью движения информации через пункты обработки.

Основным локальным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами в организации: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основополагающие организационные моменты является инструкция по делопроизводству

Объект работы – процесс составления инструкции по делопроизводству.

Предмет работы – значение инструкции по делопроизводству.

Цель работы – изучить особенности значения и технологии составления инструкции по делопроизводству.

Для достижения поставленной цели необходимо решение ряда взаимосвязанных задач:

1. рассмотреть нормативно-методическую базу;

2. определить сущность и назначение инструкции по делопроизводству;

3. изучить структуру инструкции по делопроизводству;

4. рассмотреть содержание, значение и особенности инструкции по делопроизводству.

Структура курсовой работы включает введение, две главы, заключение и список используемой литературы. 

Заключение:

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентируются законодательными и нормативно-методическими ак-тами, их знание и выполнение обязательны для всех, кто имеет дело с документами.

Документы являются основными способами предоставления информации на любом современном предприятии.

Составление служебных документов отнимает много рабочего времени у работников управленческого аппарата и требует огромных усилий. Чтобы составить полноценные документы, в первую очередь, необходимо быть осведомленным в освещаемом документе вопросе и иметь достаточную информацию.

Очень важна сохранность и умелое использование информационных ресурсов организации для успешного бизнес-процесса. Способность принимать верные решения и вовремя реагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависят не только от опыта и таланта руководителя.

Эффективность управления организацией зависит и от того, насколько верно в ней организовано управление документооборотом. Практически, малоэффективное пользование накопленной информации способно приводить к потере всего бизнеса.

Так как вовремя не полученная информация или документ в первую очередь являются потерянными деньгами, временем и упущенным возможностям. Поэтому, в каждой организации, имеющей активную работу с различной документацией, часто встает вопрос о систематизации, обработки и безопасного хранения значительного объема информации.

В процессе организационной деятельности учреждения формируется комплекс организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Таким образом, для грамотной организации службы документационного обеспечения управления и системы делопроизводства в целом необходима нормативно-методическая база делопроизводства, которая позволяет правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу, организовать документооборот, обеспечить сохранность документов и их использование в текущей деятельности организации.

При работе с документами, образующимися в процессе деятельности любой организации необходимо соблюдать правила документирования, которые значительно облегчат как работу организации в целом, так и отдельных структурных подразделений, и должностных лиц. Одним из важных нормативных документов является инструкция по делопроизводству.

Основная функция любого государственного или муниципального учреждения – принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. Объем работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности.

Поэтому инструкция по делопроизводству призвана обеспечить: правильное оформление документации; четкое, быстрое производство операций по приему, регистрации и пересылки документов; организацию контроля исполнения документов; правильное и логичное формирование документального фонда, т.к. быстрое нахождение всех нужных документов в делах позволит сократить время поиска и др.

Делопроизводство обслуживает и обеспечивает основные функции органов местного самоуправления, следовательно, его состояние оказывает непосредственное влияние на качество их работы и стиль деятельности. Именно поэтому правильная постановка работы с документами, соблюдение норм и правил, настойчивое совершенствование имеет особое значение не только в пределах органа местного самоуправления, но и в масштабах всей страны.

 

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИЗУЧЕНИЯ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

1.1. Нормативно-методическая база

В современное время, чтобы повысить эффективность управления в социальной сфере нужно совершенствовать работы с документами, ведь принимая решение, которое затрагивает все уровни учреждения как в нем, так и вне его, специалисты обязаны опираться на служебный документ, на информацию.

Организация работы с документами влияет на эффективность работы аппарата управления, организацию и условия труда работников. От того, как целесообразно и профессионально ведется документация, зависят успехи управленческой деятельности любой организации.

В процессе любого предприятия создаются огромные массивы документов. Они считаются неотъемлемой частью любой организации, ведь считаются основным носителем информации, они обеспечивают решение вопросов как финансовой деятельности, так и правового статус.

Специалисты Запада ориентируются на ликвидирование организационного и технологического разрыва между ведомственным хранением документов и делопроизводством, а в России есть собственные сложившиеся исторически традиции в сфере работы с документацией.

Документ – это материальный объект, передающий содержащуюся в нем информацию от одного лица к другому. Исходя из определения, к документам относят не только напечатанную на бумаге информацию, какие-либо отчеты, справки и т.д. (как их зачастую определяют на бытовом уровне), но и компьютерные файлы, электронные письма. Кроме того, использовавшиеся в древности глиняные таблички, берестяные грамоты, папирусы и прочие подобные объекты также являются документами.

Таким образом, документы используются в деятельности хозяйствующих субъектов, а многие исторические документы имеют культурную ценность. За документальный фонд руководитель организации несет персональную ответственность.