Курсовая с практикой на тему Управление информацией и документацией в Германии

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПРАВОВОЙ БАЗЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ЗА РУБЕЖОМ 5

1.1. Трактовка понятия «управление документацией» за рубежом 5

1.2. Нормативная правовая база управления документацией за рубежом. Международные стандарты 8

1.3. Специфика управления документацией за рубежом 10

2. АНАЛИЗ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В ГЕРМАНИИ 15

2.1. История становления, развития и нормативно-правовое обеспечение системы управления документацией в Германии 15

2.2. Архивная политика Германии 17

2.3. Проблемы электронного документооборота в Германии и пути их решения 21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 28

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 30

Введение:

В специализированных зарубежных источниках и научной литературе работа с документами трактуется как изготовление и сохранение в виде зафиксированной информации полных, точных и достоверных свидетельств управленческой деятельности.

В целом работа с документами включает: создание документов в процессе управленческой деятельности; проектирование, внедрение и эксплуатация системы документооборота; способы обеспечения соответствия сформированных документов определенным требованиям; управление документами, используемыми как в управленческой деятельности, так и в качестве архива.

Термин «управление записями» возник в США. Американские авторы Ф.В. Хортон и К. Леннон отмечают, что понимание важности управления документами возникло в США после Второй мировой войны, когда «страна увязла в бумажной волоките» и «возникла необходимость привести всю документацию в порядок».

Актуальность темы данной курсовой работы оправдана тем, что, с развитием современных технологий и внедрением электронных средств работы с документацией, произошло значительное увеличение количества документов на традиционном носителе — бумаге. Это серьезный барьер для того, чтобы предприятие оставалось «в тренде»: огромное количество бумажных документов может замедлить работу организации, что приводит к снижению качества работы и сбоям в управлении. По этим вопросам мнения практиков и ученых совпадают. Необходимо создать правовую основу для системы государственного документооборота и установить компетенцию государства в отношении документации государственных и негосударственных организаций. Также необходимо перейти от традиционной офисной работы к высокоэффективным системам управления, использующим современные технические и технологические ресурсы и достижения.

Цель курсовой работы: изучение организации документооборота на основе информационных технологий в Германии.

Для достижения этой цели необходимо рассмотреть следующие задачи:

1. рассмотреть теоретические основы правовой базы документооборота за рубежом

2. провести анализ архивной политики в Германии.

3. Дайте сравнительную характеристику российской и немецкой систем электронного документооборота.

Объект исследования — Германия.

Предмет исследования: характеристика организации документооборота в Германии на основе информационных технологий.

Методология исследования –теоретические разработки и практические методы, с помощью которых решались поставленные задачи.

Структура. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, использованных источников и литературы.

Заключение:

Особенности развития архивного дела в Германии, как и в Италии, определялись особенностями ее политической истории и, прежде всего, длительной политической раздробленностью. «Священная Римская империя», созданная в средние века, не была централизованным государством, а была лишь конгломератом разнородных политических организмов, каждый из которых жил своей отдельной жизнью. В империи не было централизованного административного аппарата, и поэтому не было предпосылок для складывания крупных архивов общеимперского значения. Архивы самих императоров хранились в их семейных династических архивах, в замках и дворцах их предков. Архивы отдельных имперских учреждений были разбросаны по разным городам. Наиболее значительными из них были архивы императорского двора и императорского совета, но они не были сосредоточены в одном месте, а хранились в архивах нескольких городов. Таким образом, от Империи не осталось значительного архивного наследия.

В то же время в отдельных, больших, малых и самых маленьких государствах, из которых состояла Германия, формировались их архивы. К 18 веку в германских государствах сложилось 3 типичных типа архивов:

1. Династический архив (HAUSARCHIV), содержащий документы о землевладении и правах наследования, актах о рождении, коронации, свадьбах и похоронах представителей династии и их семей, семейной и политической переписке семьи, материалы по содержанию дворцов. и придворный персонал, дворцовые фермы и доктор П. Иногда все эти материалы хранились вместе в резиденции государя, чаще они были разбросаны по отдельным замкам, иногда они частично хранились в реестре государственной канцелярии.

2. Государственный архив (Staatsarchiv), содержащий, прежде всего, документы по внешней политике — договоры с другими государствами, дипломатическую переписку и другие материалы, связанные с вопросами государственного права.

3. Архив для внутреннего управления — земство (Landesarchiv) — это понятие включало материалы по различным ветвям власти, в том числе по вопросам законодательства, права и суда, финансов и т. Д. Эти материалы редко концентрировались вместе, но чаще существовали в виде архивы в отдельных учреждениях.

Первые две категории архивов пользовались вниманием и заботой государей, поскольку они касались их прав внутри страны и за рубежом. Их содержали в лучших для того времени условиях; в XVII — XVIII вв. Правители часто нанимали опытных библиотекарей и архивов для их систематизации и каталогизации. Обычно в таких случаях материал подвергался научной систематизации в понимании того времени, то есть располагался по предметным рубрикам. Архивы, посвященные вопросам внутреннего управления, игнорировались, хранились в плохих помещениях и не использовались историками.

В первой половине 19 века в архивах немецких земель произошли изменения. Возрос интерес к внешнеполитической документации. Экспансия германских государств и борьба за гегемонию заставили обратиться к династическим архивам. Проведенные в этот период буржуазные реформы в той или иной степени и организация управления расширенными государствами требовали обращения к внутренней документации. Земский архив становится неотъемлемой частью государственного аппарата. Исторические общества создавались с целью публикации исторических памятников в Германии. Материалы земских архивов все шире используются исследователями, чем тайные династические и дипломатические архивы.

Фрагмент текста работы:

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПРАВОВОЙ БАЗЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ЗА РУБЕЖОМ

1.1. Трактовка понятия «управление документацией» за рубежом

Планирование — это определение целей и формулирование планов, стратегий, программ, политик, процедур и стандартов, необходимых для достижения желаемых целей организации. Для реализации планов должна быть какая-то организационная структура .

Людские и материальные ресурсы или вводимые ресурсы распределяются между различными подразделениями, и между подразделениями устанавливаются отношения. Организатор — вторая функция менеджера. Организация — это процесс развития структуры среди людей, функций и физических возможностей для выполнения планов и достижения поставленных целей.

Третья функция менеджера состоит в том, чтобы направлять и побуждать людей в организации добровольно предпринимать желаемые действия в соответствии с заранее определенными планами и целями. Мотивация — неотъемлемая часть направления к достижению желаемых результатов .

Четвертая и последняя функция менеджмента — это контроль для обеспечения целенаправленных действий в соответствии с планами и целями. Контроль включает в себя установление стандартов, измерения и сравнение фактических результатов со стандартом, а также необходимые корректирующие действия для устранения отклонений от плана.

Эксперты сходятся во мнении, что менеджмент — это отдельный вид деятельности, в первую очередь отвечающий за выполнение задач через других людей, и он отличается от всех других видов человеческой деятельности. Точно так же они также соглашаются с тем, что все управленческие функции универсальны, и все менеджеры в любой сфере человеческой деятельности выполняют эти типичные управленческие функции независимо от того, чем они управляют.

Однако у нас нет единого взгляда властей на то, что такое управленческие функции и что такое менеджмент. Различия во мнениях и подходах отражены в следующих часто цитируемых определениях менеджмента.

В специализированных зарубежных источниках и научной литературе работа с документами (делопроизводство) трактуется как изготовление и сохранение в виде зафиксированной информации полных, точных и достоверных свидетельств управленческой деятельности. В российском делопроизводстве и архивоведении нет эквивалентов термину «делопроизводство». В целом работа с документами включает: создание документов в процессе управленческой деятельности, а также способы обеспечения соответствия создаваемых документов определенным требованиям; проектирование, внедрение и эксплуатация системы документооборота (системы документооборота); управление документами используется как в управленческой деятельности (это традиционно относится к области управления документами — Records Management), так и в качестве архива (это традиционно относится к области управления архивами — Archives Administration). Исторически термин «управление записями» возник в США. Американские авторы Ф. У. Хортон и К. Леннон отмечают, что понимание важности управления документами возникло в Соединенных Штатах Америки после Второй мировой войны, когда «страна погрязла в бумажной работе» и «возникла необходимость положить все документация в порядке» .

Термин «документооборот» активно используется во всем мире. В Соединенных Штатах архивная организация называется Национальным управлением архивов и документации (NARA). В Германии используется термин «Schriftgutverwaltung», что переводится как «письменный документооборот». В Великобритании термин «управление записями» используется для обозначения термина «управление документами». Анализ работ американских и немецких исследователей позволяет сделать вывод об отсутствии единства среди ученых в понимании документооборота как научной категории. Однако большинство исследователей признают документооборот как полноценную функцию управления организациями, предприятиями и учреждениями, а также информационным ресурсом (например, К. Леннон, А. Морделл, К. Хар и др.).

Ф. Хортон и К. Леннон определяют управление документами как функцию управления, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, «прохождение через службу», временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Они считают, что управление документами является неотъемлемой частью управления информационными ресурсами организации и заслуживает того, чтобы называться одной из основных функций управления в организациях.

Учитывая значительный вклад американских исследователей в разработку проблемы документооборота, стоит обратить внимание на некоторые работы, имеющиеся в научной литературе. В этих работах авторы неоднозначно определяют место документооборота в системе управления организацией, учреждением и предприятием.

В настоящее время стандартизация в области документооборота позволяет эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности. Международная стандартизация — самостоятельное направление совершенствования документооборота. Международные нормы и стандарты разрабатываются комитетами Международной организации по стандартизации (ISO). Целью Технического комитета № 154 «Документы и информация в менеджменте, торговле и промышленности» является анализ вопросов стандартизации информационных элементов, форм и содержания документов, а также представления данных, используемых при обмене информацией. в менеджменте, торговле и промышленности. Результатом деятельности комитета стало принятие стандарта ISO 8439: 1990 «Формы. Базовая схема оформления», которая устанавливает формат, поля и зоны реквизитов для форм документов, используемых в администрации, торговле и промышленности .