Курсовая с практикой на тему Утверждение, учет и хранение бланков организации на примере школы

Содержание:

Введение 3
1. Теоретические аспекты понятия «бланк» 5
1.1. Понятие бланка и требования, предъявляемые к нему 5
1.2. Разновидности бланков 8
2. Практические аспекты документоведения в МБОУ СОШ № 6 14
2.1. Характеристика МБОУ СОШ № 6 14
2.2. Разработка, утверждение, учет и хранение бланков в МБОУ СОШ № 6 23
Заключение 28
Список использованных источников 32
Приложение 35

Введение:

Актуальность изучаемой темы обусловлена следующими факторами.
На современном этапе развития российского общества происходят значительные преобразования в экономическом, политическом и социальном развитии, что приводит к необходимости модернизации системы общего образования.
Стратегическая цель государственной политики в области образования заключается в расширении доступа к качественному образованию, отвечающему требованиям развития экономических инноваций, современным потребностям общества и каждого гражданина.
Достижение этой цели предполагает достижение следующих приоритетов:
 обеспечение инноваций в базовом образовании;
 модернизация учреждений системы образования как инструмента социального развития;
 создание современной системы непрерывного обучения, подготовки и переподготовки профессионального персонала;
 создание механизмов оценки качества и спроса на образовательные услуги с участием потребителей данных услуг.
Таким образом, целью государственной политики в области образования является создание новаторских механизмов, способных радикально повысить качество национального образования на глобальном уровне. Это приводит к необходимости внесения преобразований в систему образования каждого учебного заведения.
На современном этапе развития основным механизмом развития системы общего образования является поиск и реализация изменений, способствующих качественным изменениям в деятельности муниципального образовательного учреждения, что приводит к переходу учебного заведения к режиму развития.
Качественные и количественные требования общества к системе общего образования формулируют четкие руководящие принципы создания важнейшего стратегического документа учебного заведения, работающего в инновационном образе жизни и берущего за основу программно-целенаправленную идеологию развития.
Одним из направлений развития является разработка и использование бланков муниципального общеобразовательного учреждения.
Целью данной курсовой работы является изучение утверждения, учета и хранения бланков организации на примере школы.
Исходя из заявленной цели были поставлены следующие задачи:
— рассмотреть понятие бланка и требования, предъявляемые к нему;
— изучить разновидности бланков;
— охарактеризовать МБОУ СОШ № 6;
— выявить особенности разработки, утверждения и введения в действие бланков МБОУ СОШ № 6.
Структура работы. Данная работа состоит из введения, в котором раскрывается актуальность выбранной темы, ставятся цели и задачи, двух глав и четырех параграфов, в которых раскрывается сущность рассматриваемого в данной работе вопроса, заключения, в котором делаются выводы и списка использованной литературы, который содержит перечень материалов, использованных при написании данной курсовой работы.

Заключение:

В заключение данной курсовой работы, на основании поставленной цели и заявленных задач сделаем краткие выводы.
Функционирование образовательной организации неразрывно связано с созданием документации, обеспечивающей ведение отчетности по всем управленческим операциям.
Деятельность руководителя по организации документооборота в общеобразовательной организации является важной составляющей административного процесса, направленного на реализацию:
 воспитательно-образовательного процесса в школе;
 решение кадровых вопросов;
 ведение сопутствующей хозяйственной деятельности.
Организация документооборота в общеобразовательном учреждении осуществляется строго в соответствии с нормативными требованиями, предусматривающими выполнение единых норм по составлению и заполнению документов в каждой школе.
Проверяющие органы требуют, чтобы руководители образовательных организаций при обеспечении системы делопроизводства опирались на такие нормативные акты: ГОСТ-Р 6.30-2003, в котором представлены унифицированные требования к составлению деловых бумаг.
Методические рекомендации по ведению делопроизводства, утвержденные приказом Росархива № 76 от 23.12.2009 г. Письмо Минобразования РФ № 03-51/64, в котором также содержаться методические рекомендации по работе с документами в ОУ.
Правила оформления документации также закрепляет Положение о ведении делопроизводства в школе, которое должно быть разработано и утверждено на локальном уровне с учетом особенностей управленческой структуры.
Правила составления каждого вида документов также подлежат строгой регламентации, закрепляемой локальной инструкцией установленного образца. Положения данного локального акта применимы к заполнению бумажных и электронных носителей, что позволяет гарантировать унификацию системы школьного документооборота. При этом представленные правила заполнения бумаг применяются к бухгалтерской, технической и другим специализированным видам документации только в части общих принципов.
В рамках данной курсовой работы нами была рассмотрена организация делопроизводства в МБОУ СОШ № 6, а именно ведение и хранение бланков.
Большинство документов необходимо составлять на бланках образовательного учреждения МБОУ СОШ № 6. Бланк включает постоянную информацию (реквизиты) об организации – авторе документа.
Требования к бланкам документов МБОУ СОШ № 6 установлены государственным стандартом РФ “Унифицированные системы документации.
На бланках оформляют только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке по нескольким адресам, то на бланке создают первый лист каждого экземпляра документа, предназначенного к отправке.
Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги – А4 (210 Х 297 мм) и А5 (210 Х 148 мм), меньший формат допустим для документов небольшого (до семи строк) объема.
Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее.
Бланк может быть произведен типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа.
Работникам МБОУ СОШ № 6 запрещается самостоятельно проектировать и изменять бланки документов.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – продольный и угловой. В первом случае все реквизиты бланка указывают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов их размещают в левом верхнем углу листа и выравнивают либо по левому полю, либо по центру.
Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, т. к. правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в положениях, актах, инструкциях), грифа адресования (в письмах, докладных записках), а также для написания резолюции.
Выбор способа размещения реквизитов (углового или продольного) осуществляется каждой организацией при разработке бланка. Наибольшее распространение получили угловые бланки для писем и продольные для приказов и других распорядительных документов.
В любой организации создается как минимум два вида бланков: бланк письма (используется для общения с внешним миром) и общий бланк (применяется внутри организации). Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта).
На бланке письма школы МБОУ СОШ № 6 размещены следующие реквизиты:
наименование ОУ (автора документа) согласно учредительным документам;
справочные данные ОУ (почтовый адрес, номера телефонов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению школы или детского сада);
код ОУ по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО);
основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);
отметка для размещения регистрационного номера и даты документа;
отметка для размещения ссылки на номер и дату документа.
Для внутренних документов МБОУ СОШ № 6 использует общий бланк, поскольку состав его реквизитов является одинаковым для всех видов документов.
Общий бланк МБОУ СОШ № 6 содержит следующие реквизиты:
наименование ОУ (автора документа) согласно учредительным документам;
отметка для размещения регистрационного номера и даты документа;
место составления или издания документа (географический пункт, в котором расположено ОУ).

Фрагмент текста работы:

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПОНЯТИЯ «БЛАНК»

1.1. Понятие бланка и требования, предъявляемые к нему

На сегодняшний день в разных организациях можно увидеть множество вариантов бланков, которые имеют различные виды: это русскоязычные бланки и двуязычные (оформлены на русском и иностранном языках), бланки с логотипами и другими похожими обозначениями и без них, бланки с большим количеством справочной информации об организации или полное ее отсутствие, черно-белые и цветные бланки.
В современном делопроизводстве понятие «бланк» достаточно точно определено в государственных стандартах и других документах, составляющих основу деятельности делопроизводителей и документоведов.
Определение бланка документа дается в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». По бланком документа понимается набор деталей, идентифицирующих автора официального письменного документа [19, С. 12].
Так же определение дано в разделе 2 «Терминология» Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, но есть дополнение: бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены детали, содержащие постоянную информацию для данного вида документа, в том числе постоянные части текста. Это может быть название типа документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая постоянная информация для этой группы документов, включая постоянные (трафаретные) части текста.
В пункте 5.2 Методических рекомендаций по реализации ГОСТ Р 6.30-2003 указано, что в бланке документа должны быть указаны сведения, идентифицирующие автора письменного документа: официальное наименование организации — автор документа, его ведомственная принадлежность и правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором находится руководящий орган организации. Кроме того, в состав формы также входят графические пометки, предназначенные для размещения обязательных деталей документов, которые будут сделаны на бланках.
Из вышеизложенного следует, что набор деталей для бланков документов может быть разным – главное, чтобы они определяли организацию, издающую тот или иной документ. Таким образом, каждая организация самостоятельно определяет, какими должны быть бланки составляемых документов.
В соответствии с пунктом 5.2 Методических рекомендаций по реализации ГОСТ Р 6.30-2003 понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила регистрации информации и ее размещения на машинных носителях принципиально различны.
Однако при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления) практикуется создание автоматических шаблонов или единообразных форм (электронных форм), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) (делопроизводство, офисные технологии, информационные технологии в управлении) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Главная задача ДОУ – обеспечение эффективной работы организаций различного профиля, совершенствование управленческого труда, удешевление и сокращение управленческого аппарата.
В настоящее время ведется работа над многими аспектами проблемы ДОУ, включая рабочие процессы с использованием информационных технологий, которые на практике часто называют автоматизированными документами, носят некоординируемый характер.
Организация рационализации и регулирования хранения документов на нетрадиционных носителях (электронных документах) приобретает все большее значение, и по-прежнему важна задача увязки аппаратной и программной среды, редакционных инструментов и других инструментов документации и обработки информации. Согласование этих систем и документов должно быть предметом особого внимания со стороны государства, поскольку они оказывают значительное влияние на потенциал и эффективность автоматизированного ДОУ.
Законодательство не содержит требований к формулярам, а также не предусматривает требования к оформлению документов только на бланках.
Например, для таких организационно-правовых форм коммерческих организаций, как акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия, закон предусматривает право, а не обязанность таких организаций иметь, в частности, бланки с их торговыми марками.