Курсовая с практикой на тему Расчёт оптимальной штатной численности в архивах: анализ, обоснование

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 1

1. Организация трудовой деятельности и расчет штатной численности работников архива 4

1.1. Организация трудовой деятельности. 4

1.2 Численность работников архива согласно штатного расписания 5

2. Метод определения штатной численности архива 6

3. Расчет штатной численности архива. 12

4. Метод расчета необходимого штатного состава архивного персонала 20

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 22

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 23

Введение:

Задачи и цели архивистов – это организовать сохранность документов государственного назначении, для возможности их использования в интересах страны, интересах народа, проживающих в стране. Направление работы архивов зависит от его профиля: государственно-правовой, военный, профиль народного хозяйства, литературный, искусства и т.д.

Функции, вести архив возлагаются на сотрудника – архивариуса, архивиста (далее по тексту – архив; лицо, отвечающее за архив).

Основными задачами архива являются:

— получение и хранение архивных документов;

— контроль состояния хранения и правильность оформления;

— проведение экспертной оценки ценности архивных бумаг и документов;

— подготовка и передача в установленном порядке на хранение особо ценных бумаг или документов «срочного фонда». (Для сохранения документов в архиве каждый год составляются акты на документы постоянного хранения. Отбираются особо ценные документы, ведут учет страхового фонда). [2]

— оказание методической и практической помощи службе делопроизводства в поиске дел, заведенных согласно номенклатуре, но которые своевременно не были доведены на хранение;

. – пользование документами и предоставление по требованию документов, которые хранятся в архиве;

— ряд должностных обязанностей сотрудника, отвечающий за архив, указан в должностной инструкции;

— ответственный за архив назначается по приказу директора, на основании Закодательства РФ, законодательных актов по архивным делам, нормативных документов Минкультуры РФ, правил и других нормативных документов Главного архивного управления города, указаний вышестоящих организаций.[9]

В России существует четыре типа систем архивов, которые имеют как общие черты, так и существенные различия. [4]

Типы архивов: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы.

В крупных архивах происходит разделение на виды работ: упорядочивание материалов, формирование справочного аппарата, учет документов, их использование, публикаторская работа.

В архивах комплектуют документы и материалы по назначению в архивные дела, которые имеют заголовки, для раскрывания содержания дела и удобства поиска. Архивист, другим словами, облегчает поиск информации, правильно укомплектовав ее. Историки, писатели, кинематографисты, и другие специалисты разных отраслей используют архивные материалы в своей работе. Информацией из архивов часто пользуются при создании научно-популярных и художественных фильмов. Архивы являются источниками информации, и выступают субъектами информационных процессов формируя, храня и выдавая архивные документы.

По принципу построения и характеру управления архивные системы условно подразделяются на две группы:

— централизованные, где единый государственный орган выполняет управление архивным делом на общих основаниях и включает автономные подсистемы управления архивным делом;

— смешанные, они включают в себя элементы централизма и децентрализма, где степень приоритетности между ними определяются в каждом случае по-разному.[5]

Структуру архива создают, учитывая условия и особенности работы архива, по примеру структуры архива, которая утверждена Федеральной архивной службой Российской Федерации. В архивах, где нет структуры, создаются группы сотрудников по направлениям деятельности.[6]

Учет времени работы специалистов архива необходима, чтобы выполнять контроль профессиональных обязанностей в рабочее время по форме и согласно порядка, установленного директором архива. Учет ведется различными способами – от простых отметок в бумажном табеле учета рабочего времени, до компьютерных программ, которые сами собирают статистику и формируют данные о загруженности сотрудников.

Заключение:

Работник архива при выполнении обязанности соблюдает нормы профессиональной этикети архивиста, принятые мировым сообществом архивистов и российским обществом архивистов. В частности, в этом кодексе архивистов предусмотрено:

— первая обязанность архивистов — обеспечить сохранность документов, которые переданы им на хранение;

— Объективность и независимость архивистов — это мерило профессионализма. Они обязаны сопротивляться любому давлению, направленного на манипулирование документами, чтобы скрыть или исказить факты;

— архивист должен документировать свою деятельность работая с документами, а также быть способным обосновать эту работу;

— архивисты должны обеспечивать максимально широкий доступ к документам, обеспечивать независимое обслуживание для пользователей;

— архивист должен учитывать требования национальной безопасности и уважать право на тайну личной жизни людей, создавших документы или сведения, содержащиеся в этих документах;

— архивист должен использовать доверие, оказываемое им обществом, и не использовать свою позицию для недобросовестного удовлетворения собственных или чужих интересов;

— архивисты должны избегать действий, которые наносящих ущерб их профессионализму, объективности и беспристрастности. Для себя они не должны получать финансовые или какие-либо другие выгоды, выгоду в пользу организаций или коллег. Архивисты обязаны воздержаться от сбора подлинных документов архива или участия в любой коммерческой сделке с документами для личных целей.

Фрагмент текста работы:

1. Организация трудовой деятельности и расчет штатной численности работников архива

1.1. Организация трудовой деятельности.

Планирование персонала в архив – это задача, в которой нужно раскрыть качественную и количественную потребность в персонале для архива, определить содержание функций на каждом рабочем месте, создать подходящие условия для сотрудников, при этом сохранить здоровье и повысить качество работ.

Подбор кадрового потенциала зависит от требований и задач на рабочем месте. Должна быть прописана структура и штатное расписание для сотрудников архива, сформирована должностная инструкция и утверждена директором архива. Руководство архивного отдела совместно с руководителем архива выполняет расстановку кадров, при этом принимается во внимание достаточную квалификацию требованиям сотрудника на должность, его деловые, а также личные качества.

В архиве используют нормы времени и выработку для основных видов работ и операций.[1,2,3]

Норма рабочего времени – это трудовые затраты одного специалиста, которые он отрабатывает в течение календарного периода времени (за месяц, квартал либо год).

Норма выработки – это объем работы, который необходимо освоить сотруднику согласно требованиям, его квалификации, на основании организационно-технических условий.

Норма труда может быть операционная, укрупненная и комплексная; по сфере применения – типовая и местная.

Операционная норма показывает одно действие, один рабочий процесс, (на пример: нумирование листов и т.п.).

Укрупненные нормы формируются для неповторяющихся действий и включают в себя более двух операций (подготовка мероприятий, собраний и т.п.). Комплексные нормы формируются, в зависимости от циклических действий на рабочем месте или взаимосвязанных операций, помогающие достичь положительного конечного результата (итоговый норматив при подготовке справочника и др.).

Типовые нормы — это показатели, которые разрабатывает Федеральная архивная служба РФ, которые применяют к усредненным, однотипным действиям для всех видов архивов. [7]

Местные нормы применяются для конкретного архива, фундамент которых есть нормы, на типовые работы, которые выполняет сотрудник в архиве, контролируя временные этапы. Проводятся хронометражные наблюдения, с помощью фотоотчетов рабочего времени на определенные работы. Директором архива утверждается местная норма. Норма может изменяться, дополняться, корректироваться в случае, если изменяется технология, дополняется.