Курсовая с практикой на тему Требования к конструированию бланков. Виды бланков

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

1 Требования, предъявляемые к составлению и оформлению бланков документов 5

1.1 Понятие и виды бланков документов организации 5

1.2 Общие требования оформления бланков документов 6

1.3 Оформление различных видов бланков 8

1.3.1 Бланк письма 8

1.3.2 Общий бланк 14

1.3.3 Бланк конкретного вида документа 14

2 Примеры оформления бланков 16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 21

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ 23

Введение:

Каждый секретарь должен досконально знать правила и порядок оформления различных документов. От правильности их соблюдения зачастую зависит будет ли конкретный документ иметь юридическую силу или нет. Чтобы значительно упростить процесс оформления отдельных видов документации, можно прибегнуть к их оформлению на готовом бланке.

Бланк является «заготовкой» для будущего документа. В зависимости от вида документа, бланк содержит определенный набор реквизитов, присущих конкретному виду деловой бумаги. Использование бланка не только значительно упрощает процесс создания документа, но и уменьшает временные затраты, связанные с процедурой оформления, что определяет актуальность работы.

Цель курсовой работы – исследовать требования к конструированию бланков и их виды.

Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:

• проанализировать понятие и виды бланков документов организации;

• рассмотреть общие требования оформления бланков документов;

• рассмотреть оформление различных видов бланков.

Предмет – бланки документов.

Объект – реквизиты бланков.

Теоретической базой исследования являются работы авторов, таких как Басаков М.Н., Быкова Т.А., Зайцева Е.В., Кирсанова М. В., Шувалова Н. Н.

Методы исследования: системный подход к данной теме, а также сбор тематической информации, изучение документов, анализ текста нормативно-правовых актов.

Структура работы состоит из:

1) введения.

2) теоретической части, где рассмотрены виды бланков и их реквизиты.

3) практической части, где представлены примеры оформления документов.

4) Заключения, которое представляет итог по проведенной работе.

Заключение:

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно–методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

Независимо от способа изготовления, бланки документов конкретной организации должны разрабатываться с учетом требований государственного стандарта не только к составу, но и порядку расположения реквизитов.

Состав реквизитов бланка конкретного вида документа аналогичен составу реквизитов общего бланка, но содержит указание на вид документа. Такой бланк целесообразно применять в организациях, которые издают значительное количество данных видов документов.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически является разновидностью общего бланка, т.к. общий бланк без употребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов – служебного письма, поэтому нет необходимости указывать на нем наименование вида документа.

Поэтому в бланке письма на месте реквизита «Наименование вида документа» располагается реквизит «Справочные данные об организации», а на месте реквизита «Место составления документа» размещается реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», который крайне необходим при переписке.

Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам.

Бланк структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Наименование структурного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита «Наименование организации».

Фрагмент текста работы:

1 Требования, предъявляемые к составлению и оформлению бланков документов

1.1 Понятие и виды бланков документов организации

Бланком называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов .

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: «бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста» .

Существует электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Соответственно, существует электронный бланк документа.

Состав видов бланков, применяемых в организации, утверждается руководителем по представлению службы ДОУ. Бланки должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам .

Бланки с воспроизведением Государственного герба РФ изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющие выданные Министерством РФ по делам печати, телерадиовещания и средств массовых телекоммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. Изготовление бланков без государственного герба РФ на компьютерных принтерах и копировально–множительных аппаратах осуществляется только с разрешения службы ДОУ. Употребление бланков произвольной формы не разрешается .

Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Устанавливаются два основных формата бланков документов: А4 (210*297 мм) – основной формат; А5 (210*148 мм) – допускается для оформления коротких бланков, например, справок, командировочных удостоверений. Бланки бланков следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки бланков следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

• общий бланк;

• бланк письма;

• бланк конкретного вида бланка.

1.2 Общие требования оформления бланков документов

Каждый лист бланка, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее :

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Электронные шаблоны бланков должны быть защищены от несанкционированных изменений.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой и продольный.

Угловой вид бланка – расположение реквизитов и границы зон на формате A4 углового бланка в углу, длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Продольный вид бланка – реквизиты расположены горизонтально, длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Реквизиты бланков документов размещаются одним из способов :

• центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

• флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки бланков на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (государственных языках) республик – справа) или продольные (реквизиты бланка на русском языке – сверху, реквизиты бланка на государственном языке (государственных языках) республик – ниже).

Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках – русском и английском или ином иностранном языке.