Курсовая теория на тему Эволюция традиционной формы документа

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ЭВОЛЮЦИИ И ПОНЯТИЕ 13
«ДОКУМЕНТ» 13
1.1Определение понятия 13
1.2Основные этапы эволюции документов 16
ГЛАВА 2. СТАНОВЛЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ФОРМЫ ТРАДИЦИОННОГО ДОКУМЕНТА 20
2.1 Возникновение и развитие рукописного документа 20
2.2 Формирование традиционной формы документа в Средние века и Новое время 24
2.3 Документ в период господства индустриальной коммуникационной культуры в Новое и Новейшее время 37
ГЛАВА 3. ДОКУМЕНТ В ЭПОХУ ГЛОБАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ АКТИВНОСТИ 42
ГЛАВА 4. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ 51
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ ЛИТЕРАТУРЫ 60

Введение:

Актуальность темы исследования. В современном обществе сложно найти элемент структуры, функционирование которого бы не оформлялось документально. Документ распространенный элемент и играет существенное значение в жизнедеятельности общества, исходя из этого существует много определений этого понятия. Наряду с этим, появление компьютера привело к созданию новой формы документа — электронной, которая с одной стороны имеет общие черты и свойства документу, зафиксированным на бумажном носителе, а с другой — имеет свои специфические черты и требует повышенного внимания к конкретизации понятийного аппарата.
В настоящее время нельзя дать точное определение понятию «традиционная форма документа»: на протяжении развития человечества форма документа постоянно изменялась и развивалась, совершенствовалась как внешне, так и внутренне.
Но современный документ — это результат многовекового исторического процесса, корни которого уходят в глубину веков. Документационное обеспечение же той или иной деятельности — это опыт человеческих взаимоотношений, накапливался и передавался из поколения в поколение на протяжении веков. На ранних стадиях развития человечества, когда единственным источником и носителем опыта была лишь человек, передача информации осуществлялась прижизненно, то есть во время непосредственного общения людей. С ростом объема и разнообразия накапливаемых человеком сведений их прижизненная передача становилась все более проблематичной, что побудило человека искать средства, которые бы давали возможность хранить приобретенные знания.
На сегодняшний день, ведение деятельности предприятия неразрывно связано с оформлением различной документации. Десятки лет отрабатывались схемы бумажного документооборота, но сегодня на смену бумажным документам приходят электронные. Уже достаточно давно предприятия различных форм собственности общаются путем обмена электронными документами.
Прежде всего, это касается взаимодействия с фискальными и другими государственными органами. И все больше предприятий переходит на внутренний электронный документооборот, поскольку он не только экономит время, но и облегчает работу сотрудников, снижает затраты бумажных документов и т.д. Именно поэтому тема данной курсовой работы является актуальной.
Объект исследования – традиционная форма документа.
Предмет исследования – теоретические и практические аспекты изучения эволюции традиционной формы документа.
Оценивая степень изученности истории документа, следует отметить работы М.Л.Магницкого , В.М. Вельдбрехта , М.В. Варадинова , посвященные рассмотрению и анализу организации процессов работы с документами и способов документирования управленческой информации в течение исторических периодов.
Целью данной работы является изучение эволюции традиционной формы документа на всех этапах его развития.
Исходя из цели исследования автором поставлены следующие задачи:
1) дать определение понятию «документ»
2) проанализировать основные этапы эволюции документа
3) исследовать возникновение и развитие рукописного документа
4) изучить формирование традиционной формы документа в Средние века и Новое время.
5) проанализировать изменения традиционной формы документа в период господства индустриальной коммуникационной культуры в Новое и Новейшее время.
Вопросы истории возникновения некоторых видов документов, практики их создания нашли свое отражение в работах выдающегося российского ученого К. Митяева, предложенные им положения по развитию истории делопроизводства, повторяются и усугубляются позже другими учеными. Среди таких исследований можно назвать работы Я.З. Лившица и В.А. Цикулина, где делопроизводство рассматривается учеными как составная часть управленческой деятельности.
Рассмотрение отдельных аспектов организации внутреннего электронного документооборота корпорации посвящены труды отечественных ученых таких, как В.И. Корбутяк, А.М. Новицкий, М. Плешакова-Боровинская, К.В. Безверхий, В.М. Антонов, К. Яловый и др. отмечаемые фрагментарностью и раскрывают в основном общетеоретические аспекты автоматизированной обработки информации. Однако, несмотря на значительное количество исследований, вопросы организации внутреннего электронного документооборота предприятия и установление требований и подходов к нему, требует более детального изучения .
Значительный вклад в исследование истории делопроизводства, его нормативно-правового регулирования в советский период оказали также российские ученые М.П.Илюшенко, Г.М.Бондирева и другие. Среди современных российских авторов, в своих работах затрагивают вопросы истории делопроизводства, стоит назвать М.И.Басакова, В.А.Кудряева, Т.В.Кузнецову, Л.В.Санкину, Т.О.Бикову, В.А. Певца, Е.А. Плешкевич и других ученых .
При написании работы были использованы научные публикации в периодических изданиях, учебники, также материалы научных конференций. Использованы достаточно полезные, с точки зрения насыщенности и структурированности информации, ресурсы из интернета, затрагивающую данную тематику.
Методы исследования. При рассмотрении истории документа применялся: хронологический принцип, предполагающий построение периодизации истории делопроизводства по определенным последовательными историческими периодами; принцип историзма, должно обеспечивать соответствие истории делопроизводства истории России; принцип соответствия систем делопроизводства формам государственно процесса; принцип территориальной целостности, охват периодизации в пределах современных границ России всех регионов.
Системный подход исследования истории делопроизводства позволил раскрыть внутренние связи между видами или группами видов документов в их развитии — от времени возникновения до момента исчезновения, а также отразить нормативно правовую базу как документо-созидательного процесса, так и обработки документации. Указанный подход реализован с учетом таких составляющих: характеристики основных носителей информации, способов, методов и средств документирования; языка документов; организационной формы работы с документами; должностного состава работников, профессионально занимались работой с документами; технологии работы с документами; классификации основных видов документов, особенности их создания и сохранения системы нормативно-правовых актов, регулирующих эту сферу деятельности.
Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников литературы.
В первой главе рассмотрено понятие документа. В настоящее время существует два подхода к определению сущности документа как научной категории. Первый подход базируется на традиционных взглядах на документоведения как науки, которая возникла в недрах советского архивоведения и развивалась на протяжении 1960-1980-х годов в СССР.
В этот период осуществлялись фундаментальные и прикладные исследования по документоведению, главное внимание в которых уделено управленческой документации (среди ее классов – организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая, финансовая, банковская и т.п.), а именно — созданию и функционированию ее унифицированных систем, разработке унифицированных форм документов, регулированию процессов документооборота, обработки, хранения управленческих служебных документов в учреждении, пользование ими. Основной сферой практического внедрения считалось делопроизводство (как общее, так и специальное). Среди других классов документации и видов документов объектом исследования эпизодически становились научно-техническая, картографическая документация, кино-фото-фоно-документы.
Сейчас проблематику из указанного выше документоведения, которое можно назвать традиционным (иногда его называют административным, специальным или классическим), разрабатывают научно-исследовательские институты документоведения и архивного дела в Российской Федерации, Беларуси, Украины. Объектами его исследования остаются документация (совокупность служебных документов, объединенных по определенному признаку), а также сферы ее создания и функционирования. Учитывая характер исследовательской проблематики, в структуре этого документоведения можно выделить управленческое, научно-техническое, картографическое и другие его виды, исследуют отдельные классы документации. Управленческое документоведение родственное с такой отраслью знаний и сферы практической деятельности за рубежом как «управление документационного процессами» (Records Management).
Второй подход основывается на широкой трактовке понятия «документ» по сравнению с традиционным (документами считаются не только элементы документации, но и публикации, издания), в результате чего отражает более общие подходы к анализу его характеристик. Истоками этого подхода считают документационную науку, существовавшую на протяжении 1930-1950-х лет. Формирование этой версии документоведения активно началось с начала 1990-х годов и его проводниками стали представители таких научных дисциплин как библиотековедение, библиографоведение и книговедение. Ими декларируются возможности реализации указанного подхода также с позиций археографии, кодикологии, журналистики, теории коммуникаций и других дисциплин так называемого документально-коммуникационного цикла. Исследования в рамках «нового» документоведения направлены на проработку вопросов теории документа, изучение закономерностей его генезиса и эволюции, общих для всех наук проблем создания документов, их функционирования, работы с ними. То есть существует определенная совокупность знаний, связанная с характеристиками внешней формы, содержания, функций документа, проблемами его классификации (типология документов), закономерностями исторического развития и функционирования, а также универсальными технологиями работы с документами.
Можно отметить, что каждый из видов традиционного документа (и в какой степени общее документоведение) структурно делится на определенные разделы («Основные этапы развития документа», «Функции документа», «Концепции документа», «Типология документа», «Проблемы создания, функционирования и хранения документа»и т.п.), содержание которых соответствует специфике объекта исследования (то есть определенного вида документа, его характеристик или совокупностей документов). Типология, исследование функций, понятийного аппарата соответствующего вида документоведения, определение исторических этапов развития документов и закономерностей этого процесса создает предпосылки для разработки теории определенных видов документов или класса (классов) документации. Следует заметить, что в советское время в традиционном документоведения на отличие от архивоведения, теория документа (несмотря на наличие ряда теоретических статей) целостно не рассматривалась.
Во второй главе рассмотрено становление и развитие формы традиционного документа. Очевидно, что документ возник почти одновременно с появлением письменности в тех или иных народов мира. Современный документ, конечно, отличается от документов древних эпох своей стилистикой, способом написания, техникой и материалом изготовления.
Самым распространенным материалом для изготовления документов в древности была глина. До нас дошли сотни тысяч клинописных текстов, сообщают ученым о быте, природе, истории, науки и культуры древних народов. Так, среди руин дворца царя Ашурбанипала в Ниневии археологи открыли несколько комнат, в которых, казалось, кто-то свалил тысяч клинописных табличек.
В древнем мире информацию записывали на папирусе. Наибольший процент информации составляют государственное переписки, учетные и статистические данные огромного бюрократического управленческого аппарата.
Большой популярностью и распространение получает со временем и такой материал для изготовления документов, как пергамент. Предназначен для письма по особой технологии обработанной кожи телят или свиней. Пергаментные листы для записи информации впервые стали использовать во II в. до н.э.
В современном делопроизводстве не обошли вниманием и такой вид материалов для документирования, как фотопленка. Сегодня документируются выдающиеся и важные события на кинопленке и магнитофонной ленте — протокольные части международных правительственных и научно-технических контактов.
Входят в практику делопроизводства и документы — голограммы. То есть документ, содержащий изображения, запись и воспроизведение которого осуществляется с помощью лазерного луча без использования линз. Голограмма может быть плоской и объемной. Голографический документ можно изображать и воспроизводить в трех измерениях.
Многообразие материалов для изготовления документов позволяет создавать их для различных целей и, соответственно, разного назначения. Необходимость в составлении документов возникает одновременно с появлением письменности. Именно насущная необходимость в заключении различных документов (соглашений, договоров, актов) и вызывает появление письменности как средства фиксации и сохранения государственной и частной документации.
С развитием письменности деловые бумаги стали средством общения и передачи информации. После создания древнерусского государства письменность стала необходимой для письменных отношений с иностранными деятелями, заключение соглашений с другими странами.
Следующий этап – документ СССР — охватывает вопросы формирования целостной системы документационного обеспечения управления, которая отвечала тогдашним требованиям делового общения и стандартам составления официальных документов.
Делопроизводство в современной России — выделяется как период становления отечественного делопроизводства, сосредоточивая внимание на вопросах совершенствования документационного обеспечения управления, создании нормативной базы, собственной школы документоведения, внедрении электронных систем документации и заимствовании передового опыта по управлению документацией.
В третьей главе рассмотрен документ в эпоху глобальной информационной активности.
Существенное увеличение объемов информации и серьёзные рост спроса информации повлекли за собой новые требования к организации информационно-документационного обеспечения в организации. Изменились критерии к организациям, которые занимаются информационно- документационным обеспечением. За границей их стали называть службой управления информационно-документационными ресурсами, в России называют службой документационного обеспечения управления (ДОУ).
Состояние информационных технологий в ДОУ может быть описана следующим образом:
а) наличие большого объема баз данных, которые содержат информацию о торгово-хозяйственной деятельности предприятия;
б) изобретение технологий, которые обеспечат интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;
в) увеличение функционала информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием узконаправленных многофункциональных проблемно-ориентированных программ различного назначения. Документы делятся по видам носителей информации. И основные резервы увеличения продуктивности работы с документами лежат именно в типах носителей.
Электронные носители информации разделяют на множество подвидов (жесткие диски, оптические диски и т. п.). Также, для электронных документов значим формат, в котором они хранятся на электронном носителе.
Применение компьютеров для хранения, редактирования, передачи документов повлекло к созданию электронного документа (ЭД). ЭД различаются по технологии, формата и стандарта его создания.
Для восприятия электронного документа необходимы специальные технические средства (монитор, принтер), программное обеспечение, чтоб пользователь увидел ЭД в понятном виде. Электронные документы не привязаны к конкретному носителю информации, как это было раньше с бумагой.
Электронный документ имеет ряд преимуществ в сравнении с бумажным документом: удобством редактирования, применение заготовленных форм документа, быстротой при передаче документа по электронной почте, возможностью архивации и защиты их от неутвержденного доступа. Электронный документ включает в себя следующие разделы: общий (основная часть документа и информация об адресате) и особенный (электронная цифровая подпись (ЭЦП).
ЭЦП – реквизит электронного документа, предохраненный от подделки, сделанный используя криптографическое преобразование информации с применением закрытого ключа электронной подписи. С помощью ключа электронной подписи исключается возможность потери, искажения или подделки информации в ЭД, а также подделки электронной цифровой подписи. В соответствии с законом электронный документ на машиночитаемом носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.
Главными информационными технологиями, в середине 80-х годов, становятся компьютерные, в связи с этим возникает необходимость в разработке электронного офиса, который имеет техническую, программную и организационно-методическую основу. Количество предприятий, использующие система электронного документооборота растет и становится больше число автоматизированных рабочих мест. Раньше областью применения систем электронного документооборота была крупный и средний бизнес, то сейчас также используется малыми организациями.
Системы ЭУД осуществляют механизм разработки, руководства доступом и распределение значительных объемов документов в компьютерных информационных сетях и производят слежение над потоками документооборота на предприятие.
Данные документы хранятся в предназначенных для этого хранилищах. Виды файлов, поддерживают системы электронного управления документами, включают текстовые документы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные, графические объекты и документы Веб. Системы ЭУД включают:
а) системы электронного документирования;
б) системы электронного документооборота;
в) корпоративные системы электронного управления документами.
В данный момент российский рынок предоставляет широкий ассортимент автоматизированных информационных систем электронного документооборота, которые отвечают требованиям и целям автоматизации управленческой деятельности предприятия, но имеющие разными программными требованиями.

Заключение:

Обмен информацией в социуме начался еще со времен появления человечества. До сих пор люди общаются жестами, языком, а также путем использования материальных объектов для обозначения чего-то. Собственно, отличительной чертой обмена информацией в ХХ в. стали социальные взаимодействия и социальный контроль, которые осуществлялись опосредованно, как правило, через документы. Можно заметить, что современное состояние общества можно назвать рядом с информационным еще и «документных».
В повседневной жизни обычно используется несколько понятий документа, каждое из которых имеет общее основание. Например, документом можно считать любой материальный объект, его можно использовать для передачи и распространения информации среди людей. Правда, для этого его следует включить в определенного собрания или коллекции. Сюда можно отнести не только исключительно письменные документы, но и любые предметы, вещи, которые можно встретить в музее, на выставке тому подобное. В это понятие можно включить также представителей живой природы — только тогда, когда они использованы для передачи знаний (информации) о них.
За иным пониманием, документ можно считать материальным объектом, созданным человеком и который предназначен исключительно для распространения информации в обществе. Из всех изобретенных человеком предметов сюда относятся лишь такие, которые созданы специально для передачи определенного знания, чувства, представления человека. В современном мире, кроме различных форм «записи информации», сюда следует отнести трехмерные произведения изобразительного искусства (работы скульпторов или архитекторов), а также макетирование, моделирование, создание муляжей, наглядных пособий и других подобных объектов.
Документ прошел несколько стадий эволюций и основными можно считать:
1) Зарождение документальной формы фиксации информации, когда в течение тысячелетий люди испытали различные способы фиксации и передачи информации, как на расстоянии, так и во времени. Сначала это было использование предметов как мнемонических средств, не передавали мысль, а только напоминали о ней. Со временем они стали своего рода условными знаками, обозначали то, о чем было заранее оговорено. Так появилось палочки, узелковое, шариковое письмо, письмо «кипу», «вампум» и другие. Первобытный человек также рисовал изображения, вырезал или выскрёбывал их на камне, дереве, костях животных. Именно с пиктографической развилась нынешняя, общепринятая нами система письма.
2) Документирование времен Древнерусского государства — охватывает вопросы создания документов времен Киевской Руси и становления делопроизводства на территории Галицко-Волынского княжества. Несмотря на постоянное расширение практики документирования управленческих действий, говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства, как о системе определенных норм и правил, еще преждевременно. Это был период постепенного сложения традиций для дальнейшего формирования системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения различных видов документов.
3) Документ в имперских учреждениях — опирается на особенности оформления документов в имперских учреждениях и специфику делопроизводства в духовной консистории. На этот период приходится более четкое формирование систем документов в целях создания, назначения и направления движения документов, их упорядочения.
4) «Делопроизводство советской эпохи» — охватывает вопросы формирования целостной системы документационного обеспечения управления, которая отвечала тогдашним требованиям делового общения и стандартам составления официальных документов. За этот период усовершенствовалось материально-техническое и организационное обеспечение делопроизводства, сформировалась нормативная и научно методическая база, начиналась подготовка документоведов в вузе.
5) Документ в современной России — выделяется как период становления отечественного делопроизводства, сосредоточивая внимание на вопросах совершенствования документационного обеспечения управления, создании нормативной базы, собственной школы документоведения, внедрении электронных систем документации и заимствовании передового опыта по управлению документацией.
Резюмируя можно сказать, что термин «документ» попал в русский язык и отечественное законодательство в XVII — начале XVIII вв. Анализ законодательных источников и подзаконных актов показывает, что он, во-первых, пришел из актового языка шведского законодательства, хотя это не отрицает полностью прежней версии, поскольку немецкий язык тогда являлся официальным языком прибалтийских губерний. Во-вторых, он преимущественно использовался в актах, составленных на основе шведского и иного права. Определенным подтверждением этого является то, что в первых редакциях других регламентов термин «документ» не используется. Так, в Регламенте Коммерц-Коллегии говорится о «свидетельственных письмах». В-третьих, было заложено два основных контекста термина «документа»: как судебного доказательства и как обобщающего термина для архивных писем.
Следующим этапом было создание электронного документооборота.
Система электронного документооборота — эффективное решение для автоматизации управления документами и информацией, внедрив которую, можно получить удобный инструмент для повышения эффективности работы предприятия за счет сокращения времени на обработку и поиск документов, обсуждение и согласование, контроль исполнения поручений, повышение исполнительской дисциплины сотрудников.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ЭВОЛЮЦИИ И ПОНЯТИЕ
«ДОКУМЕНТ»
1.1 Определение понятия
Слово «документ» происходит от латинского слова «docere» (знать, свидетельствовать), образовалось от глагола — учить, учить. Буквальный перевод латинского слова «documentum» — образец, свидетельство, свидетельство, доказательство, удостоверения, источник.
Со временем этот термин приобрел более четкое содержание и в начале ХХ века имел два основных значения:
1. Любая бумага, составленная в законном порядке, которая служит доказательством прав на свободное проживание в том или ином месте, на какое-либо имущество или на выполнение обещанного перед другим человеком;
2. Вообще любое письменное свидетельство .
В то же время, развитие научных дисциплин, предметом исследования которых является документ, приводит к формированию потребности в толковании этого термина. Причем есть необходимость, с одной стороны, определять эту категорию в более широком смысле, а с другой — в узком, характерном для конкретной дисциплины и вида деятельности.
Первые опыты определения документа относят исследования известного советского документоведов К. Митяева, который в одной из первых своих работ отождествляет понятия «документ» с архивознавским термином «документальные материалы», называя документами «акты государственной власти, официальную и частную переписку, планы, графики, рисунки, рукописи научных и художественных произведений, мемуаров и дневников, плакаты, воззвания, негативы и позитивы фотоснимков и кинофильмов, материалы звукозаписи и т.д.» . В последующих работах К. Митяев определяет документ как «результат сознательного закрепления (документирование) информации об явлениях объективной действительности различными способами с целью надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии .
Активное развитие исследований по делопроизводству в советские времена позволил официально закрепить определение документа в официальных нормативных документах (государственных стандартах). Так, государственный стандарт СССР ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», вводимый в действие в 1971 году, определил документ как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека» .
В ходе исследования нами обнаружено, что развитие теории и практики документации привели к формированию четырех различных значений «документа».