Курсовая с практикой на тему Организация документооборота на предприятии и пути его совершенствования (на организации «Просто оптика»)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В СОВРЕМЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ 5
1.1 Понятие и история становления систем документооборота в в современных организациях 5
1.2 Аспекты организации систем документооборота в современной организации 9
ГЛАВА 2 АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В СЕТИ САЛОНОВ ОПТИКИ «ПРОСТО ОПТИКА» 20
2.1 Характеристика сети салонов оптики «Просто оптика» 20
2.2 Анализ системы документооборота в ССО «Просто оптика» 22
ГЛАВА 3 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ В ССО «ПРОСТО ОПТИКА» 26
3.1 Предложения по совершенствованию системы документооборота в ССО «Просто оптика» 26
3.2 Оценка эффективности предложений по совершенствованию системы документооборота 34
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 38
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 40

Введение:

Актуальность темы исследования. Четкая организация документооборота, грамотная подготовка, своевременное и качественное исполнение принятых решений — залог высокой эффективности управленческой деятельности, а вслед за этим высокого авторитета властных структур, доверия к ним со стороны граждан. Ведь делопроизводство — это не просто техническая работа по учету, своевременному доведению документов до руководства и их хранению. Это своеобразный процесс производства, система организационного, информационно-аналитического, правового, ретроспективного и прогнозного обеспечения управленческого труда. Трудно представить себе руководство любым, даже самым маленьким трудовым коллективом, без получения, хранения и обработки информации, без подготовки постановлений, приказов и распоряжений, без архива и библиотеки. Делопроизводство представляет собой своеобразную нервную систему управленческого организма, оно интегрирует и превращает в единое органичное целое процесс разработки, оформления в соответствии с установленными стандартами, учета, прохождения документов и контроля за исполнением намеченных мероприятий, хранения и уничтожения в соответствующие сроки бумаг, а также поисково-справочные, информационно-аналитические работы и отчетные процедуры.
Степень разработанности проблемы. Анализ научных публикаций по проблеме исследования показал, что проблемы и перспективы развития систем документации и документооборота в последние несколько лет активно исследуются в работах ведущих российских ученых: И.В. Алексеевой, М.А. Вахрушиной, В.Г. Гетьмана, Л.Н. Герасимовой, Т.Ю. Дружиловской, О.В. Ефимовой, Р.Г. Каспиной, В.Г. Когденко, М.В. Мельник, В.С. Плотникова, О.В. Плотниковой, Т.Ю. Серебряковой, М.И. Сидоровой, О.В. Соловьевой, К.В. Сорокиной, Л.И. Хоружий, Л.В. Чхутиашвили и др.
Цели и задачи исследования. Целью данного исследование является исследование природы систем документооборота в современной организации.
В соответствии с поставленными целью и сформулированной концепцией были определены и реализованы следующие взаимосвязанные задачи:
 исследовать теоретические аспекты документооборота в современной организации;
 изучить систему документооборота в ССО «Просто оптика»;
 разработать предложения по совершенствованию системы документооборота, на примере ССО «ПРОСТО ОПТИКА».
Объект и предмет исследования. Объект исследования – система документации и документооборота.
Предмет исследования – предложения по совершенствованию системы документооборота на примере ССО «ПРОСТО ОПТИКА».
Инструментарно-методический аппарат исследования. Реализации цели исследования и решению поставленных задач способствовали применение комплекса взаимодополняющих общенаучных (классификация, сравнение, объяснение, индукция и дедукция, научное доказательство, абстрагирование, практический эксперимент, диалектический, логический, монографический, ретроспективный и сравнительный методы анализа и др.) и частных методов познания.
Новизна и практическая значимость исследования. Новизна и практическая значимость исследования заключается в возможности применения результатов исследования в теоретическом изучении вопросов формирования системы документации и документооборота, а так же в процессах практической разработки системы документации и документооборота в современной организации.
Структура и объем исследования. Данная работа структурно состоит из введения, основного текста, заключения, библиографического списка из 16 наименований.
Общий объем работы составляет 41 лист, включающий 5 таблиц и 1 рисунка, с учетом специфики темы исследования.

Заключение:

На основании проведенного исследования, по первой главе данной работы, можно сделать выводы о том, что электронный документооборот – такой способ организации делопроизводства в организации, при котором основная часть документов создается, используется и хранится в электронном виде. Понятие электронного документооборота и систем электронного документооборота неразрывно связаны между собой, так как одно из них является дополняющим другое. Таким образом, можно сформулировать следующее определение понятию системы электронного документооборота – это компьютерные программы, которые предназначены для использования на всех стадиях работы с документами. Основной целью применения систем электронного документооборота является успешная организация документационного обеспечения управления в компании, что позволяет ей эффективно осуществлять определенную для данной компании деятельность.
В работе выявлены и проанализированы основные принципы и условия применения электронного документооборота, как неотъемлемой части систем электронного документооборота. Данный анализ дал понять, что электронный документооборот имеет ряд специфических особенностей, которые связаны с выделенными принципами электронного документооборота, а также соблюдением необходимых условий его использования.
Характеристика основных особенностей и функций, присущих системам электронного документооборота позволила выявить понятие систем электронного документооборота, цель их создания разработчиками, а также определить специфику деятельности организаций-разработчиков систем и требования, предъявляемые к ним:
Во-первых, системы электронного документооборота должны соответствовать требованиям законодательства. Основными государственными стандартами, в той или иной степени регламентирующими деятельность организаций, внедряющих и разрабатывающих системы электронного документооборота являются: ГОСТ Р 53898-2013, ГОСТ Р 544471-2011, ГОСТ Р 54989-2012.
Во-вторых, системы электронного документооборота должны учитывать потребности организаций, в которые они внедряются. Каждая организация имеет специфические особенности работы с документами. Именно поэтому системы должны быть гибкими и иметь возможность подстраиваться под нужды организаций, в которые они внедряются.
В-третьих, системы электронного документооборота должны иметь возможность интегрировать с другим программным обеспечением и другими программными продуктами. Данное требование обусловлено удобством настройки системы при наличии данной функции, а также удобством для пользователей при работе в ней.
В-четвертых, любая система электронного документооборота должна обеспечивать безопасность данных, контролировать доступ к информации. Это требование является одним из важных, так как утечка информации несет массу последствий, с которыми может справиться далеко не каждая организация.
Выделенные преимущества и проблемы, связанные с внедрением систем электронного документооборота, позволили понять, какие проблемы возникают при внедрении систем и предложить возможные варианты решения данных проблем.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В СОВРЕМЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

1.1 Понятие и история становления систем документооборота в современных организациях
Новая система управления и делопроизводства, основанная на принципах единоначалия, сформировалась в недрах старой системы: так, президенты, которые в коллежской системе могли принимать единоличные решения, стали называться министрами (с правом принятия единоличного решения и исполнения решений императора), это и определило название новой системы делопроизводства — исполнительное [2].
Министры назначались императором и отвечали только перед ним. Возрожденный принцип единоначалия был положен в организацию всей деятельности министерств. Одинаковая организационная структура министерств (позволяла реализовать принцип единообразия в системе делопроизводства. Делопроизводство как понятие возникло именно в XVIII в.
В таком законодательном акте, как Манифест «Об общем учреждении министерств», вводились не только единые правила делопроизводства, но и выделялись два направления деятельности в рамках документационного обеспечения деятельности: письмоводство и порядок течения дел, которые соответствуют современным направлениям ДОУ — документированию и документообороту. Все дела, с которыми работало министерство, можно разделить на три категории: текущие, чрезвычайные и срочные [6].
Формирование и расширение законодательной регламентации делопроизводства, появление специальной теоретической литературы, сборников образцов документов является характерной особенностью этого периода.
Несмотря на то, что на всем этапе существования министерского делопроизводства система претерпевала значительные изменения, в конце XIX в. общественные отношения требовали изменения этой системы. Ей надлежало быть более гибкой и мобильной.
Использование в некоторых министерствах пишущих машинок привело к поистине революционным изменениям в вопросах документирования деятельности: ускорились все письменные работы, скорость копирования документов увеличилась в несколько раз, за счет аккуратного оформления уменьшился объем документов. Появление телефона и телеграфа привело к созданию новых видов документов — телеграмм и телефонограмм. Широко распространилась стенография [1].
В конце XIX — начале XX в. осуществляется переход от децентрализованной системы регистрации документов, продиктованной Манифестом «Об общем учреждении министерств», к упрощенной, централизованной системе регистрации.
Таким образом, исполнительное делопроизводство — это министерское делопроизводство с 1811 по 1918 г.
Октябрьская революция 1917 г. осуществила коренную перестройку существующего строя, старого государственного аппарата, предполагалось, что к управлению будут привлечены представители трудового населения. Радикальные изменения произошли в государственном аппарате управления: высшим органом государственной власти после низложения Временного правительства стал Всероссийский съезд Советов рабочих, крестьянских, красноармейских и казачьих депутатов, он назывался высшей властью Российской Социалистической Федеративной Советской Республики.
Для управленческой деятельности в межсессионный период формировалась исполнительная власть — ВЦИК. Непосредственное управление страной осуществляло правительство — Совнарком (Совет Народных Комиссаров). Также были созданы наркоматы (народные комиссариаты), руководившие отраслями государственного управления.
Структура нового аппарата управления существенно отличалась от прежней. Кадровый состав также изменился. Декретом «Об уничтожении сословий и гражданских чинов» от 11 ноября 1917 г. произошло фактическое отстранение от власти бывших дворян и помещиков. В новые советские учреждения были привлечены люди без специального образования: солдаты, рабочие, крестьяне. Это не могло не отразиться на уровне документационного обеспечения управления, он катастрофически снизился. Необходимо было упорядочить процессы делопроизводства на местах. За период 1917–1920 гг. выходит ряд нормативно-правовых документов, позволяющих оптимально построить систему документирования, в которых определены обязательные реквизиты, разработан алгоритм утверждения и опубликования законов, наложен запрет на канцелярскую волокиту и приказано быстро и точно выполнять указы центральной власти. В этот период выходит «Положение о письмоводстве и делопроизводстве», которое хоть и не было исключительно новым по содержанию, но, тем не менее, безусловно помогло оптимизировать процесс документирования управления. В 20-е гг. ХХ в. появляются такие понятия, как НОТ (научная организация труда) и НОУТ (научная организация управленческого труда), развитие последнего связано с НК РКИ (Народный комиссариат рабоче-крестьянской инспекции) [12].