Курсовая с практикой на тему Разработка управленческого решения по оптимизации документооборота в организации (на примере средней школы)

Содержание:

Введение. 3

Глава 1. Теоретические аспекты разработки управленческих решений в сфере
документооборота организации. 5

1.1. Понятие и характеристика документооборота организации. 5

1.2. Виды управленческих решений в сфере документооборота
организации и процесс их разработки. 7

Глава 2. Анализ организации документооборота в МБОУ «СОШ №6». 12

2.1. Общая характеристика и организация документооборота в МБОУ «СОШ №6»  12

2.2. Выбор и обоснование управленческого решения по оптимизации
документооборота МБОУ «СОШ №6». 20

Заключение. 28

Список использованной литературы.. 30

Введение:

В
основе методологии процесса принятия управленческих решений лежит системный
подход, при этом практическим результатом его применения являются разработанные
методики принятия решений. По мере увеличения продолжительности периода, на
который принимаются решения, изменяется и содержание решаемых задач. Чем
длиннее период, тем большие изменения происходят в системе.

В
основе процесса принятия сложного решения лежит процедура выбора. Наиболее
распространенным является критериальный язык описания выбора, задачи которого
наиболее полно разработаны в математическом отношении, что открывает широкие
возможности применения компьютерной техники для их решения.

Важным фактором принятия
действительно эффективного решения является формирование достаточно полного
множества его возможных альтернатив. Для реализации этого требования
целесообразно применять различные методы и современные информационные
технологии, обеспечивающие ускорение процесса и получение современных знаний в
различных сферах.

Основные методы принятия управленческих решений, используемые на всех
этапах процесса принятия решения, группируются в формальные, эвристические
методы, методы экспертных оценок, при этом формальные методы, имеющие глубокую
математическую проработку, чаще всего используются для решения хорошо
структурированных проблем, эвристические и экспертные – для
слабоструктурированных и неструктурированных проблем [16].

На
основании вышеизложенного цель настоящей курсовой работы – осуществить выбор и
обоснование управленческого решения по оптимизации документооборота МБОУ «СОШ
№6».

Для
достижения поставленной цели в курсовой работе решаются следующие задачи:

— раскрыть понятие и характеристику документооборота
организации;

— описать виды управленческих решений в сфере
документооборота организации и процесс их разработки;

— представить общую характеристику и организацию
документооборота в МБОУ «СОШ №6»;

— осуществить выбор и обоснование управленческого
решения по оптимизации документооборота МБОУ «СОШ №6».

Объектом
курсовой работы выступает МБОУ «СОШ №6», предметом – выбор и обоснование
управленческого решения по оптимизации документооборота МБОУ «СОШ №6».

Теоретической
базой исследования послужила нормативно-правовая база и учебно-методическая
литература в области менеджмента, управления и делопроизводства.

Методы
исследования: анализ нормативных и литературных источников, сравнительный
анализ, наблюдение, процессный подход.

Работа
состоит из введения, двух глав с параграфами, заключения, списка использованных
источников.

Заключение:

Результаты проведенного
исследования позволяют сформулировать следующие выводы.

Цель курсовой
работы заключалась в осуществлении выбора и обосновании управленческого решения
по оптимизации документооборота МБОУ «СОШ №6».

Формальные
методы позволяют выбрать лучшее решение из множества возможных, хотя на
практике существует большое число систем, решение проблем которых значительно
сложнее. Использование формальных методов предполагает применение современных
компьютеров и развитого программного обеспечения и позволяет формировать
автоматизированные системы управления.

В тех случаях, когда требуется активизировать участников процесса принятия
решения, согласовать интересы сторон, затрагиваемых решением, повысить их
заинтересованность в результатах, эффективен групповой подход к разработке
решения. При этом важно уделять внимание организации групповой работы, в
частности определению регламента поведения группы, учитывать существующие
преимущества и недостатки этого подхода.

Объектом
данного исследования является МБОУ «СОШ №6». Место нахождения образовательной
организации: 672030, г. Чита, 5 мкр, д.3

Основной целью деятельности школы является
образовательная деятельность по реализации основных образовательных программ
следующих уровней: начального общего,
основного общего, среднего общего образования.

Изучение
организации работы с документами показывает, что в школе применяется смешанная
система документооборота, при которой часть документов проходит службу
документационного обеспечения управления и секретариат дирекции, где
централизовано, регистрируется, а часть поступает непосредственно в структурные
подразделения и в одних случаях регистрируется повторно, а в других не
регистрируется, что приводит к потере документов и затрудняет справочную
работу. Организация хранения документов также децентрализована: часть хранится
у секретаря директора, часть в структурных подразделениях. Формирование дел
ведется с незначительными отступлениями от принятых правил, в частности,
нередки отступления от установленных типовых заголовков дел.

Наибольшей значимостью в решении
проблемы оптимизации документооборота обладает вариант — разработка инструкции по делопроизводству. В условиях ограниченного
бюджетного финансирования школы автоматизация документооборота пока не
планируется.

Для совершенствования системы управления
документооборотом школы предлагается разработка инструкции по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству будет состоять из вводной части (общие
положения), основной части (тематические разделы) и приложений.

По результатам проведенного
исследования разработано управленческое решение по оптимизации документооборота
в средней школе — разработка инструкции по
делопроизводству.

В ходе исследования были использованы
многочисленные методы принятия управленческих решений:

1. Системный подход.

2. Ситуационный подход.

3. Диагностика проблем с
использованием различных критериев.

4. Модель участия работников в
принятии управленческого решения Врума и Джаго.

5. Маркетинговые приемы.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Теоретические аспекты разработки
управленческих решений в сфере документооборота организации 1.1. Понятие и
характеристика документооборота организации Функционирование
любой компании невозможно без ведения документации, так как на её основе
держатся все отношения, возникающие в процессе осуществления хозяйственной
деятельности. Даже на самом начальном этапе создания компании, учредитель
работает с целым пакетом документов: бизнес-проект, свидетельство о
регистрации, составление первичных организационных документов и др. Помимо
бухгалтерской и иной финансовой отчётности компании, которая является одной из
самых важных, в организации необходимо вести учёт персонала, то есть создать
систему кадрового документооборота. 
Документооборот – это совокупный процесс от формирования или получения
документа до исполнения, хранения или передачи получателю [11]. Кадровый документооборот – комплекс всех
процессов, складывающихся в системе трудовых отношений, включающий кадровую
документацию, а также схему документационного движения, используемые технологии
и специалистов, обеспечивающих функционирование документооборота.

Документы,
поступающие в организацию, относятся к входящему потоку. Он состоит из
документов от органов власти, вышестоящих (материнских) компаний,
подведомственных (дочерних) организаций, обращений граждан и других документов.
Другими словами, это вся документация, поступающая извне.

К
исходящему документопотоку относятся документы, которые формирует самая
компания и посылает их во внешнюю среду определенному получателю.

Документы,
которые не выходят за пределы организации и не поступают в неё, формируют
внутренний документопоток. Как правило, внутренние документы организации
составляют большую долю от общего документопотока. К данной группе относятся
стратегические цели и задачи, должностные инструкции, пояснительные записки,
приказы и др. К самостоятельным группам внутреннего документопотока относятся
акты, протоколы, отчетные документы, документы по учеты ресурсов предприятия и
др. Также к документам внутреннего потока относятся различные доклады,
объяснительные записки от сотрудников, рапорты [7].

Направление движения каждого из
представленных документопотоков имеет стабильный характер. Рассмотрим этапы
обработки входящего, исходящего и внутреннего документопотоков. Этапы обработки исходящих документов включают:

— формирование
проекта документа;

— подготовка
черновика документа;

— утверждение
проект документа;

— утверждение
окончательной версии документа;

— отправка
файла получателю.

Этапы обработки входящих документов:

— прием и первичная обработка документов;

— предварительное рассмотрение и распределение документов;

— регистрация
в соответствии с установленным регламентом учета входящей документации;

— рассмотрение документов руководством;

— передача на исполнение;

— контроль исполнения [12].

Внутренние документы проходят этап обработки исходящих
документов на этапе подготовки и этап их приема в структурный отдел компании –
входящие документы. Меньше всего регулируется движение внутренних документов.
Кроме того, в этом процессе обычно упрощается поток нормативных документов, и
нет стандартизированного маршрута для подготовки всех остальных документов, что
является самой очевидной тратой времени на прохождение документации.