Курсовая с практикой на тему Организация работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ) учреждения (На примере конкретной организации)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 3

1.
СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ.. 5

1.1 Основные понятия и требования к
организации документооборота. 5

1.2 Общие принципы и методические
основы организации документа оборота  10

1.3 Нормативно-правовое регулирование
делопроизводства в Российской Федерации  15

2.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ МО СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ «ЫБ». 21

2.1 Общая характеристика
Администрации МО сельское поселение «Ыб». 21

2.2 Анализ организации
документооборота в администрации МО сельское поселение «Ыб». 24

2.3 Совершенствование организации
документооборота в администрации МО сельское поселение «Ыб». 30

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 38

СПИСОК
ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ. 39

Введение:

Документационное
обеспечение управления требует создания многих видов управленческих документов,
без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного
управления, кадрового обеспечения деятельности организации.

Основные
задачи делопроизводства в организации — это сокращение информационных потоков
до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора,
обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации
этих процессов.

Актуальность
исследования. Организация делопроизводства является одной из форм
управленческой деятельности, которая осуществляется в организациях.

Каждый
этап процесса принятия управленческого решения в организации теснейшим образом
связан с документационным обеспечением управления. В современном обществе организациям
требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает
необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности.

Объект
исследования — документационное обеспечение управления в Администрации МО
сельского поселения «Ыб».

Предмет
исследования — документационное обеспечение деятельности организаций.

Целью
данной работы является раскрытие нормативно-правовых основ делопроизводства на
основе которых осуществляется работа с документами в организации, изучение
организации делопроизводства, а также разработка рекомендаций по
совершенствованию документационного обеспечения управления в Администрации МО
сельского поселения «Ыб» с учетом современной ситуации.

Для
достижения цели последовательно должны быть решены следующие задачи:

—
раскрыть основные понятия организации документооборота и нормативно-правовые
основы документооборота в организациях;

—
изучить историю создания, основные направления и организацию деятельности Администрации
МО сельского поселения «Ыб»;

—
рассмотреть организацию делопроизводства в Администрации МО сельского поселения
«Ыб»: проанализировать основные управленческие документы, организацию
оперативного и архивного хранения документов;

—
разработать основные направления совершенствования документационного
обеспечения деятельности Администрации МО сельского поселения «Ыб».

В
ходе исследования были использованы такие исследовательские методы: наблюдение,
системного анализа, сравнения, обобщения, терминологического анализа.

Ключевой
базой исследования является законодательство РФ по вопросам документооборота,
другие законодательные акты, периодические издания по вопросам
нормативно-правовых основ и ведения делопроизводства, внутренние документы
управления Администрации МО сельского поселения «Ыб». Кроме того, при написании
дипломной работы были использованы учебные пособия Гутгарц Р.Д., Давыдовой
Е.Н., Быковой Т.А., Головченко В.Г., Блощинской В.А. и др., которые содержат
информацию, необходимую для делопроизводителей о правилах составления
документов по действующим стандартам.

Практическая
значимость исследования заключается в том, что предложенные рекомендации могут
быть использованы в практической деятельности Администрации МО сельского
поселения «Ыб».

Заключение:

Документы играют исключительно важную роль в сфере
социально-экономического управления, так как принятие и реализация значительной
части управленческих решений связана непосредственно с ними. Документы
представляют собой специфический предмет и результат управленческой
деятельности.

По результатам работы выявлено, что документационное
обеспечение управления — это деятельность аппарата управления, охватывающая
вопросы документирования и организации работы с документами в процессе
осуществления им управленческих функций. Документационное обеспечение
управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью
которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел в
учреждении для принятия обоснованных управленческих решений и контроля их
исполнения. Организация работы с документами влияет на качество работы
управления. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит
успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы
обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и
навыков.

Документы разнообразны и каждый документ — устав,
протокол, приказ, справка и т.д., — имеет свои особенности и правила работы с
ними. Документы необходимо не только правильно составить и оформить, но и
передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости.

Раскрытие нормативно-правовых основ делопроизводства в
России дало основания сделать выводы, что они не достаточно эффективны и
требуют усовершенствования. А именно, упрощения сбора и хранения документов.

В курсовой работе
рассмотрена система организации документооборота в администрации МО сельское
поселение «Ыб», а также предложены рекомендации по ее совершенствованию.

Фрагмент текста работы:

. СИСТЕМА
ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Основные понятия и требования к организации
документооборота

Термин «документооборот» на текущий момент
употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой
информационной системы. Изучение теоретических основ документооборота
предполагает анализ содержания понятийного аппарата (понятий «документ»,
«документооборот»), а также рассмотрение данного процесса в историко-логическом
аспекте.

Документ — это деловая бумага, подтверждающая
какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет
личность предъявителя; это письменные свидетельства о чем-либо[1].

С научной точки зрения документ — это средство
закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах,
событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности
человека.

Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в
определенной сфере деятельности, составляет систему документации[2].

По определению Гутгарц Р.Д. — документ — понятие
информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати)
дополняется юридическим значением. Документом является любая семантическая
информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом
носителе с целью ее постоянного использования в динамической информационной
системе. Использование в данном случае означает последовательную смену
информационных процессов: его передачу, прием, обработку, хранение, поиск,
размножение[3].

Исследователи различают три основных потока
документов:

— Входящие. Это документы, которые поступили на
предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны
порождать соответствующие исходящие документы, причем в заранее установленные
сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, которые приписывают то
или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком
выполнения, указанным непосредственно во входном документе.

— Исходящие. Большинство таких документов является
ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть этих
документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое
число документов может требовать поступления входящих документов.

— Внутренние. Данные документы используются для
организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние
документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений
предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства
предприятия. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный
способ отправить запрос, письмо или материалы к внешней организации это
направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют и отправят в
стороннюю организацию[4].

Понятие «документооборот» впервые появилось в
литературе 1920-х годов в работах ведущих специалистов в области
управленческого труда и делопроизводства. Были сформулированы основные
положения его рациональной организации.

В 1960-х гг. термин «документооборот» практически не
употреблялся, понятие, обозначаемое им, заменял термин «организация переписки».

На современном этапе, существует много подходов к
трактовке термина «документооборот», но базовым является понятие, закрепленное
в стандарте на терминологию. Организация документооборота является важнейшей
задачей управления, поскольку четкая организация движения документов устраняет
много недостатков в деятельности аппарата управления. [1] Давыдова Э.Н. Делопроизводство:
Учеб. и практич. пособие./ Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е., Елжова Н.В. Система
контроля и методическая работа в дошкольном образовательном учреждении. —
Ростов-на-Дону: Феникс, 2010. – с. 160. [2] Делопроизводство на компьютере:
[учебное пособие] / Т. М. Елизаветина, М. В. Денисова.- М.: КУДИЦ-ОБРАЗ: 2012.
– с. 15. [3] Гутгарц Р.Д. Документирование
управленческой деятельности: Курс лекций. / Гутгарц Р.Д. — М.: ИНФРА-М, 2011 –
с. 13. [4] Соковая А.Н. Электронное
делопроизводство // Делопроизводство. — 2009 — № 1. С. 32-37.