Курсовая с практикой на тему Регистрация документов :цель,задачи,виды и формы регистрации отдельных групп документов, применяемых в медицинских учреждениях.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
1 РЕГИСТРАЦИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ГРУПП ДОКУМЕНТОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В МЕДИЦИНСКИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ 5
1.1. Понятие регистрации документов 5
1.2. Нормативно-правовая база, регламентирующая организацию документов 7
1.3. Значение, цели, задачи регистрации отдельных групп документов, применяемых в медицинских учреждениях 11
2 ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ОТДЕЛЬНЫХ ГРУПП ДОКУМЕНТОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В МЕДИЦИНСКИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ 15
2.1. Журнальная система регистрации документов, применяемых в медицинских учреждениях 15
2.2. Карточная система регистрации документов, применяемых в медицинских учреждениях 16
2.3. Проблемы системы регистрации документов, применяемых в медицинских учреждениях 17
2.4. Автоматизированные системы регистрации документов, применяемых в медицинских учреждениях в современное время в России 21
3 СОВРЕМЕННЫЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ СРЕДСТВА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ, ПРИМЕНЯЕМЫЕ В МЕДИЦИНСКИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ 24
3.1. Электронное средство документирования. Регистрация отдельных групп документов 24
3.2. Сравнительная характеристика регистрации отдельных групп документов при использовании электронных средств документирования, применяемых в медицинских учреждениях, представленных на Российском рынке 27
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 31
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 33

Введение:

В настоящее время одним из самых значимых и влиятельных факторов научно-технического прогресса в современном постиндустриальном обществе стали информационные технологии. Одной из самых востребованных и актуальных задач информатизации современного общества является задача электронного документооборота.
На сегодняшний день организациями используются сотни пакетов систем электронного документооборота. Более того, существует практика внедрения в организации не одного, а сразу нескольких пакетов. Менеджмент компаний объясняет это тем, что ни один из пакетов не обладает достаточной функциональной полнотой. Как следствие внедрения нескольких информационных систем возникает значительная избыточность информационных потоков. Избыточность требует неоправданного потребления дорогостоящих информационных технологических и людских ресурсов.
С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи — руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.
Повышение эффективности управления производством неотделимо от совершенствования документационных процессов на всех уровнях управления, рационализации документооборота и научной организации делопроизводства.
Объектом исследования являются документы медицинских учреждений.
Предмет исследования – регистрация документов медицинских учреждений.
Цель исследования – изучить процесс регистрация документов медицинских учреждений. Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:
1. Изучить понятие регистрации документов;
2. Изучить нормативно-правовую базу, регламентирующую организацию документов;
3. Рассмотреть значение, цели, задачи регистрации отдельных групп документов, применяемых в медицинских учреждениях;
4. Изучить журнальную систему регистрации документов, применяемых в медицинских учреждениях;
5. Изучить карточную систему регистрации документов, применяемых в медицинских учреждениях;
6. Рассмотреть проблемы системы регистрации документов, применяемых в медицинских учреждениях;
7. Изучить Автоматизированные системы регистрации документов, применяемых в медицинских учреждениях в современное время в России;
8. Изучить электронное средство документирования;
9. Провести сравнительную характеристику регистрации отдельных групп документов при использовании электронных средств документирования, применяемых в медицинских учреждениях, представленных на Российском рынке.

Заключение:

Как известно, система менеджмента качества включает компоненты качества, субъекты управления, средства и механизмы контроля. Различают следующие составляющие качества медицинской помощи: качество структуры (уровень организации обслуживания, состояние материально-технической базы, кадровый потенциал), качество процесса (соответствие установленным медицинским технологиям) и качество результата (степень соответствия фактического результата медицинской помощи реально возможным).
Под субъектами управления качеством понимаются лица, выполняющие контрольные функции в рамках медицинской службы.
Это, прежде всего, менеджеры разных уровней управления. К средствам контроля качества медицинской помощи относятся соответствующие стандарты, общие требования, показатели работы медицинских специалистов, результаты обследования пациентов, экспертные оценки.
Управление медицинской службой осуществляется через функции управления, под которыми понимаются относительно самостоятельные виды организационной работы, без которых ее реализация невозможна.
Функции управления включают информационную и аналитическую деятельность, прогнозирование, планирование, организацию, регулирование и контроль.
В настоящее время информационно-аналитическая деятельность имеет особое значение. Всесторонняя информация о статусе учреждения необходима для своевременного принятия управленческих решений.
На основе углубленного анализа фактической ситуации готовятся соответствующие доклады, доклады и предложения. Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями подразделений управления. Однако к любой информации применяются следующие требования:
— правильный выбор первичных данных, оптимальность систематизации и обработки данных;
— краткость и ясность языка, своевременность информации;
— удовлетворение конкретных потребностей.
При взаимном обмене информацией между отделами медицинской службы и переводе ее на более высокий уровень управления необходимо обеспечить эффективность, надежность и сопоставимость данных, что становится возможным только с использованием современного электронного вычислительного оборудования и новейшие технические средства связи.
Информационный процесс, направленный на получение медицинской, плановой, контрольной, бухгалтерской и аналитической информации, должен быть унифицирован. Это требует создания единой информационной системы.
 

Фрагмент текста работы:

1 РЕГИСТРАЦИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ГРУПП ДОКУМЕНТОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В МЕДИЦИНСКИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ
1.1. Понятие регистрации документов
Регистрация документа — присвоение регистрационного номера документу и внесение данных о документе в регистрационную форму [15].
Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) является цифровым или буквенно-цифровым обозначением, присваиваемым документу при его регистрации.
Форма регистрации и учета — документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используется для записи информации о документе для учета, поиска и контроля.
Итак, регистрация — подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем ввода его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных на документе, что позволяет создать базу данных все документы организации для последующего контроля и справочной работы. Как следует из определения, регистрация в первую очередь придает документу юридическую силу, поскольку фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил его номер, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т. д. Если полученный документ не зарегистрирован, организация не несет за него ответственности, поскольку факт получения не подтвержден [4].
Процедуру регистрации можно разделить на три цели:
— учет документов
— контроль их исполнения;
— справочная работа по документам.
Регистрация распространяется на все документы, требующие регистрации, оформления и использования в справочных целях, независимо от способа получения.
Документы регистрируются в организации один раз: создаются — в день подписания или утверждения, принимаются — в день получения. При регистрации входящих документов дата и индекс получения проставляются на регистрационной отметке.
Когда вы переводите зарегистрированный документ из одного отдела в другой, он не перерегистрируется.
Каждый документ, присвоенный номеру зарегистрированного, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и значительно меньше учетного серийного номера, прикрепленного к отметке при получении документа в организации [10].
Регистрация внутренних документов обычно осуществляется децентрализованно по группам документов — в структурных подразделениях, где они создаются и исполняются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основному виду деятельности — в офисе, по персоналу — в отделе кадров.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации № 536 от 8 ноября 2005 г. (признана недействительной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации) от 11 мая 2010 г. № 260. Был составлен следующий перечень основных регистрационных данных:
• наименование организации (автора или корреспондента);
• наименование вида документа;
• дата и регистрационный номер документа;
• дата и индекс поступления;
• заголовок к тексту (краткое содержание документа);
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения документа;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами [16]:
• гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
• внутренняя переадресация документов по исполнителям;
• код по тематическому классификатору;
• ключевые слова;
• количество листов документа;
• наличие приложений;
• должностное лицо, поставившее документ на контроль;
• промежуточные сроки исполнения;
• перенос сроков исполнения;
• срок хранения документа;
• статус документа (проект, версия);
• вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.