Курсовая теория на тему Документированная информация и ее свойства

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. СУЩНОСТЬ И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА 5

1.1. Эволюция понятия «документ» 5

1.2. Функции документа 12

ГЛАВА 2. КЛАССИФИКАЦИЯ И СВОЙСТВА ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ 21

2.1. Документообразующие признаки документа 21

2.2. Свойства документированной информации 24

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 34

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 35

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 39

Введение:

Выбранная тема актуальна, так как в современных условиях для по-вышения эффективности управления необходимо совершенствование ра-боты с документами, так как всякое управленческое решение всегда бази-руется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организа-цию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой де-ятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов.

Широкое распространение различных видов документов и техноло-гий передачи документированной информации, характерных для совре-менного общества, делает актуальной задачу изучения тех функций, кото-рые могут выполнять и выполняют документы в современной информаци-онной среде. При этом очевидно, что повсеместное развитие письменной грамотности, расширение числа государственных учреждений и обще-ственных организаций, создание глобальных коммуникационных систем привели на рубеже ХХ-ХХ1 вв. к тому, что практика документирования различных явлений действительности стала реализовываться практически неограниченным кругом субъектов общества. Следовательно, по сравне-нию с предшествующими историческими периодами эта практика вышла далеко за рамки системы делопроизводства.

Современное понимание документоведения как научной дисциплины должно рассматривать в качестве своего предмета систематизированную совокупность представлений о признаках и функциях, а также о формах создания, распространения и использования различных типов, а внутри этих типов – многочисленных видов и разновидностей документов.

Каждая из областей знания о документе имеет специальные задачи, формы и методы работы с документами, но вместе с тем теория документа является общей для них. В определении объектно-предметной области научных изысканий о документе значительную роль сыграли исследова-ния ученых (Г.Г. Воробьев, Р.С. Гиляревский, О.П . Коршунов, С.Г. Ку-лешов, А.И. Михайлов, Е.А. Плешкевич, А.В. Соколов, Ю.Н. Столяров, Д.Ю. Теплов, Г. Н . Швецова-Водка и др.) . В их работах понятие «доку-мент» выступает как самостоятельная лексическая единица.

Целью исследования является выделение особенностей и проблемных моментов в определении документа, его свойств, функций и значения.

Для реализации этой цели были поставлены следующие задачи ис-следования:

 рассмотреть эволюцию понятия «документ»;

 определить основные функции документа;

 проанализировать документообразующие признаки документа;

 охарактеризовать свойства документированной информацией.

Заключение:

В Древней Руси в связи с принятием Псковской судной грамоты в 1397 году под документами начали понимать акты, имеющие юридиче-скую силу, такие как рукописания, записи, грамоты и доски. Закон Россий-ской империи 1716 года «Краткое изображение процессов или судебных тяжб» содержал в себе отдельную главу «О письменном свидетельстве или указах», посвященную непосредственно документам.

Термин «документ» появился в начале ХVIII века и означал он «письменное удостоверительное свидетельство». В XIX веке большинство ученых обращали внимание на такой обязательный признак документа, как письменность. Однако с появлением фотографии, киносъемки и иных технических средств фиксации информации понятия «фотодокументы», «кинодокументы», «видеодокументы» все чаще использовались в научной среде, в связи с чем в настоящее время документы рассматривают не толь-ко как информацию, зафиксированную в письменном виде, но и содержа-щуюся на иных носителях.

Свойства документированной информации – это качества, признаки, которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они че-ловеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием поня-тия документа и его основными функциями. Изучение информационных свойств документированной информации тесно связано с этой практикой документационного обеспечения управления.

Рассмотренные проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании унифицирован-ных текстов; в процессе свёртывания информации либо, напротив, пред-намеренного создания в необходимых случаях её избыточности; в ходе анализа, критической оценки информации и т. п. Иначе говоря, свойства документированной информации реализуются как раз в процессе непо-средственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источни-ков.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. СУЩНОСТЬ И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА

1.1. Эволюция понятия «документ»

Понятие «документ» начало формироваться с появлением письмен-ности, однако следует заметить, что и до появления письменности люди пытались зафиксировать различными способами важную для того времени и для них лично информацию (например, вырезая на скалах или дереве какие-либо изображения). В латинском языке слово «documentum» означа-ет «свидетельство, доказательство» , что также позволяет судить о широте его понимания. Корни этого слова уходят в самую распространенную языковую семью – индоевропейские языки, где оно означало жест вытяну-тых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо. По другой версии, слово «dek» происходит от числа «десять» и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень «dek» был заменен на «doc» в слове «doceo», от кото-рого были образованы слова «doctor» – ученый, «doctrina» – учение, «documentum» – образец, доказательство, свидетельство .

В русском языке слово «документ» было заимствовано из немецкого языка в XVIII в., в период реформ Петра I, и имело значение письменного свидетельства, что сразу подчеркнуло его правовое значение. В XIX в. до-кумент приобрел значение и в сфере управления. Его роль как юридиче-ского документа сохранилась и в XX столетии, однако наряду с термином «документ» в нормативных актах дореволюционной России использова-лись понятия «деловая бумага», «акт», «дело», «служебный документ» .

После Революции 1917 г. все шире стал употребляться термин «до-кумент». Так, постановлением ЦИК СССР от 12 ноября 1923 г. было при-нято Положение о Народном Комиссариате Рабоче-Крестьянской Инспек-ции Союза Советских Социалистических Республик, в котором Рабоче-Крестьянская Инспекция имела право требовать от всех государственных учреждений и общественных организаций Союза ССР сведений, материа-лов, документов, актов, объяснений, отчетов и иных справок, характери-зующих состояние и деятельность учреждений, предприятий и организа-ций . Таким образом, постановлением было определено, что основным ви-дом материального носителя информации о состоянии и деятельности учреждений, предприятий и организаций является документ.

Несмотря на широкое использование понятия «документ», научному исследованию он подвергся только в конце XIX – начале XX столетия. Первым, кто обратил научные взгляды на документ, считается бельгий-ский писатель и мыслитель Поль Отле (1868-1944). Он по праву является основателем науки о документе и автором термина «документология». П. Отле предложил понимать под документом «носитель определенного раз-мера из определенного материала… на который нанесены знаки, представ-ляющие некоторые интеллектуальные данные» .

В 1930-1940-е гг. к идее о том, что термин «документ» лучше всего использовать для обозначения предмета архивной деятельности, приходят Г.А. Князев и К.Г. Митяев . Из архивоведения понятие «документ» рас-пространяется на область делопроизводства, и постепенно начинает фор-мироваться документоведение как теория делопроизводства .

Термин «документоведение» появился в советской научной литера-туре в 1943 г. В 1960-е гг. документоведение обрело официальный статус самостоятельной научной дисциплины и было включено в номенклатуру специальностей научных работников .

В 50-60 гг. XX в . процессы коммуникации начинают рассматривать-ся не только с позиции такого средства, как документ, но и более широко – как информационные. В связи с этим представление о документе стало приобретать информационное и кибернетическое содержание. Это послу-жило фундаментом для формирования в 60-е гг. информатики и появления нового направления в науке – документалистики .

Начиная с 1950-х гг. в официальной терминологии «документ» стал трактоваться по трехуровневой системе: в узком, широком и самом широ-ком значении Согласно самому широкому толкованию к документу можно отнести любой материальный объект, несущий информацию: письменный документ, аудио- или видеодокумент, произведение искусства, изделие промышленности, историческую реликвию и пр.

Важными правовыми признаками документа являются его матери-альное выражение и наличие реквизитов. Эволюционное развитие челове-чества, его достижения в науке и технике позволили в качестве основы до-кумента использовать различные материалы: камень, дерево, бумагу, кар-тон, ткань, кожу, стекло, керамику, фольгу, металл, полимер и ферромаг-нитный материал. И этот перечень вряд ли можно считать исчерпываю-щим, особенно если речь идет о кибернетике, физике, химии и прочих науках Область права долгое время признавала существование юридиче-ского факта лишь тогда, когда он запечатлен на бумаге. Однако в настоя-щее время в праве стал официально использоваться термин «электронный документ»

Электронный документ нашел свое закрепление на законодательном уровне в Федеральном законе «Об информации, информационных техно-логиях и о защите информации», где под ним понимается документиро-ванная информация, представленная в электронной форме, т. е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вы-числительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных систе-мах .