Курсовая теория на тему Электронные офисы

Содержание:

Введение 3

Глава 1. Теоретические аспекты изучения электронного офиса 6

1.1. Офис, как информационная система 6

1.2. Понятие «офиса» 6

Глава 2. Электронные и виртуальные офисы 10

2.1. Понятие «электронного офиса» 10

2.2. Программные офисные пакеты 13

Заключение 16

Список использованной литературы 17

Введение:

Актуальность темы. Стремительное развитие новых технологий, разви-тие науки и техники помогло изменить жизнедеятельность человека в раз-личных сферах. Много публикаций написано о пользе и вреде таких новых технологий. Но точно можно сказать, что без них мы уже не представляем свою жизнь и трудовую деятельность. Мы активно используем все эти нов-шества. Наверно одним из основных все-таки являются информационные технологии.

Двадцать первый век ‒ это век господства автоматизированных систем. Успешность практически каждого человека зависит от степени владения эти-ми системами. Практически вся трудовая деятельность человека связана с компьютерными технологиями. Дети осваивают ее с раннего возраста с огромным удовольствием. И на протяжении всей жизни человек в своей дея-тельности использует эти сети. Причем возраст не влияет на степень влияния информационных технологий на нашу жизнь.

Конечно же особое внимание стоит уделить сети Интернет. Еще не дав-но невозможно было представить о ее существовании и возможностях. Сего-дня, мы не представляет свою жизнь без сети. Она объединяет все мировые сети и позволила, увеличить и улучшить коммуникативные возможности. Мы используем интеренет как информативный источник, в процессе трудовой деятельности, как автоматизированные информационные сети, для общения. Особенно это актуально сейчас, когда по всему миру объявлены карантин-ные мероприятия по причине ухудшения ситуации по коронавирусу. Учащи-еся имеют возможность учиться дистанционно, многие партнеры могут об-щаться и проводить совещания в режиме онлайн. Да много можно привести примеров использования сети.

Для свободной ориентации в информационных потоках современный специалист любого профиля должен уметь получать, обрабатывать и ис-пользовать информацию с помощью компьютеров, телекоммуникаций и дру-гих средств. Информатизация обеспечивает переход общества от индустри-ального типа развития к информационному. Информационный рынок предо-ставляет потребителям все необходимые информационные продукты и услу-ги, а их производство обеспечивает индустрия информатики. Ее называют «информационной индустрия».

В своей трудовой деятельности на рабочих местах в обиходе находится огромное количество документации. Их количество просто невозможно со-считать, такое количество создает определенные трудности в поиске, хране-ние. Поэтому процесс перевода многих документов в автоматизированный информативный формат является одним из актуальных [1, с. 3].

Не существует компаний, которые не используют электронные систе-мы. Это и автоматизированные рабочие места (АРМ), системы планирования ресурсов предприятия (ERP), системы управления взаимодействием с клиен-тами (CRM), информационные системы (ИС).

После появления возможностей по использованию информационной се-ти изменились принципы работы во многих организациях. Это особенно ак-туально сейчас, когда сбор большого количества людей не разрешено. А ис-пользование сетей позволяет большому количеству людей общаться, не бу-дучи рядом с друг другом.

Благодаря новым возможностям работа с пользователями стала более продуктивной. Компании изменили свою структуру информационных техно-логий, распространили свои сети связи за пределы компаний, во внешние се-ти.

Нынешнее время требует нового подхода к работе, ее инструментари-ям. Сотрудникам для успешности необходимо иметь актуальную информа-цию и к тому же в нужный период времени. Например, поставщикам необхо-димо быстро и актуально наладить связи с покупателями и партнерами ком-пании в реальном масштабе времени, а также наличия межсетевого интер-фейса связи, информационных услуг и включения в глобальную сеть Интер-нет.

Эта тенденция к осуществлению важнейших коммерческих операций через линии связи часто называют «электронной коммерцией» ‒ и она изме-няет образ многих предприятий на рынке. В связи с этим особую актуаль-ность приобретает тема данной работы.

Цель данной работы – изучить понятие электронного офиса, раскрыть ее роль в современном обществе.

Достижение данной цели предусматривает постановку ряда задач, та-ких как:

-рассмотреть основные понятия офиса, как информационной системы, а также понятие электронного офиса;

— изучить достоинства и недостатки;

-изучить особенности использования информационных технологий в трудовой деятельности.

Практическая значимость работы заключается в определении перспек-тив развития и конкретных рекомендаций по совершенствованию использо-вания современных информационных технологий с целью повышения эффек-тивности трудовой деятельности.

Заключение:

Для решения управленческих задач в настоящее время возможно ис-пользовать автоматизированные технологии. Этими технологиями называют – электронные офисы. Это значительно облегчает трудовую деятельность со-трудников любого офиса. Электронный офис организован для достижения единой цели совокупность персонала, совокупность средств вычислительной и другой техники, математических методов и способов, интеллектуальных пакетов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия перечис-ленных еле-ментов.

Создание электронного офиса позволяет заменять сотрудников, выпол-няющих монотонную и не требующую высокой квалификации работу (обра-ботка корреспонденции, подготовка отчетов). Постепенно, по мере расшире-ния функций, выполняемых электронным офисом, работа сотрудников ста-новится все более активной и творческой.

Для электронного офиса разрабатывается и предлагается обширное программное обеспечение, которое решает множество задач, связанных с конторской деятельностью. В их число входит:

— использование текстового редактора;

— электронные системы;

— применение Систем Управления Базами Данных;

— использование программ подготовки презентаций.

В наши дни электронный офис способен значительно упростить боль-шую часть повседневных задач – как работы с базами данных и текстовыми документами, так и даже планирование распорядка дня.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Теоретические аспекты изучения электронного офиса

1.1. Офис, как информационная система

Успешная работа любого предприятия зависит от успешной организа-ции и работы такой организационной структуры как офис. Так как обраба-тываемая им информация имеет клиента, которому эта информация была необходима. Основными функциональными обязанностями сотрудниками офисов является предоставление необходимой информации нужного клиенту в требуемое время. Рабочая деятельность таких сотрудников состоит из чте-ния, подготовки, осмысления, выполнения и передачи выполненного зада-ния. Кроме этого сотрудники общаються между собой и вне своей структу-ры. Основная информация находится в документации, состоящей из органи-зованной и устойчивой текстовой структуры в сочетании с числовой и об-разной (зрительная, слуховая) информацией [2, с. 15].

Однако понятие офиса имеет несколько значений. Одно из них, включа-ет в себя материальный компонент, конторские помещения, оборудование. Второе понятие организационное, включающее в себя понятие формы и структуры управления.

Офис может быть самостоятельной структурой, быть ячейкой крупной компании либо быть информационно-управляющей ячейкой в сфере произ-водства или обслуживания.

Офис решает не только источником информации он является структу-рой, которая решает задачи, она регламентирует поведение сотрудников и распределение материальных ресурсов.