Курсовая теория на тему Документооборот. Прием, группировка, порядок хранения документов на предприятии

Содержание:

Введение 2
1. Понятие документооборота 3
2. Организация работы с документами 7
2.1. Подготовка и регистрация поступающих документов 7
2.2 Прохождение внутренних документов 9
3. Правила хранения документов 11
3.1 Хранение документов по кадрам 11
3.2 Хранение правоустанавливающих документов 12
3.3 Хранение бухгалтерских и налоговых документов 14
3.4 Сдача документов в архив 15
Заключение 17
Список использованной литературы 18

Введение:

Проблема организации работы с документами в современных условиях в настоящее время имеет большую актуальность, так как от правильного выбора технологии этого процесса зависит успех любой организации.
В современных условиях для повышения эффективности управления требуется постоянное совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение главным образом базируется на информации, зафиксированной в служебном документе.
Правильная организация работы с документами в целом оказывает положительное влияние на качество работы аппарата управления, а также на организацию и культуру труда управленческих работников. И в зависимости от того, насколько профессионально осуществляется документооборот, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Исходя из вышесказанного, целью нашей работы будет рассмотрение понятия документооборот и в частности процесса приема, группировки и хранения документов на предприятии.
Исходя из цели работы, объектом нашего исследования будет документооборот, а предметом – прием, группировка порядок хранения документов на предприятии.
Цель предопределяет следующие задачи:
1) определить понятие документооборота;
2) рассмотреть основные этапы документооборота;
3) проанализировать порядок приема документов на предприятии;
4) разобрать правила группировки документов на предприятии;
5) определить правила хранения документов на предприятии.
Для реализации поставленных задач мы будем использовать такие методы исследования, как теоретический анализ и синтез изученного материала.

Заключение:

Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.
Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении.
Несмотря на высокие темпы компьютеризации в работе предприятий и организаций, их деятельность пока невозможна без огромного количества бумажной документации, циркулирующей в сфере производства или в процессе принятия управленческих решений.
Благодаря четко организованному делопроизводству руководители могут в любое время получить реальную картину деятельности организации, в противном случае работа ее сотрудников и все дальнейшее ее развитие будет носить хаотичных характер.
При отсутствии четко установленного порядка работы с документами руководство предприятия не сможет принимать юридически и организационно выверенные решения, в результате чего предприятие рано или поздно утратит свои позиции на рынке.

Фрагмент текста работы:

1. Понятие документооборота

Под документооборотом понимается движение документов с момента их получения или создания до прекращения исполнения, отправки или сдачи в дело. В делопроизводстве различают три основных потока документации:
• документы, поступающие из других организаций (входящие);
• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
• документы, создаваемые в организации и используемые ее работниками в управленческом процессе (внутренние). [6, с. 134]
Так как целью нашей работы является рассмотрение процесса приема, группировки и порядка хранения документов на предприятии, то рассмотрим все элементы данного процесса.
Документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы:
1) первичную обработку;
2) предварительное рассмотрение;
3) регистрацию;
4) рассмотрение руководством;
5) передачу на исполнение. [6, с. 135]
Своевременное и качественное оформление первичных учетных доку¬ментов, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают ли¬ца, составившие и подписавшие эти документы.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением, в которое входит канцелярия, общий отдел, секретариат, так и отдельным сотрудником. Этот сотрудник должен принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте. В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом с указанием причины возврата.
Адрес отправителя для возврата, как и время отправки и дату получения документов, можно определить оп конверту отправителя.