Курсовая с практикой на тему Тема из файла на выбор тема 11 Анализ деятельности архивов организаций

Содержание:

Введение 3

1 Изучение деятельности архивов организаций 5

1.1 Законодательная база нормативно-методического обеспечения архивного хранения организации 5

1.2 Деятельность архивов организаций 10

2 Анализ деятельности архива организации 16

2.1. Анализ деятельности архива организации на примере ОАО «КМЗ 1 Мая» 16

2.2 Мероприятия по совершенствованию управления и организации архивного дела 21

Заключение 26

Список использованных источников 28

Введение:

Актуальность работы. Деятельность организации, учреждения или компании, независимо от ее организационно-правовой формы, связана с документооборотом, целью которого является предоставление информации для поддержки принятых управленческих решений на всех уровнях.

Документы используются для поддержания функциональных процессов организации, от деловой переписки до кадровой документации. Актуальность данной работы имеет большую практическую и информативную ценность для правильной организации работы архивиста с документами, необходимость работы над их улучшением и соблюдение нормативных и методических указаний, свидетельствует об эффективности и социальной значимости работы. Развитию сектора хранения архивных документов в последнее время способствовало появление значительного числа неправительственных организаций, которые формируют большое количество различных документов, многие из которых необходимо передать, архивные хранилища, имеющие большую практическую и юридическую ценность.

В современное время, чтобы повысить эффективность управления в социальной сфере нужно совершенствовать работы с документами, ведь принимая решение, которое затрагивает все уровни учреждения как в нем, так и вне его, специалисты обязаны опираться на служебный документ, на информацию.

Организация работы с документами влияет на эффективность работы аппарата управления, организацию и условия труда работников. От того, как целесообразно и профессионально ведется документация, зависят успехи управленческой деятельности любой организации.

В процессе любого предприятия создаются огромные массивы документов. Они считаются неотъемлемой частью любой организации, ведь считаются основным носителем информации, они обеспечивают решение вопросов как финансовой деятельности, так и правового статус.

Специалисты Запада ориентируются на ликвидирование организационного и технологического разрыва между ведомственным хранением документов и делопроизводством, а в России есть собственные сложившиеся исторически традиции в сфере работы с архивной документацией.

Объект исследования – деятельность архивов организаций.

Предмет исследования – архивные документы.

Цель исследования – изучить особенности деятельность архивов организаций

Для достижения поставленной цели необходимо решение ряда взаимосвязанных задач:

1. изучить особенности законодательной базы нормативно-методического обеспечения архивного хранения организации;

2. проанализировать деятельность архивов организаций;

3. проанализировать деятельность архива организации на примере ОАО «КМЗ 1 Мая»;

4. описать мероприятия по совершенствованию управления и организации архивного дела.

Методы исследования. Анализ и обобщение научной и методической литературы по проблеме исследования.

Методологической основой для исследования послужили научные труды известных отечественных исследователей.

Структура курсовой работы включает введение, две главы, заключение и список используемых источников.

При написании работы были использованы учебные пособия, статьи и научные исследования, авторы которых рассматривают вопросы выбранной нами темы.

 

Заключение:

Таким образом, составление, оформление документов и организация работы с ними регламентируются законодательными и нормативно-методическими ак¬тами, их знание и выполнение обязательны для всех, кто имеет дело с документами.

Документы являются основными способами предоставления информации на любом современном предприятии.

Архивы – это хранилища опыта цивилизации, накопленного веками. Они делают этот опыт для всех, а также служат основой для исторических исследований.

Доступ к архивной информации дает историкам и краеведам возможность пролить свет на факты прошлого и развить интерес к истории и традициям своих стран и всего человечества подрастающего поколения.

Сохранение документального богатства нашей страны для истории – важнейшая задача государственных и негосударственных архивов, общественных организаций, граждан России и, конечно же, долг и ответственность архивной службы России на всех уровнях. Архивные документы – главный источник достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества.

Как отечественные, так и зарубежные исследователи постоянно обращаются к архивным источникам. Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий его от других информационных фондов является то, что его объем постоянно увеличивается за счет новых поступлений, а информативная, историческая и научная ценность архивной информации со временем не уменьшается, а наоборот, постоянно увеличивается.

Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи. Архивы – это те незаменимые вполне реальные нити, которые связывают день сегодняшний с ушедшим.

Хорошо организованные и правильно комплектуемые они — условие нашего «нового знания о прошлом», которое современная наука способна значительно обогатить и уточнить.

На основе проведенного в работе анализа архивного хранения документов на примере ОАО «КМЗ 1 Мая», определены следующие приоритеты в этой области:

— Устранение проблем не соблюдения температурно-влажностного режима.

Соблюдение температурно-влажностного режима также является одним из основных требований к обеспечению сохранности документов архива, приведенных в главе 4 Основных правил работы архивов организаций.

— Устранение проблемы отсутствия ПК у старшего архивариуса.

Покупка ПК архивариусу даст возможность создания электронного архива, тем самым будет упрощен поиск необходимой информации, сократится время на поиск, появится возможность пользования документом сразу нескольких лиц.

На устранение каждой из вышеперечисленных проблем потребуются определенные материальные затраты, определенное количество рабочей силы и времени.

Реализация разработанных предложений должна привести к тому, что:

— повысится эффективность использования площади архивохранилища;

— уменьшится загруженность архивохранилища;

— существенно облегчится работа по поиску документов.

Фрагмент текста работы:

1 ИЗУЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ

1.1 Законодательная база нормативно-методического обеспечения архивного хранения организации

Порядок архивного хранения документов в организации регламентируется:

1. Закон об архивном деле в Российской Федерации;

2. Основные правила работы архивов организаций;

3. Методические рекомендации по разработке инструкций;

4. Перечень типовых управленческих документов;

5. Перечень НТД.

Закон определяет ряд ключевых архивных понятий:

1. архив;

2. архивный фонд;

3. архивный документ;

4. документы Архивного фонда Российской Федерации;

5. особо ценный документ;

6. уникальный документ;

7. документ по личному составу;

8. документ постоянного, длительного и временного срока хранения и другие архивные термины и понятия.

Закон разъясняет, что в нашей стране проводится единая государственная политика в области архивного дела (ст. 4, п. 1).

Закон разграничивает полномочия в области архивного дела между РФ, субъектами РФ и муниципальными образованиями и устанавливает следующие виды собственности архивных документов:

1. федеральная собственность;

2. собственность субъектов Российской Федерации;

3. муниципальная;

4. частная.

К архивным документам, которые находятся в частной собственности относятся следующие документы:

1. организаций, действующих на территории РФ и не являющихся государственными либо муниципальными, в т. ч. общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства (далее — негосударственные организации);

2. созданные гражданами или законно приобретенные ими.

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», под архивом понимают учреждение или структурное подразделение организации, реализовывающие комплектование, учет, хранение и использование архивных документов .

Архив должен быть основан в каждой организации. Архивное хранение культурных и исторических документов и дел нужно для того, чтобы вся важная и ценная информация сохранилась как можно дольше. Что касается документов организаций, они подлежат обязательному хранению, так как содержат важные сведения.

Исходя из деятельности организации, могут формироваться следующие виды архивов:

— центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

— центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

— объединенный архив, который хранит документы нескольких организаций отрасли, которые связаны системой соподчиненности либо однотипных по профилю деятельности;

— архив организации, который хранит документы только данной организации и ее предшественников.

Архивы могут образовываться как самостоятельные единицы либо как структурные подразделения в составе архива организации.

Архивное дело подлежит правовому регулированию. Правовое регулирование архивного дела охватывает не только законодательные акты, непосредственно относящиеся к архиву, но и другие законодательные нормы, косвенно затрагивающие архивное дело.

Архивное законодательство – это совокупность законных и нормативно-правовых актов, принятых органами власти. Архивное право соединяет в себе законные акты, принятые высшими органами государственной власти, подзаконные ведомственные правила и инструкции о деятельности архивов.

Архивные правовые нормы и источники архивного права включают в себя:

– законы (федеральные конституционные законы, федеральные законы, кодексы и законы субъектов);

– подзаконные акты (указы Президента РФ; постановления правительства РФ; приказы, инструкции, положения Министерств; решения и постановления местного органа государственной власти; нормативные акты муниципальных органов и локальные нормативные акты).