Курсовая с практикой на тему Типовые функции секретаря. Деятельность секретаря в ОАО «РЖД»

Содержание:

Введение. 3

Глава 1. Теоретические предпосылки исследования. 4

1.1 История происхождения и понятие секретарской
работы.. 4

1.2 Основные виды секретарей и их обязанности. 6

1.3 Нормативно-правовое регулирование деятельности секретаря. 10

Глава 2 Роль и обязанности секретаря в организации. 15

2.1 Роль и обязанности секретаря по должностной
инструкции секретаря начальника железной дороги отдела управления делами
Калининградской железной дороги – филиала ОАО «РЖД». 15

2.2 Анализ круга обязанностей секретаря начальника
железной дороги отдела управления делами Калининградской железной дороги –
филиала ОАО «РЖД»  17

Глава 3 Статус секретаря сегодня. Типичные ошибки
секретарей. 19

3.1 Статус секретаря в настоящее время. 19

3.2 Типичные ошибки секретарей. 22

Заключение. 27

Список использованной литературы   28

Введение:

Актуальность данной темы обусловлена тем, что на
сегодняшний день ни одно учреждение, ни одна коммерческая организация,
муниципальное предприятие или небольшая фирма не сможет существовать без
секретаря, выполняющего организационно-распорядительную работу. В современном
профессиональном мире успешность управленческой деятельности во многом зависит
от качества и эффективности информационного и документного обслуживания
секретаря. Также следует отметить, что секретарь – это «правая» рука директора,
без которого он не сможет эффективно руководить всем рабочим процессом на
предприятии или фирме.

Объектом данной работы является процесс организации
работы секретаря.

Предмет работы – организация работы секретаря в ОАО
«РЖД».

Целью работы является анализ должностной инструкции и
работы секретаря на примере ОАО «РЖД».

Для достижения поставленной цели необходимо решить
следующие задачи:

— рассмотреть теоретические аспекты работы секретаря;

— определить правовую основу работы секретаря; —
проанализировать должностную инструкцию секретаря начальника железной дороги
ОАО «РЖД»;

— рассмотреть статус секретаря и основные ошибки
работы. Методами, используемыми при написании данной работы,
являются сравнительно-правовой, анализ, экспертные оценки, сравнение.

Информационной базой
работы является нормативно-правовые акты, учебная литература, периодические
статьи и аналитические материалы, размещенные в сети «Интернет».

Заключение:

Секретарь-лицо организации. Это человек с большим
количеством знаний, чья качественная и успешная работа во многом зависит от
нормального функционирования всей организации.

Сегодня профессия секретаря считается заслуженной. Но
это не означает, что деятельность секретаря не требует каких-либо физических и
умственных усилий. Напротив, область ответственности этого сотрудника довольно
обширна и ответственна. Секретарь все еще в поле зрения, как и его работа.
Секретари занимаются высокой интеллектуальной работой, от которой зависит успех
каждой компании, организации и предприятия. Этот сотрудник всегда гораздо более
осведомлен о работе компании, чем сотрудники других отделов.

Поэтому каждый сотрудник должен знать и соблюдать
основные правила хорошего секретаря:

— иметь некоторые личные и профессиональные качества.
Они выглядят презентабельно. Помните, что формальный деловой стиль помогает
общаться с коллегами, посетителями,

— иметь хорошо организованное рабочее место для
эффективной и качественной работы;

— иметь психологические знания, то есть быть готовым
адаптироваться к стрессовым форс-мажорным обстоятельствам, которые часто
происходят в процессе работы.

Таким образом подводя
итог данной работы, можно сделать вывод, что секретарь является важным звеном в
работе всякой организации, на него возлагаются ответственные задачи и от
качества их выполнения зависит работа организации в целом.

Фрагмент текста работы:

Юбилей секретарской канцелярии в России может быть
принят 27 февраля 1720 года, когда вышел указ Петра I "о создании
государственных колледжей". Впервые в нем был "Секретариат"[1].

В 1840 году первые личные секретари правителей в
России появились на крупнейших в то время Путиловских и Невских заводах. Вскоре
секретари появились во многих других компаниях, что стало признанием
необходимости работы с предпринимателями.

Со временем руководители стали обращаться к секретарям,
что привело к необходимости специальной подготовки. А в 1868 году в Харькове
открылись первые секретарские курсы. В США такие учебные заведения появились
только в 1879 году, в Великобритании и Франции-в 1900-1907 годах.

С 1884 года в России издавалось 8 торговых журналов
для секретарей. Личные секретари также могут улучшить свою квалификацию на
различных курсах. Из статей в журналах" тапускрит "и" ярлык
" можно было узнать, что нужно личному секретарше.

В начале 1920 — х годов профессия секретаря развивалась
особенно быстро, так как обязанности секретаря имели большое значение в
советском государственном устройстве.

Однако самый яркий день профессии секретаря в
Советской России был недолгим. В 1925 году секретари были приравнены к пишущим
машинам и мессенджерам и рассматривали их только как "техников и
техников".Затем секретари были разделены на две группы, четко определенные
функциями и зарплатами. Первый-помощник-спикер (с элементами творческой
работы), а второй — секретари, выполняющие чисто технические функции-пишущие
машинки. В результате престиж профессии секретаря давно утрачен.

Возрождение профессии секретаря началось в 1970 — х
годах. его представители требовали сложных знаний и высокого уровня
профессионализма.

Теоретическая и практическая подготовка секретаря
зависит от эффективности и качества работы всего управленческого сектора
организации или компании. Именно поэтому в последнее время большое внимание
уделялось профессиональной подготовке и переподготовке секретаря.

Т. В. Кузнецова определяет термин" секретарь
" как довольно сложный, который имеет много переходов от секретаря —
заместителя начальника, секретаря — спикера, секретаря-ученого, секретаря
структурной единицы до технического секретаря.

В словаре русского языка указано, что слово
"секретарь" заимствовано из шестнадцатого века – вероятно, в середине
польского языка – латыни, где секретариат был "участником тайных
собраний" (лат. Скрытый-отдельный, особенно скрытый).

На сегодняшний день наиболее полное понятие
"секретарь" появляется в словаре иностранных слов.
"Секретарь" (Средневековая Латинская. секретариат, по сути,
доверенное лицо):

1) Избранный или назначенный руководитель
государственного учреждения или организации;

2) статус офицера (напр.);

3) лицо, ответственное за проведение собрания,
ответственность Ак, собрание;

4) переписка сотрудника, лица, организации,
учреждения, выполняющего офисную работу"»

В России должность секретаря родилась в восемнадцатом
веке. И сначала как личный секретарь российского императора. Речь идет о первой
четверти восемнадцатого века. Секретарь станет все более обязательным
официальным учреждением. Текущие действия этого периода определяют формальные
обязанности секретаря и определяют сферу его деятельности.

Очень интересное определение термина" современный
секретарь " было дано международными профессиональными секретарями
(профессиональными секретарями международными). По словам клуба, современный
секретарь-заместитель президента, который любит и Здоров, со всеми
профессиональными навыками, необходимыми для работы в офисе, один из тех, кто
принимает решения под своей властью и, при необходимости, контролирует
покупателя. Это определение сочетает в себе актуальность профессии и общие
требования к специалисту.

Примечательно, что традиционное отношение к секретарше
как техническому переводчику в этом направлении полностью изменилось. Теперь
это сотрудник со специальным профессиональным образованием, с высоким уровнем
интеллекта, который может легко найти подход для каждого человека (будь то
коллега или клиент организации).

Современные секретари-это специалисты в области
информационных технологий, психологии, свободно говорящие на иностранном языке. 1.2 Основные виды секретарей и их
обязанности Многие секретарские должности не квалифицированы. На
практике существует в этой деятельности различные виды деятельности, например,
управление документацией и документально не обслуживание управленческих
процессов.

Единый индекс
квалификации руководящих, профессиональных и других должностей (ЕКС),
предназначенный для вознаграждения рабочих мест и назначения тарифных
категорий, содержит следующий список должностей, начинающихся со слова
«секретарь»[2]: [1] Вялова Л.М. Делопроизводство для
секретаря в вопросах и ответах. — М.: МЦФЭР, 2006. — 224 с. [2] Труханович Л.В. Справочник по
кадровому делопроизводству / Л.В. Труханович, Д.Л. Щур. — 4-е изд., перераб. —
М.: Дело и Сервис, 2006. — 640 с.