Курсовая с практикой на тему Взаимодействие с внешним окружением проекта.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ПРОЕКТА С ВНЕШНЕЙ СРЕДОЙ 6

1.1 Понятие и влияние внешней среды проекта 6

1.2 Информационные и коммуникационные потребности стейкхолдеров 10

2. УПРАВЛЕНИЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕМ С ВНЕШНЕЙ СРЕДОЙ ПРОЕКТА НА ПРИМЕРЕ ОРГАНИЗАЦИИ КОММУНИКАЦИИ С ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ ЛИЦАМИ 17

2.1 Концепция проекта (цель, сроки, ресурсы) 17

2.2 Формирование реестра стейкхолдеров и планирование коммуникаций 18

2.3 Обеспечение коммуникационных потребностей стейкхолдеров 22

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 28

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 30

ПРИЛОЖЕНИЯ 32

Введение:

Актуальность темы исследования определяется, прежде всего, тем, что в настоящее время любое предприятие функционирует на конкурентном рынке и вынуждено быть готовым к постоянному росту и развитию, а также адаптации к внешним условиям ведения бизнеса. То есть, можно сказать, что в условиях постоянно растущих и ужесточающийся требований внешней среды к бизнесу основными качествами для компании становятся адаптив-ность и приспосабливаемость.

При этом, для поступательного развития и повышения конкуренто-способности компании решение любой возникающей бизнес-проблемы мож-но рассматривать как проект, который приведет к уникальным изменениям. Абсолютная управляемость и прозрачность проектов, строгое распределение личной ответственности и измеримый конечный результат в заранее запла-нированную дату — это еще не все, поэтому управление проектами привле-кательно для бизнеса. Применение методов и принципов управления проек-тами помогает организации достичь новых конкурентных преимуществ в бизнесе и повышает эффективность его деятельности.

Одновременно с этим проект реализует конечную цель при наличии нехватки ресурсов и времени, что требует от каждой организации примене-ния специальной методологии процесса управления проектом. Сложность большинства задач управления проектами, а также вовлечение внушительно-го числа организаций и участников в процесс его реализации предъявляют серьезные требования ко всем его участникам.

Следовательно, становится важным управление качеством проектных коммуникаций, выступая в качестве функции управления, которая нацелена на обеспечение четкого и своевременного сбора, распространения, генерации и сохранения необходимой проектной информации. Так как предоставление связи позволяет распространять информацию, которая необходима для успешного проведения систематического анализа, ежедневного планирова-ния, постоянного мониторинга, процесса принятия решений и процесса ор-ганизации исполнения управленческих решений в отношении проекта.

Коммуникационное управление обеспечивает поддержку и целост-ность коммуникационной системы между всеми заинтересованными сторо-нами проекта, передачу разнородной управленческой и отчетной информа-ции, направленной на обеспечение качественного достижения основных це-лей проекта. Недостаточное или нечеткое управление коммуникациями в среде проекта может привести к срыву его реализации или в целом к сбою всего проекта.

Объект исследования – взаимодействие проекта с внешней средой.

Предмет исследования — управления коммуникативным взаимодей-ствием стейкхолдеров проекта.

Цель исследования — разработать мероприятия по управлению взаи-модействием с внешним окружением проекта на примере коммуникации с за-интересованными сторонами проекта.

Достижение поставленной цели потребовало решения следующих за-дач:

– рассмотреть сущность и влияние внешней среды проекта;

– обозначить основные информационные и коммуникационные по-требности стейкхолдеров;

– осуществить разработку мероприятий по управлению взаимодей-ствием с заинтересованными сторонами проекта;

– обосновать концепцию проекта;

– сформировать реестр стейкхолдеров, спланировать коммуника-ции;

– обеспечить основные коммуникационные потребности стейкхол-деров.

Теоретической и методологической основой исследования послужили научные труды российских и зарубежных учёных в сфере проектного управ-ления и регулировании данного процесса в современном менеджменте.

Вопросы теории управления проектами широко исследовали отече-ственные учёные: методологию управления проектами — В.И. Воропаев, И.И. Мазур, В.Д. Шапиро; механизмы управления проектами — В.Н. Бурков, Д.А. Новиков, А.А. Матвеев, А.В. Цветков; календарно-сетевое планирование и управление — В.Н. Бурков, Д.А. Новиков; информационные системы управ-ления проектами — Е.С. Гламаздин, Д.А. Новиков, А.В. Цветков и др.

Методология и методика проводимого исследования. В методической основе настоящего исследования лежит диалектический метод познания. В процессе написания данной работы автор дополнительно к основному руко-водствовался частными научными методами исследования, а именно: систем-но-структурный анализ и синтез, статистический и прочие, которые и соста-вили в своей совокупности методологическую основу проводимого исследо-вания.

Цель и задачи исследования определили структуру работы, которая представлена введением, двумя главами, заключением, списком использо-ванных источников и приложениями.

Заключение:

В ходе работы над исследование проанализированы основные теоре-тические аспекты проекта и управления им.

Отмечено что, каждый проект — это сложная система, которая состо-ит из людей, реализуемых ими процессов и применяемых при этом техноло-гий, для достижения установленных целей проекта, а также внешних усло-вий, оказывающих влияние на процесс его реализации.

Любой проект чаще всего достаточно сложная система, пребывающая в динамичной внешней среде и подвергающейся воздействию разнообразных факторов, поэтому требует целенаправленного и четкого управленческого воздействия с целью достижения успешности его реализации.

Наибольшее внимание в управлении проектами уделяется следующим функциональным областям: управление всей предметной областью проекта; управление проектом по временным характеристикам; управление стоимо-стью проекта и его качеством; управление персоналом проекта; управление отклонениями в проекте и управление всеми коммуникациями в проекте.

Важной частью управления коммуникациями выступает определение всех стейкхолдеров, которых в зависимости от влияния на проект разделяют на главных и второстепенных. На основании отбора и разделения стейкхол-деров формируют их реестр, определяют их коммуникативные и информа-ционные потребности, и в итоге формируют план коммуникаций по проекту, являющегося неотъемлемой частью документации по проекту.

Для практической реализации процесса управления коммуникациями в проектной среде первоначально представлена краткая характеристика объ-екта исследования. Обоснована концепция проекта «Строительство СЦ Дружба», указана миссия, видение, цели по SMART, а также сущность ново услуги и выгоды для основных участников ее предоставления.

Далее реализованы мероприятия по формированию реестра стейк-холдеров и планированию коммуникаций. Проведен анализ внешних и внут-ренних групп влияния (стейкхолдеров) на проект «Разработки и вывода на рынок мебели новой услуги» Мебельной фабрики «DOMA», каждая из кото-рых так или иначе заинтересована в развитии указанной услуги, и их после-дующего ранжирование при помощи Модели Менделоу. Следующим этапом определены механизмы вовлечения каждого стейкхолдера в проект и спосо-бов управления его действиями.

Далее выявлены коммуникативное и информационные потребности стейкхолдеров проекта и разработаем план управления коммуникациями в проекте, а также обозначено обеспечение коммуникационных потребностей стейкхолдеров.

Таким образом, основная цель работы разработать мероприятия по управлению взаимодействием с заинтересованными сторонами проекта в полной мере достигнута путём последовательного и логического решения основных задач работы, установленных во введении работы.

Фрагмент текста работы:

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ПРОЕКТА С ВНЕШНЕЙ СРЕДОЙ

1.1 Понятие и влияние внешней среды проекта

Окружение проекта представляет собой большую совокупность аспек-тов, которые влияют на ход процесса и его успешность. В некоторых случа-ях цели проекта, организационное решение и другие элементы могут ока-заться несовместимыми с ключевыми факторами внешней среды. Различают несколько видов таких аспектов, объединенных по характеру влияния в не-сколько групп. Для каждого проекта необходимо определять направление и степень воздействия факторов внешнего и внутреннего окружения.

Окружение проекта – это взаимосвязанное сочетание факторов внеш-ней и внутренней среды, которые влияют на успешность его реализации. Учет этих элементов нужно производить на всех фазах жизненного цикла проекта – от появления основополагающей идеи до его закрытия.

Компоненты окружения проекта (project environment) включают сле-дующие основные факторы: экономические; политические; культурные; со-циальные; технологические.

В процессе развития проекта значимость отдельных элементов может меняться. Влияние окружения на проект зависит от его профиля. Изменения одних величин, например, экономических (курс валют, кредитная ставка и других) могут быть крайне важными для одних проектов и индифферентны-ми для других. Для каждой программы разрабатывается свой уникальный набор факторов ближнего и дальнего окружения.

Разграничение процесса проектирования непосредственно на сам про-ект и окружающую среду является в определенной мере условным. Причи-нами этого служат следующие факторы: лабильность элементов проекта и его общая нестабильность; возможность перехода некоторых аспектов из внешней во внутреннюю среду и в обратном направлении; часть составляю-щих используется вне проекта.

Окружение проекта – это комплексная система. Ее структурная схема показана на рисунке ниже. Через зону, выделенную жирной линией, осу-ществляется переход и взаимосвязь между внутренней и внешней средой.

Все факторы окружения проекта подразделяют на 4 большие группы: внешние, внутренние, дальние и ближние.

Элементы внутренней среды оказывают непосредственное воздействие на проект, в то время как внешнее окружение чаще влияет опосредованно.

В рамках производственного предприятия к дальнему окружению от-носятся политика, экономика, экология, культура, наука и техника, законы и нормативные документы, общество, инфраструктура.

Ближними внешними элементами являются руководство предприятия, сфера финансов и сбыта, условия изготовления, материальное обеспечение ресурсами, сырьем, полуфабрикатами и оборудованием.

К внутреннему окружению проекта будут относиться стиль руковод-ства, структура организации, участники проектной группы, экономико-социальные условия, информационное обеспечение и другие элементы.

Внешнее окружение проекта накладывает определенный отпечаток на организационную структуру проекта. Чем динамичнее изменения во внешней среде, тем гибче должно быть построено управление проектом. И наоборот, при достаточной стабильности эффективнее становится бюрократический и механистический тип менеджмента. Для каждого проекта существует своя оп-тимальная организационная структура, которая может быть в различной степени адаптирована к внешним условиям. Это также зависит от наличия и качества выполнения правил, установленных в организации.

Специалисты отмечают, что чем крупнее созданный проект, тем силь-нее влияние на него дальних факторов. К политическим и юридическим ас-пектам внешнего окружения проекта относятся: отношения между бизнесом и органами государственного управления; политическая ситуация в целом в стране и в регионе; законодательство в области патентования и защиты окружающей среды; устойчивость политической системы; ставки, льготы и изменения в законодательных нормах, регламентирующих систему налого-обложения; финансирование из государственного и регионального бюдже-тов; кредитная политика; уровень преступности; особенности антимонополь-ного регулирования; проведение выборов в федеральные и местные органы управления; политическая ситуация в других государствах и взаимоотноше-ния с ними. Эти факторы связаны в первую очередь с борьбой различных политических сил и группировок в государстве, на региональном уровне и в данной местности. Для некоторых организаций государственная политика, правительственные субсидии и контракты могут стать решающими в реали-зации проекта. Другим предприятиям может потребоваться приостановка планирования программ, чтобы не выйти за рамки требований закона. Нало-говое законодательство оказывает влияние на все виды коммерческой дея-тельности.

Технологические аспекты относятся к ближнему окружению проектов. Они включают в себя деятельность, которая связана с появлением новых знаний и способов создания материальных и нематериальных ценностей, а также с их практическим применением. В результате возникают перспектив-ные товары, материалы, технологии. Эти факторы являются основной дви-жущей силой технического и общественного прогресса. Революционные ин-новации (например, внедрение компьютеров, сети Интернет, сотовой теле-фонной связи, спутникового телевидения) не только создают общественные блага, но и могут представлять определенную угрозу для проектов. Так, разрабатываемая идея может оказаться технически устаревшей и не выдер-жит конкуренции на рынке по сравнению с более прогрессивными техноло-гиями. Эти риски необходимо учитывать при планировании проекта. Инно-вации появляются довольно быстро, поэтому нужно анализировать ситуа-цию и разрабатывать программы на должном научно-техническом уровне.

Социально-культурные факторы характеризуются как прямым, так и опосредованным влиянием окружения на проект. Их основой являются об-щественные взаимосвязи и сложившиеся культурные ценности. Различные факторы и национальные особенности людей формируют стиль жизни и по-требления, влияют на работу и другие сферы деятельности.

Культурные ценности создают новые тенденции в потреблении. Ос-новными факторами социально-культурного типа являются следующие пока-затели: рождаемость, смертность и средняя продолжительность жизни; ми-грационные процессы; отношение к правящей власти; уровень дохода насе-ления; потребительские отношения к качеству продукции и услуг; образ жизни и исторические традиции; нормативы, касающиеся образования; от-ношение к труду и отдыху; уровень грамотности; религия; групповые меж-национальные отношения; потребительские привычки; отношения к требова-ниям социальной необходимости.

Социальное окружение проекта – это комплекс факторов, занимающий особое положение в проектном управлении. Они могут изменяться незаметно и постепенно. Поэтому задача их прогнозирования является особенно акту-альной.

К экономическому окружению проекта относятся следующие аспекты: соотношение отдельных отраслей и производств в национальной экономике; уровень инфляции в стране и стабильность валюты, эмитируемой государ-ством; правоотношения, связанные с владением, пользованием и распоряже-нием имуществом; система гарантийного страхования; развитость банков-ской системы; уровень процентной ставки; инвестиционная политика; темпы экономического роста; степень свободы предпринимательской деятельности; рыночная инфраструктура (товарные, фондовые, валютные биржи; аукцио-ны и ярмарки, средства деловой коммуникации, рекламные агентства, ауди-торские компании, торговые палаты); общее состояние рынков сбыта, сырья и рабочей силы. Эти факторы оказывают решающее влияние на количество разрабатываемых проектов. Макроэкономический климат в стране в целом определяет уровень возможностей для реализации проектных начинаний.

Экологическое окружение проекта – это один из «дальних» компонен-тов. В эту группу включают следующие аспекты: климатические условия в данной местности (температура, количество осадков, сейсмическая актив-ность и другие критерии); наличие и вид природных ресурсов; развитость транспортных коммуникаций и расположение; требования санитарных норм и законодательство в области охраны окружающей среды; общее состояние экологических систем и тенденции их изменения.

Основными аспектами инфраструктуры, составляющей внешнее окру-жение проекта, являются: виды транспорта и связи; энергообеспечение; наличие информационных систем; работа коммунальных служб; система сбыта (совокупность контрагентов или подразделений поставщика); логисти-ка и снабжение материально-техническими ресурсами; производственная ин-фраструктура.