Курсовая с практикой на тему Учёт и использование архивных документов

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПОНЯТИЯ АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТ……………………………………………………………………….5
1.1. Сущность и роль архивного документа ……………………………5
1.2. Классификация и функции архивных документов………………..8
2. АНАЛИЗ УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОТДЕЛЕ СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ ГОРОДА ЧЕРЕПОВЕЦ……………………………………………………………………..15
2.1. Проверка наличия и состояния архивных документов отделе судебных приставов г. Череповец………………………………………………15
2.2. Анализ автоматизированной системы учета архивных документов………………………………………………………………….……18
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………22
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………..24

Введение:

Архивы являются хранилищами опыта цивилизации, накопленного за столетия. Они делают этот опыт доступным для всех и обеспечивают базу для исторических исследований.
Благодаря доступу к архивной информации историки могут пролить свет на факты прошлого и развить интерес к молодому поколению истории, традиций стран и человечества.
Сохранение в истории документального богатства нашей страны является важнейшей задачей государственных и негосударственных архивов, общественных организаций, граждан России и, конечно же, долгом и обязанностью архивной службы России на всех уровнях.
Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически по всем возможным аспектам развития общества. Как отечественные, так и зарубежные исследователи постоянно ссылаются на архивные источники. Особенность архивного фонда и одно из его основных отличий от других информационных фондов заключается в том, что его объем постоянно увеличивается за счет новых поступлений, и с течением времени информационная, историческая и научная ценность архивной информации не уменьшается, а, наоборот, постоянно увеличивается. Поэтому интерес исследователей к архивной информации возрастает.
Архивный документ представляет собой ценный документ, который не имеет подобной информации, содержащейся в любых других источниках, невосполнимым при потере его стоимости.
Особо ценным является документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий неизбежную культурную, историческую и научную ценность, имеющую особое значение для общества и государства в целом.
Актуальность данной темы заключается в том, что именно архивные документы помогают исследователю познать эпоху и проследить закономерность происходящих изменений.
Целью данной работы является рассмотрение состояния архивных дел на современном этапе.
Объектом исследования данной работы является отдел судебных приставов г. Череповец. Предметом исследования данной работы является рассмотрение учета и использования архивного документа.
В соответствии с поставленной целью, можно выделить следующие задачи:
̶ рассмотреть сущность и роль архивного документа;
̶ рассмотреть классификацию и функции архивных документов;
̶ описать проверку наличия и состояния архивных документов;
̶ провести анализ автоматизированной системы учета архивных документов.

Заключение:

Архивный документ является ценным материальным носителем информации, которая хранится или сохраняется в силу ее важности для общества или владельца. Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически по всем возможным аспектам развития общества. Как отечественные, так и зарубежные исследователи постоянно ссылаются на архивные источники.
Вопросы укомплектования архивами, а также хранения и использования архивных документов касаются науки архивного дела. Основное различие между архивной наукой и документологией заключается в том, что архивная наука имеет дело с информацией, которая не актуальна в настоящее время.
Таким образом, записи архивных документов – отличная возможность проверить наличие всех документов, перечисленных в архиве. Учет архивных документов предотвращает их исчезновение и защищает от различных неприятностей, связанных с утечкой информации.
Выпуск любой бумаги из архива подлежит обязательной регистрации в специальной книге. Из всего вышесказанного следует, что учет архивных документов является одним из наиболее важных действий при работе с архивом. Это не только необходимое правило, оно также позволяет отслеживать состояние архивов и, при необходимости, регулировать его работу.
Проверка наличия и статуса документов является одним из основных видов архивных работ. Это наиболее эффективная, хотя и очень трудоемкая, операция по улучшению хранения и управления записями. Результаты проверки доступности для обеспечения получения точных данных об объеме и состоянии дел позволяют наиболее рационально планировать всю дальнейшую работу по обеспечению безопасности документов.
Проверка наличия и статуса документов проводится с целью установления:
̶ фактического наличия единиц хранения и их соответствие, что указывается в описаниях (бухгалтерский учет и описание книги).
̶ идентификация документов, которые подлежат различным видам реставрации и технической обработке.
Документам уделяется большое внимание, так как их невозможно сохранить без учета документов. Даже экономический аспект архивного дела невозможен без учета. Если не знать сколько документов в архиве, нельзя определить, сколько сотрудников требуется для их сохранения и обработки, и какой фонд заработной платы для этого необходим.
Основным инструментом оптимизации практики архивного хранения должны быть информационные и телекоммуникационные технологии, позволяющие перевести в электронную форму большую часть хранимых архивных документов.
Если же данное мероприятие внедрить, тогда:
̶ значительная часть бумажных документов может быть утилизирована, что поможет сэкономить на хранении;
̶ в результате оцифровки будет создан электронный архив, что значительно упростит поиск требуемой информации;

Фрагмент текста работы:

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПОНЯТИЯ АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТ

1.1. Сущность и роль архивного документа

Документ – это результат закрепления информации об объектах объективной реальности и умственной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или иным образом на любом носителе.
Архивный документ – это концепция, которая, как известно, сформулирована на законодательном уровне. По своему содержанию это многофункциональный информационный объект со многими социально значимыми функциями [6, 368 c.].
Следует также отметить, что архивные документы являются своего рода матрицей социальной памяти, важным социокультурным объектом, который транслирует опыт предыдущих поколений и обеспечивает преемственность между ними.
Одним из важных свойств архивных документов является то, что они являются неотъемлемой частью общенациональных цивилизационных и культурных ценностей нации, которые составляют основу ее духовного наследия и определяют его самобытность и интеллектуальный прогресс.
Архивы бывают нескольких видов:
1. государственный архив – федеральное государственное учреждение, созданное Кабинетом Министров Украины или государственным учреждением субъекта Российской Федерации, созданное органом государственной власти субъекта Российской Федерации, осуществляющим хранение, укомплектование штатов, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
2. муниципальный архив – структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципального учреждения, созданное тем органом, который осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации;
3. Архив организации – структурное подразделение организации, которое хранит, управляет, ведет учет и использует документы Архивного фонда Российской Федерации, а также другие архивные документы [12, 248 c.].