Курсовая с практикой на тему Соотношение бумажного и электронного делопроизводства в документационном обеспечении управления

Содержание:

Введение 2
Глава 1. Теоретические аспекты организации делопроизводства 4
1.1 Сущность делопроизводства 4
1.2 Нормативно-правовое регулирование делопроизводства Российской Федерации 8
Глава 2. Перспективы внедрения электронного делопроизводства 15
2.1 Особенности внедрения электронного документооборота 15
2.2 Системы электронного документооборота: тенденции развития, применение в деятельности организаций, проблемы внедрения и пути их решения 19
Заключение 27
Список использованных источников 29

Введение:

На повестке стратегических подходов к упрочению информационного общества в нашей стране стоит ряд актуальных вопросов в сфере делопроизводства и архивного дела в Российской Федерации. От их решения зависит эффективность дальнейшего развития этой сферы. К числу этих вопросов необходимо отнести, прежде всего, формирование государственной политики в сфере информационно-документационного обеспечения управления, которая нуждается в обеспечении соответствующей нормативной и методической базой. Для решения таких масштабных задач необходимо также решить вопрос о подготовке квалифицированных кадров для данных профессиональных областей.
Российская Федерация, несмотря на сложный период своего развития в 90-е гг. прошлого века, активно подключилась к формированию информационного общества и вхождению в мировое информационное пространство, сформировала соответствующую государственную политику в данной сфере.
В апреле 2016 года Федеральное архивное агентство (Росархив) было выведено из структуры Министерства культуры Российской Федерации и стало подчиняться непосредственно Президенту Российской Федерации. Росархив вернул, наконец, самостоятельность как федеральный орган управления. Вместе с этим он получил функции выработки и реализации государственной политики в сфере делопроизводства1 . Заметим, что за годы отсутствия в стране государственного органа, компетентного в сфере делопроизводства, накопилось много проблем, которые требуют немедленного разрешения.
Прежде всего, это проблемы, связанные с организацией государственного делопроизводства, применением электронного документа и электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота, документационного обеспечения межведомственного электронного взаимодействия в рамках электронного правительства, практики применения электронной подписи в делопроизводстве. Необходимо сокращать объемы документооборота, устранять параллельное существование электронного и бумажного (гибридного) делопроизводств, улучшать качество комплектования архивов всех уровней. С научной точки зрения требуют решения современные вопросы терминологии и понятийного аппарата. Безусловно, эти проблемы непосредственно влияют и на архивное дело.
Таким образом, объектом исследования является делопроизводство, а его предметом — соотношение бумажного и электронного делопроизводства.
Цель исследования – проанализировать соотношение бумажного и электронного делопроизводства.
Задачи исследования:
1. Изучить сущность делопроизводства;
2. Рассмотреть нормативно-правовое регулирование делопроизводства Российской Федерации;
3. Проанализировать особенности внедрения электронного документооборота;
4. Проанализировать тенденции развития, применение в деятельности организаций, проблемы внедрения и пути их решения системы электронного документооборота.
Анализ литературы показал, что вопросы, касающиеся организации работы с документами являются актуальными. О.И. Захаркина в своих исследованиях уделяет внимание делопроизводству, подготовке, оформлению и организации работы с документацией. В практическом пособии М.Ю. Тихомирова собраны профессиональные рекомендации по работе с документами.
 

Заключение:

В заключение исследования нами были решены следующие задачи и сформированы соответствующие выводы:
Изучена сущность делопроизводства. На сегодняшний день делопроизводство и документооборот находится на начальной стадии своего развития. С появлением современных технологий, которые позволяют усовершенствовать делопроизводство, привило к снижению излишних документов и затрат труда на множество видов работ с документами.
Документ, как процесс динамичного документооборота — есть объект, изучаемый целым рядом дисциплин, при этом основными аспектами, его характеризующими являются: назначение документа, его форма, способ записи и способ воспроизведения информации.
Изучено нормативно-правовое регулирование делопроизводства Российской Федерации. Нормативная база делопроизводства состоит из Конституции РФ; законодательных актов РФ; правовых актов Президента РФ и Правительства РФ; федеральных органов исполнительной власти в области делопроизводства; государственных стандартов на документацию; унифицированных систем документации; общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации; нормативных актов, издаваемых руководством учреждений; организаций и предприятий по вопросами делопроизводства.
Проанализированы особенности внедрения электронного документооборота. В случае внедрения системы электронного документооборота стандартные делопроизводственные процессы переводятся в электронную форму без ограничения функциональности, однако необходимо учитывать, что документы на бумажных носителях останутся, хотя их обработка будет вестись уже по измененным правилам. В первую очередь это относится к входящим и исходящим документам, которые поступают и отправляются в бумажном виде.
Проанализированы тенденции развития, применение в деятельности организаций, проблемы внедрения и пути их решения системы электронного документооборота. С расширением влияния цифровой экономики рынок СЭД развивается ускоряющимися темпами. Как государство, так и коммерческие организации осознают всю важность внедрения и использования электронного документооборота в своей деятельности, так как он является основой для выстраивания цифровизации всех остальных отраслей.
Однако при внедрении систем электронного документооборота многие организации сталкиваются с некоторыми проблемами, которые можно разделить на 3 блока: организационные; технические; экономические

Фрагмент текста работы:

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
1.1 Сущность делопроизводства
Жизнь человека, как и деятельность любого предприятия, организации сопровождается документами, большая часть из которых приобретает юридическую силу, а составители этих документов несут соответствующую юридическую ответственность за их ненадлежащее оформление. В связи с этим, в наше время нельзя недооценивать важность делопроизводства, так как, оно является особой частью государственной, общественной и хозяйственной деятельности, усилившейся рыночными, это основа взаимоотношений людей, различных групп .
По мере развития государства, общественных отношений увеличивается и число документов. Документы, которые оформляются и выдаются или затребованы какими – либо организациями, органами, должностными лицами зачастую оказываются дублирующими или лишними. Данную ситуации необходимо сдерживать или воспрепятствовать ее возникновению, регулированием в единообразном порядке, установленном положениями нормативной правовой базы, которая регулирует делопроизводство.
Документоведением является — информация, записанная на различных носителях по установленным правилам. В нынешних условиях документирование может осуществляться путем рукописи, телеграммы, машинописи, телефонограммы, видеограммы, факсограммы, с использованием соответствующих носителей.
Существуют такие виды документирования как: кино — ; текстовое — ; фото — ; видео — ; фоно – документирование и электронное. Указанные способы позволяют нам в форме документа отобразить события, явления, факты с целью их передачи и хранения в пространстве и во времени.
Особым свойством документа считается его юридическая сила, которая заключается в подлинном свидетельстве, доказательстве событий, действий, фактов, отраженных в документе, созданном в установленном законом порядке, компетентным органом или должностным лицом .
Юридическая значимость документа придется ему именно юридической силой во всех видах государственной деятельности, государственных учреждений России, организаций, граждан и др.
Определения и термины в области делопроизводства устанавливаются ГОСТом, который гласит, что юридическая сила документа – это свойство надлежаще оформленного документа, созданного имеющим на то компетенцию юридическим или физическим лицом, которое удостоверено и оформлено в установленном действующим законодательством порядке.
Это определение напрямую указывает на существующую нормативно – методическую базу делопроизводства, которое состоит из двух процессов, таких как: документирование (правильное и своевременное создание документа) и организация работы с документами, их получение, регистрация, передача, учет, контроль, обработка, систематизация, хранение, подготовка для сдачи в архив, уничтожение.
Нормативная база делопроизводства довольно – таки известна и значительна, и состоит из:
— Конституции РФ;
— законодательных актов РФ;
— правовых актов Президента РФ и Правительства РФ;
— федеральных органов исполнительной власти в области делопроизводства;
— государственных стандартов на документацию;
— унифицированных систем документации;
— общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации;