Курсовая с практикой на тему Организация регистрации документов. Характеристика современныхрегистрационных форм.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

1 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 5

1.1 Виды документов, подлежащих регистрации 7

1.2 Индексирование документов 9

1.3 Характеристика современных регистрационных форм 11

2 СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ХАРАКТЕРИСТИК РЕГИСТРАЦИОННЫХ ФОРМ 16

2.1 Преимущества и недостатки форм регистрации 16

2.2 Применение современных форм регистрации документов 19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 21

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 23

Введение:

В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается.

Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор — от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Актуальность темы исследования. Успех любой организации зависит от правильного выбора технологии работы. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех организации в целом. Вопросы теории о системе документационного обеспечения управления отражены в работах таких авторов как: Е.П. Смирновой, Т.С. Орловой, Л.М. Маневцевой, JI.A. Дорониной, В.И. Андреевой, Т.В. Кузнецовой и др.

Целью курсовой работы является анализ технологии и организации регистрации документов.

Достижение поставленной цели потребовало решения следующих задач:

— рассмотреть основные цели регистрации документов;

— определить какие виды документов подлежат регистрации;

— проанализировать все формы регистрации документов.

Объектом исследования является организация регистрации документов.

Предметом исследования являются нормативно-правовая база по организации делопроизводства и регистрации документов.

Данная работ может быть полезна любому документоведу, работающему в любой сфере, поскольку позволяет глубже понять сущность, специфику документационного обеспечения управления и, соответственно, с наибольшим эффектом ориентироваться в делопроизводстве. 

Методы, применяемые в исследовании, исключительно теоретические. Применяются теоретические понятия, аналогия, классификация, обобщение.

Структура работы обусловлена предметом, целью и задачами исследования. Введение раскрывает актуальность, определяет степень изученности темы регистрации документов, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования.

В первой главе рассматриваются цели и формы регистрации документов.

Вторая глава посвящена сравнительному анализу характеристик современных форм регистрации документов.

В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается. Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан или повышение конкурентоспособности.

Заключение:

В организации работы с документами ведущее место занима¬ет постановка регистрации документов. Именно сглаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда — обеспечение оперативного решения управленческих задач. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех организации в целом.

Регистрация документов — это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроиз¬водства — в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сде¬лать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация документа в общем перечне документации — это вовсе не простая формальность. Документ — это координация работы. То есть каждый новый документ является частью целой системы координации работы в организации. Например — новая инструкция должна быть упомянута в соответствующем стандарте по управлению оборудованием. Она должна быть упомянута в руководстве по качеству в общем перечне инструкций предприятия. Необходимо определить сроки её хранения и ответственных по её использованию. Вся эта важная деятельность начинается с регистрации нового документа в системе.

При написании работы проведен анализ технологии и организации регистрации документов.

Выполнены следующие задачи:

— рассмотрены основные цели регистрации документов;

— определено какие виды документов подлежат регистрации;

— проанализированы все формы регистрации документов;

— проведен сравнительный анализ характеристик регистрационных форм.

Результаты проведенной работы могут быть полезны любому документоведу, работающему в любой сфере, поскольку позволяют глубже понять сущность, специфику документационного обеспечения управления и, соответственно, с наибольшим эффектом ориентироваться в делопроизводстве. 

В работе применены теоретические и практические методы, а так же теоретические понятия, аналогия, классификация, обобщение.

Структура работы обусловлена предметом, целью и задачами исследования. Введение раскрывает актуальность, определяет степень изученности темы регистрации документов, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования.

Фрагмент текста работы:

1 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документов является одной из тех делопроизводственных операций, которые непосредственно связаны с организацией управленческого процесса. В делопроизводственной практике она определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Регистрации документов во все времена уделялось большое внимание. Это объясняется тем, что с регистрацией связано решение нескольких задач. Одна из них – обеспечение охраны документов, удостоверяющих различные управленческие действия, в том числе касающиеся имущественных отношений. Регистрация придает документу юридическую силу, фиксируя факт его создания, получения, отправления. Запись в регистрационные формы сведений о документе дает возможность получать справки о времени его составления, его содержании и местонахождении.

Регистрировать документы в прямом смысле этого понятия начали, вероятно, в период роста феодального землевладения и обострения борьбы за землю, когда большое значение приобрело документирование владельческих прав на землю и крестьян.

Издавна на Руси письменные свидетельства делились на две группы: документы, соответствующим образом оформленные и так или иначе зарегистрированные в государственных органах, и частная переписка. Уже в Псковской судной грамоте 1467 г. считалось, что документы, положенные в ларь собора Святой Троицы, обладали большей законодательной силой, чем частные акты (доски). Расписки о долговых обязательствах, не заверенные по форме, не принимались судом. При предъявлении иска предпочтение отдавалось не домашней расписке, а документу, составленному по определенной форме и положенному в Псковский архив: «Рукописание у него написано и в ларь положено». Архиву, таким образом, придавалось большое значение в приобретении документом юридической силы.

Регистрация документов – необходимый компонент повседневной деловой практики любой современной организации . Главная задача и основной смысл работы по регистрации документов – придание им юридической силы. Еще одна задача регистрационной деятельности – обеспечение возможности учета, контроля и поиска бумаг, которые используются в процессе ДОУ. Благодаря грамотно организованной работе по регистрации документов значительно облегчается процедура выдачи справки о их местонахождении на всех этапах работы.

Регистрация документов преследует следующие цели:

• учет документов,

• контроль за исполнением документов;

• организация справочной работы по документам.

Организация, которая создала, получила или отправила документ, является ответственной за него. Для оформления этой ответственности документ должен быть надлежащим образом зарегистрирован: ему должен быть присвоен регистрационный номер (индекс), фиксирующий факт его создания, отправления или получения, что и придает ему юридическую силу.

Порядок регистрация документов в делопроизводстве зависит от того, в какой форме оно организовано: централизованной, децентрализоваанной или смешанной. Если на предприятии применяется централизованная форма делопроизводства, все операции, в том числе и регистрация документов, производятся одной службой (службой делопроизводства канцелярией, общем отделом) или одним ответственным лицом (секретарем, делопроизводителем).

На крупных предприятиях и при территориальной разобщенности структурных подразделений, чаще всего используется децентрализованная форма делопроизводства, при которой операции с документами производятся теми подразделениями, к которым эти документы относятся. Например, регистрация бухгалтерских документов в делопроизводстве такой формы осуществляется бухгалтерской службой. При смешанной форме часть работы по обработке документов выполняется централизованно, а часть — структурными подразделениями. Чаще всего, регистрация документов в кадровом делопроизводстве является функцией отдела кадров, что определяет форму делопроизводства в компании как смешанную, даже если вся остальная документация обрабатывается централизованно.

1.1 Виды документов, подлежащих регистрации

Все бумаги, которые требуют учета, исполнения, а также те, которые предполагается использовать в справочных целях, подлежат обязательной регистрации. К ним относятся распорядительные, учетно-статистические, отчетные, финансовые, бухгалтерские и др. деловые бумаги. Это может быть документация, которая создается и используется внутри организации, так и направляемая в другие компании.

К последней относятся все поступления из вышестоящих и подведомственных органов, а также от частных лиц (т.е. обращения граждан). Регистрации подлежат вся деловая документация, не зависимо от того, каким способом и с помощью каких средств она произведена – рукописная, машинописная, электронная. В отдельную категорию выделяют документы, которые принято называть «нерегистрируемые». Отдел ДОУ каждой организации самостоятельно составляет перечень бумаг относящихся к этой категории. Он должен быть приложен к инструкции по делопроизводству.

Однако, не все виды документов должны регистрироваться . Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для сведения и не требует ответа или исполнения. Чтобы исполнителям было легче определить, подлежит ли конкретный документ регистрации, в организациях разрабатывается Перечень нерегистрируемых документов. Он может являться приложением к Инструкции по делопроизводству, а может быть и самостоятельным документом (в этом случае он утверждается руководителем организации).

Данный перечень обычно включает следующие нерегистрируемые документы:

– печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.д.);

– рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения и т.д.);

– прейскуранты;

– информационные материалы, присланные в виде копий для сведения;

– поздравительные письма и телеграммы;

– пригласительные билеты;

– программы конференций, совещаний;

– пакеты с пометкой «лично».

Эту процедуру проводят в тех отделах, куда бумаги передают для исполнения. Например, в бухгалтерии – бухгалтерскую и расчетно-денежную, в плановом отделе – плановую и т.д.

Другими словами, перечень нерегистрируемых документов состоит из наименований, которые не подлежат регистрации службой ДОУ или секретарем, а не тех, которые не регистрируются в принципе. В некоторых организациях принято учитывать все бумаги, в т.ч. и бухгалтерские, и плановые, и снабженческие . Такое положение дел возможно, но оно обязательно должно быть прописано в инструкции по делопроизводству. Такая практики позволяет контролировать службой ДОУ весь делопроизводственный процесс и даже создать единый банк данных, но нагрузка на сотрудников отдела неизбежно возрастет.