Курсовая теория на тему Информационное обеспечение документооборота правительства Москвы

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 2

1. Документооборот правительства Москвы.. 4

2. Документооборот по средствам мобильного
приложения. 9

3. Система электронного
документооборота «Моя Москва». 12

4. Применение на практике единой системы.. 16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 20

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ.. 21

Введение:

В современном обществе,
большинство организаций каждый день получают большое количество документов
внутреннего и внешнего характера. При этом, каждый документ котируется определенной
спецификой и решает конкретные вопросы. Адресатом получения того или иного
документа может быть любое лицо или же широкий круг лиц сотрудников. Помимо
этого, документы могут иметь характер срочных или требования немедленного
проведения плановой работы. Для того, чтобы потоком документов можно было
управлять наиболее целесообразным образом создаются различные системы
документооборота.

Появление таких систем
внесло большие изменения в процедуру работы с документами в различных
организациях и органах государственной власти, а также предоставило для
организаций крупного масштаба множество возможностей для того, чтобы они были
усовершенствованы.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ.
Под системой электронного документооборота принято рассматривать систему
организационно-технического характера, при помощи которой происходит контроль
за поток поступающих в организацию документов, обеспечивается их создание,
управление доступом и их распространение в рамках корпоративной компьютерной
сети [2].

С помощью системы
документооборота возможно сократить длительные затраты на то, чтобы была
осуществлена обработка документов, повысить оперативность принятия документов,
наладить эффективность в деятельности различных отделов, поднять на достаточно
высокий уровень управление делопроизводством.

Спрос на введение таких
систем появился относительно недавно, в начале 90-х годов и в настоящее время
система имеет высокую степень популярности между ее пользователями, компаниями,
органами государственной власти. Продукт является развитым и способным к тому,
чтобы предложить широкий выбор систем, имеющих различные возможности
функционального спектра.

Каждой организацией
принимается выбор программного решения, которое будет вступать в полное
соответствие с деятельностью организации, с ее уровнем и структурными
возможностями и элементами. Рынок обеспечен различными программами как для
мелких организаций, так и для крупных, а также для служб государственного
назначения.

НАЗНАЧЕНИЕ.
Основной целью системы электронного документооборота является не то, чтобы
бумажные документы были и вовсе уничтожены, а создания комфортной среды для
эффективной деятельности организации и ее управления. В качестве основных принципов
электронного оборота рассматриваются такие, как: однократная регистрация
документа, при помощи которой можно осуществить его поиск; возможность в
выполнении нескольких операций в системе; непрерывность в движении документа;
единая база предоставленной информации, развитая система отчетности и другие.

В рамках исследования,
необходимо обратиться к информационному обеспечению документооборота в
правительстве Москвы с тем, чтобы выявить его наиболее характерные особенности.

Объектом исследования
являются информационные системы.

Предмет исследования –
электронный документооборот в правительстве Москвы.

Цель исследования –
выявить специфику электронного документооборота правительства Москвы.

Задачи исследования:

1) рассмотреть
документооборот правительства Москвы;

2) проанализировать
систему электронного документооборота «Моя Москва»;

3) обозначить практическое
применение единой системы.

Методы исследования:
теоретический анализ и синтез, метод изучения научно-методической литературы и
интернет-источников.

Заключение:

Современный период
характеризуется постоянным развитием информационных технологий, к использованию
которых старается приобщится каждый город, орган государственной власти и иные
организации, а также граждане народа. С помощью ведения системы электронного
документооборота можно значительно сократить временной период на обработку
документа, его подписание, особенно в рамках деятельности органов
исполнительной власти.

В нашем исследовании был
проанализирован электронный документооборот города Москвы, вследствие чего
удалось выяснить, что история развития такой информационной системы началась
еще в 2011 году и ее развитие проходило активным образом. С каждым годом
становилось все больше и больше пользователей такой системы, что давало ее
право не только на существование, но и на совершенствование с дальнейшим
повышением эффективности.

Помимо этого, удалось
выявить, что в настоящее время для жителей города Москвы предоставлены
различные информационные ресурсы в форме приложений, с помощью которых можно с
легкостью получить необходимую услугу, при этом не стоять в очереди в
каком-либо государственном учреждении. Именно поэтому, такие приложения
существенно экономят время москвичей. Также, в ходе анализа, было отмечено, что
различные ресурсы позволяют оплачивать жилищно-коммунальные услуги, следить в
школе за своим ребенком и его успеваемостью, записаться к специалисту
здравоохранения.

Таким образом, все
вышеуказанные приложения представляют собой Единую городскую автоматизированную
систему, которая призвана обеспечить эффективность жизнедеятельности граждан в
ходе своего использования.

Фрагмент текста работы:

1. Документооборот
правительства Москвы

Документооборот – это:

1) передвижение в организации всех документов с даты их
создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения;

2) суммарное число внутренних, исходящих и входящих
документов организации за некий период времени.

Документооборот делится на централизованный и уровня
структурного подразделения. В централизованный документооборот включается вся
документация, подлежащая централизованной регистрации. В документооборот уровня
структурного подразделения включены документы, учитываемые только в структурных
подразделениях

Документооборот является деятельностью по
организации передвижения документов на предприятии от момента их получения или
создания до окончания выполнения: направления в архив или отправки из
организации.

Документооборот ‒ это передвижение документов с
момента их получения или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в
дело. Различают три главных потока документации:

‒ документы, которые создаются в организации и
используются в управленческом процессе работниками организации (внутренние);

‒ документы, которые отправляются в другие организации
(исходящие);

‒ документы, которые поступают из других организаций
(входящие).

Система государственного управления также осуществляется
при помощи документооборота. С недавнего времени многие государственные органы
исполнительной власти стали переходить на систему электронного
документооборота, определение которого было представлено ранее. Представляется
необходимым обратиться к исторической справке о том, как появился электронный
документооборот в Правительстве Москвы.

В правительстве Москвы с
2011 года происходит развитие системы электронного документооборота. При этом,
в качестве фундамента такого развития принято рассматривать продукт «Практика»,
при помощи которого к работе были подключены различные ведомства и бюджетные
организации.

При помощи системы
электронного документооборота государственные служащие могут обмениваться
информацией между друг другом, а также рассматривать те обращения, которые
поступают от граждан. Руководители органов власти исполнительного профиля
обладают правом на то, чтобы просматривать и осуществлять перенос документации
вне стен офиса.

Далее необходимо
обратиться к истории внедрения системы электронного документооборота в
правительство Москвы.

2011-2012 год. Новая
система на базе решения «Практика» начала использоваться в правительстве Москвы
с апреля 2011 года. Изначально, ее использование предполагало пилотный режим,
где был задействован ограниченный круг участников. Сентябрь 2011 года именуется
как месяц, когда был проведен тендер на 40 миллионов рублей по тому, чтобы все
органы власти исполнительного характера получили доступ к использованию системы
электронного документооборота. Победителем данного тендера стала «Электронная
Москва» и после этого число пользователей системы постоянно увеличивалось с
каждым днем [8].

Февраль 2012 года именуется как месяц заключения дополнительного
государственного контракта с «Электронной Москвой». При этом, сумма такого
контракта составляла уже 145 миллионов рублей. Этот контракт был направлен на
то, чтобы системой электронного документооборота начали пользоваться еще 10
тысяч пользователей. Директор департамента информационных технологий в городе
Москва, Артем Еромолаев, говорил, что в этом же году было запланировано
проведение второго конкурса, направленного на то, чтобы оставшиеся пользователи
также были переведены на систему электронного документооборота. При этом им
особо