Курсовая с практикой на тему Организация документов и дел в приделах архива

Содержание:

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1 АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ: ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 5

1.1 Понятие хранения документов 5

1.2. Документальный и архивный фонд организации 10

1.3 Требования к оформлению дел, принимаемых в архив 13

2 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВА 17

2.1 Организация дел в пределах фонда 17

2.2 Организация дел в пределах архива 22

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 26

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 28

ПРИЛОЖЕНИЕ 31

Введение:

В настоящее время в рамках осуществления хозяйственной деятельности любой организации не зависимо от организационной формы создается достаточно большой массив документации, требующий последующего хранения. В целях формирования и хранения необходимых документов проводится достаточно трудоемкая работа, требующая внимания и предельной ответственности. Согласно существующего законодательства, в нашем государстве имеется деление и архивных документов по разным срокам хранения, что связанно с содержанием и значимостью документов для государства, организации и граждан в частности.

Актуальность курсовой работы обуславливается необходимостью формирования и организации сохранности документов, имеющих возможность быть востребованными спустя какое-то время после завершения работы с ними. Организация хранения документов – это направленная система мер, главная цель которой содержится в оптимальном расположении документов, подлежащих последующему архивному хранению. Она гарантирует не только их физическую сохранность, но и формирует подходящие условия для последующего применения.

Целью данной работы является изучение организации документов и дел в пределах архива.

При написании данной работы поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть теоретические основы организации хранения документов в архиве;

2. Провести анализ формирования и хранения дел в архиве.

Объектом исследования является архивное дело.

Предметом исследования являются организация документов и дел.

В рамках написания работы использованы методы: диалектический и наблюдений, анализа и синтеза, сравнительный анализ, системного подхода.

 

Теоретической и методологической основой работы являются положения экономической теории, научные труды ученых, законодательные и нормативные акты РФ.

В данной работе очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов. Основными нормативно правовыми актами в сфере архивного дела являются Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» , ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» , Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» , Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» и Приказ Росархива от 11.04.2018 N 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации» .

Данная работа содержит введение, две главы, заключение.

Заключение:

В рамках написания данной работы было установлено, что в архивах документы организуются по-исторически и/или логически связанным совокупностям — архивным фондам и архивным коллекциям. По отношению к некоторым специальным видам документов допускается их нефондовая организация.

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица — фондообразователя, составляет его документальный фонд.

Признаками фондообразователя являются: его организационная (функциональная) обособленность — наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности; самостоятельного баланса (сметы); расчетного счета в банке; штатного расписания, печати, собственных бланков; для физического лица — наличие документов, создаваемых и/или собираемых в процессе его жизни и деятельности.

Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и представляющая собой документы, подлежащие постоянному хранению, составляет архивный фонд.

Ведомственные архивы-это структурные подразделения учреждений или ведомств, которые хранят документы этих ведомств и организуют их использование для обеспечения информации об их работе.

Наиболее ценную часть документов из архивов после окончания срока хранения в отделе передают в Государственный архив для постоянного хранения.

Архивы играют важную роль в нашей жизни. Потому что при необходимости вы можете пойти в архивы, и вы найдете всю интересующую вас информацию. Государственные архивы-это учреждения, которые собирают, хранят и организуют архивные документы, чтобы в полной мере использовать их. Государственные архивы постоянно хранят самые ценные архивные документы. Главная задача государственного архива-служить исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.

Таким образом, цели и задачи, поставленные в начале работы, были полностью достигнуты.

Фрагмент текста работы:

1 АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ: ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Понятие хранения документов

Организация хранения документов – это направленная система мер, главная цель которой содержится в оптимальном расположении документов, подлежащих последующему архивному хранению. Она гарантирует не только их физическую сохранность, но и формирует подходящие условия для последующего применения .

В итоге работы учреждений, компаний и организаций формируются документы, обладающие многообразной научной и практической ценностью. Часть из них включает сведения, которые нужны лишь для решения какого-то определенного вопроса.

Впоследствии применения данных сведений в оперативных целях подобные документы утрачивают собственную ценность. Последующее их хранение бессмысленно.

Иные документы сохраняют собственную значимость в течение долгих лет. Но имеются документы, включающие значимые для научных и практических целей сведения. Подобные документы обязаны храниться постоянно.

В связи с этим определяются различные сроки хранения документов.

Срок хранения документов может быть:

— временные (до 10 лет);

— временный (более 10 лет);

— постоянный.

Завершенные случаи постоянного и временного (более 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они передаются в архив учреждения.