Содержание:

ВВЕДЕНИЕ.. 3

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ ЭЛЕКТРОННЫЙ
ДОКУМЕНТ И ЕГО РОЛЬ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ   5

1.1 Понятие электронный
документ. 5

1.2 Преимущества системы
электронного документооборота. 11

ГЛАВА 2. ПРОБЛЕМЫ И
НАПРАВЛЕНИЯ ПО УСОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА.. 18

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.. 24

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ
ИСТОЧНИКОВ.. 27

Введение:

Успех любого предприятия зависит от многих факторов, таких как
организация производственного процесса, штат сотрудников, стиль руководства.

Важнейшая роль принадлежит документации и управлению документами, которые
можно сказать и основаны на деятельности предприятия. Каждая организация
работает для сбора, обработки, сбора, хранения, получения и распространения
информации. Более того, информация становится все более стабильной и
документальной. Документ представляет информацию, записанную в физической
среде, с документированной информацией и идентифицируемыми деталями.

В процессе деятельности на предприятии имеется значительное количество
различных управленческих документов. Их состав основан на компетенции и
функциях организации, порядке, в котором решаются вопросы, объеме и характере
отношений с другими предприятиями.

Проблема организации поддержки документации в управлении заключается в
том, что не всегда руководители и сотрудники управления относятся к этому
направлению достаточно серьезно. Однако роль документарной поддержки как в
краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе предприятия становится все
более важной.

Организация работы с документами влияет на качество работы
управленческого персонала, организацию управления персоналом и рабочую
культуру. В целом, успех руководства зависит от того, насколько хорошо хранятся
документы. Правильно созданное управление бизнесом сокращает время, необходимое
для поиска информации, повышает точность и актуальность.

Любой документ может быть передан в электронном виде, кроме того, почти
все они изначально были созданы в этой форме, но важно соблюдать требования.
Главное при передаче документов в электронном виде или электронных документов
заключается в проверке на несоблюдение технических требований и требований к
типу электронной подписи.

Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли
документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи
нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного
документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и
доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный
документооборот, выгоднее перейти на ЭДО. Использование
системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и
упростить работу.

Этим и выражена актуальность темы работы – электронный документа и его
роль в делопроизводстве.

Цель работы —  проанализировать
проблемы внедрения и перспективы развития электронного документооборота.
Поставленная цель достигается путем решения следующих задач:

-охарактеризовать типы носителей электронных документов;

-проанализировать нормативно-методические документы, регламентирующие
организацию электронного документооборота;

-определить назначение, цели и задачи системы СЭД;

-выявить и проанализировать проблемы внедрения СЭД;

-определить перспективы развития СЭД;

-разработать пути решения проблем, возникающих при внедрении СЭД.

-выявить проблемы функционирования электронных технологий;

-охарактеризовать электронный документ в организации (корпоративной).

Заключение:

Для качественного управления делопроизводством и документооборотом в
названных организациях необходимо 
внедрение комплексной СЭД, которая способна автоматизировать не только
«традиционную» работу с документами, но и прочие бизнес-процессы.

В каждой организации возникают проблемы, связанные с хранением достаточно
большого объема информации. Возникает необходимость применения  систем цифрового документооборота. Особенно важно
присоединение крупных организаций, через которые в день проходят десятки тысяч
бит разнообразных данных. Организация электронных архивов в таком случае просто
неизбежно.

Идеальным вариантом выступает хранилище, в котором будет расположена вся
документация, касающаяся деятельности предприятия. Оно должно вмещать не только
структурированные оцифрованные документы прошлых лет, но и те, которые были
сформированы сотрудниками компании непосредственно в самой СЭДО. Цифровое
хранилище в качестве элемента инфраструктуры юридического лица обязано
располагать различными возможностями работы для своих пользователей.

Основные вопросы, которым нужно уделить максимум внимания:

— полная защита электронных документов, находящихся в папках или файлах
на физических носителях;

— создание условий для воспроизведения информации на электронных
носителях по истечении длительного периода времени с момента создания
электронного документа;

— обеспечение возможности считывания ЭД в долгосрочной перспективе.

Пути решения первой проблемы уже были найдены. Для физической сохранности
электронной информации ее необходимо размещать на нескольких носителях. Самыми
надежными считаются жесткие диски и сервера.

Ответы на остальные два вопроса пока остаются в подвешенном состоянии.
Этот факт связан с тем, что на данный момент еще не создан уникальный прибор
для считывания информации со всех существующих видов носителей. Учитывая
стремительное развитие компьютерных информационных технологий, можно сказать,
что на создание подобного устройства уйдет продолжительный период времени и
множество средств.

На основе рассмотренного материала, можно отметить, что  управление документацией является полноценной
управленческой функцией организации, поддержание  которой необходимо на всех стадиях жизненного
цикла существования документов (от создания документов — до их ликвидации или
передачи на хранение в архив), а также для всех 
видов документов и систем документации организации. Управление
документацией предполагает выполнение принципов экономичности и эффективности и
на широком применении новых информационных технологий, создающих качественный
менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу
управления.

Организация электронного архива помогает воплотить эти мечты в
реальность, а благодаря «безбумажной» форме хранения в офисе еще и
освобождается много места.

Хранение данных не традиционным, бумажным способом, а с использованием
современных информационных технологий позволит максимально оптимизировать
рабочий процесс в организации.

Организация электронного архива на предприятии обеспечит: 

Удобный и быстрый поиск нужной документации;

Упорядоченное безопасное хранение;

Коллективный доступ к работе с документами;

Ограничение несанкционированного доступа;

Высвобождение офисных площадей от накопившихся бумаг;

Защиту документации от безвозвратной утери или повреждения.

Основными этапами создания электронного архива документов являются:  Подготовка к сканированию и перевод в
электронный вид; Настройка системы в соответствии с бизнес-процессами
организации; Разработка регламента использования системы; Наладка процесса
пополнения архива.

Причины необходимости создания электронного архива:  Удобство. Использование электронного архива
документов обеспечивает эффективный и простой доступ и управление служебной
информацией.

Доступ к документам в многопользовательском режиме в электронном вид — не
проблема. Скорость. Внедрение электронного архива решает проблему оптимизации
документооборота. Главное предназначение — сократить время поиска необходимых
бумаг. В большинстве случаев необходимые документы удается найти в
автоматическом режиме поиска. 
Сохранность. Электронный архив решает проблему утери важных документов
по неосторожности, при их передаче, транспортировке, либо по причине воздействия
окружающей среды (пожар, наводнение и т.п.). Распределенные хранилища
электронных данных с налаженными процедурами резервирования надежно защищают
электронные документы от потери. Безопасность. Возможность обеспечить контроль
доступа к информации в электронном архиве, исключается потеря важных документов
и их несанкционированное изменение. Механизмы ограничения прав доступа,
протоколирование действий пользователей и автоматическое резервное копирование
позволяют обеспечить высокий уровень информационной безопасности. Логическая
целостность. Продуманная структура электронного архива документов позволит
систематизировать документацию, распределив ее относительно вида и срока
хранения, а также структурировав данные согласно любым другим критериям. Масштабируемость.
Разработка стандартов классификации документов и введение регламентаций
позволит в дальнейшем выработать подход к созданию единой базы документации
компании любого уровня.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ И ЕГО РОЛЬ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

1.1 Понятие электронный документ

Основными функциями управления экономическим объектом являются
планирование, учет, анализ, контроль и регулирование. Выполнение функций
управления возлагается на аппарат управления, включающий службы и отделы,
выполняющие отдельные функции: плановый отдел, финансовый отдел, бухгалтерия,
отдел сбыта, снабжения и так далее. Совокупность взаимосвязанных органов,
выполняющих частные функции управления, определяет организационную структуру
системы управления [7, с. 48].

Управление базируется на информации. В процессе управления возникают
информационные потоки между объектом и субъектом управления экономического
объекта, а также между ним и внешней средой. Направленность внутренних
информационных потоков характеризует прямую и обратную связь в системе
управления.

Система управления, на основе информации о состоянии экономического
объекта и информации, поступающей из внешней среды, определяет цели
функционирования экономического объекта и вырабатывает директивы, воздействующие
на объект управления (прямая связь) [9, с. 52].

Информационный процесс управления реализуется путем выполнения строго
регламентированной совокупности процедур, направленных на преобразование
исходной информации в результатную. Установленная последовательность процедур
преобразования информации и совокупность методов и способов их реализации
определяют информационную технологию.

В результате применения информационных технологий к информационным
ресурсам создается некая новая информация или информация в новой форме. Эта
продукция информационной системы называется информационными продуктами и
услугами.

 Информационный продукт или услуга
– специфическая услуга, когда некоторое информационное содержание в виде
совокупности данных, сформированная производителем для распространения в
вещественной и невещественной форме, предоставляется в пользование потребителю.

Автоматизированная информационная система — совокупность программных и
аппаратных средств, предназначенных для хранения и/или управления данными и
информацией и производства вычислений.

Информационная система может быть проанализирована, построена и управляема
на основе общих принципов построения системы.

Электронный документ – это документированная информация, которая
представлена  в электронной форме, а
именно в виде, предназначенном  для
восприятия человеком с применением электронных вычислительных машин, а также
для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в
информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 №
149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите
информации").

Электронный документ установлен ГОСТом 7.0.8-2013 СИБИД.
«Делопроизводство и архивное дело» как документ, информация которого
представлена в электронной форме. В более широком смысле под этим термином подразумевается
любая информация, для обработки которой необходимо использование техники:
компьютера или другого технического устройства. [2]

Понятие объединяет форму представления информации и данные, отраженные в
этой форме.

Действующее законодательство представлено следующими нормативно-правовыми
актами, регулирующими сферу использования цифровых документов:

ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления);
ГОСТ 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело».

 К этим актам также можно отнести
Федеральные законы, используемые в сфере электронного документооборота: №125-ФЗ
«Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г.; № 59-ФЗ «О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 г.; №149-ФЗ
«Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от
27.07.2006; № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и
муниципальных услуг» от 27 июля 2010 г.; №63-ФЗ Федеральный закон «Об
электронной подписи»от 06.04.2011 г.

Согласно определению, раскрытому в п. 3.1 "ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст),
электронный документ — это документ, информация которого представлена в
электронной форме.

Свойства электронного документа:

— оригинальность — владение электронным документом, что обеспечивает идентичность
электронного документа заявленному документу;

— надежность — владение электронным документом, содержание которого отражает
точное и полное содержание действий или фактов и которому можно доверять в
последующих действия;

— целостность — статус электронного документа, который не был изменен с
момента его создания;

— удобство использования — свойство электронного документа, позволяющее
локализовать и воспроизвести его в любое время.

Исходя из этого, электронным документом может быть любой документ, который
сформирован в электронном виде, включая отсканированное изображение документа,
документ, подготовленный в текстовом редакторе, и так далее.

В этом случае могут быть представлены электронные документы в форме,
которая позволяет распознать содержимое программы (например, отсканированную
копию).

В рамках обмена электронными документами стороны могут обмениваться
документальными и неформальными документами. Исключением являются случаи, когда
законодательство утверждает обязательный формат для обмена конкретным
документом (например, форма счета-фактуры). Однако, если документ не оформлен,
его принятие и признание возможно только в присутствии одного человека.

Чтобы осуществлять электронный обмен без участия людей и распознавать
содержание этих документов, все документы должны быть оформлены в формальном
формате, то есть в формате, который может использоваться всеми участниками
программы обмена.

С технической точки зрения электронные документы в документации
представлены фиксированным набором символов, звуковыми записями или описаниями
информации. Материальные носители, такие как DVD-ROM или Blu-rayDisc, флэш-память
или жесткий диск, используются для хранения данных. Для передачи, хранения и
использования данных могут использоваться различные технические средства и
цифровые каналы связи. Электронные документы чаще всего используются при
оформлении документов, цифровые копии этих документов в оригинале. [10, с. 15]

Первая группа состоит из графических изображений, полученных при
обработке бумажных документов (фотокопирование, сканирование) путем приема
факсимильных и электронных сообщений, преобразования данных в цифровой формат.

Вторая группа включает все сформированные объекты, в том числе офисные
системы (текстовые документы, таблицы), системы автоматизированного
проектирования (чертежи), все виды сообщений.

Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и
распределяются по приоритетам:

Общие требования. Не отличаются от требований к бумажным документам и в
основном относятся к форме и содержанию.

Требования к отдельным видам документов в электронном виде, в том числе к
электронным документам. Ключ к этой категории — требования к электронной
подписи. Данный документ имеет юридическое значение и соответствует условиям
использования.

Особые требования к специальным документам в электронном виде в
зависимости от их назначения, условий создания, обработки, передачи и хранения.
Эти требования всегда индивидуальны в отношении типов или типов документов. Это
отражено в специальных правилах или инструкциях. [11, с. 48]

Для каждого документа в электронном виде свои требования.

Электронный документ тоже представляет собой информацию и тоже имеет
свою структуру. Структура может быть разной, главное чтобы эту информацию могло
прочитать ПО и обработать (например, вывести на экран, чтобы
пользователь смог увидеть ее). В формате известна структура информации,
длина и расположение полей. Когда формат универсален и известен
многим участникам, то все они без труда с помощью своего
ПО смогут прочитать документ.

На данный момент ФНС утверждены форматы для СФ, КСФ, книг
покупок и продаж, журнала учета СФ, акта передачи работ (услуг)
и товарной накладной. Причем для двух последних первичных документов
формат был рекомендован и не является обязательным.

Это означает, что СФ должен быть составлен только в таком
формате. Формат придает ему юридическую значимость. Вносить исправления
в формат нельзя. А вот рекомендованный формат первичных документов
изменять можно. Более того, первичные документы можно составлять в любом
формате, и это не повлияет на его юридическую значимость.

Порядок передачи документа тоже может влиять на юридическую значимость.

Так, электронные СФ (ЭСФ) обязательно должны быть переданы в определенном
порядке (ст. 169 НК РФ). Такой порядок 
был утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50Н. Неисполнение данного
порядка влечет за собой потерю юридической значимости ЭСФ.

А вот для остальных документов, выставляемых в электронном виде
контрагенту, нет требований к порядку передачи.

Электронная подпись, согласно федеральному закону 63-ФЗ «Об электронной
подписи», придает электронным документам юридическую значимость.

Закон №63-ФЗ утверждает два вида подписи — простую и усиленную. Простая
подпись позволяет распознать подписавшего. Не нужно использовать криптографию и
пары ключей для ее создания. Простая электронная подпись (ЭП) — это информация,
прикрепленная к документу, которая указывает, кто подписал документ.
Пользователь входит в систему с именем пользователя и паролем и отправляет файл
получателю от его имени. Система фиксирует пользователя, поэтому оказывается,
что документ содержит информацию о пользователе (простая ЭП).

Расширенная электронная подпись не только идентифицирует подпись, но и
защищает документ от изменений. Для создания расширенной электронной подписи
используются расширенные криптографические инструменты и два ключа: ключ ЭП и
ключ проверки ЭП. Делится на квалифицированную и неквалифицированную ЭП.

Квалифицированная ЭП (КЭП) отличается от неквалифицированной тем, что
имеет квалифицированный сертификат, который выдан аккредитованным
удостоверяющим центром (УЦ) и соответствует определенным требованиям. Также
средства криптографической защиты информации (СКЗИ) КЭП должны быть
сертифицированы ФСБ. КЭП самая защищенная из всех подписей.

В федеральном законе №63-ФЗ прописано, что участники электронного
взаимодействия могут использовать ЭП любого вида, если это не противоречит
нормативным актам или соглашению между этими участниками (ст. 4 №63-ФЗ). На
данный момент в законодательстве есть только несколько указаний, какие
документы чем подписываются. КЭП должны быть подписаны: ЭСФ, электронная
отчетность, опись истребованных документов, трудовой договор с дистанционным
работником. Для подписания первичных документов нет указаний, какой вид подписи
применять. Поэтому стороны могут выбрать любой вид и договориться об этом между
собой. [8, с. 31]

По умолчанию можно использовать КЭП, для нее не нужно даже составлять
соглашение о равнозначности электронного документа бумажному. КЭП на уровне ФЗ
приравнена к собственноручной подписи, в то время как для остальных видов
сторонам такое соглашение составить придется (п. 2 ст. 6 №63-ФЗ).

Электронные документы могут содержать материалы, которые можно
использовать для поиска файлов или для их классификации в соответствии с
определенными критериями. Все существующие файлы могут иметь разные разрешения,
но они не несут никаких структурных элементов. В этом случае электронный
документ напрямую зависит от владельца.