Курсовая с практикой на тему Особенности документооборота грузовых перевозок в социальной сфере

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………………………. 3

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА ГРУЗОВЫХ ПЕРЕВОЗОК……………………………………………………………………….. 6

1.1. Понятие документооборота…………………………………………………………….. 6

1.2. Правовые аспекты организации документооборота грузовых перевозок. 8

1.3. Характеристика документооборота грузовых перевозок…………………… 10

2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА ГРУЗОВЫХ ПЕРЕВОЗОК В СОЦИАЛЬНОЙ
СФЕРЕ НА ПРИМЕРЕ КОМПАНИИ ООО «ДЕДАЛ»………. 13

2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия………….. 13

2.2. Анализ системы документооборота грузовых перевозок…………………… 14

2.3. Проблемы и предложения по совершенствованию системы документооборота
грузовых перевозок……………………………………………………………………………. 17

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………………….. 22

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………………………….. 24

Введение:

Актуальность рассматриваемого
вопроса связана с тем, что организация работы с документами влияет на качество транспортной
деятельности, организацию и культуру труда управленческих сотрудников. От того,
как профессионально ведется документация, находится в зависимости успех
административной деятельности в целом.

Функционирование предприятия
определяет его уровень конкурентоспособности на рынке. Эффективная работа
подобного предприятия может быть обеспечена за счет отлаженной системы
документооборота. Зачастую, многие предприятия экономят на организации
документооборота, что негативным образом сказывается на эффективности хозяйственной
деятельности.

Результативная технология
работы с документами напрямую связана с технологией производственной
деятельности, предполагая не только общие правила ведения документации, но
также единый порядок по организации движения документов, всего документооборота
предприятия. В соответствии с нормативными требованиями документооборот
включает в себя движение документов с момента их получения или создания до
процесса завершения исполнения, отправки или сдачи в архив.

Долгое время в основе
делопроизводства предприятия был бумажный документооборот, что определяло
необходимость регистрации входящий и исходящей информации на бумажном носителе.
Подобная форма документооборота предполагала ведение специальных регистрационно-контрольных
форм в виде журналов, списков, карточек и картотек. При этом, каждый документ
требовал дополнительной информации и регистрации по составу, содержанию и
движению.

Ключевая проблема традиционного
подхода к документообороту грузовых перевозок заключается в практической
невозможности централизованного отслеживания движения документов предприятия в
реальном времени. Отслеживание требует существенных затрат на ведение подобных
журналов, картотек в каждом подразделении предприятия, требуется время на
осуществление оперативного сведения всей информации. В конечном итоге, подобная
практика определяет задержки в решении производственных и организационных
вопросов.

Развитие бизнеса и рост спроса
на услуги предприятий определяет необходимость совершенствования документооборота,
это особенно актуально для сети предприятий, которые имеют множество
подразделений, расположенными удаленно друг от друга. В связи с этим, вопроса
перехода на электронный документооборот является чрезвычайно актуальным и стоит
достаточно остро. Подобный вид документооборота – это неотъемлемая часть и
необходимый фактор успешности развития бизнеса предприятия, определяя его
мобильность, устойчивость и конкурентоспособность на рынке.

Иными словами, в настоящее
время применение системы учета и ведения электронного документооборота является
жизненно необходимым для автопредприятий с целью достижения успешности развития
и обеспечения эффективности их работы. Электронный документооборот является
залогом будущего благополучия компании.

Объект исследования: документооборот
в сфере грузовых перевозок

Предмет исследования:
документооборот

Цель исследования: изучить особенности
документооборота грузовых перевозок в социальной сфере на примере компании ООО
«Дедал»

Основные задачи исследования:

— рассмотреть понятие
документооборота

— охарактеризовать правовые
аспекты организации документооборота грузовых перевозок;

— изучить специфику
документооборота грузовых перевозок;

— провести анализ организации
документооборота грузовых перевозок в социальной сфере на примере компании ООО
«Дедал»;

— определить проблемы и разработать
предложения по совершенствованию системы документооборота грузовых перевозок.

Гипотеза исследования:
обеспечение эффективной деятельности коммерческого предприятия в существенной
степени зависит от качества управления, которое основывается на эффективном
осуществлении документооборота в организации. Применение системы электронного
документооборота дает возможность в существенной степени сократить издержки на
ведение документооборота, что увеличивает эффективность функционирования
организации и позволяет принимать более оперативно управленческие решения.

Методы исследования: анализ,
синтез, метод группировки в процессе анализа эффективности деятельности предприятия

Научная
новизна работы заключается в предложении применять современные программные
продукты в области обеспечения функционирования системы документооборота грузовых
перевозок с целью обеспечения эффективности работы предприятия в социальной
сфере.

Заключение:

Автоматизация и повышение
прозрачности документооборота позволяют повысить конкурентоспособность компании
в условиях активного развития российского рынка.

В условиях современной
экономики, организационные структуры вынуждены гибко приспосабливаться к
изменяющейся среде. В этой связи системы поддержки принятия решений должны
позволять гибко и оперативно изменять организационную структуру в соответствии
с изменившимися условиями внешней среды. То есть мониторинг должен
производиться не только с точки зрения контроля конкретных показателей, но и с
точки эффективности работы подразделений и причин их эффективности.

В данном исследовании ключевой
упор сделан на рассмотрение программного комплекса 1С CRM: Управление
автомобильным транспортом, дающий возможность интегрировать всю документацию ООО
"Дедал", а также предоставить простой и достаточно удобный доступ для
всех сотрудников ООО "Дедал". С помощью данной системы можно добиться
роста скорости работы с документами, сократить временные издержки на обработку
одного документа. Также система предусматривает возможность корпоративного
взаимодействия. При помощи программы 1С CRM: Управление автомобильным
транспортом возможно организовать коллективную работу над документом, доступ к
документам можно обеспечить в любое время суток.

Автоматизация документооборота ООО
"Дедал" дает возможность в существенной степени сократить расходы на
документационное обеспечение процесса управления, достаточно рационально
подойти к организации работы сотрудников автопредприятия, сократить количество
ошибки в результате подобный подход позитивным образом сказывается на
эффективности функционирования предприятия.

Система 1С CRM: Управление
автомобильным транспортом позволяет организовать централизованное хранение
документов, обеспечить экономию времени при поиске документов для проведения
внутреннего и внешнего аудита автопредприятия, планировать ревизию актуальности
документов с заданным интервалом, обеспечить автоматическое генерирование
штатного расписания сотрудников предприятия, увеличить скорость движения
документов.

Кроме того, система 1С CRM:
Управление автомобильным транспортом является эффективным инструментом анализа
индивидуальной загрузки сотрудников автопредприятия, позволяет увеличить
уровень вовлеченности кадров в рабочий процесс, оценить соответствие должности
и компетенции сотрудника уровню сложности исполняемой работы. Наращивание
функционирование 1С CRM: Управление автомобильным транспортом в существенной
зависит от подхода в управлении на автопредприятии относительно решения
конкретных задач.

Фрагмент текста работы:

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
ГРУЗОВЫХ ПЕРЕВОЗОК

1.1. Понятие документооборота Документооборот — движение
материала с момента его получения или создания для завершения изготовления или
отправки. Документооборот является важной частью офисной работы, именно он
решает дело и скорость этого движения. Основные правила документооборота — это
быстрое перемещение материала по наиболее перспективной дороге с минимальными
затратами времени и труда. Основу документации составляют материалы
организации: положения Устава о структурных подразделениях, указанные в
служебном приказе о распределении обязанностей, инструкции по работе с
документами, методические указания по делопроизводству, программа
документооборота, путь прохождения того или иного вида материала. Материальные
потоки как технологический процесс делятся на несколько частей потоков. Они
обеспечивают прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по
направлению и по отношению к объекту управления[1].

По направлению:

— горизонтальные, то есть в
рамках одного уровня;

— вертикальные — нисходящие,
восходящие-связанные учреждения разных уровней (восходящие-входные, вызываемые
в организацию высокого уровня из принадлежности к организации).

По отношению к объекту
управления материал формируется потоком входящих (поступающих из других
учреждений), исходящих (направляемых в другие учреждения) и внутренних
(созданных и действующих в организации) документов. [1]
ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Национальный стандарт Российской
Федерации. Системы электронного документооборота. Управление документацией.
Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению
достоверности и надежности (утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от
18.10.2011 №466-ст)