Курсовая теория на тему Единая автоматизированная информационная система по учету документов АФ РФ — уровни, программное обеспечение, перспективы развития

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

РАЗДЕЛ 1. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ, ПРИНЦИПЫ И ВИДЫ УЧЕТА 5

1.1 Централизованный и внутренний учет 5

1.2 Проверка наличия и состояния документов — важнейший этап учета документов 9

РАЗДЕЛ 2. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОБЛАСТИ УЧЕТА ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 13

2.1 Автоматизация учета документов в 1990-е годы 13

2.2 Автоматизированная система учета уникальных документов АФ РФ и обеспечения их сохранности 18

ВЫВОДЫ 21

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 23

Введение:

Вопросы учета документов Архивного фонда Российской Федерации имеют большое значение, чем и объясняется выбор темы курсовой работы «Учет архивных документов».

Эта тема актуальна, поскольку учет исторических и культурных ценностей имеет решающее значение для обеспечения их сохранности. Во-первых, архивариус должен точно знать документальные фонды, доверенные ему в каждом конкретном случае. Во-вторых, обществу в целом необходимо знать, сколько ценных источников хранится в его архивах.

В 19 веке архивы не имели централизованного архивохранилища. Вот печальные последствия этого: «Наряду с фальсификацией архивных документов в нашей стране возникло еще одно зло — разграбление государственных архивов». Появились частные коллекции древних рукописей, основанные на документах, похищенных из государственных архивов. Некоторые из этих коллекций отправляются за границу, другие уничтожаются после смерти их владельцев…; третьи возвращаются в национальные учреждения, но за плату, взимаемую в казну. Одна из таких коллекций старинных рукописей, похищенных из архивов правительства и монастырей, была приобретена у казны за 100 тысяч рублей…. Провинциальные архивы подверглись такому же разграблению, самые старые и ценные вещи уже изъяты из архивов.

В целях предотвращения расхищения документальных сокровищ законодательные и нормативные акты Российской Федерации предусматривают обязательное хранение документов как в государственных, так и в негосударственных архивах. Например, Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит: «Все документы архивного фонда Российской Федерации, независимо от места их хранения, подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливается Федеральной архивной службой Российской Федерации»; документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации, независимо от места хранения, вида носителя, технологии и способа фиксации информации, подлежат обязательному государственному учету.

Сохранение записей — это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация этого количества и состава в записях. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы хранения к определенной коллекции документов, учет обеспечивает возможность организационной организации и адресного поиска документов, контроля их наличия и состояния на основе единого методического обеспечения.

При изучении темы своей курсовой работы я использовала нормативные акты ВС РФ о государственных документах, Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 13 октября 2004 года. Основные положения о Государственном архиве Российской Федерации. Положение о Государственном архиве Российской Федерации. Статьи Е.Е. Алексеевой, Л.П. Афанасьевой, Е.М. Буровой, Г.А. Ошечкиной, опубликованные в журналах «Управление бизнесом» и «Секретариат» в рубрике «Архивы». На сайте «Архивы России» есть ссылка на разработку автоматизированной системы центральных национальных реестров документов.

Целью курсовой работы является изучение научных основ и этапов архивного делопроизводства и методов автоматизированной технологии управления документами.

Цель будет достигнута путем решения следующих задач:

— Изучить основные этапы, принципы и виды ведения учета:

— Опишите централизованную и внутреннюю бухгалтерию;

— Изучите автоматизацию документального учета в 1990-х годах.

Объект исследования: управление документами в архивах.

Содержание обучения: эволюция документального оборота.

Заключение:

В заключение следует отметить, что учет архивов способствует их сохранности, помогает контролировать доступность документов и обеспечивает их поиск. Учет в ведомственных архивах позволяет государственным архивам вести систематическую картотеку в соответствии с их профилем и является основой для планирования работы государственных архивов.

Государственный учет заключается в определении количества документов в установленных единицах учета и отражении этого количества на счетах. Все документы, хранящиеся в архиве (обработанные документы, недокументированные документы, документы, не отнесенные к конкретному архиву, копии документов страхового фонда), подлежат архивному хранению.

Управление документами также является предметом большого внимания в законодательстве, поскольку без управления документами невозможно обеспечить сохранность документов. Даже экономический аспект архивной отрасли невозможен без архивов. Ведь если не знать, сколько документов находится в архиве, нельзя определить, сколько сотрудников необходимо для их хранения и обработки и какой фонд заработной платы для этого нужен. Аналогичным образом, без централизованного учета невозможно рассчитать финансирование архивного сектора в целом.

Существенную роль играет проверка наличия и состояния документов, определение фактического наличия архивов в описях и выявление тех, которые нуждаются в профилактической обработке и поиске.

О важности ведения документации говорит и тот факт, что с 1990-х годов началась активная автоматизация документооборота. Поскольку архивирование документов требует точности и надежности, логично доверить эту работу электронным вычислительным машинам.

Определенные положительные результаты были достигнуты в развитии государственной автоматизированной централизованной системы делопроизводства в государственных и муниципальных архивах. Создано и функционирует общее для отрасли программное обеспечение — программные комплексы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», ведется накопление данных в едином электронном формате в автоматизированном компьютерном картотечном центре «Росархов». Данные поступают из 12 федеральных архивов, 96 архивных учреждений РФ, 325 муниципальных архивов и 54 структур РФ. База данных «Фондовый каталог» ведется в 18 субъектах Российской Федерации. Ввод данных архивами увеличивается с каждым годом. О динамике роста БД Архивного фонда, о динамике внедрения, об объеме данных по архивам, об объеме данных по филиалам, о ведении БД Архивного фонда дана информация в информации о развитии системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. Общий объем накопленных данных составляет 229,2 тыс. описаний фондов. Значительный объем вводимых данных делает актуальным организацию использования автоматизированного ФДК Росархива. Отдел исследований, разработок и внедрения технологий автоматизированной подачи документов постоянно работает над приемом и регистрацией данных, их проверкой и корректировкой, восстановлением заблокированных файлов и совершенствованием программного обеспечения.

Основным фактором, препятствующим развитию автоматизированной централизованной системы государственного учета, является недостаточная обеспеченность архивных учреждений компьютерной техникой.

Фрагмент текста работы:

РАЗДЕЛ 1. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ, ПРИНЦИПЫ И ВИДЫ УЧЕТА

1.1 Централизованный и внутренний учет

Архивная запись — это документ установленного формата, в котором фиксируется получение, уничтожение, количество, состав и состояние документов в архивных единицах. Записывая в документах принадлежность каждой единицы хранения к определенной коллекции документов, хранение документов обеспечивает организационную упорядоченность и возможность целенаправленного поиска, доступа и контроля состояния на основе общего методологического обеспечения.

Бухгалтерский учет состоит из четырех этапов:

— Подсчет количества записей в архиве.

— Занесение информации об объеме документов во внутренние реестры архива.

— Завершение формирования централизованных государственных реестров, переданных в органы управления архивным делом Российской Федерации.

— Составление сводных централизованных государственных документов в органах управления архивным делом и представление их в Росархив.

Прежде чем перейти к рассмотрению различных видов записей, следует отметить, что принципы централизации, гармонизации, динамичности, полноты и надежности являются основными принципами записей, используемыми

— создание общих архивов документов в архивах национальных бухгалтерских служб;

— единообразие в организации хранения и учета документов

единообразие в организации хранения документов; — сопоставимость бухгалтерских данных

— строгая регламентация и стабильность оформления бухгалтерских документов и требований к их заполнению

— немедленное внесение изменений во все бухгалтерские документы, касающиеся объема и состава счетов АФ РФ, отражающие их фактический объем и состав в установленные сроки.

Все бухгалтерские документы делятся на внутренние и централизованные публичные документы. Внутренними бухгалтерскими документами являются следующие: книга поступлений, список фондов, ведомость фондов, список архивов, ведомость архивов, папка фондов. Кроме того, там, где это целесообразно и зависит от состава документов, они могут вести отдельные списки страховых фондов, описи, картотеки и реестры документов, переданных в другие архивы, книги фондов и ноты дел и т.д. Внутренний контроль основан на внутренней инвентаризации и листе — картотеке контролера.

Мы подробно рассмотрим различные типы записей.

Книга поступлений — это очень важный справочник для первой регистрации документов, поступивших в архив. Это хронологический документ, в котором записи регистрируются в хронологическом порядке и в котором фиксируются основные данные. Это позволяет определить, откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве документы поступили в архив. Книга помогает составить точное представление о динамике архивных фондов во времени.

Он регистрирует все приобретения в хронологическом порядке, независимо от того, являются ли они первыми или повторными. Составитель коллекции может не совпадать с составителем, в этом случае необходимо идентифицировать обоих. Следует описать состав и состояние документов и годы. Если был приобретен агент по размещению, это следует учесть. Состав документов должен быть отмечен на основании препроводительного письма, а если это невозможно, то хотя бы на основании приблизительного знания документов о приемке.

Список фондов — это список названий архивных фондов в порядке возрастания номера, полученного при поступлении.

Указывается официально принятое название фондообразователя и официально принятое краткое название фондообразователя. Если имя фондообразователя было изменено, указывается его фамилия.

Основная цель составления списка фондов — присвоение уникального номера каждому фонду. Номер, как и имя человека, присваивается шрифту один раз и не может быть изменен. Если коллекция изымается из архива, «освободившийся» номер присваивается другой коллекции, так как предыдущий номер мог попасть в научный оборот.

На странице фондов содержится информация о количестве всех названных и архивных фондов, количестве документов в фонде, границах и составе временного ряда, а также о наличии акций. Лист коллекции также показывает динамику изменений в составе и состоянии коллекции. Это достигается на основе учета пополнения и уничтожения документов:

Страница шрифта состоит из трех основных частей :

-Информация о переименовании;

-Информация о местонахождении фонда и его номере;

-информация о движении собранных документов.

Информация о движении документов приводится отдельно для письменных и бесписьменных документов.

При записи макетов может быть указано количество дел, документов или листов; при записи описываемого материала может быть указано только количество записывающих устройств Страницам шрифта присваивается инвентарный номер. Если какая-либо складская позиция удаляется из архива, ее номер не будет присвоен другой складской позиции.

Архивная опись является бухгалтерским справочником, на основании которого ведутся данные по единицам хранения и сводным счетам, а также данные по сводным счетам по всем описям фондов

Коллекционные файлы — это подборки документов, отражающих историю архивного фонда.