Курсовая с практикой на тему Систематизация дел внутри архивного фонда: признаки и схемы систематизации

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 2
ГЛАВА 1 РЕГАМЕНТАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ НА ТРЕТЬЕМ УРОВНЕ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ 7
1.1 Правовые и методические основы организации документов в архив 7
1.2 Классификационные признаки архивных документов 13
1.3 Способы организации документов в архив 21
Вывод по главе 1 26
ГЛАВА 2. ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ 29
2.1 Составление схем классификации документов в пределах архивного фонда 29
2.2 Систематизация документов в архиве и признаки 32
2.3. Классификация документов в пределах архива 36
Вывод по главе 2 41
ГЛАВА 3. ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ 43
Вывод по главе 3 49
Заключение 51
Список источников и литературы 53
Приложения 55

Введение:

Актуальность темы. Систематизация документов — один из древнейших и самых распространенных методов их аналитико-синтетической обработки, поскольку она отвечает потребностям людей в разделении знаний по отраслевому признаку, дифференциации научных знаний. Под систематизацией понимают определение классификационного индекса документа в соответствии с его содержания по таблице определенной системы классификации. Таким образом, при систематизации осуществляется перевод признаков содержания документов с естественного языка на искусственный язык классификационных индексов определенной систематической документной классификации. Без предварительной систематизации информации невозможно представить такие важнейшие бизнес-процессы, как документооборот, делопроизводство, создание материальной и электронного архива, создание различных баз данных. Именно систематизация информации является предварительным этапом для таких важных в делопроизводстве работ, как составление номенклатуры дел, индексирования документов, каталогизации. Без качественной и тщательно проведенной систематизации информации невозможно создание архива фирмы, ни бумажного, ни электронного, невозможно его полноценное функционирование. Качественная систематизация документов — это порядок и надежность, удобство поиска, это завершение в срок дела и отсутствие проблем в отношениях с проверяющими органами и инспекциями. Систематизация информации является залогом успешной работы каждой организации. Именно систематизация информации является предварительным этапом для таких важных в делопроизводстве работ, как составление номенклатуры дел, индексирования документов, каталогизации. Без качественной и тщательно проведенной систематизации информации невозможно создание архива фирмы, ни бумажного, ни электронного, невозможно его полноценное функционирование. Качественная систематизация документов — это порядок и надежность, удобство поиска, это завершение в срок дела и отсутствие проблем в отношениях с проверяющими органами и инспекциями. Систематизация информации является залогом успешной работы каждой организации.
Общая методика систематизации определяет методы и приемы анализа содержания и некоторых формальных характеристик документа и общие положения и правила, на основе которых принимается решение об отражении того или иного документа в поисковом массиве или его места на книжной полке. Общая методика систематизации базируется на определенных принципах.
Ведущий принцип современной методики систематизации — приоритет содержания документа над его формой и назначением. То есть документ систематизируют, исходя, прежде всего, из его содержания. Признаки, не связанные непосредственно с содержанием, выступают обычно как второстепенные и отражаются в комбинационных классификациях с помощью типовых делений. К ним относят вид документа, язык произведения, его читательское и целевое назначение и тому подобное.
Систематизация и хранение документов являются важными организационно-технологическими процедурами документационного обеспечения, тесно связаны с вопросами создания архивов и баз данных самого различного назначения и рационального использования документной информации в процессах управления различными звеньями предприятия.
Хранение документации в любой компании необходимо не только для того, чтобы следовать законодательным нормам, но и для внутреннего контроля качества работы и динамики развития компании. Для облегчения процесса работы с уже исполненными документами необходимо периодически проводить такую процедуру, как систематизация документов. В делопроизводстве систематизация документов применяется как к документам постоянного хранения, так и к документам временного хранения.
Организации вправе создавать архивы в целях хранения, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Задачи и функции архива государственного органа, органа местного самоуправления, организации — источника комплектования государственного, муниципального архива определяются положением, утверждаемым руководителем организации.
Объект исследования — архивные документы.
Предмет исследования — систематизация документов архивного фонда.
Целью курсовой работы — исследовать систематизацию дел внутри архивного фонда: признаки и схемы систематизации.
Цель, объект и предмет исследования обусловили необходимость расстановки и решения ряда взаимосвязанных исследовательских задач, заключающихся в теоретических и практических методах.
Задачи:
— рассмотреть регламентацию в организации документов третьего уровня;
— изучить технологию организации документов в архиве;
— рассмотреть классификационные признаки архивных документов;
— исследовать систематизацию документов в архиве.
В курсовой работе были рассмотрены следующие законодательные акты нормативно-методические документы общегосударственного действия; документы, регламентирующие работу архивов:
— Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004г. № 125-ФЗ устанавливает формы собственности, определяет состав Архивного фонда РФ и дает основные понятия в области архивного дела .
— Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» ;
— ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ устанавливает термины и определения, используемые в области делопроизводства и архивного дела .

— ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования. Устанавливает, что процедура управления документами должна обеспечивать подлинность документов, а именно: аутентичность, целостность, достоверность, пригодность для использования .
— ГОСТ Р 7.0.97-2016 СИБИД. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
— Правила работы архивов организации 2002 года основываются на правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами .
— Правила 2007 года организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук .
— Правила 2015 года организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организация .
Раскрыть данную тему не возможно без анализа литературы, нужно отметить, что исследование авторов по выбранной тематике недостаточно. Лишь из немногих книг можно получить убедительную и четкую информацию по интересующей нас проблеме. Также описаны учетные формы в книге.
В работе была рассмотрена следующая литература:
Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева Архивоведение; Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Организация документов в архивах//Делопроизводство.
Журналы объединяют сегодня научные силы, занимающиеся проблемами архивного учета документов: Архивы России.
В ходе проведенного исследования были рассмотрены: законодательные акты, нормативно-методические документы, регламентирующие работу ведения учетных форм в архиве.
Методы исследования. Для раскрытия целей и поставленных задач использовали научные методы исследования: аналитический, теоретический, статистический, наблюдения
Структура работы. Работа включает в себя введение, основную часть, состоящую из трех глав, заключение, список источников и литературы и приложение.
Теоретическая и практическая значимость. В результате проведенного исследования были выделены проблемы, имеющие отношение к данной теме, и сделаны выводы о необходимости внесения улучшений в систему учету документов в архив.

Заключение:

АФ РФ играет важную роль в нашей жизни. Так как при необходимости вы можете зайти в архив и найдете всю интересующую вас информацию. Государственные архивы — учреждения, которые собирают, хранят и организуют архивные записи для полного использования. Государственные архивы постоянно хранят (то есть навсегда) самые ценные архивные записи. Основная задача государственных архивов — служить исторической науке. В результате государственные архивы иногда называют историческими.
Ведомственные записи — это структурные подразделения учреждений или отделов, которые хранят документы из этих отделов и организуют их использование для поддержки информации о своей работе. Наиболее ценная часть архивных документов после истечения срока хранения в отделе передается на постоянное хранение в государственный архив.
Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации состоит из архивных фондов и архивных документов: учреждений, организаций, предприятий и государственных учреждений, действующих в России на протяжении всей ее истории, а также учреждений религиозных конфессий, пока церковь не отделена от государства; национальные органы местного самоуправления, прокуроры, государственные органы, организации и компании, действующие на территории Российской Федерации; государственные учреждения, воинские части, расположенные и / или расположенные за границей; предприятия, организации или объединения смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля федеральной или государственной собственности; органы, учреждения, организации и предприятия бывшего КПСС и комсомола; иные общественные организации и объединения, созданные в ходе осуществления своей деятельности до регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных организациях, принятым в органах Федеральной службы архивов России; а также копии архивных документов с правами на оригиналы и легально полученные в государственную собственность.
Неправительственная часть Архивного фонда Российской Федерации состоит из архивных фондов и архивных документов, находящихся в ведении: государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством Федерации. из России общественные объединения, в том числе профсоюзы, благотворительные и другие фонды, политические партии и движения, религиозные объединения и организации; общественные объединения (корпорации, ассоциации, акционерные общества), учреждения, организации и предприятия промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физические лица (документы личного происхождения, семейные архивы, коллекции документов и т. д.).
Для документов государственных и негосударственных сторон ФА Российской Федерации могут использоваться разные категории сроков хранения: постоянное, временное, постоянное государственное имущество, депозитарий.
Большинство архивных учреждений признают недостаточной методологическую поддержку государственных и муниципальных архивов для приобретения. В частности, подчеркивается необходимость разработки руководящих принципов для отбора специальной документации, включая научно-техническую документацию (по типу), аудиовизуальную (фильм, фото, фон, видео) рекомендаций по работе с документами личного происхождения, по инициативному документированию; рекомендации по разработке моделей и примеры классификаций случаев; рекомендации по получению документов от ликвидируемых организаций, в том числе неправительственных организаций; рекомендации по организации работы с электронными документами.
Изложенные выше замечания и предложения, безусловно, заслуживают внимания и детального изучения.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1 РЕГАМЕНТАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ НА ТРЕТЬЕМ УРОВНЕ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Правовые и методические основы организации документов в архив
Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела.
Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа.
Основными формами использования документов архива являются:
— Информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании;
— Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;
— Использование документов в средствах массовой информации;
— Подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;
— Выдача документов во временное пользование.
Законодательство в области архивирования включает в себя различные виды нормативных правовых актов и методические рекомендации, которые вместе составляют сложный механизм регулирования. Современная нормативно-правовая система в области архивирования довольно сложна, но с точки зрения формальной логики она достаточно последовательна.
Источником регулирования отношений в области архивов является Федеральный Закон от 22 октября 2004 г. № 125- «З» «Об архивах в Российской Федерации». Это в свою очередь имеет принципиальное значение для законов, принимаемых на уровне субъектов Российской Федерации, правил работы с архивными документами, списков документов со сроками хранения и других документов, утвержденных или согласованных с архивными органами. Вместе они выражают сущность правового регулирования в области архивов и связывают институты и организации всех форм собственности.