Курсовая с практикой на тему Описание каталогов картотек в современных библиографических источниках

Содержание:

Введение 3
Глава 1 Справочно-поисковый аппарат: история и теория 5
1.1 Справочно-поисковый аппарат: история, понятие, функции, задачи, структура 5
1.2 Каталоги. Ретроконверсия 9
Глава 2 Картотеки и базы данных 22
2.1 Картотеки 22
2.2 Базы данных. Корпоративные базы данных 27
Глава 3 Опыт работы библиотек со справочно-поисковым аппаратом 35
3.1 Создание и использование каталогов, картотек и баз данных в муниципальных и детских библиотеках 35
3.2 Обучение пользователей работе с каталогами, картотеками и базами данных 36
Заключение 41
Литература 47
Приложение 52

Введение:

Процессы современного общества связаны с активным развитием компьютерных технологий и их внедрением во все сферы жизнедеятельности человека. В связи с непрерывным потоком информации необходима создание и разработка новых информационных ресурсов, позволяющих собирать, обрабатывать и распространять данную информацию.
В неразрывной связи с процессами сбора, накопления и хранения информации, ее систематизации и пропаганды состоят библиотеки разных форм собственности, которые, исходя из своих функций и поставленных перед ними задачами, должны идти в ногу со временем. Поэтому на первый план вопросов о внедрении и развитии новых информационных ресурсов в работе библиотек выходит проблема использования этих ресурсов в деятельности библиотек.
Огромную роль в деятельности библиотек играет их прочный справочно-библиографический аппарат, являющийся ядром, главным источником раскрытия фонда документов, призванный раскрывать его состав и содержание по различным аспектам. На современном этапе развития информатизации и компьютеризации необходимо создавать все возможное, чтобы доступ потребителей библиотечной услуги к данным фонам был максимальным, чему, несомненно, должны содействовать всевозможные информационные ресурсы – электронные каталоги и картотеки, базы данных.
Таким образом, актуальность темы исследования объясняется требованиями современного общества в совершенствовании библиотечных процессов в сфере обеспечения оперативного доступа к информации, выведение их на уровень автоматизации путем совершенствовании библиографических картотек и баз данных как составных частей справочно-поискового аппарата (СПА) библиотек различных видов и типов.
Цель данной работы — описание каталогов и картотек в современных библиографических источниках.
Объект исследования – справочно-поисковый аппарат библиотеки.
Предмет исследования – процесс ознакомления с СПА читателей в детских библиотеках.
Структура работы. Работа состоит из:
— введения,
— трех глав основной части,
— заключения,
— списка литературы,
— приложения.

Заключение:

Итак, справочно-поисковый аппарат (СПА) — специально сформированный информационный ресурс, предназначенный для поиска информации: полнотекстовой (первичных документов), библиографической ( сведения о документах), фактографической ( конкретных данных). СПА призван ориентировать пользователей в массивах документов на различных материальных носителях и обеспечивать навигацию в мировых информационных ресурсах. Электронные компоненты в составе СП поддерживают его навигационную и ориентирующую функции. Включение СПА в структуру ИПС позволяет расширить ассортимент его функций за счет хранения (кумулирования), справочной и библиографической информации и вывода результатов поиска.
Справочно-поисковый или справочно-библиографический аппарат библиотеки – это совокупность традиционных и электронных справочных и библиографических изданий, библиотечных каталогов и картотек, используемых при обслуживании читателей для поиска необходимой им информации.
СПА (СБА) – «справочно-поисковый аппарат, включающий библиографические пособия». Под библиографическими пособиями следует понимать:
• справочно-библиографический фонд;
• библиотечные каталоги;
• библиографические и фактографические картотеки и БД;
• неопубликованные библиографические пособия (фонд выполненных справок)
Состав, объём, содержание, структура и особенности организации СБА определяются статусом библиотеки, спецификой города, фондами библиотеки и читательскими запросами.
Оптимальное состояние и развитие СПА зависят от поддержания его органичных свойств: системности, пластичности, надежности, экономичности и доступности.
• Системность означает, что связи элементов СПА обеспечивают его целостность. Все части и элементы СПА взаимно дополняют друг друга, компенсируя своим составом и структурой ограниченность содержания и поисковых свойств отдельных элементов.
• Пластичность отражает свойства СПА изменяться в зависимости от изменения содержания запросов, формата представления данных и других динамичных факторов. При этом длительно невостребованные элементы СПА следует переводить в архивную форму, обеспечивая оперативный поиск и выдачу релевантной информации.
• Надежность СПА означает накопление необходимого достаточного ресурса (запаса информации), позволяющего выдавать ответы не только на типичные и часто повторяющиеся запросы но и на редко поступающие, но всё же вероятно значимые для пользователей.
• Экономичность СПА отражает обусловленное материально-финансовыми факторами ограничение состава и полноты СПА, что препятствует чрезмерному росту его объёма, но вступает в противоречие с требованием надежности.
• Доступность характеризует удобство использования СПА и выражается в продуманном размещении его частей и элементов, наглядности оформления, своевременной актуализации. На доступность СПА влияет качество ориентирующих консультаций и инструктивно-методических материалов для пользователей.
Структура СПА:
• СБФ (Справочно-библиографической фонд), включающий официальные, нормативные, справочные и библиографические издания в печатной и электронной форме
• Библиотечные каталоги (включая электронные), библиографические и фактографические картотеки и БД;
• ФНБП или ФВС (Фонд выполненных справок) виртуальных справочных служб;
Библиотечный каталог — совокупность библиографических записей на документы, имеющиеся в фонде одной или нескольких библиотек, раскрывающая состав и содержание библиотечных фондов.
Система библиотечных каталогов — совокупность планомерно организованных, взаимосвязанных и дополняющих друг друга отдельных видов библиотечных каталогов.
Библиотечные каталоги – важнейшая часть СБА. В зависимости от способа группировки БЗ каталоги могут быть:
• алфавитные;
• систематические;
• предметные;
• хронологические;
• топографические.
Самыми распространенными являются алфавитный, систематический, предметный. Каталоги создаются как на фонд библиотеки в целом, так и на его части – фонды отделов, филиалов, отдельных коллекций, краеведческой литературы и др.
По видам отражаемых документов различают каталоги книг, периодических изданий, карт, нот, специальных видов технической литературы и т.д.
Каталоги различают по служебному назначению: для читателей, служебные. Если каталог включает БЗ не одной, а двух и более библиотек, это сводный каталог. Носителем информации о документах в каталогах является библиографическая карточка.
Библиографическая картотека определяется как библиографическое пособие, реализованное в карточной форме, не связанное жестко с определенным фондом документов.
Картотеки могут быть:
• тематические;
• краеведческие;
• специальные.
Главной картотекой является систематическая картотека статей. Ее назначение – раскрыть содержание журналов и продолжающихся изданий, в которых наиболее оперативно освещаются достижения науки, техники, культуры, СКС ведется, как правило, в УНБ, а также в ЦБ крупных ЦБС. Ее имеют также многие вузовские библиотеки.
Карточки в СКС располагаются в систематическом порядке по схеме классификации, принятой для систематического каталога (УДК или ББК), а внутри каждого деления – в обратном хронологическом порядке.
Тематические картотеки по своему назначению и содержанию близки к рекомендательным библиографическим указателям. Цель их создания – удовлетворение читательских запросов на литературу по наиболее актуальным проблемам.
Состав специальных картотек достаточно разнороден. Картотека персоналий.
Картотеки трудов ученых создаются в библиотеках ВУЗов и научных учреждений. Ее назначение – как можно полнее собрать все научные публикации, принадлежащие всем работавшим и работающим в конкретном научном учреждении специалистов.
Картотека рецензий включает карточки с описанием рецензий на произведения печати.
К специальным картотекам можно отнести ряд картотек, создаваемых в библиотеке для внутреннего пользования. К таким картотекам относится картотека методических материалов по библиотечно-библиографическому делу.
Краеведческий каталог и картотека – важнейшие звенья краеведческой части СБА универсальных библиотек. В каталог включается разнообразная по содержанию, типам и видам печатная продукция о крае (книги, разделы, главы, параграфы, абзацы из книг, статьи и рецензии из периодических и продолжающихся изданий, сборников, нотные издания, изобразительные и картографические материалы). Во многих библиотеках создаются фактографические картотеки. Они весьма разнообразны по своему составу и назначению – от картотеки адресов предприятий, фирм и других организаций до разъяснения аббревиатур.
По характеру хранимой информации выделяют библиографические и фактографические картотеки.
Фактографическая картотека – совокупность расположенных по определенным правилам фактографических записях на карточных носителях.
Библиографическая картотека –
1) совокупность расположенных по определенным правилам библиографических записей на документы, независимо от их наличия или отсутствия в фонде библиотеки или информационной службы;
2) библиографическое пособие, реализованное в карточной форме и не связанное жестко с определенным фондом документов.
• Универсальные (систематическая картотека статей)
• Тематические
• Специальные картотеки (отражают отдельный жанр, вид документов)
• Краеведческие
• Базы данных
Появление БД связано с разработкой в 1960-х гг. технологий файловых систем и языков программирования для решения задач обработки экономической информации. Сам термин «базы данных» был веден на симпозиуме в г. Санта-Моника (США), организованном фирмой System Development Corporation (SDC)в 1963 г.
БД-
1) набор данных, который достаточен для установленной цели и представлен на машинном носителе в виде, позволяющем осуществить автоматизированную переработку содержащейся в нем информации;
2) организованная совокупность взаимосвязанных данных по определенной предметной области, представленная на машинном носителе и предназначенная для автоматизированной переработки информации с целью удовлетворения информационных потребностей пользователей.
По характеру предоставленной информации различают:
1. Документографические БД
1.1 Библиографичекие БД
1.2 Реферативнеы БД
1.3 Полнотекстовые БД
2. Лексиграфические БД
3. Фактографические БД
Кроме того, в современной библиотеке есть сетевые информационные ресурсы, которые расширяют границы СПА любой библиотеки, снижают трудоемкость выполнения сложных запросов пользователей, предоставляют сведения из широкого набора источников, повышают качество работы библиотеки в целом.
К сетевым компонентам СПА относят:
— электронные каталоги других библиотек,
— полнотекстовые архивы и БД,
— справочные интернет-ресурсы.

Фрагмент текста работы:

Глава 1 Справочно-поисковый аппарат: история и теория
1.1 Справочно-поисковый аппарат: история, понятие, функции, задачи, структура

Справочно-поисковый аппарат (СПА) библиотеки — совокупность традиционных и электронных библ. каталогов и картотек, справочных и библиографических изданий, библиографических и фактографических баз данных, используемых при обслуживании читателей для поиска необходимой библиографической и фактографической информации.
Состав СПА:
— система библиотечных каталогов и картотек, традиционных и электронных, баз данных;
— справочно-библиографический фонд;
— фонд (архив) выполненных библиографических справок;
— приобретённые эл. ресурсы, доступные читателям в стенах библиотеки.
Одним из обязательных элементов СПА являются каталоги, перечень библиографических записей документов, имеющихся в фонде одной или нескольких библиотек, раскрывающий состав или содержание библиотечных фондов.
Функции СПА: обеспечить читателям доступ к единому библиотечному фонду страны.
Требования к СПА:
— соответствовать объему и содержанию работы б-ки определенного типа, всемерно способствовать решению стоящих перед ней народнохозяйственных, воспитательных и др. задач;
— оперативно пополняться новыми материалами и освобождаться от устаревших, неиспользуемых и дублирующих друг друга источников;
— профилироваться в соответствии с договорами о кооперации и координации с другими библиотеками и органами НТИ;
— сохранять единство, совершенствовать свои системные качества на основе всемерного развития специфических функций составляющих его частей и, вместе с тем, усиления взаимодействия между ними.
Свойства СПА: системность, пластичность, надежность, доступность, экономичность.
Системность – состоит из взаимосвязанных элементов, обеспечивающих его целостность.
Пластичность — способность СПА изменяться в зависимости от изменения запросов читателей, их содержания, состава запрашиваемых документов и фактов.
Надежность – способность удовлетворять типичные для данной б-ки разовые запросы.
Доступность – удобство его использования читателями.
Экономичность – отражает вынужденные материально-финансовыми ресурсами библиотеки ограничение состава и полноты СПА.
Состав СПА:
— система библиотечных каталогов и картотек, традиционных и электронных, баз данных;
— справочно-библиографический фонд;
— фонд (архив) выполненных библиографических справок;
— приобретённые электронные ресурсы, доступные читателям в стенах библиотеки.
Создание справочно-поискового аппарата на любой вид ре¬сурсов (традиционные и электронные), поступающих и создаваемых в библиотеках, является одной из ее главных задач. И если с системой традиционного СПА (каталоги и картотеки) и методикой его организа¬ции библиотеки работают очень давно, то появление в традиционных библиотеках электронных ресурсов (ЭР) локального и удаленного дос¬тупа (компакт-диски, веб-ресурсы) потребовало от них постановки но¬вых задач по организации ЭР для эффективного и оперативного ис¬пользования читателями библиотеки, как посещающими ее физически, так и в удаленном режиме в особенности.
При этом, как известно, в современных условиях использования новых компьютерных технологий, внедрение и дальнейшее развитие автоматизации библиотечно-библиографических процессов, наличие Интернета и широкое применение электронных ресурсов в библиотеч¬ной практике значительно расширяют справочно-поисковый аппарат библиотеки и ее фонд в целом. В научных библиотеках и библиотеках университетов России накоплены существенные объемы ЭР (локаль¬ные, в том числе издания на компакт-дисках, и удаленные). На сего¬дняшний день электронные ресурсы, поступающие в библиотеку или создаваемые в ней, отражаются в каталогах и картотеках (электронных и традиционных), базах данных (БД) или представляются на сайте в различных формах, образуя единую поисковую систему библиотеки. Иначе говоря, существование разнообразных вариаций представления информационных и поисковых возможностей для использования ЭР определяет условия формирования справочно-поискового аппарата как средства раскрытия ресурсов научной библиотеки. А появление таких составляющих СПА как электронные каталоги, базы данных (библио¬графические, фактографические, полнотекстовые), самостоятельные локальные и удаленные ресурсы, позволяет говорить о новом этапе в справочно-информационном обслуживании читателей в электронной среде.
Рассматривая СПА как совокупность информационных массивов, которые содержат данные об адресах хранения (для локальных элек-тронных ресурсов) и путях доступа (на удаленные ресурсы) с включе¬нием электронных образов документов (полнотекстовых массивов), отметим, что в данном обзоре речь пойдет только об электронном СПА, то есть аппарате, реализуемом посредством информационных технологий.
Для того, чтобы понять каким образом организован электронный СПА на ЭР в библиотеках, находящиеся в локальном и удаленном ре-жимах, были проанализированы сайты научных библиотек и библио¬тек университетов России и сгруппированы по типам:
1. Федеральные библиотеки (6),
2. Национальные библиотеки (7),
3. Библиотеки системы Российской академии наук и информаци-онные учреждения РАН (5),
4. Краевые, областные, окружные научные библиотеки (30),
5. Научно-технические библиотеки университетов (81).
Отдельно выделены институты СО РАН (9), в том числе ГПНТБ СО РАН.
Анализ сайтов показал, что библиотеки находятся на очень разной ступени организации СПА на ЭР, отличаются разнообразием форм СПА (это и отдельные БД, а также системы БД и ЭК, навигаторы и путеводители и др.), структура которого представлена следующими вариантами:
• электронные каталоги с выделением специальных поисковых полей «электронный ресурс», «электронное издание», «компакт-диск», «электронный документ», «полный текст»…);
• выделенные БД и ЭК только на электронные ресурсы;
• БД собственной генерации (в том числе полнотекстовые);
• списки электронных изданий на компакт-дисках;
• ссылки на удаленные научные электронные журналы и другие лицензионные (подписные) ЭР;
• списки / навигаторы / путеводители по ЭР, свободно распро-страняющимся в Интернете, по профилю комплектования библиотек;
• информационные блоки (сообщения) на сайте об электронных ресурсах, имеющихся в библиотеке;
• интеграция всех вышеперечисленных вариантов в единую ин-формационно-поисковую систему — электронную библиотеку.
Таким образом, электронный СПА объединяет и систематизирует все электронные ресурсы, которыми владеет традиционная библиотека.
Так как одной из главных потребностей пользователей в получе¬нии электронной информации, в том числе полнотекстовой, является ее поиск, то представляется необходимым формирование хорошо структурированной системы электронного справочно-поискового ап-парата.
Мы полагаем, что наиболее оптимальной формой организации электронного СПА на ЭР является объединение всех форм информи-рования об ЭР и их поиска в одном унифицированном разделе на сайте научной библиотеки, как, например Электронная библиотека. Элек-тронная библиотека в данном случае позиционируется как электрон¬ный фонд (совокупность разнородных электронных ресурсов) и справочно-поисковый аппарат к ним.
В этой связи отметим, что рациональная организация электронного СПА библиотеки гарантирует раскрытие всего электронного фонда тра-диционной библиотеки, позволяет конечному пользователю производить многоаспектный поиск или использовать средства навигации и способст-вует совершенствованию справочно-библиографического сервиса.

1.2 Каталоги. Ретроконверсия

История возникновения и развития библиотек донесла до нас сведения о существовании библиотечных каталогов еще в виде гли¬няных табличек с указанными на них номером полки в библиотеке. А сегодня привычные карточные каталоги вытесняет оцифрованная информация об источниках — так называемые электронные каталоги и библиографические базы данных (БД).
Развитие информационных технологий, постоянно увеличи¬вающийся поток информации и спрос на нее в последнее время су¬щественно повысили требования к организациям, занимающимся распространением информации, и привели к изменению традицион¬ных форм библиотечного обслуживания. Наряду с появившимися в 80-х годах библиографическими БД самых различных библиотек и центров информационного обслуживания, сводными каталогами, электронными каталогами текущих изданий, тематическими БД, представленными как в Интернете, так и на компакт-дисках, все большее распространение получает электронная доставка документов (ЭДД). Ее столь стремительное развитие обусловлено как появлени¬ем новых технологических возможностей в мире цифровой инфор¬мации, так и крайней необходимостью (недоступность источника в близлежащих библиотеках, чрезвычайная редкость или ветхость тре-буемого издания и т.д.). Возможность доставки электронной копии документа по сети Интернет из любой библиотеки в любую точку ми¬ра делает такой способ получения информации чрезвычайно привле-кательным и заменяет собой межбиблиотечный абонемент, ставший в последнее время дорогостоящей услугой.
Автоматизация процессов ввода для создания библиографиче¬ских БД изданий, поступивших в ИНИОН, была начата в 1978 г. Фун-даментальная библиотека начала получать обязательный бесплатный экземпляр с 1918 г. Поэтому, несмотря на то, что ИНИОН одним из первых внедрил процессы автоматизации в нашей стране, большая часть фонда (за 60 лет) не содержится в библиографических БД вовсе, сведения об этом фонде находятся лишь в карточных каталогах (ал¬фавитном и предметном). Кроме того, исходя из специфики работы ИНИОН, в БД переводились лишь «научно значимые» документы (около 60%), прежде всего статьи, а далеко не весь массив поступив¬ших изданий.
В карточных каталогах библиотеки ИНИОН РАН (предметном и алфавитном) на сегодняшний день содержится примерно 6,2 млн. карточек. Около 75 тыс. (за последние 2 года) представлены в элек-тронном каталоге ИНИОН в Интернете. Там же расположена биб-лиографическая БД за последние 15 лет, в которой содержится при¬мерно 1 млн. записей (не считая статей), та же информация содер¬жится на тематических компакт-дисках. Учитывая наличие в карточ¬ных каталогах добавочных описаний, предстоит работа по приведе¬нию в машиночитаемую форму объема карточек, превышающего 2 млн. единиц. Причем обработка массива будет не сплошной, а вы¬борочной.
Представленный в Интернете каталог поступивших в библио¬теку ИНИОН РАН изданий ведется с 2000 г. Его пополнение проис¬ходит примерно один раз в месяц. Электронный каталог поступлений ИНИОН является электронной копией карточных алфавитного и предметного каталогов одновременно за последние два года.
Однако глубина ретроспекции, представленная в электронных каталогах, играет немаловажную роль как для потребителей такой информации, так и для служб, представляющих ее. Научные изыска¬ния заставляют специалистов и ученых заниматься ретроспективны¬ми поисками наряду с изучением последних изданий. Увеличение же запросов пользователей ЭДД возрастает прямо пропорционально увеличению объема представленных в Интернете библиографических записей, что принесет определенную выгоду библиотеке.
Кроме того, внедрение ретроконверсии обусловлено необходи-мостью поддержания рейтинга библиотеки ИНИОН на современном уровне.
Эта же проблема коснулась других библиотек и организаций, занимающихся информационным обслуживанием. Процесс преобра-зования исходного информационного продукта в другой, пригодный для новых условий и целей использования, называется конвертиро¬ванием. В нашем случае перевод данных с каталожной карточки в электронный вид получил название ретроконверсии. За последние годы ректроконверсия довольно успешно проведена в Российской книжной палате, Российской государственной библиотеке, Рос¬сийской национальной библиотеке, Государственной публичной научно-технической библиотеке и других с разной глубиной ретро¬спекции. На сегодняшний день приведение карточного каталога ИНИОН в оцифрованный вид — важнейшая задача как обслуживания читателей библиотеки, так и поддержания статуса библиотеки ИНИОН РАН на должном уровне.
Процесс ретроконверсии можно проводить как с помощью специальных фирм, профессионально этим занимающихся, как это сделала РКП, так и используя внутренние резервы самой библиотеки, например РГБ, ГПНТБ, РНБ.
Шестилетний опыт работы в этом направлении фирмы «Про- софт-М» выявил некоторые «узкие» места: в каждой библиотеке, обращавшейся в фирму с просьбой провести ретроконверсию, в составе фонда было приблизительно 30% одинаковых изданий. Все библиотеки при составлении библиографического описания использовали один и тот же ГОСТ 7.1 -84, однако унифицирован¬ного представления библиографической записи не было. Каждая библиотека привносила в описание какую-то свою специфику, придерживалась своей традиции. Работа исполнителя, взявшегося за процесс ретроконверсии одновременно в нескольких библиотеках, существенно была бы облегчена, а стоимость ее уменьшена, если бы базы данных и электронные каталоги этих библиотек строго придерживались единого стандарта. Но, как показали результаты проведения таких работ, это пожелание останется невыполнимым, так как различные библиотеки используют различные макеты карто¬чек, систему индексации и т.п. в зависимости от специфики библио¬теки. Кроме того, как подтверждено практикой, сличение оцифро¬ванных массивов менее дорогостоящий процесс, чем выявление дуб¬летов. Поэтому 30% литературы (совпадение фондов) приходится обрабатывать несколько раз.
В 1998 г. фирмой «Прософт-М» была создана специальная программа, предназначенная для решения вышеперечисленных задач. Процессы, вошедшие в программу, — конвертирование, ввод и сканирование. Ретроконверсия каталога подразумевает работу с каталожной карточкой и очень в редких случаях работу с книгой. Для каждого типа библиографического описания (БО) преимуществен¬ным является свой вид ретроконверсии.
БО иностранной литературы преимущественно конвертируется (заимствуется) из других библиографических баз, желательно ино-странных, так как составленное на родном языке описание, скорее всего, будет содержать меньшее количество ошибок. Это возможно, конечно, при совместимом формате, наличии весьма существенных материальных возможностей заказчика. При таком способе, правда, неизбежны существенные исправления в библиографической записи, так как единых правил составления БО для всего читающего мира не существует.
Ввод с карточки используется в основном при небольших массивах и небольших описаниях (рукописные и старопечатные карточки) — это самый дорогостоящий вид ретроконверсии. Сначала делается перевод с карточки, потом редактирование. При этом значительная часть фонда проходит рекаталогизацию, так как правила описания неоднократно с тех пор менялись.
При работе с русскоязычной частью каталога используется метод скоростной ретроконверсии — перенос информации с карточки в БД путем сканирования. Информация о данной части фонда мгновенно оказывается в распоряжении пользователя. Далее частями идет приведение ее в машиночитаемую форму (распознавание).
Сегодня профессионально занимаются проблемой ретрокон¬версии не только «Прософт-М», но и такие фирмы, как «Инфро- Комм», «Одеон» и др. Правда, услуги их пока еще стоят довольно до¬рого, но это связано лишь с тем, что их опыт также еще недостаточно велик. Однако, приступив к ретроконверсии самостоятельно, не имея вообще никаких наработок в этом направлении, исполнители рискуют столкнуться с множеством проблем в процессе своего эксперимента.
На ежегодной конференции Российской библиотечной ассо¬циации (РБА) представитель фирмы «ИнфроКомм» поделился опы¬том работы в этом направлении. В частности, он считает, что при рет¬роконверсии целесообразно использовать комплексный подход:
— ручной;
— конвертирование и заимствование (используется для ино-странных записей);
— сканирование и распознавание.
Как мы видим, принцип осуществления работ в этом направ¬лении не отличается у профессионалов и у новичков, видимо, это элементарно и очевидно. Ручной ввод осуществляется в заданном формате с рукописных и старопечатных карточек сотрудниками фирмы.
Для конвертирования библиографических записей из других библиографических баз и каталогов специалистами «ИнфроКомм» созданы специальные таблицы форматов, на основе которых базиру¬ются конверторы. При заимствовании записей из различных биб-лиографических баз конвертирование осуществляется автоматически. Заимствованная запись, как правило, изменяется после просмотра книги de visu. Использование таблиц форматов дает существенное преимущество фирмам, занимающимся ретроконверсией каталогов, перед библиотеками, проводящими эту работу самостоятельно.
Сканирование происходит следующим образом. Карточки из ка-талога ксерокопируются, причем сразу же возвращаются в каталог, затем с этих копий делается сканирование, затем распознавание и приведение в машиночитаемую форму.
Метод сканирования, как поделились опытом сотрудники РГБ, больше всего подходит для больших каталогов на русском языке. Этот метод состоит из трех этапов:
— сканирование;
— перевод графических карточек в машиночитаемую форму;
— обеспечение тематического поиска (содержательная обработ¬ка литературы).
Как утверждают программисты РГБ, сканирование 300 тыс. карточек оправдывает покупку одного сканера. Сегодня в РГБ отска¬нировано 8 млн. карточек с глубиной ретроспекции до 1961 г. РГБ удалось самостоятельно провести эксперимент по ретроконверсии каталогов благодаря грамотной организации работы, программному и техническому обеспечению последнего поколения, материальной помощи Библиотеки Конгресса США.
ГПНТБ также имеет опыт проведения ретроконверсии ката¬логов, ими разработана и успешно используется программа «ReMarc».
РГБ смогла позволить себе провести самостоятельно экспери¬мент по осуществлению ретроконверсии каталогов, но не каждая библиотека обладает таким штатом опытных программистов, такими техническими возможностями и программным обеспечением по¬следнего поколения.
В самом начале 2003 г. молодая российская фирма «Одеон» по-лучила лицензию на использование стратегической технологии управления информацией «RetrievalWare 7.0» от американской ком¬пании Convera International Technologies (Excalibur). Эта компания была основана в 1980 г. и сегодня имеет 5200 проектов во всем мире. Технология, используемая фирмой «Одеон», предлагает новые решения процессов ретроконверсии каталогов, такие как автоматическое рас¬познавание машинописного текста (даже плохого качества, с «пры¬гающими» и стертыми буквами), распознавание разборчивого почер¬ка, каким и является почерк библиографа. Система «нечеткого поис¬ка» позволяет находить слова из текста библиографической записи даже с пропущенными (затертыми) буквами и орфографическими ошибками.
Фирмой «Одеон» предоставляются бесплатные тестовые про¬граммы, а в случае удовлетворительных результатов тестирования в каждом отдельно взятом учреждении — весь пакет программ для ска¬нирования и распознавания. Высокие стратегические и технологиче¬ские возможности «RetrievalWare 7.0» обусловливают и высокие тре¬бования к используемой техники.
Ретроконверсия — это технология, давно введенная за рубежом. В нашей стране она получила широкое распространение с 1998 г. К со-жалению, совместное сотрудничество между фирмами, осуществляю¬щими эти процессы, не ведется из-за вопросов конкуренции. Воз¬никающие в ходе работ проблемы решаются самостоятельно. Не¬смотря на это, решены вопросы уровня записи: всеми фирмами ис¬пользуется ядерная запись, т.е. минимальный набор элементов плюс точки доступа. Технология ретроконверсии предусматривает работу со старыми массивами каталожных карточек, поэтому вопросы неод¬нократного изменения правил описания за эти годы поставили перед создателями электронных каталогов и библиографических БД сле¬дующую задачу: свести разницу в описаниях до минимума. С другой стороны, увеличение ассортимента макетов каталожных карточек, заложенных в программу, поможет эффективно пользоваться такой базой. Другими словами, все способы, которые не повлияют отрица¬тельно на качество поиска, могут быть использованы.
Все эти услуги и программы пока еще очень дороги, но состоя¬ние карточных каталогов требует решения вопроса о приведении их в электронную форму. Ветхость карточек, приводящая порой к потере информации (стерся шифр, часть самой записи), выцветание руко¬писных карточек, написанных чернилами, делающее их «слепыми», неизбежные заставки в столь огромном каталоге, полное редактиро¬вание которого провести практически не реально, недобросовест¬ность некоторых читателей, не заботящихся о сохранности катало¬гов, — все это заставляет задуматься о том, сколько еще сможет про¬служить нам верой и правдой карточный каталог. Кроме того, его нельзя увеличивать до бесконечности в пространстве.
Кроме физического имеет место и моральное устаревание кар-точного каталога. Возможности расширенного поиска информации в электронных каталогах и библиографических базах данных, их дос-тупность через Интернет с любого компьютеризированного рабочего места сделали их более востребованными на рынке информационных услуг по сравнению с традиционными каталогами.
Рассмотрим специфику организации ретроконверсии на конкретном примере.
В Федеральном государственном бюджетном научном учреждении «Центральная научная сельскохозяйственная библиотека» (ЦНСХБ) с 1992 г. обработка всего потока текущих поступлений проходит в автоматизированном режиме. Перевод всего карточного каталога в электронную форму входит в число приоритетных задач ЦНСХБ, так как для научной работы особенно существенна полнота информационного массива. Организация и способы осуществления ретроконверсии значительно отличаются от технологии формирования и ведения текущего электронного каталога. В библиотечной практике существуют различные способы ретроконверсии: сканирование каталога, заимствование библиографических записей из электронных каталогов других библиотек, полная конверсия с ручным набором текстовых данных в формат представления данных с разметкой полей. Сканирование достаточно больших объемов карточек проводится, как правило, специализированными организациями. Такая обработка целесообразна при относительно неплохом качестве карточек, пригодных для последующего программного распознавания знаков.
Карточный каталог ЦНСХБ существует с 1930 г., на карточках есть и машинописный и рукописный текст, в некоторых случаях текстовые данные затерты, на многих карточках содержатся рукописные служебные примечания, штампы, все это затрудняет распознавание текста. Одним из способов ретроконверсии является заимствование библиографических записей на издания ретроспективного фонда из электронных каталогов других библиотек. Как показал опыт заимствования из Базы данных «Вся Россия» Информационного центра ЛИБНЕТ, такие записи требуют существенной доработки и дополнения необходимыми элементами. В заимствованных записях, как правило, имелись разночтения в формах наименований и сокращениях. Библиографические записи, созданные в универсальных библиотеках, нуждались в дополнении информацией, необходимой в специализированной сельскохозяйственной библиотеке. Устранение этих недостатков потребовало значительных трудозатрат. В отраслевой библиотеке стандартный универсальный подход представляется малоэффективным, так как затраты на поиск информации, обработку, последующую проверку данных и коррекцию ошибок превышают затраты на обработку массива по технологии ручного формирования машиночитаемых записей. Учитывая экономические, технические, организационные и отраслевые аспекты, в условиях ЦНСХБ проводится ретроконверсия по технологии ручного формирования машиночитаемых записей с карточек или книг. Первоначально электронный каталог ЦНСХБ создавался на основе адаптированного формата USMARC и программного средства НПО «Информсистема» АИБС МАРК-локальный под MS-DOS. В этом программном средстве проводилась ретроконверсия карточного каталога, основанная на методике хронологического подхода, который позволил перевести в машиночитаемый формат библиографические описания документов по определенным годам издания, начиная с более поздних лет. В машиночитаемую форму были переведены библиографические описания редких и ценных книг, книг с 1980 г. издания до года внедрения автоматизированной обработки новых поступлений. В 2005 г. была внедрена новая технология обработки документов на основе формата RUSMARC и программного средства НПО «Информсистема» АИБС МАРК-SQL. С начала создания электронного каталога существенно изменилось не только программное обеспечение, но и методический подход к созданию библиографического описания документов. Расширение состава обязательных данных в структуре библиографического описания является необходимым условием организации полноценного доступа к информации. Для повышения поисковых возможностей электронного каталога в библиографическом описании формируется максимальное количество точек доступа на имена авторов, редакторов, составителей, научных руководителей, исполнителей исследований и других лиц, на наименования организаций сельскохозяйственного профиля, несущих интеллектуальную ответственность за документ. Такой подход при обработке документов применяется как для текущих поступлений, так и при ретроконверсии. Кроме того, в соответствии с современными требованиями модифицируются и дополняются ранее созданные библиографические записи.
С внедрением электронной книговыдачи был изменен принцип перевода библиографических описаний в машиночитаемую форму, за основу взят спрос пользователей. Рекаталогизация книг, выданных по запросу читателей, обеспечивает отражение в электронном каталоге наиболее спрашиваемой части фонда библиотеки. Проводится рекаталогизация книг, включенных в полнотекстовые тематические коллекции и ретроконверсия в рамках научной работы по формированию базы данных «Авторитетный файл наименований научных учреждений АПК» (База данных «АФ НИУ АПК»). В полнотекстовых коллекциях каждый документ сопровождается библиографической записью и включает библиографическое описание документа, аннотацию или реферат, ключевые слова, полный текст документа. Например, коллекция «Сельскохозяйственные выставки», включает материалы, раскрывающие основные этапы развития отечественного сельскохозяйственного выставочного дела. Ретроспекция коллекции определена периодом XIX-XXI веков без ограничения по видам документов. В настоящее время в коллекцию включено около 600 изданий. Для повышения эффективности информационного поиска при рекаталогизации книг, включаемых в коллекцию, создаются библиографические описания, содержащие обязательные точки доступа на наименования выставок, наименования организаций-устроителей, сельскохозяйственные общества, различные формы заглавия и другую информацию.
Для наиболее полного отражения научных и научно-производственных документов при формировании Базы данных «АФ НИУ АПК» осуществляется работа по организации доступа к документам научно-исследовательских учреждений в электронном каталоге ЦНСХБ. База данных «АФ НИУ АПК» включает авторитетные записи на равноправные наименования научных учреждений в разные периоды времени, например, Всесоюзный НИИ растениеводства им. Н.И. Вавилова, Всероссийский НИИ растениеводства им. Н.И. Вавилова, Всероссийский институт генетических ресурсов растений им. Н.И. Вавилова. В электронном каталоге ЦНСХБ организуется связь с каждым из этих наименований, для этого в библиографических описаниях формируются нормированные точки доступа на соответствующие наименования организации. При создании авторитетных записей на ретроспективные наименования организаций проводится частичный отбор документов учреждения в карточном каталоге. В первую очередь в электронный каталог включаются наиболее значимые труды, сборники научных работ, труды конференций, самые ранние издания. Работа по организации доступа к библиографической информации при формировании базы данных «АФ НИУ АПК» требует проведения модификации имеющихся в электронном каталоге ЦНСХБ библиографических записей, созданных ранее. Для этого по добавочным описаниям в карточном каталоге определяются библиографические описания без точек доступа на наименование организации, а также выявляются различные формы наименований одной организации в электронном каталоге с использованием словарей Модуля каталогизации АИБС MARC-SQL. Во всех библиографических записях формируются точки доступа на соответствующее наименование организации, которые осуществляют доступ к документам научных учреждений через БД «АФ НИУ АПК».
Информационные технологии оказывают значительное влияние на развитие формы каталогов библиотек и процессы обработки документов. Электронный каталог является основой функционирования информационно-библиотечных систем, от полноты и эффективности организации которого зависит полнота и эффективность получения информации пользователями.
Рекаталогизация книг и ручной ввод текста с библиографической карточки в электронный каталог процесс достаточно трудоемкий. Однако, созданные таким образом библиографические описания, соответствуют современным стандартам и форматам представления библиографических данных, содержат информацию, необходимую для проведения полноценного поиска. Такой подход особенно целесообразен при проведении ретроконверсии документов дореволюционного периода. Для перевода с карточек в электронную форму описаний этих документов нужно знать не только современные правила библиографического описания, но и учитывать особенности предыдущих правил библиографического описания. Расположение элементов описания и разделительные знаки на карточках уже не соответствуют современным правилам и форматам. Практика показала, что информации, отраженной в карточном каталоге, зачастую недостаточно для создания полноценного библиографического описания, так как размер карточки ограничивал количество элементов описания, а правила каталогизации неоднократно изменялись. Для формирования полноценной библиографической записи на издания до 1917 г. желательно использовать документ. При этом следует учитывать, что полиграфическое оформление изданий XVIII-XIX веков существенно отличается от современного издательского оформления и наполнено элементами, определить местоположение которых в современном формате данных бывает затруднительно.
Принятая в ЦНСХБ методика перевода каталога в машиночитаемую форму гарантирует достаточно высокое качество электронного каталога и обеспечивает релевантный поиск информации. Эффективное обслуживание пользователей может быть организовано при наличии электронного каталога, отражающего весь фонд библиотеки. Современный пользователь предпочитает получать информацию удаленно, используя различные сервисы web-среды. Электронный каталог, представленный на сайте библиотеки, становится основной «точкой доступа» к информационным ресурсам. Полномасштабная ретроконверсия каталога библиотеки является необходимым условием оперативного удовлетворения информационных потребностей всех ученых и специалистов сельскохозяйственной отрасли с учетом их профессиональных интересов и запросов.