Курсовая с практикой на тему Организация и проведение конференции и круглого стола

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 2
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ 4
1.1. Основные этапы организации и проведения мероприятий 4
1.2. Особенности проведения конференции 10
1.3. Использование технических средств при организации и проведении мероприятий 16
Вывод по главе 1. 18
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ КОНФЕРЕНЦИИ 20
Вывод по главе 2. 27
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 28
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 30

Введение:

Актуальность курсовой работы. Современная наука развивается стремительными темпами, новые научные разработки поражают глубиной исследования, грандиозными шагами вперед в любой области науки. На сегодня очень популярны и востребованы мероприятия различного уровня (региональные, всероссийские, международные и т.д.). Узнать об инновационных проектах, исследования и разработках можно на различных научных форумах, в частности на научных конференциях, проводимых с целью обобщения опыта разработчиков, получения информации о новых исследованиях в своих зарубежных коллег.
Описание проблемы. Медиа-мероприятия, среди которых пресс-туры, брифинги и круглые столы — важный элемент коммуникационного процесса. Такие инструменты коммуникации позволяют передать через СМИ ключевые сообщения до конечного потребителя информации. Но при этом имеют существенные преимущества — во время встречи с аудиторией субъект коммуникации демонстрирует свою открытость и, отвечая на вопрос журналистов, дает возможность построить двустороннюю связь спикера и медиа. Именно благодаря этому медиа-мероприятия обязательно должны быть в арсенале публичных лиц, которые хотят достичь взаимного со своей аудиторией. Полезными мероприятия будут также и для организаций. Ведь благодаря брифингам первых лиц и представителей пресс-служб организация приобретает необходимую прозрачность и строит диалог со СМИ.
Объект проведение и организация конференций и круглых столов.
Целью курсовой работы является изучение особенностей организации и проведения конференций и круглых столов.
Для достижения указанной цели были поставлены следующие задачи:
— рассмотреть основные этапы организации и проведения мероприятий;
— изучить особенности проведения конференций;
— охарактеризовать использование технических средств при проведении мероприятий;
— составить программу организации и проведения конференции.
Методы исследования. В соответствии с конкретными задачами на разных этапах исследования были использованы такие методы, как системно-структурный, структурно-функциональный, синергетический, аналогии, анализа и синтеза, восхождения от абстрактного к конкретному, индукции и дедукции, интерпретации
Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемой литературы. Такая структура позволит наиболее полно раскрыть тему курсовой работы.

Заключение:

В курсовой работе были сделаны следующие выводы:
1. Основными этапами организации и проведения конференций и круглых столов является:
1. Формирование информационного сообщения о проведении научного мероприятия;
2. Создание сайта или страницы на сайте ведущей организации информации о конференции
3. Рассылка информации о конференции потенциальным участникам по имеющейся базой адресов электронной почты — получение, обработка и прием заявок для участия, материалов (тезисов или статей) и квитанций об оплате — информирование участников о плане проведения конференции, объекты проведения конференции, дополнительные мероприятия и др.;
4. Регистрация участников конференции, которые приняли решение лично выступить с докладом (в случае очной формы проведения);
5. Формирования списка докладчиков для пленарных и секционных заседаний;
6. Непосредственное проведение конференции/ круглого стола.
Выявлено, что организация и проведение конференций — это достаточно объемная и кропотливая работа. В учреждениях, имеющих собственные службы по связям с общественностью, этим занимаются соответствующие специалисты. Непосредственно на время работы конференции может быть создан специальный координационный штаб (оргкомитет) по ее проведению, участниками которого являются работники разных структурных подразделений учреждения. Работа по подготовке и проведению конференции начинается, как правило, задолго до ее официального открытия и заканчивается несколько позже ее окончания.
2. Конференции имеют большой содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг. Слушатели получают новые знания, которые смогут применить на практике; Докладчики в результате профессионального обсуждения их сообщений получают ценную информацию для последующих разработок.
В качестве рекомендаций по проведению конференций и круглого стола можно дать следующие:
— Планирование конференции должно вестись систематически и в письменной форме. Это позволяет отследить процесс ее реализации и оценить достигнутые результаты. Неструктурированная деятельность в области проведения конференции никогда не будет столь эффективна, как планируемая программа.
— Необходимо осуществлять обратную связь. Отсчёт знания аудитории и её отношение к проводимой программе позволяет вовремя корректировать проведение конференции, делая её ещё более эффективной.
— Необходимо уделять большое внимание работе со средствами массовой информации, так как под их воздействием формируется общественное мнение.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ
1.1. Основные этапы организации и проведения мероприятий

Организация и проведение мероприятия, независимо от продолжительности, количества участников, изменения локации — сложный скрупулезный процесс, который требует тщательного планирования и соблюдения определенной последовательности действий. А что такой вид активностей — составляющая коммуникационного процесса организации или определенного публичного лица, то от того, как удачно он будет организован, зависит, получится желательный имиджевый и репутационный капитал, или, наоборот, будут потери. Потому что, чем серьезнее отнесутся к организационному процессу, тем вероятнее будет достигнут положительный результат.
При организации проведения любой конференции или круглого стола можно выделить следующие этапы :
— формирование информационного сообщения о проведении научного мероприятия, которое содержит полную информацию о конференции (дата и место проведения, правила оформления материалов, сведения об организаторах и т.п.);
— создание сайта или страницы на сайте ведущей организации информации о конференции, что значительно упрощает распространение сведений о нем;
— рассылка информации о конференции потенциальным участникам по имеющейся базой адресов электронной почты — получение, обработка и прием заявок для участия, материалов (тезисов или статей) и квитанций об оплате — информирование участников о плане проведения конференции, объекты проведения конференции, дополнительные мероприятия и др.;
— регистрация участников конференции, которые приняли решение лично выступить с докладом (в случае очной формы проведения);
— формирования списка докладчиков для пленарных и секционных заседаний;
— непосредственное проведение конференции/ круглого стола.
На каждом из этих этапов есть действия, которые могут быть автоматизированы или ускоренные с применением программных решений.
Обычно придерживаются определенной схемы-алгоритма планирования и проведения мероприятий, которая схематично состоит из четырех взаимосвязанных элементов :
— Базовая часть — это этап, на котором формулируется составляющие общей концепции и видения, мероприятие будет лучшим в соответствии с имеющимися задачами и исходными ресурсами. Этот этап — основа дальнейших действий.