Курсовая с практикой на тему Появление и развитие специальных систем записи информации

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. НАЗНАЧЕНИЕ И СПОСОБЫ ЗАПИСИ ИНФОРМАЦИИ 5

1.1. Понятие и значение записи информации 5

1.2. Способы и средства документирования информации 10

ГЛАВА 2. ЗАПИСЬ ИНФОРМАЦИИ В ЭЛЕТРОННОЙ ФОРМЕ 15

2.1. Способы записи информации в электронной форме 15

2.2. Практические аспекты записи информации в электронной форме 22

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 33

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 36

Введение:

Информация имеет принципиальное значение: как в жизни конкретного человека, так и в деятельности всех элементов экономической, политической, культурной, социальной и других аспектах деятельности государства и элементов его системы.

Запись информации обеспечивает не только возможность ее сохранения в неизменном состоянии, но и возможность ее передачи во времени и в пространстве. Таким образом, запись информации является необходимым условием функционирования информации в обществе.

Средства и способы записи информации прошли многовековую история развития – от записи путем нанесения рисунков и выдавливания информации на глиняных табличках до создания документов в электронной (цифровой) форме.

Исследование способов записи информации имеет принципиальное значение в силу его разнообразия, а также интенсификации данного направления в последние десятилетия.

Объектом исследования является информация.

Предметом исследования являются способы и средства записи информации.

Целью исследования является анализ развития систем записи информации.

Задачами исследования являются:

— исследование понятия и значения записи информации;

— исследование способов и средств документирования информации;

— выявление способов записи информации в электронной форме;

— исследование практических аспектов записи информации в электронной форме.

Принимая во внимание хронологический период появления и развития систем записи информации, данная тема широко освещена в специальной литературе. Вместе с тем, появление новых способов фиксации информации, изменение законодательства в соответствующей сфере, обуславливает актуальность исследований в данной сфере.

Структура работы включает введение, две главы, каждая из которых состоит из двух разделов, заключения, списка использованных источников и литературы.

В первой главе предпринят анализ назначения и способов записи информации. Во второй главе проведено исследование вопросов записи информации в электронной форме. В заключении обобщены сформулированные в процессе проведения исследования выводы.

Заключение:

Необходимость записи информации возникает при необходимости сохранения ее качественных свойств (объективности, достоверности, неизменности, релевантности и других) во времени и в пространстве.

С развитием письменности и осознанием обществом ее значения, совершенствовались носители и средства записи текстовой информации. Появление и развитие способов записи информации напрямую обуславливалось необходимостью ее сохранения, и возможности передачи во времени и пространстве во всем разнообразии ее представления (визуального, текстового, аудиального).

В процессе исследования установлено, что понятия записи и фиксации информации являются фактически синонимичными по смыслу, поскольку и в первом, и во втором случае речь идет о преобразовании информации в иную форму, то есть об изменении физических характеристик.

Информация, записанная на носителе, определяется как документированная информация, независимо от типа носителя, характера информации, способа записи и других условий.

При этом представляется неверным отнесение к документированной только структурированной информации, поскольку записанная неструктурированная информация также является документированной.

При этом не вся документированная (записанная) информация является документом. Критерием, отделяющим документ от другой документированной информации, является наличие реквизитов, позволяющих идентифицировать данную информацию: ее достоверность, подлинность, полноту и другие характеристики.

При этом не все документы являются официальными документами. Существующее определение официальных документов не в полной мере отражает сущность официального документа в отношении документов, требования к оформлению которых не закреплены.

Юридической значимостью и юридической силой может обладать не только документ, но и в целом документированная информация (например, созданная частным лицом в текстовой форме рукописным способом на носителе, и могущая выступать для подтверждения событий личного характера).

В зависимости от целей записи информации выделяются разные категории документов. В частности, запись информации о событии может осуществляться путем создания:

— текстового документа, составленного рукописным способом или при помощи компьютерных средств;

— фотодокумента, видеодокумента, фонодокумента, в том числе при помощи цифровых средств записи.

В настоящее время широкое распространение получили цифровые способы записи информации, применяемые при создании всех категорий документов (как текстовых, так и аудиовизульных), что связано с интенсивным развитием соответствующих технологий.

Понятие электронной информации имеет существенное отличие от понятия информации: ее оформление осуществляется путем специально созданной учетной записи в памяти компьютера с использованием искусственного языка программирования (двоичной форме).

Электронные документы имеют ряд преимуществ, включая возможности тиражирования, оперативного доступа, поиска, передачи, обмена информацией.

Запись информации в двоичной цифровой форме (сочетание цифр «0» и «1») принята как технологическая языковая форма отображения содержания создаваемой, вводимой, обрабатываемой, передаваемой и используемой компьютером.

Одним из носителей, на который может быть записана электронная информация, является оптический диск. Типы оптических дисков различаются по информационной емкости, длине лазерной волны, возможности дозаписывания информации.

Выделяется ряд условий, обеспечивающих сохранность информации, записанной на оптические диски, включающие соблюдение условий хранения, а также обеспечение перезаписи информации.

Другим средством записи электронной информации, получившим широкое распространение, являются флэш-накопители. Не существует единого мнения относительно сроков хранения информации на картах флэш-памяти.

Разработки в направлении новых способов записи электронной информации продолжаются.

Вместе с тем, в практической реализации технология записи электронной информации имеет ряд недостатков, к числу наиболее значимых из которых следует отнести недостаточную методическую и нормативную проработку данных вопросов. Действующие нормативные правовые акты предписывают создание электронных документов. Регламентированы вопросы, связанные с приданием электронным документам юридической силы, состав документов, которые могут быть созданы в безбумажной электронной форме. В значительно меньшей степени регламентированы требования к организации работы с электронными документами. Вопросы записи электронной информации фактически не регламентированы.

 

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. НАЗНАЧЕНИЕ И СПОСОБЫ ЗАПИСИ ИНФОРМАЦИИ

1.1. Понятие и значение записи информации

Согласно ГОСТ 13699-91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения» под записью информации понимается процесс преобразования сигналов информации в пространственное изменение физических характеристик или формы носителя записи с целью сохранения и последующего воспроизведения записанной информации . При этом в качестве недопустимого синонима указан термин «фиксация».

Вместе с тем, согласно Большой советской энциклопедии, одним из определений понятия «фиксирование» является закрепление чего-либо (например, фиксирование фотографическое; закрепление в письменной форме сведений, мыслей) .

В указанном значении данные понятия являются фактически синонимичными по смыслу, поскольку и в первом, и во втором случае речь идет о преобразовании информации в иную форму, то есть об изменении физических характеристик.

При этом следует подчеркнуть, что необходимость записи информации возникает при необходимости сохранения ее качественных свойств (объективности, достоверности, неизменности, релевантности и других) во времени и в пространстве.

В частности, образы, знания, опыт, воспоминания человека не являются надежным источником информации в силу ряда обстоятельств:

во-первых, по мере временного удаления от точки восприятия снижается достоверность сведений;

во-вторых, при передаче информации осуществляется ее искажение (как путем преобразования при передаче (пересказе), так и при процессе восприятия (понимания)).

Количество звеньев в цепи информационного взаимодействия в случае, если информация не записана, напрямую обуславливает масштаб ее искажения. Примером являются «слухи», наращивающие подробности (сознательные или несознательные) вокруг базовых фактов событий.

Первоначальным способом записи информации являлись рисунки (наскальные и другие), отображающие, сохраняющие и передающие во времени события соответствующего времени и условий. Затем появились знаки письма и письменность как таковая, расширившая возможности фиксации, сохранения и передачи информации: уже не только во времени, но и в пространстве.

С развитием письменности и осознанием обществом ее значения, совершенствовались носители и средства записи текстовой информации: от каменных табличек, пергамента, бересты и других – до бумаги (включая совершенствование способов ее изготовления и состава, стандартизацию форматов и другие аспекты).

Визуальная и аудиоинформация в неизменном состоянии оставалась невозможной для записи вплоть до второй половины XIX века.

В современной терминологической системе в сфере делопроизводства и архивного дела запись информации на носителе по установленным правилам определяется как документирование .

Под документированной информацией понимается структурированная информация, зафиксированная на носителе.

Под носителем документированной информации понимается материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

Таким образом, информация, записанная на носителе, определяется как документированная информация, независимо от типа носителя, характера информации, способа записи и других условий.

Вместе с тем, приведенное определение имеет недостаток, заключающийся в отнесении к документированной только структурированной информации, что не является верным, поскольку записанная неструктурированная информация также является документированной.

При этом не вся документированная (записанная) информация является документом.

Согласно терминологическому стандарту в сфере делопроизводства и архивного дела, под документом понимается зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать .

Согласно федеральному закону от 29 декабря 1994 года № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», документ определяется как материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения .

Таким образом, критерием, отделяющим документ от другой документированной информации, является наличие реквизитов, позволяющих идентифицировать данную информацию: ее достоверность, подлинность, полноту и другие характеристики.