Курсовая с практикой на тему Организация и проведение пресс-конференции

Содержание:

Введение 3
1. Пресс-конференция как средство коммуникации 5
1.1. Цели, задачи и структура пресс-конференции 5
1.2. Общие принципы подготовки пресс-конференции 16
2. Условия организации и проведения эффективной пресс-конференции на примере пресс-конференции Mail.Ru Group 23
2.1. Актуальность проведения пресс-конференции в современном медиа-пространстве 23
2.2. Характеристика эффективности пресс-конференции Mail.Ru Group 27
Заключение 30
Список использованной литературы 33

Введение:

Существует множество способов общения той или иной организации со СМИ. Это общение необходимо, причём как самой компании, которая осуществляет его через специалистов по связям с общественности, так и самим СМИ, черпающим из различных брифингов, презентации и пресс-конференций необходимую информацию.
Каждый способ взаимодействия имеет свою структуру, требования, задачи и выполняет свои цели. Поэтому первоочередной задачей специалиста по связям с общественностью будет выбрать правильный вариант организации мероприятия. Каждый способ является своеобразным инструментом, который позволяет подать информацию так, как это необходимо организации в данном конкретном случае. Если соблюдать требования к проведению каждого такого мероприятия, то необходимый эффект будет достигнут: результаты будут заметны почти сразу.
Пресс-конференция как один из способов взаимодействия со СМИ имеет определенную структуру, и, чтобы грамотно подготовиться к такому мероприятию и его провести, придётся потратить большое количество времени и сил. Четко выдвинутые цели, грамотные планирование и организация, слаженная работа всех участников вот что поможет создать успешную пресс-конференцию. Результат усилий по подготовке не заставит себя долго ждать.
Пресс-конференция представляет собой мероприятие для журналистов, на котором происходит представление новых проектов, сообщают об общественно значимых событиях, заявляют точку зрения на актуальные темы и т.д.
Пресс-конференция является отличным предлогом для того, чтобы наладить отношения между журналистами и властями. Такие мероприятия начали проводиться с 1913 года и стали очень популярны в США. Американский президент прошлого века Дуайт Эйзенхауэр еще 19 января 1955 года провел пресс-конференцию, которая впервые была запущена в эфир радио и телевидения.
Известно, что присутствие бренда в СМИ, степень узнаваемости среди клиентов, бизнес-партнеров и другие заинтересованных лиц способно значительно повысить нематериальную стоимость компании. Один нюанс: СМИ не всегда стоят на стороне компании, не всегда готовы писать хвалебные речи в адрес бренда, поэтому в задачи последнего входит построение доброжелательных отношений с представителями прессы. Хороший способ создания благоприятного имиджа у журналистов — всегда только уникальные, интересные и действительно значимые новости, оперативное реагирование на запросы, максимальная открытость и прозрачность деятельности компании. В этом смысле, пресс-конференция также является не только эффективным инструментом для формирования образа компании, так как в ходе конференции компания может транслировать свои новости и видение, но и может послужить хорошим поводом, чтобы завязать дружбу с представителями СМИ.
Актуальность выбранной темы обуславливается тем, что на сегодняшний день пресс-конференция — это один из самых простых способов получения эксклюзивной информации для журналиста от политика или звезды шоу-бизнеса — те и другие предпочитают выделить полчаса, в крайнем случае пару часов на вопросы СМИ, чем давать каждому изданию персональное интервью.
Целью данной работы является изучение специфики организации и проведения пресс-конференции.
Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
• Изучить цели, задачи и структуру пресс-конференции,
• Рассмотреть общие принципы подготовки пресс-конференции,
• На конкретном примере проанализировать условия организации и проведения эффективной пресс-конференции. 

Заключение:

Пресс-конференция – распространенная форма общения с широким кругом журналистов, позволяющая донести актуальную информацию до СМИ из первых уст. Преимущество такого формата в том, что он подходит для массы информационных поводов. На пресс-конференции можно рассказать журналистам о новых услугах предприятия или о компании, которая только выходит на рынок, подвести итоги или объявить о подготовке нового проекта, осветить перспективы новых деловых контактов или деятельность социального значения.
Цель организации пресс-конференции – создать информационное поле для редакций СМИ. Прямой контакт с журналистами способствует достоверному и, что не менее важно, активному распространению Вашей новости в средствах массовой информации.
Пресс-конференция — это несколько устаревший, но все еще живой способ общения с журналистами. Она медленно, но верно вытесняется пресс-завтраками, пресс-турами, встречами с блогерами. На региональном уровне, где журналисты не избалованы перегруженной новостной повесткой, пресс-конференции и поныне работают отлично. Но и в обеих столицах пресс-конференция — это не архаизм.
Как правило, пресс-конференцию собирают по тому или иному информационному поводу, в противном случае журналистов будет невозможно собрать. Справедливости ради отметим, что в некоторых случаях сама пресс-конференция может стать информационным поводом: если пресс-конференцию собирает Президент РФ или пресс-конференция является обязательной ежемесячной встречей Губернатора с журналистами.
Таким образом, при организации пресс-конференции необходимо решить несколько принципиальных вопросов:
• Какой информационный повод для пресс-конференции или кто будет ньюсмекером?
• Как собрать на нее журналистов?
• Когда проводить пресс-конференцию?
Одним из самых важных пунктов в правилах проведения пресс-конференций является приглашение журналистов. Необходимо составить список СМИ и их представителей. В определенный срок им высылаются пресс-релизы и приглашения со всей информацией о проведении мероприятия. При входе на пресс-конференцию размещаются регистрационные столы, где журналисты отмечают свой приход. Составленный список присутствующих должен быть оперативно доставлен пресс-секретарю. Далее в ход вступает пресс-секретарь или модератор. В его ответственности находится представление всех участников, контроль над порядком выступлений. В случае, если журналист задает вопрос не по теме или задает его неправильно, пресс-секретарь обязан поправить его. Если возникает конфликт между журналистами и/или ньюсмейкерами пресс-секретарь должен деликатно его устранить.
При проведении пресс-конференции очень важно показать журналистам, что их ждали. Для этого необходимо разместить таблички с именами журналистов, а также с названиями изданий, которые они представляют. Каждому представителю СМИ выдается пресс-кит. Это папка, в которой находится вся необходимая информация о пресс-конференции. Для того, чтобы сделать журналистам приятно, существует хороший ход – положить в пресс-кит креативный сувенир от компании, выполненный в фирменном стиле.
Проведение пресс-конференций начинается с представления участников и темы события, затем следуют выступления ньюсмейкеров с изложением нужной информации, журналисты задают вопросы по теме конференции или смежным с ней, спикеры дают ответы и комментарии. Ещё одна особенность проведения пресс-конференции – фуршет. Он проводится в конце пресс-конференции, где уже в неформальной обстановке может продолжиться обсуждение информационного повода.
Организация пресс-конференций – очень трудоемкий процесс, требующий профессионального подхода, затрат времени и трудовых ресурсов. Организация пресс-мероприятий позволяет добиться главного – повышения осведомленности целевой аудитории об их инициаторе. Информация при этом подается объемно, в необходимом вам русле, по нескольким каналам связи. Проведение пресс-конференций, брифингов, туров также является эффективным инструментом для сглаживания кризисных ситуаций.

Фрагмент текста работы:

1. Пресс-конференция как средство коммуникации
1.1. Цели, задачи и структура пресс-конференции
Существует множество методов и способов общения со СМИ, например, пресс-релизы, интервью, брифинги, презентации, пресс-туры, пресс-конференции и другие.
Отношения со СМИ представляют собой важнейшую часть деятельности по связям с общественностью, так как чаще всего общественное мнение формируется за счет прочитанного в газете или увиденного по телевизору или в интернете. Если установить хорошее взаимодействие с масс-медиа, то деятельность организация будет появляться в различных источниках и, благодаря этому можно завоевать доверие среди публики. Прежде чем предоставить информацию необходимо определить, является ли она интересной и нужной для аудитории. Если компания это сделает, то, прежде всего, она покажет свои навыки обществу, и предоставит возможность для дальнейшего сотрудничества со СМИ.
Связи с общественностью — это деятельность, связанная с воздействием на общественное мнение людей. Целями и задачами связей с общественностью являются :
• продвижение продукции;
• создание долговременных отношений со СМИ;
• формирование доверительных отношений общественности к деятельности организации;
• разрешений недоразумений;
• коммуникативно-информационная (достижение информированности и взаимопонимания).
Пресс-конференция представляет собой мероприятие, проводимое для средств массовой информации, в целях сообщения общественно значимой новости или события, в связи с которыми желают дать комментарии, включает диалог между организаторами и СМИ .
Информационным поводом для проведения пресс-конференции может стать :
• Информация, важная для большого количества людей.
• Необходимость разъяснить ситуацию, из-за которой у общественности возникает много вопросов.
• Если журналисты хотят задать вопросы какому-то политику или общественному деятелю.
• Для того чтобы поделиться с миром новостью об изобретении какой-либо технологии, товаре или самой идеей его создания.
• Приезд представителей шоу-бизнеса для того, чтобы взять интервью от звезды.
• При возникновении форс-мажорных ситуаций и разъяснении вопросов, связанных с ними.
Существует всего две причины для проведения пресс-конференции с точки зрения политиков или медиа-ресурсов :
• услышать чье-то заявление;
• получить комментарии относительно какого-то события или новости.
Пресс-конференция может приобретать черты аналитико-публицистического жанра в случае, если она проводится с целью не просто проинформировать общественность, но и для анализа влияющих факторов и решения возникающих проблем.
С точки зрения бизнеса причин для организации пресс-конференции существует несравнимо больше :
• Когда пресс-конференция — единственная возможность для журналистов получить достоверные сведения из первых уст или единственная возможность для компании опровергнуть недостоверную информацию.
• В случае презентации инновационного не только для самой компании, но и для отрасли в целом продукта.
• Если в качестве спикеров удалось привлечь медийных персон, доступ к которым для СМИ обычно затруднен.
• Пресс-конференция разрешит спорные вопросы, поменяет мнение и поведение аудитории. Когда речь идет о важной социальной инициативе, значимых изменениях на рынке. Велика вероятность, что такой инфоповод заинтересует СМИ.
• Мероприятие будет проходить в формате интервью с эксклюзивным спикером, первым лицом компании, который обычно избегает общения с журналистами и чье мнение гарантированно заинтересует представителей СМИ.
• Если пресс-конференция — это элемент протокола. В случаях, когда нужно сделать официальное заявление, о котором одновременно узнало бы максимальное количество СМИ.
• Если ваша компания делится информацией о себе только на пресс-конференциях, и при этом масштаб или род деятельности компании всегда привлекает к ней интерес со стороны журналистов.
• Если вы придумали нетривиальный способ подачи информации. Скажем, если презентация нового продукта подается в формате интерактивного, игрового мероприятия.
Работа со СМИ — это не только пресс-конференции и интервью в прямом эфире. Если вы хотите успешно работать со СМИ, то вы должны, как минимум, обладать информацией свежей и интересной — и не от случая к случаю, а постоянно. Стоит помнить, что по общемировой статистике в публикуемой СМИ информации объем информации, собранной самим журналистами, не превышает 15%. Остальной (основной) массив публикуемых материалов составляет информация, предоставленная журналистам заинтересованными в этом фирмами и лицами.
Следует только помнить, что если есть возможность решить проблему и достичь искомых результатов без пресс-конференции (например, с помощью интервью, статьи, пресс-тура), то лучше сделать именно так. Во-первых, это довольно трудоемкое мероприятие, а во-вторых, и это главное, пресс-конференция — довольно острая форма работы: если она окажется недостаточно подготовлена, то она легко может выйти из-под контроля и результат будет получен нежелательный. Поэтому на проведение пресс-конференции следует идти только, если без этой меры никак не обойтись или при условии, что она будет хорошо подготовлена .
Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей (ньюсмейкера), получение информации «из первых рук», возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов . Коммуникантами в данном случае выступают участники пресс-конференции и аудитория, задающая вопросы и выслушивающая ответы. Коммуникаторы же, представители организаторов, как правило, не ставят вопросов в ходе обмена информацией, а лишь отвечают на них .
Вербальные средства коммуникации включают устную и письменную речь. На пресс-конференции они комбинируются, выступающие могут письменно подготавливать текст своего устного выступления. При этом выстраивается своеобразный коммуникативный цикл. Коммуникативный цикл — завершающий процесс коммуникативного обмена, начиная от возникновения намерения (интенции) к высказыванию и кончая получением обратной связи о его понимании адресатом и коррекцией первоначального сообщения.
В данном случае организатора пресс-конференции имеют интенцию донести до аудитории определенную информацию. С этой целью они готовят выступление, содержащие констатацию фактов и их интерпретацию. Когда эта информация при помощи вербальных и невербальных средств доходит до коммуникантов, они проявляют обратную реакцию виде вопросов. Ответы на вопросы также содержать информацию, которая в последствии сохраняется и передается коммуникантами, которые превращаются в коммуникаторов в следующем коммуникативном цикле при помощи различных способов.
Все пресс-конференции можно условно разделить на следующие типы мероприятий :
• Пресс-брифинг,
• Презентация,
• Пресс-ланч,
• Круглый стол, дискуссия,
• Пресс-тур,
• Интервью.
Пресс-брифинг – встреча с широким кругом журналистов, на которой компания кратко доносит информацию по конкретному вопросу. Брифинг представляет собой короткое оперативное выступление перед прессой по свежим следам важных событий. Брифинг — это младший брат пресс-конференции.
Основная разница между ними во временных отрезках, которые им отводятся. Как правило, брифинг не может длиться более 20-30 минут. Организуются брифинги, когда происходят общественные скандалы или происшествия, для того чтобы разъяснить происшедшее обществу. Брифинг характерен для международных мероприятий, официальных заявлений государственных органов. Поскольку брифинги проводятся очень быстро, то, как правило, спикеров и журналистов не рассаживают.
Цель проведения брифинга – высказать сведения и факты от лица высшего руководства или официальных властей, которые часто дают официальную оценку происходящему . Чаще всего, брифинги проводятся, когда возникает нашумевшая новость, скандал, чрезвычайное происшествие. Не всегда при проведении брифинга так важно рассаживать журналистов и выступающих за столы, важнее, чтобы выступление было чётким, оперативным, конкретным. Это посодействует моментальному оповещению важной новости в СМИ.
Презентация — это самостоятельная акция, которая может выступать в форме приема, представления компании, первых лиц, продукции компаний приглашенной аудитории.
Презентация проводится при открытии новой компании, при появлении в компании новой продукции, при открытии филиала где-нибудь за рубежом. Отличием презентации от пресс-конференции является то, что презентация показывает результат деятельности компании, а пресс-конференция, как правило, посвящается проблемным темам. Еще одним отличием является то, что на презентации присутствует большое количество людей, представляющих разные слои общества. Время проведения презентации зависит от каждого конкретного случая. Презентация и пресс-конференция похожи друг на друга, так что некоторые не слишком блещущие умом журналисты или организаторы путают эти два понятия.
Пресс-релиз сообщение, содержащее общественно значимую информацию о деятельности фирмы, событиях, продукте или услуге. Отличие от пресс-конференции состоит в том, что в идеале пресс-релиз пригоден для публикации в СМИ, что упрощает работу редактора.
Во-первых, пресс-релизы, посвященные предстоящему событию, должны отправляться в СМИ не позднее, чем за один день до него. Если в пресс-релизе планируется рассказать об уже состоявшемся мероприятии, то подготовить информацию нужно непосредственно после его окончания (в день проведения).
Текст пресс-релиза должен отвечать на шесть основных вопросов: что/ где/ когда/ каким образом, благодаря кому и почему произошло или произойдет. Самую суть лучше описать в начале пресс-релиза. Ниже можно добавить деталей и подробностей о событии или факте, об организации, человеке, о которых упоминается в релизе, включая заявленные позиции и оценки специалистов и участников. Обязательно должна быть информация об организаторе и координаты — это телефон, факс. E-mail, адрес и т.п. автора пресс-релиза и ссылка на возможность обращаться к нему за более подробной информацией .
Пресс-ланч – неформальная встреча с представителями определенных СМИ для укрепления отношений и благоприятного представления о компании, открытого обсуждения актуальных вопросов. Возможны и другие формы неофициальных приемов за столом: пресс-завтраки, праздничные банкеты, чай и т.д.
Пресс-тур – поездка с представителями СМИ на какой-либо объект для наглядной демонстрации своей деятельности. Пресс-тур — специальное мероприятие для СМИ, в ходе которого устроители приглашают журналистов в поездку с целью получения информации в другом городе или государстве. Организация пресс-тура вызывает интерес журналистов и блоггеров к продукту компании и создает информационный повод для публикаций в СМИ. Проведение пресс-тура чаще всего бывает посвящено значительным событиям, уже достигнутым или перспективным. Это может быть открытие района, развитие организации, проложение туристического маршрута .
Пресс-тур для журналистов и блоггеров – это эффективный способ продвижения, так как Вы имеете возможность не только рассказать представителям СМИ о своей компании, но и наглядно продемонстрировать её достижения и инновации. Организация пресс-тура менее официальна, чем пресс-конференция. Журналисты и блоггеры становятся включенными в событие, что позволяет им создать яркую и насыщенную приятными отзывами публикацию о Вашей компании.
Как правило, пресс-тур рассчитан на несколько часов или даже на несколько дней. Он посвящается чему-либо уже достигнутому или перспективе на будущее. К сожалению, журналисты не всегда принимают такое предложение. Но если они просят прислать материалы, связанные с этим туром, то желательно удовлетворить эту просьбу.
Круглый стол, дискуссия – обсуждение широкой темы, проблемы представителями разных компетентных сторон, которые озвучивают экспертные мнения, свой вклад в решение вопроса.
Интервью — это профессиональная беседа, состоящая из вопросов и ответов на определенную тему, включающая одного или группу собеседников.
С. Квале в своей книге Исследовательское интервью сравнивает интервью с шахтером или путешественником. Он считает, что интервьюер добывает полезные ископаемые-материалы в шахте. Некоторые шахтеры ищут объективные факты, поддающиеся подсчету, другие охотятся за самородками сущностного смысла. Конечный продукт должен быть как можно чище. Степень этой чистоты определяется прочностью связи с внешним миром и реальностью опыта того, у кого брали интервью. А образ путешественника — это страничка пройденного пути, который закачивается рассказом о путешествии .
Пресс-конференция обычно имеет следующую структуру:
• Цель
• Спрос
• Содержание
• Масштаб
• География
• Инфраструктура
Целями пресс-конференции являются:
• информирование,
• просвещение,
• формирование мнения,
• построение взаимностей.
Цель любой организации не будет достигнута, если продукт не будет пользоваться спросом. Спрос может быть существенным (в данный момент на рынке), потенциальным (определяется покупательной способностью и числом потенциальных потребителей), желательным (то, что хотелось бы фирме). Повышение потенциального и желательного спроса можно достичь с помощью пресс-конференции.
Содержание пресс-конференции, прежде всего, зависит от ее тематики. Масштаб конференции зависит от того, сколько журналистов вы хотите пригласить и какой у вас бюджет, а также характера сообщения и цели. Различают два вида пресс-конференции по масштабу локальные и центральные (международные).

Таблица 1. За и против локальные и центральные пресс-конференции
Центральная пресс-конференция Локальная пресс-конференция
за — Воздействие (впечатление, размах)
— Подходит для сообщений высокого уровня
— Подходит для стратегических заявлений
— Спикеры, руководители высокого уровня
— Ориентация на дату embarg- — Меньшие затраты
— Возможность обратиться к аудитории на родном языке
— Возможность принять больше количество журналистов
— Возможность придать своим новостям местный колорит
против
— Более высокие затраты
— Языковой барьер
— Новости могут различаться в разных странах
— Новости могут иметь разную важность в разных странах — Уменьшается размах события
— Мало вероятна возможность присутствия руководства высшего уровня
— Практически невозможно задействовать приглашенных спикеров того же уровня, что и на главной пресс-конференции
Место проведения пресс-конференции определяется целью пресс-конференции и возможностями организации. Например, если организация испытывает финансовые трудности, то лучше выбрать какое-нибудь тихое место. В том случае, если пресс-конференция связана с историей организации, то желательно организовать ее в месте, имеющем отношение к какому-либо событию из этой самой истории.
Многие люди привыкли, что пресс-конференция происходит со сбором людей в одном месте, с презентациями и докладами. С развитием технологии появляются новые методы организации пресс-конференции, например, пресс-конференции с помощью телефонной связи или интернет-вещания. Минусы таких пресс-конференций — это потеря человечности, однако, они требуют меньших расходов денежных и временных ресурсов .
На пресс-конференции собирается большое количество людей:
• Журналисты
• Спикеры
• PR-специалисты
• Дополнительная аудитория
• Дополнительны докладчики
Журналист – это человек, который ищет актуальную информацию и обрабатывает её для СМИ. Чтобы журналисты заинтересовались пресс-конференцией, необходимо предоставить им такую информацию, которая будет интересной для их читателей. Для удобства прессу можно разделить на сегменты: география, читатели, тираж, тип прессы, периодичность издания. Спикер — это оратор (это может быть человек из компании или специалист в этой области), пытающийся донести определенное сообщение до аудитории. PR-специалист человек, главной задачей которого является взаимодействие с прессой или общественностью. Функции PR-специалиста достаточно широки. Его работа заключается в налаживании инфраструктуры, проведении репетиции, обеспечении участия журналистов. Многое зависит от масштаба мероприятия
После пресс-конференции нужно подвести ее итоги, и, чтобы понять достигло ли мероприятие успеха, нужно задать себе несколько вопросов, таких, как:
• Присутствовали ли журналисты на пресс-конференции, произвела ли новость на них нужное нам впечатление?
• Повысили ли мы уровень осведомлённости клиентов о нашем продукте или услуге?
• Изменилось ли мнение о нашей продукции?
• Приобрели ли клиенты нашу продукцию после проведения пресс-конференции?