Курсовая теория на тему Анализ основных учетных документов, принятых в российских архивных учреждениях

Содержание:

Введение 2

Глава 1. Содержание архивной организации архивного дела на государственном и муниципальном уровне 4

1.1 Место и роль основных учётных документов государственного архива в системе архивных учреждений 4

1.2 Федеральное архивное агентство, государственный и муниципальные архивы 5

1.3 Формы учета документов 10

Глава 2. Анализ основных учетных документов в архивных учреждениях 20

2.1 Организация хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах учреждений 20

2.2 Характерные черты и особенности учета документов в архивах учреждений 27

2.3 Показатели эффективности использования документов в архивах учреждений 29

Заключение 34

Список использованных источников 35

Введение:

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества.

Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую функцию, обеспечивают долговременную память общества.

Актуальность темы исследования заключается в том, что роль государственных архивов определяется составом и содержанием хранящихся в них документов, а также выполнением тех задач и функций, которые возложены на них государством. Поэтому чрезвычайно важно пополнять их качественными документами, которые имеют важное историческое значение (экономическое, социальное, культурное). При этом необходимо добиваться в ходе комплектования наиболее полной концентрации документов, относящихся к профилю архива.

Архивы призваны сохранить документы, т.е. сохранить национальную историю, национальную память. Другой важнейшей функцией является обновление памяти на основе качественных документов.

Организация учёта архивных документов — важнейшая задача, от успешности решения которой зависит эффективность работы всей системы архивных учреждений в целом. В данной работе мы рассмотрим роль основных учётных документов в деятельность системы архивных учреждений, приведём список этих документов, проанализируем их целевое назначение, а также вкратце коснёмся строения системы учёта документов.

Целью данной курсовой работы является анализ основных учетных документов, принятых в российских архивных учреждениях.

Для достижения поставленной цели в данной работе будут выполнены следующие задачи:

1. Изучить основные учётные документов государственного архива в системе архивных учреждений

2. Рассмотреть формы учета документов.

3. Проанализировать организацию хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах учреждений.

4. Рассмотреть особенности учета документов в архивах учреждений.

5. Изучить показатели эффективности использования документов в архивах учреждений.

Структура работы представлена введением, двумя главами и заключением.

Заключение:

Заключение

Все документы государственные и негосударственные части Архивного фонда РФ независимо от места хранения подлежат государственному учету. Держатели документов государственной части Архивного фонда РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соблюдения сроков представления сведений по учету и сохранности документов, находящихся в государственных и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках.

Строение системы учётных документов позволяет сделать вывод о том, что на настоящий момент сложилась эффективная и слаженная структура, позволяющая систематизированно хранить документы, оперативно находить необходимые и уничтожать утратившие актуальность.

Каждый из основных учётных документов играет свою роль в обеспечении работоспособности этой системы.

Как мы уже установили, список этих документов является обязательным и исчерпывающим. В него входят: книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, внутренние описи в делах, заверительные надписи в делах, паспорт архива, дело фонда.

Все учётные документы взаимосвязаны и способны дополнять друг друга при необходимости.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Содержание архивной организации архивного дела на государственном и муниципальном уровне

1.1 Место и роль основных учётных документов государственного архива в системе архивных учреждений

Государственные архивы — это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений архивной службы России.

В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации [7].

Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов.

При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

Централизация архивного дела создала предпосылки для централизованного учета документов. Установлены единые требования к