Курсовая с практикой на тему Виды документов в делопроизводстве XX века.

Содержание:

Оглавление
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ОБЩИЕ ПОДХОДЫ К ОПРЕДЕЛЕНИЮ ДОКУМЕНТА 6
1.1. Документ как полидисциплинарное явление 6
1.2. Рассмотрение документа в отечественном документоведении 12
ГЛАВА 2. СОВРЕМЕННЫЕ ПОДХОДЫ К РАССМОТРЕНИЮ КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ 17
2.1. Принципы классификации документов 17
2.2. Типология существующих классификаций документов 27
ГЛАВА 3. ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО СТИЛЯ В ДОКУМЕНТАЦИИ 33
3.1. Деловое письмо как жанр официально-делового стиля 33
3.2. Основные характеристики жанров деловой документации 35
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 39
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 43

Введение:

Актуальность темы исследования. Развитие политических, экономических и гуманитарных международных связей, обусловленных глобальными социальными факторами, которые определяют жизнедеятельность мирового сообщества, повышает значение культуры межгосударственных и межличностных взаимоотношений. Растущий интерес к анализу процесса социально-культурной обусловленности нормативных основ международных и, в частности, дипломатических отношений объясняется осмыслением новых демократических и гуманистических подходов в этих сферах общественной деятельности, предусматривающих цивилизованные нормы общения субъектов международного права, официальных и частных лиц.
Социально-философское осмысление ценностно-нормативного потенциала международной коммуникации в поликультурном и мультиконфессионном мире в условиях глобализационных процессов приобретает новое звучание для такой важной сферы социальной деятельности, как дипломатия.
Особое внимание вызывают проблемы, связанные с дипломатическим этикетом в современных международных отношениях. С позиции идей толерантности и согласованности деятельности политиков и дипломатов оценивается с точки зрения ценностно-этического измерения, которое должно найти выражение и гарантию в конкретных нормативных инструментах гражданского общества: в соглашениях, конвенциях, институтах международного сотрудничества, которые существуют на уровне всего международного сообщества.
В измерении существования множества подходов и концепций возникает вопрос о настоящем и будущем ценностно-нормативных основ дипломатических отношений: унифицированных или многообразных в пределах дипломатической практики мирового сообщества. Необходимость исследования значения особенностей и видов документации в современном документоведении.
Цель и задачи исследования. Целью работы является исследование особенностей и видов документации в современном документоведении.
Достижение поставленной цели предполагает решение ряда исследовательских задач:
— определить сущностные характеристики особенностей и видов документации в современном документоведении;
— выявить и охарактеризовать социально-культурные факторы официально-деловой документации;
— исследовать ценностно-этическое измерение в пределах коммуникативной этикетной парадигмы;
— охарактеризовать основные тенденции развития этикетного своеобразия современного официально-делового общения.
Объектом исследования является современная официально-деловая коммуникация.
Предметом исследования является жанровая система официально-деловой коммуникации.
Методы исследования. Философский анализ ценностно-нормативной обусловленности процессов международной коммуникации в своей основе является комплексным исследованием, которое требует взаимосвязанного решения множества как собственно социально-философских, так и некоторых культурологических, социально-политических научных проблем. Соответственно, необходима интеграция специальных форм знания, а также поиск возможностей и диапазона применения различных методологических подходов: критической социальной теории, цивилизационного подхода, концепций глобализации, философии морали, коммуникативной этики.
Практическое значение результатов работы состоит в возможности их использования в дальнейших исследованиях, посвященных проблеме особенностей и видов документации в современном документоведении.
Структура исследования отвечает его цели и задачам. Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

Заключение:

Развитие политических, экономических и гуманитарных международных связей, обусловленных глобальными социальными факторами, которые определяют жизнедеятельность мирового сообщества, повышает значение культуры межгосударственных и межличностных взаимоотношений. Растущий интерес к анализу процесса социально-культурной обусловленности нормативных основ международных и, в частности, дипломатических отношений объясняется осмыслением новых демократических и гуманистических подходов в этих сферах общественной деятельности, предусматривающих цивилизованные нормы общения, которые требуют использования различных речевых функциональных стилей.
Динамика развития литературных языков новейшего периода времени ставит перед лингвистической теорией парадоксальные задачи. С одной стороны, сохранение основ классификационной модели обеспечивает ее стабильность, воспроизводимость и внутреннюю упорядоченность. С другой — реальная жизнь языковой системы как коммуникативного универсума порождает вариативность, множественность вербализованных коммуникативных ситуаций. Последние могут и должны рассматриваться с точки зрения соответствия модели функциональным возможностям языка, каковой является классификация стилей. Решение дилеммы стабильности системы функциональных стилей и причин ее развития, мотивации изменений и внутренних трансформаций определяет современный поиск в лингвистической теории.
Социально-философское осмысление ценностно-нормативного потенциала международной коммуникации в поликультурном и мультиконфессионном мире в условиях глобализационных процессов приобретает новое звучание для такой важной сферы социальной деятельности, как дипломатия. Особое внимание вызывают проблемы, связанные с использованием различных функциональных стилей русского языка.
Форма и организация текстового материала международного документа влияют на выбор той или иной переводческой трансформации.
На основе проведенного исследования установлено, что стиль международных документов нельзя отнести к какому-то одному из видов делового стиля. Данную документацию нельзя рассматривать в целом, разграничивая ее по видам, так как стилистические средства того или иного документа не однотипные, что и создает их специфику. В международных документах первостепенными являются следующие черты: логичность, официальность, безэмоциональность, точность и стереотипность.
В зависимости от задач коммуникативного характера текстовый материал документа приобретает ту или иную форму организации. Языковой базой международной документации является общеупотребительная лексика нейтрального слоя, которая сочетается со специальной и терминологической лексикой (в частности, терминами различных подъязыков), а также сокращениями, аббревиатурами, ассимилированных латинскими и французскими вкраплениями.
При создании герметичного шаблона международного документа важную роль играют такие грамматические конструкции как обязательная инверсия подлежащего и сказуемого, деепричастный оборот, пассивная форма, а также соответствующие временные формы и модальные глаголы. При переводе международной нормативно-правовой документации должна сохраняться не только содержательная сторона, но и отбираться структуры, наиболее близкие или совпадающие со структурами в тексте оригинала, как с точки зрения большого синтаксиса, так и с точки зрения грамматических конструкций.
Семантическое наполнение международных документов может быть сохранено благодаря применению различных видов грамматических трансформаций. К числу грамматических трансформаций, применяемых при переводе международной нормативно-правовой документации можно отнести такие грамматические трансформации как функциональная замена, распространение, взыскания и перестановка компонентов предложения. По результатам исследования установлено, наиболее применяемыми переводческими трансформациями выступают распространения и перестановка компонентов предложения. Перспективой исследования считаем изучение лексико-фразеологических средств перевода международных нормативно-правовых документов.
Среди выразительных средств для языка международных документов наиболее характерны элементы экспансии исходной модели, в частности такие, как повтор, перечисления и вставные предложения, а среди стилистических приемов – основанные на взаимодействии синтаксических структур в контексте, а именно параллелизм и анафора. Часто эти стилистические элементы находятся в тесном взаимодействии, накладываясь друг на друга и образуя новые сообщения.
Количество международных документов, как и потребность в их изучении с лингвистической точки зрения, постоянно увеличиваются. Существует много исследовательских работ по переводу технической и научной терминологии, но недостаточно раскрыта проблема перевода специфической терминологии, в частности международной нормативно-правовой терминологии, не разработана система правил, которые могли бы помочь при переводе международной документации, недостаточно освещены вопросы последовательности работы над текстом нормативного характера при переводе.
В зависимости от типа документа, задач коммуникативного характера текстовый материал документа приобретает ту или иную форму организации. Этот факт становится решающим при отборе языковых средств.
В системе профессиональной управленческой деятельности реализация официально-делового стиля зависит от видов профессиональной коммуникации: между образовательным учреждением и образовательным средой, институтами, с которыми учреждение тесно сотрудничает, которым подчиняется; межуровневые коммуникации — иерархическое общение между сотрудниками, направленное на формирование чувства ответственности за дело, единство в исполнении общей цели деятельности образовательного учреждения. Основные задачи иерархической коммуникации в высших учебных заведениях — соблюдение правил внутреннего распорядка, сохранение стабильности, надлежащая организация учебно-воспитательного процесса, управляемость деятельностью образовательного учреждения в соответствии с действующим законодательством и коммуникативным этикетом. В рамках иерархической коммуникации надо выделить такие ее виды, как взаимодействие между структурными подразделениями (отделами), между сотрудниками, преподавателями и студентами, между руководителями и подчиненными, между руководителем и коллективом.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ОБЩИЕ ПОДХОДЫ К ОПРЕДЕЛЕНИЮ ДОКУМЕНТА

1.1. Документ как полидисциплинарное явление
Предназначение документа в общем понимании сводится к зафиксированному в виде ведомостей, необходимых для осуществления разнообразных действий. С помощью документа информация сохраняется и передается во времени и пространстве, а поэтому с этой точки зрения документы могут рассматриваться как один из инструментов познания действительности. Современный деловой мир сложно себе представить без мощных потоков информации, которая циркулирует по разным направлениям и оформлена чаще всего документально. Преимущественное большинство действий осуществляется служащими в процессе управления путем создания и использования разнообразных документов. Поэтому главным, центральным, базовым понятием документационного обеспечения управления является понятие документ [9].
В связи с широким использованием понятия «документ» во многих сферах общественной деятельности оно понимается по-разному в разных отраслях знаний, например, в документоведении, информатике, библиотековедении, архивоведении, музееведении, а также в соответствующих специальных отраслях деятельности – архивном, библиотечном, музейном деле и, конечно, в документационном обеспечении управления. Хотя информационная природа документа является очевидной, само определение «документ» производится по-разному, поскольку за основу определения данного понятия принимаются различные критерии – цель создания документа, его содержание, форма, способ воспроизведения информации, сфера функционирования документа в том числе. Однако каким бы ни было отношение к существующему разнообразию определений, оно, на наш взгляд, является закономерным, поскольку предмет и задачи каждой дисциплины, которая изучает документы, имеет свою специфику. Каждая научная дисциплина, как правило, выделяет в определении документа какой-то один аспект. Так, историческая наука рассматривает документ в качестве важного источника. В качестве способа документирования и доказательства правовых отношений рассматриваются документы в правовой науке. Специалисты сферы управления считают документ средством фиксации управленческих действий.
В исследование истории возникновения и эволюцию толкования термина «документ» значительный вклад осуществили Х. Арнтц, В. Д. Банасюкевич, Г. Г. Воробьев, А. В. Елпатьевский, М. П. Илюшенко, З. Е. Калышевич, А. Ю. Канцлерис, В. П. Кашепов, М. А. Комаров, С. Г. Кулешов, Н. М. Кушнаренко, К. Г. Митяев, А. Н. Образцова, А. Суски, Е. И. Ханпира, Г. Н. Швецова-Водка и другие.
Как отмечает Н. М. Кушнаренко, на международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Такое исследование разработано и утверждено Международной организацией по стандартизации при участии Международной федерации библиотечных ассоциаций, Международной федерации по документации, Международного совета по архивам, Международной организации по интеллектуальной собственности [9].
Определение понятия термина «документ» представлены в большинстве специальных учебников и учебных пособий и мало чем отличаются друг от друга и от актуального в текущий период нормативного определения данного термина. Словари, кроме определения понятия, отмечают, что слово «документ» в переводе с латинского языка означает «образец», «доказательство», «поучительный пример», «свидетельство» и происходит от глагола со значением «обучать», «учить». Согласно одной из версий, данное слово имеет свои корни в индоевропейском языке, где оно означало «жест вытянутых рук», связанный с передачей, приемом или получением чего-либо. По другим сведениям, данное слово происходит от числа «десять» и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывается десять пальцев. Постепенно данное слово приобрело юридическое значение и стало означать «письменное доказательство», «доказательство, почерпнутое из книг, что подтверждают записи, официальные акты». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось со средневековья до девятнадцатого века. Из латыни оно было заимствовано во все европейские языки.
Некоторые исследователи полагают, что термин «документ» был введен в русский язык Петром Первым, давшим ему первый перевод – «письменное свидетельство». Есть основания полагать, что в русский язык слово «документ» попало из польского языка во время литовско-польского государства в значении письменного свидетельства. Со временем данное слово приобретало все более четкое значение и к началу двадцатого века имело два основных значения: 1) любая бумага, которая составлена в законном порядке и способная служить доказательством прав на что-либо (имущественных, на свободное проживание) или на исполнение каких-либо обязательств (условий, договоров, долговых обязательств» [22].
С развитием научных дисциплин, которые непосредственно занимались изучением документа, возникла необходимость его толкования в широком значении, которое бы концентрировало все его аспект. Среди первых таких попыток стоит отметить определения документа, которые были сформулированы известным советским документоведом К. Г. Митяевым. В одной из своих ранних работ понятие «документ» он отождествляет с архивоведческим термином «документальные материалы», называет документами акты государственной власти, официальную и частную переписку, планы, графики, рисунки, рукописи научных и художественных произведений, мемуаров и дневников, плакаты, обращения, негативы и позитивы фотоснимков и кинофильмов, материалы звукозаписи в том числе. В дальнейшем документ им определяется как результат сознательного закрепления (документирования) информации о явлениях объективной действительности различными способами с целью надежной передачи данной информации во времени и на расстоянии при обязательной идентификации закрепленного на языке слов.
Деловое общение — неотъемлемая составляющая учебной, научной, профессиональной деятельности человека.
В постиндустриальном информационном обществе особенно актуальна проблема стилистики и культуры делового общения в образовательной сфере, поскольку ее основной задачей является сформировать готовность личности к эффективной профессиональной деятельности в рыночных условиях труда. Доминирующим, по нашему мнению, средством формирования профессиональной сноровки специалиста является овладение им нормами деловой коммуникации, являющимися сквозными в функционировании учебного заведения, поскольку они обеспечивают и регулируют общение (вербальное и невербальное) между участниками учебно-воспитательного процесса [3].
В системе профессиональной управленческой деятельности реализация официально-делового стиля зависит от видов профессиональной коммуникации: между образовательным учреждением и образовательным средой, институтами, с которыми учреждение тесно сотрудничает, которым подчиняется; межуровневые коммуникации — иерархическое общение между сотрудниками, направленное на формирование чувства ответственности за дело, единство в исполнении общей цели деятельности образовательного учреждения. Основные задачи иерархической коммуникации в высших учебных заведениях — соблюдение правил внутреннего распорядка, сохранение стабильности, надлежащая организация учебно-воспитательного процесса, управляемость деятельностью образовательного учреждения в соответствии с действующим законодательством и коммуникативным этикетом. В рамках иерархической коммуникации надо выделить такие ее виды, как взаимодействие между структурными подразделениями (отделами), между сотрудниками, преподавателями и студентами, между руководителями и подчиненными, между руководителем и коллективом.
Отметим, что литература по коммуникативной лингвистике, интернет-источники выделяют по форме реализации такие коммуникации: дигитальные -закодированность коммуникативной информации через символы (шрифты, цифры) аналоговые — бессловесная коммуникация, которая реализуется через жесты, мимику, прикосновения, предметы, изображения и тому подобное. Такие формы коммуникации и их сочетания особенно характерны для официально-делового стиля, поскольку его информация, отраженная в определенных жанрах, требует декодирования, точности.
А управленческая коммуникация — это игра по четким официально-деловым правилам, в основу которых положены: адресность (официально-деловой документ независимо от его составителя имеет адресность информации); повторяемость ситуаций, процессов, фактов и т.п., обусловливающая функционирование одних и тех языковых средств, речевых жанров; стабильность, тематическое ограничение круга жанрового диапазона официально-деловых документов, определяющегося целью, основными задачами деятельности образовательного учреждения; официальностью: участниками управленческой деятельности и коммуникации, совещательные, исполнительные, органы, должностные лица, работники, а отношения между ними регулируются официальными правовыми нормами [3].
Учитывая это большинство ученых, отмечая сферу использования и основное назначение официально-делового стиля (Бабич Н.Д., Мацько Л.И., Пономарев А.Д., Дудик П.С. и другие), отмечают его стандартизованость, обобщенность, представительность, нейтральность изложения, регламентированность, что обусловлено широким спектром функционирования.
В лингвистических источниках выделяют следующие функциональные подстили официально-делового стиля и их жанровый диапазон: дипломатический подстиль — используется в сфере межгосударственных официально-деловых отношений, в области экономики, политики, культуры, образования (жанры: пакт, протокол, протокол о намерениях, обращения (ноты), конвенция, декларация, коммюнике (сообщения), заявление, ультиматум, соглашение) законодательный функциональный подстиль — им пользуются в законотворческой сфере, он регламентирует и регулирует официально деловые отношения между государством и частными лицами, между частными лицами, между государственными институтами и частными учреждениями, частными лицами, между государством и должностными лицами (жанры: законы, указы, постановления , уставы, инструкции, сертификаты, лицензии, разрешения и т.п.); юридический подстиль — функционирует в юриспруденции, регламентирует правовые и конфликтные отношения между государством и предприятиями и организациями всех форм собственности; между предприятиями, организациями и учреждениями, между государством и частными лицами; между предприятиями, организациями, учреждениями всех форм собственности и частными лицами; между частными лицами (жанры: акт, приговор, заявление, протокол, постановление об аресте, обыске, предписание, обвинительное заключение и т.п.); административно-канцелярский (управленческий) подстиль — функционирует в производственно-профессиональной сфере, правовых отношениях и делопроизводстве; регулирует и регламентирует служебные отношения между организациями, предприятиями одного (разного) подчинения; между структурными подразделениями одного подчинения; между частным лицом и государственной или частной организацией, учреждением; частные отношения между отдельными лицами, гражданами (жанры: приказ, распоряжение, резолюция, устав, штатное расписание, платежное поручение, расчетный счет, расписание, решение, протокол, соглашение, договор, контракт, акт, доверенность, справка, отчет, письмо, тому подобное). Надо отметить, что официально деловая сфера деятельности сегодня пользуется почти всеми жанрами указанных подстилей [11].