Курсовая теория на тему Делопроизводство в аптечных организациях

Содержание:

Введение 2
Глава 1. Делопроизводство. Классификация документов. Функции и унификация 4
Глава 2. Составление документации. Организация документооборота 13
Глава 3. Документооборот аптечных и фармацевтических предприятий. 18
3.1 Систематизация документов в аптечных организациях 23
3.2 Учет и рассмотрение предложений, заявлений и жалоб в аптечных организациях 26
3.3 Трудовые книжки, порядок их ведения и учета в аптечных организациях 27
3.4 Современные технические средства в управлении аптечной службой 28
Заключение 31
Список литературы 33

Введение:

Актуальность темы. Одним из основных ресурсов деятельности современных фармацевтических организаций является информация. Информационный массив, создающийся в процессе работы, состоит, прежде всего, из документов.
Управленческая деятельность тесно связана с работой с документами. Принятие и выработка управленческих решений происходит на базе полученной и переработанной информации, носителем которой служит документ на бумажной основе.
Документооборот — движение документов в учреждении (организации) с момента их создания или получения до завершения работы с ними. Целенаправленное движение документов объективно сопровождает любую управленческую деятельность. Перемещение документов в учреждении не может быть хаотичным, оно должно быть управляемым.
Документ — материальный носитель информации. Имеет юридическую силу и служит доказательством при решении хозяйственных споров или рассмотрении трудовых споров.
Документ является не только носителем информации, но и средством ее фиксации и передачи. Это непрерывный элемент любой организации, средство общения между учреждениями, гражданами. Он выступает как предмет труда, так и как средство труда. Необходимость подтверждения создания и наличия соответствующих управленческих действий, передачи информации, ее использования, хранения и приводит к процессу создания документов. Совокупность процессов создания и обработки всех документов в организации (предприятии, учреждении) предполагает наличие определенных норм и требований к составлению и оформлению документов, порядку работы с ними, их обработке, движению, хранению, иначе говоря, системы документирования.
Обьект исследования – функции и унификация делопроизводства, классификация документов.
Предмет исследования – документооборот аптечных и фармацевтических предприятий.
Цель курсовой работы – изучить процесс делопроизводства в аптечных организациях.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Изучить функции и унификация делопроизводства, классификация документов.
2. Изучить процесс составления документации, организации документооборота.
3. Рассмотреть систематизацию документов в аптечных организациях.
4. Проанализировать учет и рассмотрение предложений, заявлений и жалоб в аптечных организациях.
5. Исследовать порядок ведения и учета трудовых книжек, порядок их ведения и учета в аптечных организациях.
6. Определить современные технические средства в управлении аптечной службой.

Заключение:

Документирование в фармацевтическом менеджменте предполагает выявление потребности в документирования фактов, событий, управленческих ситуаций, разработку и оформление документов в согласовании с требованиями действующих нормативно-правовых актов и от государственных стандартов.
Само по себе документирование не решает всех проблем, связанных с документальным обеспечением управления фармацевтической организацией. Процесс создания документов дополняется организацией работы с ними, которая включает такие важные процедуры, как регистрация, систематизация, передача, хранение, контроль исполнения. Процедуры работы с готовым документами объединяются понятием документооборот. Поэтому делопроизводство одно из основных ресурсов деятельности современных фармацевтических организаций.
Любое предприятие (организация, фирма) представляет собой сложный и в достаточной степени самоорганизующийся механизм (внутренняя среда), функционирующем в окружающем его мире (внешняя среда). И хотя предприятие самостоятельно определяет свою структуру, политику, сферу деятельности, принимает решения, оно в значимой степени зависит от внешней среды своего окружения.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Проведя анализ организации документооборота в аптечных организациях можно сделать вывод, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения.
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства.
Оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрением операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам).
Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями аптечной организации и исполнителями, конкретное и оперативное управление.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Делопроизводство. Классификация документов. Функции и унификация
В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и др..
Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.
Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.
Юридический аспект предполагает решение правовых вопросов деятельности самой службы, то есть установление в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методических документов. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля над качеством, создаваемых в организации документов [2, с. 32].
Организационный аспект, включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентация различных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, то есть создание условий для разделения труда и его специализации, поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.
Среди организационных проблем обычно выделяют:
Выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
Разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
Определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
Регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;
Выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;
Рациональная организация рабочих мест и условий труда;
Повышение квалификации сотрудников службы.
Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате — централизованную, децентрализованную и смешанную.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций на работе с документами, относящимися к компетенции специализированного структурного подразделения (офиса, общего отдела) или сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) полный цикл технологических операций обработки документов осуществляется с момента их получения или создания в архивах; прием и обработка документов, поступающих для их регистрации, контроль над исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов, предназначенных для передачи в архив [11, с.32].
Централизация определенных операций по обработке документов является наиболее эффективной формой организации административных задач, поскольку снижает затраты на обработку документов, улучшает организацию работы офисных работников за счет специализация и взаимозаменяемость сотрудников, эффективное использование оргтехники и достижение единства организационных методических указаний в документальном обеспечении. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с документооборотом до 10 000 документов в год.