Курсовая теория на тему Электронный документооборот: возможности и перспективы

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТЫ И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ 5

1.1 Понятие документа и документирования 5

1.2 Функции документов и их классификация 11

ГЛАВА 2. ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 16

2.1 Базовые аспекты электронного документооборота 16

2.2 Основные тенденции развития систем электронного документооборота 21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 26

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 29

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 32

Введение:

Актуальность темы исследования. Современное общество характеризуется как информационное в связи с той неоспоримой ролью, которую играет информация в наше время. Способность ее распространяться при использовании различных каналов, образуя все более объемные информационные потоки, проявляется в постоянном умножении разнообразия окружающего мира.

Владение информацией, умение работать с нею определяет место ее обладателя в социуме, комфортность существования в нем и — во многом — успешность деятельности в профессиональной сфере. Это связано с наличием навыков фиксации и трансляции информации, необходимой и достаточной для обеспечения контактов в бытовой и деловой сферах.

Формирование названных навыков, как представляется, – одна из задач обучения, приобретения теоретических знаний и практических умений.

Цель исследования: изучить основы электронного документооборота.

Исходя из заявленной цели были поставлены следующие задачи:

— рассмотреть теоретические основы документов и документирования;

— изучить функции документов и их классификацию;

— описать правовое и документационное обеспечения кадровой документации.

Объект исследования основы электронного документационного обеспечения.

Предмет исследования состояние электронного документационного обеспечения как условие повышения эффективности деятельности организации.

Методы исследования. Методологической основой исследования выступают общенаучные методы исследования, включая диалектический метод; метод системного анализа, а также сравнительно-правовой, технико-юридический способ научного познания, метод системности.

Применен диалектико-материалистический метод познания объективной действительности, благодаря чему предмет и объект исследования рассмотрены в развитии, взаимосвязи, взаимообусловленности, с применением категориального аппарата диалектики, в частности таких ее понятий, как «общее и особенное», «явление и сущность», «содержание и форма», «целое и часть», «действительность и возможность» и др.

Формально-логический метод отразил применение при написании данной работы законов логики и приемов выводного знания (анализ, синтез, индукция, дедукция).

Структура исследования. Данная работа состоит из введения, в котором раскрывается актуальность выбранной темы, ставятся цели и задачи, двух глав и четырех параграфов, в которых раскрывается сущность рассматриваемого в данной работе вопроса, заключения, в котором делаются выводы и списка использованных источников, который содержит перечень материалов, использованных при написании данной работы.

Заключение:

В заключение данной работы, на основании заявленной цели и поставленных задач, сделаем краткие выводы.

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения «документ, документированная информация — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы — от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому, что менялись носители информации — сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование — это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами.

Документирование, т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного происхождения — это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством — юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации.

Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

В рамках данной работы также были рассмотрен электронный документооборот и тенденции его развития.

Электронный документооборот и управление корпоративным контентом, хотя и появились на рынке около двадцати лет назад, относятся уже к старейшим средства в молодой цифровой экономике .

Проблема автоматизации целого ряда функций обеспечения и управления остается . Если сравнить набор функций систем электронного документооборота с набором функций управления организаций, то становится понятной ее ограниченность в управленческом процессе.

Сегодня, особенно в крупных территориально распределенных компаниях, остро ощущается функциональная скудность системы электронного документооборота.

Их функции ограничены обеспечением движения документов, учетом, передачей на исполнение и др .

Развитие системы электронного документооборота сдерживается рамками традиционной технологии работы с документами и документооборотом, это с одной стороны, а с другой — слабая интегрированность с другими информационными технологиями и системами, применяемыми в процессе управления организациями.

Несмотря на то, что современные технологии развиваются с невероятным темпом, а информационные технологии проникли во все сферы экономики, российские организации не торопятся переходить на электронный документооборот. До сих пор российские организации базируются на делопроизводстве, основанном на бумажных носителях. Современные СЭД, хоть и присутствуют в организациях, но являются лишь дополнением к бумажному документообороту.

 

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТЫ И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ

1.1 Понятие документа и документирования

Взаимодействие и в той, и в другой осуществляется с использованием устной и письменной речи, однако официальный характер отношений предполагает необходимость фиксации (записи) информации, что предотвращает возможность ее утраты, искажения, недонесения до адресата. Результатом, собственно каналом передачи информации становится документ – «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» . Таким образом, деловая коммуникация может рассматриваться как по преимуществу вербальное общение в письменной форме.

Документ как носитель информации в современных условиях выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, обеспечивая и взаимодействие между его подразделениями и отдельными сотрудниками, и общение с другими предприятиями, властными структурами. Обязательность документирования информации обозначена в законодательных актах РФ, в том числе в федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» и различных нормативных документах.

Организация документного общения предполагает необходимость владения знаниями в области документирования и делопроизводства, навыками создания документов и их оптимального использования в деловой сфере.

История документирования (создания документов) насчитывает много веков, в течение которых появлялись, трансформировались и уходили в прошлое различные виды документов, изменялось их оформление, закреплялись традиции организации работы с документами в законодательных и нормативных актах, изменялся язык документа.

Современное состояние организации работы с документами характеризуется разработанностью законодательной базы, определяющей требования к работе с документами, реализацией методов унификации и стандартизации в сфере документирования и делопроизводства.