Курсовая с практикой на тему Работа с входящей документацией

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. МЕТО ВХОДЯЩЕГО ПОТОКА ДОКУМЕНТОВ В ДОКУМЕНТООБОРОТЕ 5
1.1. Понятие документооборота 5
1.2. Порядок обработки входящих документов 8
ГЛАВА 2. РАБОТА С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ В ОРГАНИЗАЦИИ 13
2.1. Работа с входящими документами на бумажном носителе в организации 13
2.2. Работа с входящими электронными документами в организации 21
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 25
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 26
ПРИЛОЖЕНИЯ 28

Введение:

Документооборот является сложным технологическим процессом, которые включают в себя различные параметры, связанные с движением документов в компании, а также со всей ее деятельностью. Организация документооборота предполагает рациональное движение и перемещение документов, операции по их получению и рассмотрению, передачу на исполнение, а также оформление и последующую отправку. Главным правилом документооборота для любой компании является эффективное движение документов по наиболее быстрому пути с наиболее минимальными затратами времени и труда.
Анализ литературы показал, что изучением теории информации, документоведения, организационного проектирования и организации делопроизводства занимались таких ученые, как В.И. Андреева, В.Г. Афанасьев, B.Д. Банасюкевич, В.Ф. Янковая, Г.Г. Воробьев, В.М. Глушков, Т.В. Кузнецова, А.Н. Сокова, М.В. Стенюков и ряд других.
Успех предпринимательской деятельности в условиях современной рыночной экономики зависит от адекватности оперативного управленческого решения, принимаемого руководящим персоналом организации. В условиях постоянно возрастающей конкурентной борьбы между коммерческими организациями особую актуальность приобретает совершенствование документационного обеспечения управления, которое во многом определяет качественную проработку документов и напрямую влияет на эффективность деятельности организации в целом. Правильно налаженная система работы с документацией – это важный аспект успешной деятельности современной компании. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них находят свое выражение планы организации, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая необходимая информация. От состояния работы с документами во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их реализации и в целом эффективность работы организации. Этим и объясняется актуальность данной работы.
Объект исследования – документооборот организации.
Предмет исследования – процесс обработки входящих документов.
Цель исследования – определить специфику работы с входящими документами в ООО «Меркурий».
Достижению цели способствует решение следующих задач:
 определить понятие документооборота;
 выделить основные документопотоки в организации;
 рассмотреть организационную структуру и организацию делопроизводства в ООО «Меркурий»;
 проанализировать особенности работы с входящими документами в ООО «Меркурий».
Материалом исследования послужили документы ООО «Меркурий» за 2015–2018 гг.
Методы исследования: изучение документации по предмету исследования, метод сравнения, метод анализа и синтеза.
Структура исследования: работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

Заключение:

Таким образом, документооборот играет одну из наиболее важных ролей в деятельности и управлении организацией, ведь залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности – своевременность получения и достаточность информации. Можно предположить, что в последующие годы документооборот продолжит развиваться. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. Документы должны сохранять свою первоначальную структуру, процесс изменений, вносимых в документ должен происходить оперативно, чтобы сократить возможность появления ошибок.
Выявлено, что документооборот имеет важное значение в деятельности ООО «Меркурий». Его усовершенствование с помощью применения системы электронного документооборота и надлежащий контроль позволяют своевременно получать необходимую информацию для принятия различного рода управленческих решений.
Установлено, что, руководствуясь правилами работы с входящими документами, можно исключить повторные операции по подготовке и обработке документов, добиться максимального сокращения инстанций прохождения и максимального единообразия в порядке прохождения документов. Четко структурированный порядок работы означает равномерное движение документов, что помогает пропорциональной загрузке секретаря ООО «Меркурий», руководителей подразделений и непосредственно генерального директора организации.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. МЕТО ВХОДЯЩЕГО ПОТОКА ДОКУМЕНТОВ В ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
1.1. Понятие документооборота
Документооборот – это движение в организации с момента их создания или получение до завершения исполнения или отправления в другую организацию . Документооборот организации включает в себя следующие этапы работы с документами:
1. Прием и первичная обработка документов
2. Предварительное рассмотрение и распределение документов
3. Регистрация документов
4. Контроль исполнения документов
5. Информационно-справочная работа
6. Исполнение документов
7. Отправка документов
8. Систематизация и текущее хранение документов.
Этапы обработки входящих документов применимы как для традиционной бумажной формы, так и для электронных документов. Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота) называется электронным документооборотом
Документооборот отражает всю систему управления организацией и позволяет наглядно ее увидеть, в связи с этим для совершенствования работы управленческого аппарата важно проводить анализ документооборота.
По мнению В.Ф. Янковой, основными принципами документооборота являются:
 централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов. Все документы, которые поступают в организацию, вне зависимости от способа их доставки (по почте, курьером, по факсу, по электронной почте), а также те, которые отправляют из организации, должны обрабатываться должностным лицом или в отделе, ответственном за ведение делопроизводства (служба ДОУ, секретариат, канцелярия, общий отдел и другие);
 экономичность. Необходимо обеспечить мотивированное сокращение пути движения документов, что приводит к экономии временных и материальных ресурсов;
 функциональность. Движение документов относится к деятельности должностных лиц по их подготовке и исполнению. Работа должностных лиц с документами осуществляется в пределах предоставленных им полномочий;
 унификация. Работа с документами одной группы (например, приказы, акты, инструкции, письма и другие) должна подчиняться единым правилам;
 открытость. Доступ к документированной информации открыт должностным лицам в соответствии с их рабочими требованиями;
 гибкость. По решению уполномоченных должностных лиц в целях сокращения сроков прохождения документов для работы с отдельными видами документов могут вноситься изменения временного характера;
 организация предварительного рассмотрения документов. Документы, поступившие в организацию, распределяют на документы, которые направляют на резолюцию руководителю, его заместителям и на те, которые передают на исполнение непосредственно в подразделения. Предварительное рассмотрение проводит специалист, ответственный за ведение делопроизводства в организации;
 маршрутизация и разработка схем прохождения отдельных видов документов;
 исключение необоснованных согласований. При копировании проекта документа или передаче его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам может произойти параллельное согласование документов одновременно несколькими работниками;
 однократность регистрации документов. Документы, которые поступают в организацию и те, которые в ней создаются, должны быть зарегистрированы один раз. Входящие регистрируют при поступлении, внутренние и исходящие – при создании. Регистрация документов может осуществляться в делопроизводственной службе или непосредственно в структурном подразделении;
 снижение уровня подписания документов;
 максимальное сокращение числа инстанций прохождения, не обусловленных деловой необходимостью. Необходимо исключить возвратное движение документов, то есть такое движение, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку;
 вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения
При проведении анализа документооборота в организации в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования считают документопоток. Документопоток – это совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут
В деятельности каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
 поток входящей документации, который составляют поступающие в организацию документы;
 потоки внутренней документации, которые составляют документы, созданные в организации и не предназначенные для выхода за ее пределы;
 поток исходящей документации, которые составляют документы, предназначенные для отправки в другие организации