Курсовая с практикой на тему Проектирование и организация электронного документооборота сервисного предприятия (Вариант 11)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 1 Проектирование и организация электронного
документооборота сервисного предприятия 2 Расчет проектных параметров сервисного центра на
основе представленных исходных данных 3 Определение пространственных и организационных
характеристик проектируемого сервисного центра на основе произведенных
расчетов ЗАКЛЮЧЕНИЕ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Введение:

Актуальность исследования. Сегодня
в нашей стране действует множество сервисных центров с разрозненными элементами
в функциональной деятельности. Несмотря на оборудование и используемые
технологии в работе, проектирование сервисных центров базируется на техническом
задании (ТЗ) заказчика и соответствуют выдвинутым (обозначенным) целям
строительства.

Если проектирование
сервисных центров осуществляется по готовым (типовым) проектам, то
вначале определяются характеристики окружающей среды, формируются выводы о
качестве взаимодействия объекта и внешних сетей, после чего результаты
фиксируются в проектной документации для ее дальнейшего использования.

После выполненной работы,
проектировщик переходит к разработке эскизного проекта, по завершению которого
заказчику будет предложен сервисный центр в разрезе здания, с планами помещений
и этажей. К эскизному проекту прилагается генеральный план строительства, где
показана «привязка» объекта к существующим инженерным коммуникациям.

Поэтому для
проектирования сервисного центра по обслуживанию оргтехники важную роль играет
внедрение электронного документооборота. Основная
функциональность обеспечивается через веб-сервер, облачное решение разработано
для средних предприятий с подключением от 50 до 200 пользователей. Клиент может
самостоятельно определить состав системы. Внедрить и развить эту систему можно
с помощью компании разработчика или с ИТ-специалистами.

Объект работы – сервисная
организация.

Предмет работы – проектирование и организация
электронного документооборота сервисного предприятия.

Целью курсовой работы является исследование
особенностей проектирования и организации электронного документооборота
сервисной организации.

Для достижения указанных целей требуется решить следующие
задачи:

— рассмотреть
проектирование и организация электронного документооборота сервисного
предприятия;

— провести
расчет проектных параметров сервисного центра на основе представленных исходных
данных;

— определить
пространственные и организационные характеристики проектируемого сервисного
центра на основе произведенных расчетов.

Методы исследования: анализ,
синтез, аналогия, обобщение, сравнение, наблюдение, проектирование.

Структура данной работы
включает введение, основную часть, заключение, список использованных
источников.

Заключение:

Сегодня мировая экономика вступила в
фазу бурного развития информационных и промышленных технологий и их сближения.
Экономика, информатика и управление производством объединяются на основе
концепции сетевого центрирования, формируются новые направления информатики в
бизнесе. Интеллектуальные производственные системы радикально изменяют
существующий имидж отрасли, что приводит к качественному переходу к новой
промышленной структуре, в которой производство контролируется как организм, в
котором все технологические и организационные элементы взаимосвязаны. Кроме
того, каждый из них работает во взаимной синхронизации с другими, оптимизирует
и регулирует свою деятельность с учетом изменений во внешней среде.

Автоматизированная система подготовки
документов – это автоматизированная многопользовательская система, которая
сопровождает процесс управления иерархической организацией, чтобы
гарантировать, что организация выполняет свои функции. Предполагается, что
процесс управления основан на удобочитаемых документах, содержащих инструкции
для персонала организации, которые необходимы для реализации.

Важнейшим аспектом автоматизации
документооборота является правильное хранение документов в электронном виде.
При разработке автоматизированной системы подготовки документации вопросы
обеспечения безопасности этих документов должны рассматриваться одновременно.
Автоматизация документооборота позволяет настраивать систему в соответствии с
требованиями конкретного клиента, предоставляет возможность осуществлять
среднесрочный контроль перемещения документов и средства уведомления о любых
нарушениях в процессе передачи документов.

В автоматизированных системах
обработки всех документов все сотрудники предприятия работают в соответствии со
своими обязанностями. К ним относятся руководители, в обязанности которых
входит чтение письма и необходимость решить дальнейшую судьбу документа, а
также исполнители, в обязанности которых входит исполнение решения, для
подготовки ответа. Как правило, это может быть любой сотрудник предприятия,
которому нужна информация об определенных документах, а именно об их
содержании, подрядчиках, сроках и т. д.

Выбор системы работы является сложным
процессом и зависит от ряда факторов. Если компания является торговой
организацией, то решающим моментом является возможный экономический эффект от
внедрения системы электронного документооборота. Если это государственное
учреждение, то главное — поддержать все задачи, которые решает организация, и
специфика этих задач связана со спецификой деятельности. Необходимо учитывать
все эти факторы, прежде чем выбирать ту или иную систему электронного
документооборота.

Современные технологии, используемые
в процессе автоматизации, позволяют классифицировать системы электронного
документооборота. Обычно выделяют следующие типы систем:

— клиент-сервер
– основные модели управления размещены на выделенном сервере, пользователи
взаимодействуют с системой электронного документооборота через выделенный
интерфейс клиентской части;

— на
основе баз данных – интегрированные с базами данных SQL, Oracle и другими,
информация хранится в базе данных, и для ее обработки используются отдельные
модули;

— веб-технологии
– обеспечивают удаленный доступ к серверу без выделенных клиентских приложений,
позволяют использовать веб-браузеры в качестве пользовательского интерфейса;

— «облачные» системы – используют сервер
хостинга провайдера.

Фрагмент текста работы:

1 Проектирование
и организация электронного документооборота сервисного предприятия Современные технологии, используемые
в процессе автоматизации, позволяют классифицировать системы электронного
документооборота. Обычно выделяют следующие типы систем [8]:

— клиент-сервер
– основные модели управления размещены на выделенном сервере, пользователи
взаимодействуют с системой электронного документооборота через выделенный
интерфейс клиентской части;

— на
основе баз данных – интегрированные с базами данных SQL, Oracle и другими,
информация хранится в базе данных, и для ее обработки используются отдельные
модули;

— веб-технологии
– обеспечивают удаленный доступ к серверу без выделенных клиентских приложений,
позволяют использовать веб-браузеры в качестве пользовательского интерфейса;

— «облачные»
системы – используйте сервер хостинга провайдера.

На сегодняшний день наиболее
популярным способом автоматизации обработки документов на предприятии являются
системы электронного документооборота в форме российских разработок. Наиболее
перспективными и замечательными передовыми системами электронного документооборота
являются следующие.

Directum. Это система ECM с
управлением документами, бизнес-процессами и возможностями управления
веб-контентом. Система включает в себя функции ввода и преобразования
документов, совместного управления, долговременного хранения документов и
обеспечения целостности, предоставления информации. Основная функциональность
обеспечивается через веб-сервер, облачное решение разработано для средних
предприятий с подключением от 50 до 200 пользователей. Клиент может
самостоятельно определить состав системы. Внедрить и развить эту систему можно
с помощью компании разработчика или с ИТ-специалистами. Интерфейсы всех режимов
работы унифицированы, правила и задачи обработки документов настроены под
конкретные требования [11].

ELMA. Эта система имеет расширенную
линейку бизнес-решений, есть возможность ее интеграции с 1С. Документы здесь
могут иметь неограниченное количество версий файлов, но только одна из них
имеет значение. Вся история изменений собрана на карте документа. Также можно
увидеть общую ситуацию рабочего процесса компании, создать шаблон документа.
ELMA имеет широкий спектр вариантов конфигурации и пожертвований, и можно
создать систему рабочего процесса в соответствии с требованиями конкретной
компании. Интерфейс представляет собой стандартный тип хранения файлов, ввод и
регистрация документа просты и понятны и состоят из нескольких последовательных
шагов.