Курсовая с практикой на тему Рекомендации по совершенствованию архивной службы и делопроизводственной службы «Почты России»

Содержание:

Содержание

Введение 3
Глава 1. Теоретико-методологические основы деятельности архивной службы и делопроизводственной службы «Почты России» 6
1.1. Характеристика работы архивных служб в Российской Федерации 6
1.2. Цифровизация как особенность современной делопроизводственной службы 24
Глава 2. Анализ работы архивной и делопроизводственной служб во ФГУП «Почта России» 29
2.1. Организационная характеристика ФГУП «Почта России» 29
2.2. Проблемы и перспективы организации работы архивной и делопроизводственной служб ФГУП «Почта России» 32
Заключение 45
Список использованных источников и литературы 48

Введение:

Жизнь современного общества характеризуется активным развитием информационных технологий и их проникновением во все сферы деятельности, в том числе в области документационного обеспечения управления. Большая часть документов создается и хранится на электронных носителях, что делает актуальной проблему организации упорядоченного хранения и необходимость обеспечения сохранности документов.
Для ускорения и облегчения процесса переписывания в начале XIX в. стали использовать копировальную бумагу. Первоначально копировальная бумага использовалась синего цвета. В конце XIX в. были выпущены пишущие машины и появилась необходимость в черной копировальной бумаге. Её использование позволило изготавливать несколько копий документа. В настоящее время для пропитки копировальных бумаг используются примерно те же красящие вещества, что и при изготовлении лент для пишущих машин .
Научно-технический прогресс привёл к изобретению в XIX-XX вв. целого ряда оригинальных технологий копирования и тиражирования документов и соответствующих средств репрографии и оперативной полиграфии. К числу наиболее распространённых в этот период способов копирования относились такие как:
— фотографический — один из способов копирования, который дает высокое качество, но при этом занимает длительное время и является дорогим. Фотокопирование осуществляется с помощью фотоаппаратов или с использованием специальной фототехники. В России несколько лет назад изобретен реставрационный архивный фотоаппарат, который позволяет копировать тексты документов, считавшихся ранее невосстановимыми;
— микрофотокопирование (микрофильмирование) – изготовление фотографическим способом микроформ, т.е. уменьшенных копий документов от 7 до 150 раз. При этом чтение полученных таким образом копий возможно с помощью увеличительной аппаратуры;
— электрографическое копирование. На сегодняшний день является наиболее распространенным. Данная технология изготовления копий документов основана на использовании эффекта фотопроводимости полупроводниковых материалов, способных удерживать красящий порошок (тонер) на заряженных участках.
— цифровое копирование. Цифровой копировальный аппарат, состоящий из сканера, микропроцессора, запоминающего устройства, дисплея и лазерного принтера, позволяет копировать не только быстро и качественно, но и получать копии лучше оригинала.
Актуальность исследования заключается в выявлении способов совершенствования архивной службы и делопроизводственной службы «Почты России»
Целью исследования является анализ рекомендаций по совершенствованию архивной службы и делопроизводственной службы «Почты России». Для достижения данной цели поставлены и последовательно решены следующие задачи:
1. Изучить становление организации работы архивных служб в РФ.
2. Исследовать цифровизацию как особенности современной делопроизводственной службы.
3. Дать организационную характеристику ФГУП «Почта России».
4. Проанализировать проблемы и сформулировать рекомендации по совершенствованию архивной службы и делопроизводственной службы «Почты России».
В качестве объекта исследования выступает ФГУП «Почта России». Предметом исследования является выявление особенностей деятельности архивной службы и делопроизводственной службы «Почты России». В процессе исследования изучены труды отечественных и зарубежных ученых по проблеме организации работы архивной и делопроизводственной служб, опубликованные:
— в монографиях А. Б. Антипольского А. В. Соколова, М. А. Боровской, И. К. Шевченко, А. В. Бабикова, И. С. Богомоловой, С. В. Гриненко, Е. К. Задорожной, М. А. Масыча, Т. В. Морозовой, М. В. Паничкиной и др.;
— в публикациях в тематических периодических изданиях С. В. Шибанова, Я. А. Алексеевой, Е. П. Помедова, М. Н. Жуковой, Д. В. Калачева, О. Л. Жилиной, И. А. Пестунова, А. М. Федотова, Л. В. Меньшиковой, Е. П. Помелова и пр.;
— в сборниках научных трудов М. Р. Когаловского, В. И. Будько и пр.
Научная новизна работы обусловлена отсутствием системных исследований по проблеме совершенствования деятельности архивной службы и делопроизводственной службы «Почты России». Также в работе использованы различные международные стандарты, нормативно-правовые акты, ГОСТы и стандарты в сфере использования метаданных в документообороте.
В качестве методов работы при исследовании использованы методы анализа, синтеза, сравнения, абстрагирования, дедукции и индукции.
Данная работа структурирована на введение, две главы, заключение, список источников и литературы.

Заключение:

Архивная сфера на сегодняшний день испытывает дефицит «популярности» в обществе, в нашем государстве, что заметно по низкому уровню финансирования данной сферы. Однако отсутствие популярности архивов у общества объясняется иными причинами: архивисты, как правило, направляют большую часть своих усилий именно на сохранение информации, нежели на ее использование. Это характерно, в первую очередь, спецификой бумажного носителя и пока еще продолжающейся его эпохи. Электронный носитель архивных документов пока не имеет возможности официально закрепиться в данной сфере из-за отсутствия законодательной базы по этому вопросу. Однако популяризации архивов, активизации использования ретроспективной информации, повышению интереса к архивам может помочь их «выход» в сеть Интернет, и, конечно, немаловажно то, каким будет этот выход.
В эпоху информатизации архивного дела одной из приоритетных задач становится распространение архивных ресурсов в Глобальной сети Интернет. Задачи информатизации архивного дела в России по распространению архивной информации четко определяют необходи­мость сделать ретроспективную архивную информацию более доступ­ной для любого пользователя, независимо от его местонахождения, осведомленности в сфере интересующих его вопросов и тому подобное
В связи с этим, актуальным на сегодняшний день является работа «архивных» сайтов, или, точнее, сайтов архивных служб, учреждений архивной отрасли, которые представляют собой промежуточное звено между разрозненной, размещенной в сети ретроспективной информацией и информацией, собранной в конкретных архивах.
Для больших объемов информатизации архивного дела желательно иметь качественную технику. Стандартный копировальный аппарат выдает не более12-13 копий в минуту, если необходимо сделать большое количество копий документов, то работа займет много времени.
Когда времени не достаточно, то можно переложить это задание на плечи профессионалов.
Профессиональные архивисты: систематизируют документы; копии сделают на высокопроизводительной технике; проследят за качеством копий; по желанию заказчика сделают переплет документов. Штучное сканирование небольшого количества документов для размещения в электронном архиве не занимает много времени и с этой задачей справится любой человек. Проблемы начинаются, когда требуется преобразование большого количества информации с бумажных носителя в электронную базу данных (ретроспективная конверсия). Для оцифровки и размещения в ЭА большого количества информации требуются соблюдение ряда условий:
Подготовительные работы (разброшюровка, внедрение листов разделителей и т. д.)
Профессиональные сканеры (до 120 страниц в минуту)
Программное обеспечение, для распознавания скан-образа (распознавание, верификация (проверка), атрибутирование).
Довериться в подобных случаях лучше специалистам, которые проводят работы в своих центрах и на территории заказчика.
При выборе архивирования документов следует ориентироваться на свои потребности. Кому-то выгодно, собрать всю информацию в отдельные файлы на электронном носителе, а кто-то предпочитает все необходимые копии документов иметь под рукой в бумажной версии.
Практическая часть исследования проходила на базе ФГУП «Почта России» — это российская государственная компания, оператор российской государственной почтовой сети. Член Всемирного почтового союза.
Полное название — Федеральное государственное унитарное предприятие «Почта России». Находится в ведении Минкомсвязи России. 29 марта 2013 года вошла в Перечень стратегических предприятий Российской Федерации. В 2015 году «Почта России» вошла в список системообразующих предприятий России. Главный офис находится в Москве. Компания насчитывает 86 филиалов. Общая численность сотрудников составляет 362 985 человек.
Подход ФГУП «Почта России» к архивному описанию и делопроизводству полностью соответствует положениям концепции многоуровневого описания, на которой основывается Основной международный стандарт архивного описания. Все отечественные нормативно-правовые и методические акты, касающиеся вопросов архивного описания, учитывают иерархию организации архивного фонда и направлены на ее перенос в научно-справочные средства архивов. Концепцию многоуровневого описания и ее основные принципы можно назвать фундаментальной не только для подхода к архивному описанию, но и для всего российского архивоведения.
Выявленные несоответствия в уровнях архивного описания не является существенным препятствием для применения положений Основного международного стандарта архивного описания в нашей стране. Поскольку правила для каждого элемента описания в положениях стандарта сформулированы в наиболее общем смысле, то есть они могут быть применены вне зависимости от уровня описания.
Большую часть элементов архивного описания, закрепленных в отечественных нормативно-правовых и методических актах, и положениях международного стандарта можно считать сопоставимыми. Элементы описания, которые отсутствуют в отечественных нормативно-правовых и методических актах не влияют на качество архивных описаний для обеспечения внутригосударственных нужд, но их отсутствие является препятствием для международного сотрудничества в сфере обмена описательной информацией.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Теоретико-методологические основы деятельности архивной службы и делопроизводственной службы «Почты России»

1.1. Характеристика работы архивных служб в Российской Федерации

Потребность в сохранении документов появилась у человека очень давно, как только активно начала развиваться письменность. Первоначально дополнительные копии создавались путем переписывания оригиналов от руки. Этот процесс был долгим и требовал от исполнителя каллиграфического почерка и большого искусства.
Первый копировальный аппарат для размножения рукописных документов – мимеограф – появился в конце 19 века и был крайне настороженно встречен потребителями. Все дело в том, что само понятие «копия», «копирование» имело в то время негативный смысл, в отличие от оригинала. И только в середине 20 века, когда компания Ксерокс выпустила на рынок свой первый аппарат для автоматического размножения документов, эпидемия копирования захватила мир. Это событие по времени совпало с активным развитием промышленности и бизнеса и резким увеличением документооборота.
Информация, содержащаяся в данных документах, выступает в качестве документальной памяти о прошлом народа и обладает исторической ценностью. Документы, исполненные делопроизводством, в зависимости от их ценности либо хранятся в архивах организаций установленные сроки и уничтожаются, либо относятся к Архивному фонду РФ и передаются на постоянное хранение в государственные архивы.
Документы, включенные в Архивный фонд РФ, относятся к культурным ценностям. Таким образом, архивы были (и остаются) теми учреждениями, одной из задач которых являлось формирование культурного наследия общества посредством сохранения архивных документов .