Курсовая с практикой на тему Служебный документ : сущность, роль, особенности

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 3
ГЛАВА 1. ОСОБЕННОСТИ СЛУЖЕБНЫХ
ДОКУМЕНТОВ.. 5
1.1 Понятие и сущность служебного
документа. 5
1.2 Место и роль служебного
документа в управлении. 11
ГЛАВА 2. ОТЛИЧИТЕЛЬНЫЕ ЧЕРТЫ
СОВРЕМЕННОГО ДЕЛОВОГО СТИЛЯ ЯЗЫКА, ИСПОЛЬЗУЕМОГО ДЛЯ НАПИСАНИЯ СЛУЖЕБНЫХ
ДОКУМЕНТОВ   14
2.1 Особенности делового стиля,
используемого для написания служебных документов. 14
2.2 Составление и оформление
служебных документов. 19
2.3 Редактирование и правка
служебных документов. 27
ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 31
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.. 33

Введение:

Изготовление официальных
документов — сложный и сложный процесс, отнимающий много времени у сотрудников
и инженеров. Упростив этот процесс, вы можете сэкономить время и добавить общую
документацию и культуру управления.

Большинство
предприятий и частных лиц начинают свою повседневную деятельность с бумажных
документов. Но храните ли вы налоговые документы, счета, квитанции, контракты
или документы сотрудников, хранение всего в бумажной форме имеет серьезные
ограничения. Бумага не только дорогая и может быть повреждена, но и
неэффективный способ управления вашей информацией.

Любой,
кому когда-либо приходилось искать документы в нескольких разных картотечных
шкафах, чтобы найти документ, может подтвердить, что бумага неэффективна.
Хорошая новость заключается в том, что вы можете хранить свою информацию,
используя вместо этого систему управления документами в электронном виде. Вот
наш список функций и преимуществ, которые бумага просто не может предоставить.

Проще
говоря, термин «система управления документами» относится к программному
обеспечению, которое позволяет хранить и отслеживать электронные документы.
Хотя это самая основная функция любой системы управления документами, те,
которые разработаны с учетом функциональности, обычно имеют множество функций.

Системы
управления документами бывают разных форм и размеров. Некоторые из них являются
автономными… то есть это программы, разработанные с единственной целью — помочь
пользователям управлять файлами и документами. Другие входят в состав более
надежного пакета, который включает в себя ряд других инструментов, связанных с
бизнесом … включая календари, обмен сообщениями, ведение блогов,
вики-страницы и отслеживание обращений, и это лишь некоторые из них. Эти
пакеты, обычно называемые программным обеспечением для социального бизнеса,
программным обеспечением для социальных сетей или инструментами для совместной
работы, идеально подходят для предприятий, которые ищут единый инструмент для
повседневной работы, и Communifire 
прочно вошел в эту категорию.

Актуальность
заключается в том, что для того, чтобы правильно и быстро составить подобный
текст, важно хотя бы в общих чертах знать особенности языка служебных
документов и предъявляемые к нему требования.

Документирование
функций управления — основа делопроизводства и одна из самых сложных проблем,
которые решались при обработке документов. Устное планирование решений и
действий играет важную роль. Язык не действует как пассивная привязанность к
принятым решениям, но играет активную стимулирующую роль в лидерской
деятельности.

Объект
работы – служебные записки.

Предмет
работы – сущность, роль и особенности служебных документов.

Целью
работы является исследование служебного документа: сущности, роли, особенности.

В
соответствии с целью, в работе нужно решить следующие задачи:

1.
Изучить понятия о служебном документе, а также место и роль служебного
документа в управлении.

2.
Отличительные черты современного делового стиля языка, используемого для
написания служебных документов.

Заключение:

Конечно,
каждая организация имеет традицию создания документов, но в то же время
убедитесь, что документ ясен, точен, основан на доказательствах, объективен,
стилизован и красиво сформулирован, а его содержание соответствует требованиям
деловой вежливости.

Деловой
этикет требует, чтобы документы были точными, актуальными, объективными и
убедительными. При отборе фактов оценка ситуации требует достоверности
документов, отражающих противоречия в деловых отношениях. Например, если заявка
отклонена, она должна быть написана дружелюбным голосом с убедительными
объяснениями для поддержания деловых отношений. Поэтому не стоит начинать
письмо с отказа, необходимо сначала объяснить, чем он был вызван.

Хотя
документы обычно пишутся в нейтральном тоне, сам стиль документа можно считать
дружелюбным или грубым, вежливым или асинхронным и т.д.

Документы,
подтверждающие нейтралитет внешнего звука, часто бывают грубыми и
неуважительными по отношению к публике. Однако не следует впадать в другую
крайность — соревноваться в излишней вежливости. Непонимание любезности бизнеса
приведет к появлению документальных выражений, таких как «Вы не откажетесь от
любезности …»; «Будь таким милым …» и так далее.

Компании
в развитых странах обычно следуют рекомендациям, изложенным в их документах,
выделяя определенную часть тега и перечисляя определенные идиомы, которые
улучшают документ, но из-за своей формальности он становится своего рода
«бизнес-клише».

Полный
список рекомендуемых фраз практически невозможно. Если язык богатый, формы
вежливости остаются прежними, несмотря на сухость, формальность и строгий стиль
деловых документов. Речь идет о представлении фактов и запросов, планировании
точности и ясности стиля и, наконец, о «церемонии» бизнеса, то есть правилах
составления, подписания, отправки и обработки документов. Поэтому вряд ли
получатель и даже авторы документа будут довольны неуважительным письмом: «Мы
пришлем вам доработанный черновик … Просмотрите и утвердите». Этот недостаток
связан с тем, что авторы письма не допускают возможности отказать в приеме
документа. В этом случае ошибку можно убрать, добавив после слова «рассмотреть»
букву «а если положительный …» или если убрать слово «рассмотреть», оставьте
только «пожалуйста и примите».

При
подписании документов компании рекомендуется соблюдать «церемониальное»
правило. Он заключается в необходимости следовать официальному уровню при
подписании документов. В частности, ответ на письмо, подписанный директором,
должен быть подписан директором, а не его заместителем. Однако директор может
подписать ответ на письмо, подписанное заместителем директора.

Неточная
формулировка оставляет на документе неприятное впечатление. Документ необходимо
тщательно проверить на наличие ошибок и упущений. Часто неправильная структура
текста, непропорциональное разделение его частей и отсутствие разделения на
абзацы значительно затрудняют получение текста.

Официальные
документы должны бороться со злоупотреблением, злоупотреблением или
необоснованным использованием иностранных слов и терминов. Обратите внимание,
что есть формальности.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1.
ОСОБЕННОСТИ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 1.1
Понятие и сущность служебного документа Служебный документ — это официальный документ, используемый
в повседневной деятельности организации. Документы называются служебными,
поскольку они готовятся от имени компании или учреждения и подписываются их
уполномоченными представителями. Официальный деловой документ должен иметь
формальный деловой стиль. Этот документ должен быть кратким, последовательным и
точным, излагая факты и принятые решения.

Служебный
документ содержит элементы формы и содержания. Форма служебного документа — это
совокупность элементов его структуры и содержания, которые оцениваются на
основе их состава, количества, порядка и взаимосвязи. К элементам дизайна
относятся: имя, разные адреса, даты, регистрационный номер и т.д.

Элементами
документа являются структурные части основного текста — ссылки, темы, выводы,
электронные письма, диаграммы и т.д.

Язык
служебного файла должен соответствовать следующим требованиям:

1.
Придерживайтесь формальных и корпоративных стилей и языковых стандартов
современной литературы, особенно тех, которые помогают выражать идеи более ясно
и полно.

2.
Как правило, доступны наиболее подходящие и, следовательно, наиболее популярные
языковые варианты. Например, при выборе таких опций, как «справка — справка»,
«Я ошибся — я ошибся», нужно учитывать стиль работы, используемый в этом
случае.

3.
Слова, используемые в официальных документах, записанные в административных и
официальных выступлениях.

4.
Тайм-менеджмент и профессионализм, в основном юридический и бухгалтерский.

5.
Широкое использование комбинированных корневых продуктов с указанием
стандартных диапазонов веществ.

6.
Ограниченное использование сложных синтаксических структур — предложений с
подвыражениями и наречиями с разными типами списков.

Официальные
документы также имеют следующие обязательные характеристики:

–
надежность и объективность;

–
точность, кроме двойной компетенции;

–
описание формулировки как можно короче и лаконичнее;

–
правовой иммунитет;

–
языковой стандарт для представления типичных ситуаций делового общения;

–
нейтральный тон презентации;

–
соответствие требованиям официального лейбла, выражающееся в выборе постоянных
форм обращения и слов и словосочетаний, соответствующих жанру, структуре
предложения и полному тексту.

Официальные
документы должны быть составлены и заполнены в соответствии с принципами Единой
государственной системы работы (ЕГСР).

Основной
особенностью состава официальных документов является то, что к нему существуют
единые требования и правила, которые закреплены в государственных нормативных
актах. Соблюдение этих правил обеспечит их юридическую силу, быструю и
качественную подготовку и исполнение документов, быструю организацию поиска
документов и более активное использование персонального электронного компьютера
(ПК) для подготовки официальных документов [1]. [1] В.Ф. Янковая. Подлинник, копия,
дубликат // Секретарь-референт. 2015. № 11