Курсовая с практикой на тему Традиционный и электронный документооборот. Сравнительный анализ

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 3
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ
ДОКУМЕНТООБОРОТА.. 6
1.1 Понятие и сущность
документооборота. Его роль в управлении организацией  6
2 ФОРМЫ ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В
ОРГАНИЗАЦИИ: ТРАДИЦИОННАЯ И ЭЛЕКТРОННАЯ.. 18
2.1 Традиционная (бумажная) форма. 18
ведения документооборота в
организации. 18
2.2 Электронный документооборот: 23
история и преимущества использования. 23
3 СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ТРАДИЦИОННОГО
И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТОВ.. 27
ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 30
ПРИЛОЖЕНИЕ 1. 32
ПРИЛОЖЕНИЕ 2. 33
ПРИЛОЖЕНИЕ 3. 34
ПРИЛОЖЕНИЕ 4. 35
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 36

Введение:

На современном этапе
развития организаций, их организационных структур в целом, их хозяйственной и
производственной деятельности ни для кого не является неизвестным понятие
«документооборот». Напротив, многие руководители как малых предприятий, так и
крупных холдингов уделяют должное внимание ведению и становлению
документооборота на предприятии.

Еще несколько десятилетий
назад к этому производственному вопросу относились не внимательно, иногда
совсем пренебрегая решением данного вопроса, отводя ему одну из последних ролей
в решении производственных задач.

Информация на любом этапе
становления общества играла достаточно важную роль. Для современного общества
характерно понятие «информационное», которое подчеркивает исключительную роль
владением информацией во всех областях деятельности.

Весь управленческий
процесс общества, по сути, есть сбор, обработка, передача, хранение и поиск
используемой информации, которая необходима для принятия решений. Каждое
принятое решение — это новая информация, предназначенная как для использования
внутри организации, так и для передачи ее внешним потребителям (вышестоящим
организациям, контролирующим органам и т.д.).

Для современного бизнеса
информация является ценным источником, своевременность и качество которой влияют
на оперативность и быстроту принимаемых решений, а возможно и даже
конкурентоспособность организации в целом на рынке большого количества
предприятий в целом.

Каждая организация разрабатывает свою организационную
структуру, для которой характерны определенные уровни управления в зависимости
от того, какие задачи решаются на каждом из них. Для небольших организаций характерна
неразветвленная структура, включающая руководящий и оперативный уровни; в
средних и крупных организациях – как минимум четыре уровня: руководящий,
стратегический, тактический и оперативный.

Каждому из этих уровней
управления присущи свои внутриуровневые процессы, решающие определенные задачи.
И на каждом уровне принимаются определенные решения, которые фиксируются в
различных управленческих документах: для планирования готовятся различные планы;
для учета создаются документы в виде составления и обработки статистической,
бухгалтерской и оперативно-технической документации; в деятельности руководства
образуются различные распорядительные и организационные документы, а также
различные инструкции, методические указания и т.д.

Все документы,
вращающиеся в организации, создают определенные документопотоки, создающие
единое целое организации – документооборот.

В этом и заключается
актуальность темы, что вся документация, представляющая единый документооборот
организации, тесно связана со всеми формами управленческой деятельности,
которая необходима управленческому аппарату и выступает в роли передачи
информации между структурными подразделениями и аппаратом управления в целом. Какой
бы формой не был представлен документооборот в организации, основными задачами
являются оперативность и достоверность передаваемой информации. И для решения
данных задач необходимо обеспечить в организации ту систему документооборота,
которая будет соответствовать данным требованиям.

Цель исследования –
провести сравнительный анализ между традиционным и электронным документооборотами.

Объект исследования –
документооборот.

Предмет исследования –
традиционный и электронный документообороты.

Для достижения
поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть теоретические основы
организации документооборота в целом.

2. Изучить традиционный документооборот и
электронный документооборот.

3. Провести сравнительный
анализа между традиционным и электронным документооборотами.

При проведении
исследования использовались следующие методы: изучение и анализ
нормативно-законодательной и источниковой базы, литературные источники,
интернет-ресурсы.

Курсовая работа состоит
из введения, трех разделов, заключения, списка использованных источников.

Во введении раскрывается
актуальность темы, ставится цель и задачи, характеризуются методы исследования
и структура работы.

В первом разделе
рассматривается теоретические основы организации документооборота, его роль в
управлении организацией.

Во втором разделе изучаются
принципы и организация ведения бумажного и электронного документооборотов.

В третьем разделе
проводится сравнение двух форм документооборотов.

В заключении подводятся итоги
проделанной работы.

Заключение:

Документооборота в
современных рыночных условиях занимает не последнюю ступень в организации
работы всего предприятия.

Очень важно организовать
ведения всего документооборота, выбрать технологию его ведения на профессиональном
уровне. При этом лучше всего это делать на начальном этапе создания
организации. Рассмотрев детально обе
формы ведения документооборота, традиционную, занимавшую нишу последние
десятилетия и настолько привычную для понимая, и электронный, ворвавшийся в
размеренную работу организаций, но уже ставший настолько удобным, что многие
организация внедряют его в свое управления. Но нельзя четко утверждать какой из
вышеперечисленных форм является хуже или лучше. Каждый имеет свои достоинства и
недостатки.

Привыкнув работать с
традиционным документооборотом, очень трудно поменять всю наработанную систему.
Бесспорно, у электронного документооборота имеется свои недостатки. Их стоит
брать во внимание, внедряя систему на своем предприятии. Если в компании есть
какой-то пусть и небольшой опыт работы с электронным документооборотом, то
стрессов вопрос о переходе или внедрении чего-то нового в системе электронного
документооборота, не вызывает у сотрудников. Если же в организации давно
действует традиционных документооборот, то система реформирования может вызвать
определенный стресс у сотрудников. Все новое всегда принимается с трудностями.
Нужно принимать во внимание, что придется понести определенные затраты на
приобретение программ и систем документооборота, их внедрение и дальнейшее
обслуживание.

Большим недостатком в
системах электронного документооборота являются существующие пробелы в
информационной безопасности. На рынке продается огромное количество «пиратских»
дисков с базами данных государственных структур, у которых хорошая защита, что
уж говорить о предприятиях малого и среднего бизнеса[1]. Для недобросовестного
конкурента получить информацию, размещенную на бумажных носителях, сложнее.
Документы на бумажных носителях хранятся в защищенных сейфах, под замками,
особенно если это относится к конфиденциальным документам, кадровым и т.д. И
здесь, конечно, прослеживается преимущество за традиционным документооборотом.
С электронными базами данных намного проще, так как можно взломать даже
дорогостоящую программу с высокой степенью защиты.

Следующим недостатком
можно считать резкое увеличение потока документооборота, в итоге серверы не
справляются, падает производительность труда. При наличии бумажного
документооборота такой резкий рывок невозможен. Но все же, основные проблемы,
которые постоянно пытаются решить специалист, работающие в службах документационного
обеспечения – это сокращение количества документов, вращающихся в организации.
Постоянная проблема бумажного документооборота – дублирование документов. Еще
одной проблемой бумажного документооборота является неоднократная регистрация
документов, хотя одним из основных принципов можно назвать однократность
регистрации документа.

Но при всех своих
недостатках СЭД имеет огромное количество преимуществ (ПРИЛОЖЕНИЕ 4). Одно из
них то, что электронный документооборот минимизирует количество ошибок или утерю
документов, повышает оперативность работы и эффективность всех бизнесс-процессов.

Эффективность от
внедрения все же очевидна. Нельзя однозначно утверждать о том, какой из
документооборотов лучше. Каждая организация сама решает, какую форму ведения
документооборота использовать в своей работе. [1] Иванов С.Л., Шамин
А.А. Расширение возможностей защиты информации в MS Excel посредством
применения макросов // Вестник НГИЭИ. 2016. № 4 (59). С. 93-98.

Фрагмент текста работы:

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В процессе своей
деятельности в любой организации образуются различные виды документов, которые
несут в себе информацию, связанную с трудовой деятельностью организации, число
которых постоянно увеличивается.

Документы, которые
формируются в организации, нередко оказываются лишними или дублирующими, что
создает определенный беспорядок в документах организации и нередко вносит
путаницу в ее деятельность. Чтобы избежать подобных ситуаций, очень важно
грамотно построить делопроизводство в своей организации.

1.1 Понятие и сущность
документооборота. Его роль в управлении организацией Процесс управления любой
организацией базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще
всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия
любого решения.

Документы являются
важнейшими носителями информации и составляют основу информационной среды любой
организации. Для выполнения своих прямых обязанностей, которые прописаны в
должностных инструкциях, руководители и исполнители используют разные виды
документов документы, таких как законодательные, организационные,
распорядительные, информационно-справочные, кадровые, планово-финансовые,
бухгалтерские и др. Можно с точностью сказать, что все это необходимых
документов и они имеются в любой организации. В то же время управление
организацией требует создания различных видов документов, без которых
невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования,
бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового
обеспечения деятельности организации и т.п[1]. [1] Полховская, Т.
Роль документации при создании эффективной системы менеджмента организации
[электронный ресурс] / Т.Полховская [и др.]. – Режим доступа. —
http://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=1880101