Курсовая с практикой на тему Организация информационно-поисковых систем и контроля исполнения документов

Содержание:

Ведение. 2

Глава 1. Организация информационно-поисковых систем. 5

1.1. Понятие управленческого документа, его значение и
функции. 5

1.2. Понятие и виды информационно-поисковых систем. 10

1.3.  Особенности
общей организации деловодства в организации. 14

Глава 2. Теоретические аспекты организации контроля
исполнения документов  24

2.1. Понятие, значение и организация контроля исполнения
документов. 24

2.2. Сроки исполнения документов. 34

Заключение. 38

Список литературы.. 40

Введение:

Проблема поиска и доступа к информации
является одной из серьезных проблем, с которой столкнулось современное
информационное общество.

Существующую
проблему отбора информации уже давно пытаются решить путем создания
универсальных или специализированных информационно-поисковых систем. В
результате развития технологий поиска по сравнению с методиками работы с
семантической информацией образовался заметный разрыв между техникой работы с
данными (поиском) и способностью работать с содержанием, заложенным в этих
данных.

Мощный
потенциал для обеспечения развития системы информационного обслуживания создан
благодаря новым технологическим достижениям. На их базе стало возможным
осуществить комплексную автоматизацию задач разработки, согласования,
распространения, поиска и архивного хранения информационных документов.

Актуальность исследования. Бурное развитие информационно-коммуникационных
технологий настоящее побуждает предприятия внедрять инновационные технологии в
информационном обеспечении их деятельности. Сегодня это имеет важное влияние на
успешную реализацию управленческих функций и принятии точных стратегических
решений.

Управление
информационным обеспечением деятельности предприятия тесно связано как с
наличием информационных ресурсов, так и с возможностью внедрения информационных
инноваций в благоустройстве документационных и информационных потоков
предприятия.

Эффективная
обработка постоянно растущих объемов информации, основу которых составляют
документы и массивы данных, возможна только при условии их автоматизированной
обработки. Внедрение технологии электронного документооборота на предприятиях –
эффективный инструмент управления информационным обеспечением деятельности
предприятий, является ключевым фактором и успешного ведения бизнеса, и
предоставляет возможность повышения конкурентных преимуществ предприятий в
жестких условиях рынка.

В
связи с этим возникает потребность в переориентации традиционных подходов в
управлении информационным обеспечением деятельности предприятий и внедрения
инновационных технологий, ориентированных на оптимизацию бизнес-процессов,
тесно связанных с управлением документационного и информационного потоками, а
также необходимость дальнейшего совершенствования методов, принципов,
механизмов разработки новых научных подходов и практических рекомендаций по
управлению информационным обеспечением деятельности предприятия. Это
подтверждает актуальность исследования и ее практическую значимость в
дальнейшем развитии предприятий.

Контроль
за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций
управления, целью которой является содействие своевременному и качественному
исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации,
необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов,
конкретных сотрудников.

Цель курсовой работы заключается в изучении теоретических основ об организации
информационно-поисковых систем и практическое применение для оптимизации
документооборота учреждения, а также контроля исполнения документов.

Задачи исследования:

— рассмотреть понятие
«управленческий документ» и его функции;

— рассмотреть понятия «информационно-поисковые системы» и
«контроль исполнения документов»;

— проанализировать процедуру создания информационно
поисковых систем и их виды;

— изучить особенности
контроля исполнения документов. Предмет курсовой работы – документационное обеспечение управления. Объектом работы  является
организация информационно-поисковой системы учреждений и контроль исполнения
документов.

Практическая значимость работы. Системы делопроизводства и документооборота могут
способствовать созданию новой организационной культуры в организациях и на
предприятиях, в органах власти, сделав работу государственных служащих более
легкой, интересной и значимой. Правильно организованная работа позволит службе
управления работать не только над выполнением внутриведомственных задач, но и
совместными усилиями решать более широкий спектр государственных проблем. Современные
информационно-поисковые системы могут также выступать в качестве катализатора,
благодаря которому органы власти перейдут на новый уровень взаимоотношений с
населением.

Именно
поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю
очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного
формирования информационно-поисковых систем, баз данных и осуществления
своевременного контроля исполнения документов.

Структура курсовой работы. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и
списка использованной литературы.

Заключение:

В
этой работе рассмотрены общие признаки и свойства документа, понятие «документ»
и «управленческий документ», его значение и функции.

Исследованы
особенности документационного потока, процессы накопления информации в потоке,
способ существования документационного потока, научные подходы по классификации
функций документа, общие и специальные функции документа. Также
проанализированы функционирования документа в современном мире, основные
требования к организации современного делопроизводства и дали характеристику
роли документа в жизни человека и общества.

Контроль
исполнения задания – одна из функций управления. Цель контроля состоит в
обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения
вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за
сроками исполнения задания.

Создание
в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами
представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и
образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим
обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных
правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с
документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление
документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата
управления и существенным элементом его стабильности.

Документированная
информация составляет основу управления, его эффективность в значительной
степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном
обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом
социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет
качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

Информация
фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают
ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе
управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают
юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Можно
без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата
управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц
составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация
работы с документами является координирующим центром конкретного структурного
подразделения, что на практике означает полную осведомленность о
местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки,
подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо
для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным
должностным лицам закрепленного подразделения.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Организация информационно-поисковых систем 1.1. Понятие управленческого документа, его значение и функции Документ
представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию
собственных признаков и свойств, обусловливающих его отличие и сходство с
другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету, по которой
можно отнести объект к документу. В отличие от признака, свойство отражает
качественное, то есть внутренне присущее документу отличие.

Основными признаками всех документов являются: — наличие семантического содержания;

— стабильная материальная (вещественная) форма;

— назначение для использования в социальной коммуникации;

— завершенность сообщения [12, С. 37 – 38].

М.
Швецова-Водка выделяет следующие основные признаки документов:

1.
Наличие социальной информации, а именно различных мнений, знаний, волевых
импульсов, чувств, которые передаются от одного человека к другому.

2.
Фиксированность информации, благодаря которой возникает способность документа к
ее сохранению и передачи во времени и пространстве.

3.
Документ предназначен для передачи информации. Человек-коммуникатор определяет
функции, которые выполняет документ в определенной информационно-коммуникационной
системе [24, С.100 – 101].

Итак,
вся социальная информация является семиотической и семантической.

Свойства
документа – это отличительные черты документа. Сюда относятся знаковость,
семантичнисть, отображение умственной деятельности человека, а также
объективной действительности, дискретность, непрерывность, способность
сохранения содержания и материальной формы документа при его использовании [25,
С.37].

Основными
свойствами документа является атрибутивность (наличие неотъемлемых
составляющих, без которых он существовать не может), функциональность (передача
информации в пространстве и времени), структурированность (тесная связь
элементов, которые обеспечивают единство и целостность документа).

Документ
имеет две сущности – информационную и материальную, которые и определяют его
необходимые свойства – информационные и эксплуатирующие.

Информационное
свойство документа представляет собой способность передавать информацию. К
эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность
документа и способность противостоять различным действиям – механическим,
световым, биологическим и невосприимчивым факторам окружающей среды [16].

К
свойствам, определяющим значимость документов, относятся:

— актуальность тематики;

— оригинальность закрепленного знания;

— точность и достоверность приведенных сведений;

— оперативность их фиксирования и распространения;

— соответствие формы закрепления знания целям создания
документов.

Таким
образом, документ – это стабильный вещественный объект, предназначенный для
использования в социальной коммуникации как завершенное сообщение, можно
сказать, что документ – это семантическое сообщения фиксированное знаковой
системой на материальном носителе для передачи его во времени и пространстве.

В
документе, с помощью определенных знаков передается содержание. Совокупность
этих последовательных знаков является обязательным признаком сообщения.
Документирование управленческой деятельности характеризуется фиксацией по
установленным правилам на бумажных или магнитных носителях управленческих
действий, то есть созданием документов.

Функция
документа – это его общественная роль, цели, задачи и назначения. Все
официальные документы выполняют несколько функций одновременно, то есть они
являются полифункциональными объектами, удовлетворяя  этим разнообразные человеческие потребности.
Среди функций документа выделяют главные и производные (подчинены) общие и
специальные; конкретные функции, которые присущи конкретным ограниченным
группам.

Общие
функции присущи любому документу. К таким функциям относят:

— информационная – определяется потребностью
документирования, хранения и предоставления информации;

— коммуникативная – документы являются средством обмена
информации;

— кумулятивная – способность документа накапливать,
концентрировать, сохранять и упорядочивать информацию с целью ее хранения.

Управленческий
документ включает информацию о сфере управленческого процесса. Это документ,
который содержит сведения организационного, предписывающего или уведомительный
характер, что создается в процессе управления и оформляется соответствующим
образом. Основная его функция – это правовая, то есть документ может служить
доказательством или свидетельством правовых отношений.

По
словам Л. Румынина, документы выступают непременными элементами управленческой
деятельности, ведь они являются одновременно и средством труда, и его
результатом. Такое место документы занимают благодаря своей
полифункциональности, то есть наличия различных функций. Документы могут
выполнять следующие функции:

— функции, обеспечивающие процесс управления;

— функции, носят культурно-исторический характер [19, С.7 –
8].

Как
отмечал Ларин М. В., документированная информация является основой управления.
Его эффективность в значительной степени базируется на производстве и
потреблении информации, сконцентрированной в документах, где ей предоставлено
соответствующей формы и обеспечено перемещение во времени и пространстве.
Именно документы и документная информация является основой для принятия
управленческих решений и их юридической реализации, определяет их безусловное
выполнение [13].

Объектом
труда в управленческой деятельности является документ, созданный и
функционирующий в процессе управления. Документ должен быть изложен на
понятном, простом, целесообразном, способном к пониманию языке. Стоит
использовать максимально простые слова, термины, фразы. Избегать нужно сложные
конструкции со сложными оборотами, иноязычные слова. Но нужно следить за тем,
чтобы стремление сделать содержание сообщения попроще, не закончилось
примитивизмом. Ведь недостаточное количество информации также может привести к
непонятности содержания, которое было запланировано. Текст документа содержит
информацию, по которой был создан документ. Ему должны быть присущи следующие
признаки: краткость, грамотность, ясность, четкость, логичность, во избежание
повторов, не несущих смысловой нагрузки.

Состав
и функции управленческих документов определяются компетенцией и функциями той
организации, где они используются, порядком решения вопросов, объемом и
характером взаимосвязей с другими организациями. Единство правил
документирования управленческих действий на всех уровнях управления
обеспечивается использованием Государственной системой документационного
обеспечения и унифицированных систем документации.

Сегодня
функционируют около двадцати общегосударственных унифицированных систем
документации, каждая из которых определяется государственным стандартом. Такой
государственный стандарт выдается на каждую систему. Но документы,
разработанные в различных системах, используемых в управлении на разных
уровнях, должны иметь единые унифицированные формы.

Большую
роль также играет единая государственная система делопроизводства. Она
представляет собой научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и
рекомендаций по организации и ведению документационного обеспечения управления,
начиная с момента создания или получения документа и до отправки его в архив.

Итак,
документы, имеющие правовое значение, являются средством удостоверения и
доказательства определенных фактов. Также они являются источниками и носителями
информации. А в управленческой деятельности документ выступает как предмет и как
результат труда. Например:

— планирование происходит с помощью различных планов;

— учет – в виде составления и обработки статистической
бухгалтерской и оперативно-технической документации;

— инструктирование – путем издания инструкций, методических
указаний;

— контроль – сбором сведений (письменно) и изданием
указаний.

Поэтому документ является важным для всех сфер деятельности.

Существование
документных коммуникаций предполагает постоянное движение документов по
коммуникационным каналам от коммуниканта (создателя документной информации) до
реципиента (потребителя документной информации).

Движение
документов при их производстве, распространении и использования в обществе
создает документный поток.

Документный
поток – это множество документов, которые создаются и действуют в обществе в
определенный короткий промежуток времени, которое содержит начальную и конечную
даты. Или же это «совокупность разделенных во времени и пространстве документов,
движущихся по коммуникационным каналам от создателей и производителей к
пользователям» [20, С. 7].

Документные
потоки постоянно пополняются новыми документами и поэтому являются уникальным
способом накопления сообщений об окружающем мире.

То
есть, систематизируя документы по содержанию, специалист одновременно классифицирует
и оценивает процессы социальной деятельности. Процессы накопления происходят в
потоке не автоматически, а избирательно:

— часть документов дублируется по содержанию (перепечатка,
компиляции, разные жанры распространения сведений);

— многие элементы стареют со временем по содержанию,
переходят в разряд фактических данных, а сведения из них не попадают в новые
документы, поэтому принимают участие в накоплении;

— накопление происходит не только в форме новых «порций»
сведений, но и в виде специализированных для этого элементов потока (Справочники,
обобщающие труды и т.д.).

Специалист
должен знать закономерности пополнения, дублирования, накопления, старения
документов в потоке определенной тематики, рационально использовать их в
процессе создания потока [4, С.15].