Курсовая с практикой на тему Подготовка и техническое обслуживание совещаний и конферентных мероприятий

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………………. 3
ГЛАВА I. СУЩНОСТЬ И ПРОЦЕСС ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ 5
1.1. Деловые мероприятия: форматы, особенности организации…………………5
1.2. Деловое совещание как вид деловых мероприятий…………………..…..12
1.3. Вопросы организации деловых мероприятий разного уровня 15
ГЛАВА II. ПРОВЕДЕНИЕ ДЕЛОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ В ПРАКТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСТИНИЧНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ «АРКТИКА»……………………………………………………………………..21
2.1. Характеристика отеля «Арктика»…………………………………………21
2.2 Необходимость использования современных аутсорсинговых технологий в деятельности гостиничной фирмы отель «Арктика» 22
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 28
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………….31
ПРИЛОЖЕНИЕ 37

Введение:

Актуальность изучаемой темы обусловлена следующими факторами.
Сегодня, в то время как экономическая ситуация в нашей стране стабильна, бизнес-коммуникационная индустрия становится все более заметной и многообещающей в национальной экономике. В дополнение к бизнес-совещаниям и торговым переговорам широко используется деловые совещания, что является открытым средством для коллективных дискуссий по некоторым вопросам. Формы этого обсуждения весьма разнообразны. Это конгрессы, конференции, симпозиумы, собрания, собрания, семинары.
В деятельности предприятия гостеприимства деловые встречи играют важную роль, поэтому каждый руководитель должен знать правила делового общения и использовать их в процессе деловых переговоров.
Деловая встреча является одним из самых ответственных видов деятельности руководителя и важным фактором, влияющим на организацию режима работы всего коллектива. Необходимость проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения принятия решений и повышения их действенности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для того, чтобы конкретные задачи были быстрее переданы исполнителю, но прежде всего для эмоционального воздействия на участников встречи и, следовательно, на всю команду.
В научной литературе специалисты по управлению представляют встречу в виде организованного и целенаправленного взаимодействия руководителя организации или компании с командой для коллективного обсуждения проблем и вопросов компании для принятия управленческих решений.
Эффективность деловых встреч или торговых переговоров во многом зависит от того, насколько тщательно они были подготовлены.
Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев.
Объектом исследования является отель Бизнес турист, предлагающий проведение деловых мероприятий.
Предмет исследования – отношения, возникающие по поводу организации и проведения деловых мероприятий.
Целью данной курсовой работы является изучение технологии организации и проведения деловых мероприятий.
Исходя из заявленной цели были поставлены следующие задачи:
— рассмотреть деловые мероприятия: форматы, особенности организации;
— проанализировать деловое совещание как вид деловых мероприятий;
— дать характеристику отелю «Арктика»;
— выявить особенности вопросов организации деловых мероприятий разного уровня
— исследовать необходимость использования современных аутсорсинговых технологий в деятельности гостиничной фирмы.
Теоретической основой исследования послужили работы таких авторов, как Александрова А.Ю., Биржаков М.Б., Верхоглазенко В.Н., Звезденков А.А., Хлюнева М.В., Кобяк М.В., Лайко М.Ю., Назаркина В.А., Фандий К.В., Штенгольц Б.И., Перова М.А., Янкевич B.C., Безрукова Н.Л. и др.
Структура работы: курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложения.

Заключение:

В заключение данной курсовой работы на основании заявленной цели и поставленных задач сделаем краткие выводы.
В процессе глобального изменения государственной парадигмы одна из основных ролей принадлежит отрасли деловых встреч.
Индустрия деловых мероприятий является одной из ведущих и наиболее динамичных отраслей мировой экономики.
Деловые мероприятия — это социальные события в бизнесе:
 конференции,
 презентации,
 круглый стол,
 форумы,
 семинары,
 совещания, которые по составу, продолжительности, географическому охвату превышают обычные совещания в офисе.
В настоящее время индустрия деловых встреч включает в себя поездки для участия в конгрессах, генеральных встречах дипломатической или иной организации (за исключением поездок лиц, занимающих должности в посещаемой стране), научных конгрессах и конференциях, производственных семинарах и совещаниях, ярмарках, выставках и международных выставках, а также другие профессиональные поездки, а также официальные поездки без дохода по месту миссии.
Сочетание деловых поездок с возможностями осмотра принимающей страны и кратковременного отдыха уже давно используется. Но как самостоятельная и высокоэффективная форма туризма, это направление было сформировано в 80-90-х годах.
С процессом развития истории мирового хозяйства, науки и техники, зарождением капитализма происходит формирование индустрии деловых встреч как неотъемлемой части развития современного общества.
Выставки, конференции, торговые ярмарки, симпозиумы и встречи – в современном мире все эти явления стали знакомыми деловым кругам, поскольку постепенное развитие организаций предполагает установление и укрепление деловых контактов с партнерами.
Стабильное развитие предприятия невозможно без сотрудничества с другими предприятиями и организациями, поэтому различные виды коммерческой деятельности как средство продвижения бизнеса и продукции становятся неотъемлемой частью экономической жизни.
Организация проектов бизнес-коммуникации позволяет компании не только представить свои разработки и инновации, но и привлечь внимание к своей компании, которая также является средством установления новых деловых контактов.
Кроме того, участие в различных конференциях, форумах, семинарах дает возможность получить новые знания и информацию, лучше узнать объект и тему текущих исследований, поделиться своими мыслями и работой, получить профессиональные консультации по существующим вопросам.
Гостиничные компании и, а в нашем случае отель «Арктика» могут стать полноправными аутсорсинговыми компаниями, чтобы обеспечить широкий спектр услуг при организации бизнеса и других мероприятий, выполняя эти мероприятия на высоком профессиональном уровне, так как качество услуг и культура обслуживания являются мощным оружием в конкурентной борьбе.
С каждым годом торговые, культурные и научные отношения между регионами и странами становятся все более тесными, а роль межкультурного общения становится все более важной.
Современное предприятие невозможно без обмена информацией, освоения новых технологий, поиска новых рынков и партнеров для инвестиций, продвижения бизнеса в ходе деловых поездок.
Задачи деловых мероприятий включают в себя профессиональное развитие, развитие корпоративной культуры, интеграцию и расширение деятельности организации путем участия в международных конгрессах, научных конференциях, учебных семинарах, выставках. Индивидуальные и коллективные деловые поездки руководителей и персонала занимают большую часть деловых поездок.
В последние десятилетия индустрия деловых мероприятий превратилась в высокоэффективный экономический сектор, который способствует развитию городской инфраструктуры, росту доходов от городского бюджета, улучшению имиджа бренда как международных культурных и торговых центров.
В настоящее время в индустрии деловых мероприятий основное внимание уделяется представителям государственных органов, предпринимателям и руководителям компаний, о чем свидетельствует увеличение числа конгрессов и конференций, независимо организованных круглых столов и в сочетании с выставками и ярмарками.
Кроме того, хорошо развитая индустрия деловых мероприятий в регионе характеризуется высоким уровнем социально-экономического развития общества.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА I. СУЩНОСТЬ И ПРОЦЕСС ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

1.1. Деловые мероприятия: форматы, особенности организации

Деловые мероприятия — это социальные мероприятия в бизнесе: конференции, презентации, круглые столы, форумы, семинары, встречи, которые по составу, продолжительности, географическому охвату, превосходят классические офисные встречи.
Маартен Ваннесте, автор международного бестселлера «архитектура бизнес-мероприятия», дал такое простое и исчерпывающее определение коммерческой деятельности. В качестве председателя Института дизайна коммерческой деятельности (MDI) он изучал многие лекции, форумы, сравнивал их организацию и результаты.
Основываясь на своем огромном практическом опыте, Ваннесте пришел к твердой убежденности в том, что подготовка бизнес-мероприятий и их организации составляет до 60% от успеха в достижении бизнес-целей, для которых мероприятие организовано:
 в создании, укреплении и поддержании позитивного делового имиджа компании;
 привлечение партнеров, клиентов, инвесторов;
 в успешном запуске нового продукта;
 повышение узнаваемости бренда.
Чтобы успешно организовать бизнес-мероприятие, необходимо:
 сравнить цели инициатора/клиента события с существующими форматами и выбрать наиболее подходящий или их сочетание;
 обеспечить баланс между культурными и развлекательными и коммерческими частями мероприятия.
Коммерческие и некоммерческие организации являются инициаторами бизнес-конференций. Они организуют такие бизнес-мероприятия для своих партнеров (реальных и потенциальных) и коллег, чтобы обсудить различные проблемы, частные и общие вопросы, связанные с промышленностью, региональными предприятиями и компаниями в целом, чтобы привлечь партнеров и клиентов и т. д.
По решенным задачам конференция делится на на дилерские, маркетинговые, презентационные, отраслевые и т.д., по способу организации — на локальные (в одном месте) и распределённые (в разных местах), аудио- и видеоконференции.
Для организации бизнес-мероприятияконференции необходимо произвести следующие мероприятия:
 разработка бизнес-концепции и творческой концепции;
 подобрать и арендовать площадку, оборудование;
 создать базу участников и пригласить их вместе с известными докладчиками;
 подумать и продумать пользовательский стиль событий;
 привлечь партнеров из средств массовой информации;
 заняться разработкой программы мероприятий с оптимальным чередованием шоу программ и деловых встреч;
 заняться обеспечением размещения и питания участников и т.д.
Успех инициатора будет обеспечен только тщательно продуманным планом действий, четкой организацией и быстрым решением всех возникающих вопросов. Поэтому сегодня подготовка к коммерческой деятельности делегируется компаниям, которые делают это профессионально.
Дилерское событие
Коммерческая деятельность дилеров может осуществляться в различных форматах, которые сочетают в себе одни и те же цели — обмен информацией, анализ рынка, установление контактов, увеличение клиентской базы, представление продуктов и брендов.
Обычно это крупномасштабные выездные конференции, форумы, выставки, семинары, конгрессы, которые объединяют деловые встречи и развлекательные мероприятия. Поэтому подготовка деловых мероприятий для дилеров занимает от 1 до нескольких месяцев. Между тем, необходимо эффективно решать задачи, которые связаны с определенным форматом событий.
Бизнес-семинар
Это тесно сфокусированное бизнес-мероприятие, задача которого- в первоначальную очередь — обучение. Участники семинара обсуждают сообщения по актуальным деловым вопросам, проектам, успешному опыту, получают новую информацию по данной теме, организуют дискуссии, обмениваются собственным опытом.
О форме и целях семинаров:
Корпоративная формы (частная, закрытая) — они используются для сотрудников компании, чтобы улучшить свои навыки и навыки;
Открытая форма — для всех желающих; часто открытые бизнес-семинары компании проводятся с целью их собственной рекламы.
Сложность организации семинаров зависит от масштаба мероприятия и поставленных целей. Проще организовать корпоративный семинар, но он также может быть довольно обширным.
Например, поощрительный семинар (поощрительная поездка), когда администрация, владельцы бизнеса перевозят сотрудников в рекреационных зонах внутри или за пределами страны.
Инсентив-мероприятия (поощрительные поездки) занимают отдельное место в индустрии деловых встреч. Компания организует выездные семинары, конференции, совещания, а также поездки сотрудников компании с организацией презентаций новых услуг или товаров, подведением итогов работы.
Инсентив-мероприятия представляют собой поощрительные поездки не только для сотрудников компании, но и внешних клиентов, дилеров и поставщиков. Такие поездки компания оплачивает из своего бюджета.
Проведение инсентив-программ является важнейшим инструментом управления персоналом, поощрения лучших работников компании, стимулирует персонал к эффективному выполнению своих обязанностей, способствует сплочению коллектива, повышению производительности труда и увеличению продаж. Инсентив-поездки для внешних клиентов создают положительный имидж компании и как следствие укрепляют позиции в бизнесе.
Для организации семинара необходимо выбрать место проведения встречи, разработать дизайн и рекламную поддержку, программу семинара, предоставить техническое оборудование, организовать приглашения, питание, жилье, поездку (в случае возникновения необходимости).
Тренинги
Под тренингами понимают краткосрочные мероприятия в основном воспитательного и образовательного характера. Во время обучения они развивают конкретные навыки, умения, приобретают новые знания, изменяют поведенческие модели.
Обучение по продажам и бизнес-коммуникации, ролевые игры для бизнеса пользуются большим спросом. Для их проведения приглашаются бизнес-тренеры, выбирают сайт, оформление, составляют программу мероприятия, если планируется развернутое мероприятие и т. д.
Несмотря на короткий срок обучения, компании по управлению событиями должны приложить все усилия для оправдания ожиданий. Его успех зависит как от выбора тренера, так и от настроения команды, которая формируется набором факторов — от даты проведения, до места проживания.
Выставки
Выставки проводятся с целью демонстрации продукта (продуктов или услуг), его продажи, создания и поддержания репутации, имиджа компании.
Особенностью организации выставки является то, что для нее требуется подходящая комната, ее оборудование со стендами и специальным оборудованием.
Во время выставки также проводятся семинары, тренинги, лекции, мастер-классы, буфеты, шоу и т. д. но чаще сама выставка является партнерским событием для другого бизнес-мероприятия, например-форума или конференции.
Экспозиции могут быть постоянными или временными, переходить на моно – и полиформате.
Успех организации выставки зависит от того, где выставляются компании, от состава участников (чем он конкурентоспособен, тем больше интерес к выставке), насыщенности деловой и развлекательной программы.
Компании по организации торговых мероприятий, планируя выставку, должны разработать творческую идею-концепцию (международные примеры:
 «Мудрость природы» — Япония, 2005;
 «Вода и устойчивое развитие» — Испания, 2008;
 «Лучший город — лучшая жизнь» — Китай, 2010), которой будут руководствоваться потенциальные участники.
Ярким примером положительного влияния проведения мероприятий на развитие региона является Саммит Азиатско-Тихоокеанского экономического сотрудничества (АТЭС) – ежегодная встреча лидеров экономик АзиатскоТихоокеанского региона. Россия является членом форума «Азиатско-Тихоокеанское экономическое сотрудничество (АТЭС)» с 1998 г. Заявка России на председательство в АТЭС в 2012 г., а также на проведение Саммита, была одобрена на Cаммите АТЭС в Сиднее в 2007 г. В рамках председательствования России в АТЭС в 2012 г. было проведено свыше 90 мероприятий в Москве, Санкт-Петербурге, Ярославле, Казани и Хабаровске.
Кульминацией в обширной программе российского председательства стал Саммит АТЭС, который прошел впервые в России 2–9 сентября 2012 г. во Владивостоке на острове Русском. Проведение Саммита поспособствовало развитию региона – построены мосты «Золотой» и «Русский», а также новый кампус Дальневосточного федерального университета, в котором состоялся сам Саммит, завершена реконструкция международного аэропорта «Кневичи», усовершенствована городская и транспортная инфраструктуры. В дальнейшем планируется превратить остров Русский в крупную туристско-рекреационную зону.
Если выставка инициируется компанией, она предлагает концепцию, которую разрабатывает организатор.
Именно концепция определит место проведения, гостей, оформление, культурную программу и другие моменты мероприятия.
Презентации
Задачей данного мероприятия выступает презентация продукта (продукты, услуги), история достижений компании, а целью является продвижение продукции, поиск партнеров, клиентов.
Презентация, как правило, проходит как часть более крупного мероприятия, и, следовательно, сложность его состоит в том, чтобы сделать мероприятие заметным и запоминающимся.
Организатор презентации должен тщательно развивать рекламу мероприятия – продумать акции, подарки, освещение в средствах массовой информации; найти помещение с отличными техническими условиями или предоставить их, где презентация будет проходить.
В зависимости от формы организации и целей презентации делятся на презентацию продукции, предприятия, стандартные и концептуальные, классические и творческие, независимые и в рамках деловых встреч.
Бизнес-приемы
Бизнес-приемы по организации напоминают светские события и необходимы для установления контактов,отношений, решения вопросов.
Как и презентации, они чаще организованы как часть других событий и представляют собой синтез бизнес-и развлекательного мероприятия. Неформальная ситуация на приемах способствует свободному общению и простому контакту участников.
Круглый стол
Круглый стол — событие изображения. Его темы-широкие вопросы бизнеса, политики, экономики, науки и т. д. Потому что продвижение собственных интересов в рамках круглого стола — это яркие и интересные выступления — спонсорство-что, безусловно, будет отражено в средствах массовой информации.
Деловые форумы
Форум является одним из особенно важных бизнес-событий. Этот формат становится особенно популярным, потому что он охватывает широкую аудиторию, позволяет общаться полуформально, достаточно свободно для официальных мероприятий и включает в себя все виды (или большинство из них) бизнес-событий, перечисленных выше. На форумах вы можете высказаться вслух даже тем, кто едва начинает деятельность, наладить важные контакты.
Но масштаб мероприятия и его структура чрезвычайно сложны в организации, так как для подготовки требуется много времени, а также высокий профессионализм организаторов.
Подготовка бизнес-мероприятий-форумов требует поиска сайта, участников, развития рекламно-информационного общества, бронирования жилья для клиентов и организации трансфера из аэропортов, вокзалов, общественного питания клиентов, оформления помещений, составления культурной и развлекательной программы и решения многих других вопросов.
Эти задачи характерны для организации деловых мероприятий, но их решение осложняется большим охватом участников, большим количеством событий в рамках форума.
Выше, в этом параграфе курсовой работы мы указали, какие конкретные и общие задачи должны поддерживаться организатором бизнес-мероприятий.
И теперь перечислим шаги исполнения решений:
 установить цель мероприятия — он определяет масштаб мероприятия, круг участников, затраты;
 произвести расчет и согласование бюджета;
 заняться определением концепции мероприятия и разработкой плана действий;
 осуществить планирование подготовки, распределение обязанностей;
 реализовать поддержку информационного события, рекламной кампании;
 осуществить подготовку,аренду помещений, выбор и приглашение участников/динамиков/тренеров, программирование развлечений и приглашение художников, организация питания, безопасность гостей;
 реализовать технический момент подготовки сайта мероприятия;
 осуществить встречу и размещение гостей.
В заключение этого параграфа курсовой работы мы можем отметить тот факт, что за этими общими словами следует интенсивная творческая и организационная работа, которая приведет к запоминающемуся и эффективному деловому событию.

1.2. Деловое совещание как вид деловых мероприятий

Сущность делового совещаниясостоит в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и найти общее решение с учетом широкого круга мнений.
Подготовка и проведение делового совещания имеют определенную технологию:
1. Цель и повестка дня совещания определены.
2. Время и количество участников фиксируются.
3. Место, продолжительность и регламент совещания проводятся.
4. Протокол совещания составлен.
5. После подготовки протокола тщательно анализируются этапы подготовки и проведения совещания .
Данную технологию можно представить в виде схемы (Приложение 1).
Соблюдая правила делового общения, сотрудники демонстрируют свой профессионализм, и это качество является обязательным условием успешного развития бизнеса в сфере гостеприимства.
Мы согласны с Верховоглазенко В.Н. и другими авторами с тем, что в наибольшей степени об успехе бизнес-встречи говорят три формы его организации .
Во-первых, тип (форма) управления деловой встречи. Он определяется отношениями между руководителем организации и подгруппой совещания (участниками совещания).
Во-вторых, коммуникативная форма деловой встречи.
В-третьих, форма процесса собрания, то есть последовательность и функция шагов.
Демократический стиль наиболее оптимален для большинства проблемных и спорных ситуаций. Как наиболее организованная модель совещания, эта модель является наиболее удобной для участников и дает качественный результат по критерию реализации, а также по критерию однородности согласования.
На наш взгляд, деловое общение и деловой этикет в значительной степени определяются ситуацией, в которой они происходят, поэтому необходимо улучшить процесс деловых встреч в целом, а также на предприятиях индустрии гостеприимства в частности.
Поскольку встреча, как средство координации деятельности людей — один из востребованных видов деловой коммуникации, в том числе для решения проблем в области экономики, финансов, управления-мы рекомендуем следующие шаги в его организации:
1. В организациях сектора гостеприимства проводятся мероприятия по повышению квалификации с приглашением сотрудников других предприятий такого рода деятельности (обмен профессиональными знаниями).
2. Предложить партнерам назначить самостоятельно время встречи, что для них удобно.
3. Проводить регулярную оценку персонала для повышения психологической совместимости сотрудников организации, что позволит обеспечить лучший поток информации внутри компании.
4. Заранее координировать количество переговорщиков. Деловые встречи в организациях индустрии гостеприимства рекомендуется проводить в своих офисах, что положительно сказывается на текущих событиях.
5. Создать комфортные условия для штаб-квартиры делегации, как того требует коммерческий этикет-представители обеих сторон должны сидеть лицом к лицу, организовать видеозапись, которая позволяет анализировать произнесенные речи, а также позволяет оценить уровень их правдивости.
6. Для гостей необходимо планировать развлекательную программу (посещение театра, музея,концерта, знакомство с достопримечательностями).
7. В повестке дня совещания необходимо указывать следующую информацию: тему совещания, цель совещания, перечень вопросов для рассмотрения, время начала и окончания совещания .
В заключение этого пункта курсовой работы следует отметить, что предприятие сектора гостеприимства, его руководство и члены команды представляют небольшую часть экономики страны. Менеджеры высокого уровня должны постоянно помнить, что компания существует только благодаря скоординированной работе своих сотрудников. Существование предприятия оправдано тем, что оно удовлетворяет потребности жизни не только клиентов, но и их собственных сотрудников – в достижении цели, а также в улучшении качества условий труда.