Курсовая с практикой на тему Виды и классификация документов

Содержание:

Введение 3

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТ» И ЕГО ОСНОВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ 6

1.1 Понятие документ в российском законодательстве, общая характеристика и виды документов 6

1.2 Классификация документов, основания для классификации 16

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ КАК ОСОБЫЙ ВИД УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 22

2.1 Общая характеристика организационно-распорядительных документов, виды ОРД 22

2.2 Требования к оформлению ОРД 30

Заключение 36

Список источников и литературы 38

Введение:

Актуальность темы данной курсовой работы заключается в том, что ведению документации сегодня уделяется особое внимание. Ведение документации – одна из основных форм организации практически любого вида деятельности. Ведение документации способствует возникновению новых мыслей и идей, а значит, и совершенствованию деятельности, осуществляемой по отношению к клиенту или от его имени.

Как символическое выражение мер и действий, которые должен сознательно предпринимать любой специалист, работающий с документами, для оказания действенной индивидуальной помощи, процесс документирования противопоставляется элементу неупорядоченности действий, стихийности и некомпетентности в работе.

Документы фиксируют каждый шаг жизни людей, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем поступления в среднее или высшее учебное заведение и выхода на работу. Они фиксируют брак и развод, уход человека из жизни.

Документы отражают и учитывают деятельность организации: заключение договоров, ведение бухгалтерских, кадровых, бухгалтерских, распорядительных и других документов. При проверке работы организации в первую очередь проверяют документы, в которых зафиксирована деятельность организации.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регулируются законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для всех, кто имеет дело с документами.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу выполняют специальные подразделения в учреждении, а в небольших организациях секретари-референты.

Очень важно оперативно работать с документами: вовремя зарегистрироваться, представить на рассмотрение руководству, получить четкое постановление, без промедления передать исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все эти, на первый взгляд, простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкуренции могут стать решающими в получении выгодных заказов, установлении деловых отношений с другими организациями и т. д.

Попытки однозначно определить термин «документ» предпринимались неоднократно. В последние десятилетия начала 21 века в связи с использованием информационных технологий возникла необходимость определения нового понятия — «электронный документ» и связанных с ним понятий.

Несмотря на важность понятия «документ» как центрального в понятийном аппарате документоведения, до сих пор у нас нет такого определения, которое устраивало бы всех специалистов, в том числе занимающихся решением прикладных задач.

Следовательно, цель данной курсовой работы заключается в том, чтобы изучить виды и классификацию современных документов.

Объект исследования: документационное обеспечение управления.

Предмет исследования: виды и классификацию современных документов.

Поставленные проблема и цель работы предполагает решение следующих задач:

1. Рассмотреть понятие документ в российском законодательстве, дать общую характеристику видов документов;

2. Изучить классификация документов, основания для классификации;

3. Дать общую характеристику организационно-распорядительных документов, рассмотреть их виды;

4. Проанализировать требования к оформлению ОРД.

Методы исследования: анализ и синтез научно-исследовательской литературы по теме исследования, а также использовались стилистический, аналитический, типологический и хронологический методы, методы работы с документами.

Степень изученности темы исследования. Большое внимание проблеме изучения понятия документа в российском законодательстве, а также характеристике и требованиям к оформлению организационно-распорядительных документов, — в своих работах особое внимание уделяют такие исследователи и авторы, как: Андреева В. И., Гельман-Виноградов К. Б., Зеленов М. В., Каменева Е. П., Курчеев В. С., Кушнаренко Н. Н., Митяев К. Г., Першина В. М., Плешкевич Е. А., Плешкевич, Е. А., Столяров Ю. Н., Турдыматова А. А., Филенко Е. Н., Хахов А. А., Циркова Н.В., Янковая В. Ф. и многих других.

Новизна работы заключается в более углубленном изучении понятия документа в российском законодательстве, а также характеристике и требованиям к оформлению организационно-распорядительных документов, а также в работе: более уточнено определение понятия документ в российском законодательстве, рассмотрена классификация документов, основания для классификации; дана общая характеристика организационно-распорядительных документов, рассмотреть их виды; выявлены требования к оформлению ганизационно-распорядительных документов.

Структура исследования. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка источников и литературы.

Заключение:

Проведенный анализ типов и классификации современных документов позволяет сделать следующие выводы.

Документ – это средство фиксации на специальном материале (бумаге) результатов деятельности предприятия или учреждения. По происхождению документы делятся на служебные и личные. К личным документам относятся: резюме, заявление, доверенность, расписка, письма. К личным документам относятся документы, созданные от имени организации, учреждения или предприятия.

В управленческой деятельности организаций и предприятий особое место занимает организационно-распорядительная документация, которая подразделяется на 5 групп: организационная — положения, правила, уставы, инструкции; распорядительная — распоряжения, постановления, приказы; справочно-информационная — письма, телеграммы, докладные записки, справки, акты и т.д.; о личном составе — приказы о личном составе, личные дела, характеристики и др.; предложения, заявления и жалобы граждан.

Документы различают по роду деятельности:

— по месту составления: внутренние — документы, созданные учреждением в процессе его деятельности; внешние — документы, которые исходят от других организаций или от отдельных граждан;

— по форме: индивидуальные — составляются по произвольному образцу; типичные — которые представляют собой образец текста; трафаретная — когда одна часть текста печатается заранее (типографски), а другая заполняется при оформлении документа;

— по назначению: оригинал — документ, созданный автором впервые; копия — воспроизведение (повторение) всех реквизитов документа, заверенное в установленном порядке; дубликат – в случае утери оригинала выдается документ с пометкой «дубликат», он имеет такую же юридическую силу, как и оригинал.

Распорядительные документы – бумаги, оформляющие управленческие решения. Без их подготовки и издания не может функционировать ни одно предприятие, независимо от его правового статуса и формы собственности. Этот вид документов необходимо оформлять тщательно, иначе решения руководства потеряют юридическую силу. Распорядительные документы являются частью организационно-распорядительной документации, необходимой каждому работодателю и регламентируют вопросы его текущей деятельности. Их основная задача – конкретизировать объекты применения норм действующего законодательства или своих внутренних документов, устанавливающих общие правила для трудового коллектива. Как правило, нормативный документ издается единоличным исполнительным органом (приказ, распоряжение, распоряжение), но может быть и результатом коллегиального решения (постановления, постановления).

Распорядительный документ, требующий осуществления конкретных действий, носит характер первичного документа и часто становится основанием для возникновения хозяйственных операций, требующих учета. Поэтому к нему применимы требования, связанные с наличием в нем реквизитов, необходимых для первичного документа.

Отдельные формы нормативных документов могут быть в наличии в бюджетных организациях. Для других работодателей законодательством такие формы не предусмотрены. Работодатель может использовать типовые формы, утвержденные Госкомитетом по отдельным ситуациям. Однако обычно форма распорядительного документа разрабатывается работодателем самостоятельно. При оформлении распорядительного документа необходимо учитывать наличие применимых к нему правил, установленных ГОСТ для организационно-распорядительной документации. Эти правила требуют соблюдения определенных общих принципов размещения информации, включаемой в документ, на листах (листе), из которых он состоит, а также правил отражения этой информации. Особый набор содержащихся в ГОСТ правил относится к распорядительным документам.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТ» И ЕГО ОСНОВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ

1.1 Понятие документ в российском законодательстве, общая характеристика и виды документов

В различных источниках (нормативных правовых актах, стандартах, толковых словарях) можно найти более ста отличных друг от друга определений термина «документ». Термин «документ» происходит от латинского слова «documentum» . Документы появились как дополнительное (к звуковой речи) средство общения людей. Они были вызваны к жизни, прежде всего, необходимостью запечатлеть, закрепить и передать во времени и пространстве то или иное сообщение. Носители, материальные предметы, на которых фиксировалась информация, выполняли в древние времена главным образом функцию свидетельства. Поэтому латинское слово «documentum» означало образец, доказательство, свидетельство.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который в своей терминологической части вообще не содержит понятия документа, хотя и включает такие понятия, как «документированная информация» и «электронный документ».

Рассмотрим определения этих понятий, данных законом:

«11) документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

11.1) электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» .

Само понятие «документированная информация» определяется законом как информация, записанная на физическом носителе и имеющая реквизиты для идентификации этой информации или носителя, на котором она записана. Было бы трудно возразить против этого определения, если бы закон определял понятие «документ» с его помощью.

Если понимать, что информационная составляющая документа — это документально подтвержденная информация, то о носителе в данном случае говорить не приходится. Документированную информацию логично определить, как документальную информацию, или информацию, записанную (зафиксированную) в документе.

Второе определение – «электронный документ», если следовать логике, то его следует определять через наиболее близкое родовое понятие «документ», а не через понятие «документированная информация». Если определить электронный документ через понятие «документированная информация», то носитель просто исчезает, а вопросы о том, как записывается информация в электронном виде и на каком носителе, становятся просто незаконными .

В качестве отправной точки для рассмотрения заявленной темы вспомним состоявшуюся в 2005 г. дискуссию между двумя учеными — представителями разных школ — К.Б. Гельман-Виноградов и Ю.Н. Столяров. Суть его заключалась в том, что, по мнению Ю.Н. Столярова, документом может быть любой объект, несущий какую-либо информацию (такая предельно широкая трактовка понятия «документ» позволяет относить к документам не только так называемые объемные объекты — произведения скульптуры, архитектуры и т. также предметы природного происхождения) и, по мнению К.Б. Гельмана-Виноградова, документ — это предмет особого рода, результат сознательной фиксации (документирования) человеком информации о явлениях объективной действительности . Стремление Ю.Н. Столярова к предельно широкому определению понятия «документ» во многом объясняется стремлением включить в состав документов такие информационные объекты, как книги, брошюры, газеты и др.

Ю.Н. Столяров, и другие сторонники аналогичной точки зрения (в основном это, по выражению автора, представители «неклассического документоведения» — библиотековедения и книговедения), в качестве базового принимают определение документа, принятое ИСО: «Документ – записанная информация или материальный объект, которые могут расцениваться как единица документационного процесса» .

Как отмечает К.Б. Гельман-Виноградов, использование данного определения как базового и при этом причисление к документам трехмерных объектов (произведений архитектуры, скульптуры, музейных экспонатов и др.) свидетельствует о вольной трактовке данного определения и не является научно обоснованным. Отметим, что предложенное ИСО определение (или его перевод) некорректно просто по той причине, что определяемое понятие фактически определяется через само понятие: документ – единица документационного процесса. Если задать вопрос: что есть документационный процесс, ответом, очевидно, будет: процесс, в котором используются документы. Корректным предложенное определение будет в случае, если мы сформулируем его несколько иначе (не меняя его смысла в целом): документ – записанная информация или материальный объект с информацией, которые могут расцениваться как единица в процессе информационно-коммуникационного обмена» .

В результате критического анализа различных определений понятия «документ» К.Б. Гельман-Виноградов предлагает следующее: «Документ — это материальный объект, содержащий запись смысловой информации». При этом «смысловая информация» (иными словами, содержание) означает, что информация может быть воспринята и понята реципиентом, в том числе с помощью технических средств.

Итак, рассматривая понятие документа и определяя, достаточно ли только этого понятия для документалистов, сравним несколько определений документа, предложенных исследователями и закрепленных в словарях и стандартах, и попытаемся выделить те признаки документа, на которых определения этого информационного объекта основаны:

— документ — результат сознательной регистрации (документирования) информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях достоверной передачи этой информации во времени и на расстоянии с обязательным выявлением записанных в языке слов;

— документ – материальный объект с зафиксированной техногенным способом информацией для ее передачи во времени и пространстве;

— документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

— документ (запись): идентифицирующая информация, зафиксированная на физическом носителе, созданная, полученная и хранимая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении юридических обязательств или хозяйственной деятельности.