Курсовая с практикой на тему Описание архивных документов (Организация Общество с Ограниченной Ответственностью «ЛУКОЙЛ-Коми»)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ 6
1.1. Понятие о ретроспективной документной информации. Социальные функции архивов 6
1.2. Описание документов и дел в архивах организаций 7
ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ОПИСАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ООО «ЛУКОЙЛ-КОМИ») 14
2.1. Краткая характеристика организации 14
2.2. Описание архивных документов и дел ООО «ЛУКОЙЛ-Коми» 15
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 19
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 21
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 ООО «ЛУКОЙЛ-КОМИ»: бухгалтерская отчетность и финансовый анализ 23
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 Инструкция по подготовке и передаче документов в архив ООО «ЛУКОЙЛ-Коми» 27
ПРИЛОЖЕНИЕ 3 Образцы документов ООО «ЛУКОЙЛ-Коми» 36

Введение:

В современном ин6формационном (постиндустриальном) обществе информация, ее передача и хранение занимают все более значимую, существенную роль, зачастую – определяющую, ключевую. Отсюда – столь пристальное внимание к описанию дел и документов в архивах организаций различных форм собственности.
Для того чтобы первичную информацию можно было легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической обработке, т.е. сжатию, свертыванию, обобщению, в ре¬зультате чего появляется вторичная документная информация ар¬хивов – описание.
В более узком смысле слова описание – это раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения быстро¬го поиска и использования документов.
Описание дел заключается в выявлении информационных ха-рактеристик и в письменном обозначении этих характеристик на обложке дел или карточках.
Следовательно, описание документов и дел в архивах организации выполняет важные функции, по сути, сводясь к повышению информационного потенциала архивных документов и фондов, возможности быстро и без существенных потерь и затрат (временных и трудовых) восполнить потребность в информировании на документной основе.
Борьба с потерями информации является функциональным назначением большинства элементов архивного фонда любой организации. Последовательная борьба с потерями составляет главную цель всей теоретической проблематики архивоведения. Она выражается, прежде всего, в форме экспертизы ценности документов, разделяющей ценные и не ценные документы с тем, чтобы сохранить ценные, не дать им погибнуть в общей массе уничтожаемой документации, а затем – в форме фондирования документов с тем, чтобы не разрушить генетические связи документов, не допустить дробления фондов, не дать документам «затеряться в чужих фондах».
Борьба с потерями продолжается при описании документов (полнее отразить первичную информацию в поисковом аппарате), в самом поиске и в организации использования документов. Реализация главной идеи архивоведения и применения принципа происхождения документов методологически развивается по двум взаимосвязанным направлениям: историко-источниковедческому и теоретико-информационному.
Те направления архивных работ, в рамках которых историзм и принцип происхождения наиболее отчетливо проявляют свою методическую мощь (фондирование, систематизация, учет, описание, экспертиза ценности документов), являются по сути подготовительными этапами для выполнения архивом главной задачи по обеспечению общества полноценной ретроспективной информацией, т. е. для организации поиска и использования архивных документов, что относится к разряду системно-целевых информационных процессов.
Степень разработанности темы. Отечественное архивоведение как научная дисциплина появилась во второй половине XIX века. Однако долгое время ее теоретический багаж составляли исследования, направленные на раскрытие основ лишь отдельных направлений архивной деятельности, на обоснование ее предметной области и проблематики. Только с начала 1970-х годов начали появляться работы, поставившие ряд общедисциплинарных методологических вопросов. Началась оживленная дискуссия, в которой активное участие принял В.Н. Автократов, один из признанных классиков архивного дела в нашей стране.
Предмет исследования: организация архивного дела. Объект исследования: описание архивных документов в ООО «ЛУКОЙЛ-Коми».
Цель исследования – анализ особенностей аналитико-синтетической обработки ретроспективной документной информации на примере описания архивных документов ООО «ЛУКОЙЛ-Коми».
В соответствии с целью были определены следующие задачи:
 раскрыть понятие ретроспективной документной информации, социальные функции архивов;
 выявить особенности описания документов и дел в архивах организации;
 раскрыть особенности организации работы по архивному описанию документов на примере ООО «ЛУКОЙЛ-Коми».
Структура работы: введение, две главы, заключение, список источников и литературы, приложения.

Заключение:

Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации. История возникновения и эволюция толкования термина «документ» изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось.
Для того чтобы первичную информацию можно было легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической обработке, т.е. сжатию, свертыванию, обобщению, в ре¬зультате чего появляется вторичная документная информация ар¬хивов – описание, которое по сути представляет собой раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения быстро¬го поиска и использования документов.
Описание дел заключается в выявлении информационных ха-рактеристик и в письменном обозначении этих характеристик на обложке дел или карточках.
ООО «ЛУКОЙЛ-Коми» – крупнейшее добывающее предприятие в Северо-Западном федеральном округе. Осуществляет свою деятельность на территории Республики Коми и Ненецкого АО, является дочерней структурой ПАО «ЛУКОЙЛ», центральный офис расположен в г. Усинске. Общая численность сотрудников «ЛУКОЙЛ-Коми» составляет 7,4 тысячи человек.
Сферой деятельности предприятия является геологическое изучение, разведка, поиск и добыча углеводородного сырья, реализация нефти и газа, а также транспортировка и хранение нефти.
В ООО «ЛУКОЙЛ-Коми» функционирует система внутреннего контроля и внутреннего аудита, целью которой является предупреждение возникновения, выявление причин и устранение нарушений в финансово–экономической и хозяйственной деятельности предприятия.
Передача дел в архив ЛУКОЙЛ-Коми осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем ЛУКОЙЛ-Коми (п. 3.7.25 Основных правил).
Прием-передача каждого дела в архив производится в присутствии работника – представителя структурного подразделения.
Так как наличие архива организации подразумевает не только хранение документов, но и их использование, в ЛУКОЙЛ-Коми разработан и принят регламент выдачи документов из архива. Непосредственно выдача оформляется требованиями на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям. Срок выдачи документов во временное пользование не должен превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев – для временного пользования другими организациями.
В настоящее время в ЛУКОЙЛ-Коми остаются непроработанными вопросы обеспечения сохранности документов, в частности создания материально-технических условий для их физической сохранности и надлежащего режима хранения, исключающих порчу, утрату, хищение документов.
Для эффективной работы архивов необходимы профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ, их размещению внутри организации, наиболее оптимальным температурно-влажностным режимам хранения документов с разными носителями информации, по обеспечению пожарной безопасности, материально-техническому оснащению архивов и рациональному размещению документов для обеспечения быстрого к ним доступа.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ

1.1. Понятие о ретроспективной документной информации. Социальные функции архивов

В 60-70-х гг. ХХ века в архивоведение и близкие отрасли знания стали широко проникать термины, понятия, идеи, почерпну¬тые из теоретико-информационных концепций. Это было вре¬мя острых дискуссий, связанных с осмыслением места архивов и архивных документов в системе информационных ресурсов государства. Стало ясно, что архивные документы являются объ¬ектами информационного характера. Но поскольку специалис¬ты в области теории информации изучали процессы, протека¬ющие в «живых» системах различной природы, то они говори¬ли главным образом об информации, относящейся к настоя-щему (оперативная информация) и к будущему (перспектив¬ная информация). Перед архивистами встал вопрос о нахожде¬нии специфических черт, присущих именно архивным доку¬ментам. Важным этапом в поиске этих черт явилась выработка понятия «ретроспективная документная информация».
Термин «ретроспективный» уже дав¬но бытует в европейских языках. В России он употреблялся уже в конце XIX – начале XX в. Термин «документная информа¬ция», по Словарю современной архивной терминологии (М., 1982), означает «информация, содержащаяся в документе». Рет¬роспективная документная информация – документная инфор¬мация, созданная в прошлом. Архивист в настоящее время – первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан ее отобрать и сохранить. Но архив – это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества .
Социальная память общества – совокупность социальных средств и институтов, осуществляющих отбор и преобразова¬ние некогда актуальной социальной информации в информа¬цию о прошлом (ретроспективную) с целью сохранения и ис¬пользования накопленного общественного опыта и передачи его из поколения в поколение .
Архивы являются самой ценной частью социальной па¬мяти, так как они долговечны, специально создаются для хра¬нения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества.
Таким образом, документ выполняет в организации важнейшую роль, его своевременное и правильное оформление, надлежащее и полное описание являются фактором, обеспечивающим нормальное и стабильное функционирование любой организации. Обеспечивая выполнение задач формирования социальной памяти для использования социального опыта и его адекватной трактовке («расшифровке») последующими поколениями (потенциальными потребителями информации, материальными носителями которой и выступают документы), документы, отправленные в архив нуждаются в описании.

1.2. Описание документов и дел в архивах организаций

Описание начинается в делопроизводстве организации и про-изводится непосредственно на обложках дел в начале делопроиз-водственного года. Оно представляет собой прогностический спи¬сок тех документов, которые будут сформированы в дела.
В архивах учреждения и государственных архивах описание производится, если поступили дела, описанные неудовлетворитель¬но или совсем не описанные.
При обработке значительного комплекса документов описание в архивах производится на карточках, что помогает не только опе¬ративно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем клас¬сификацию дел внутри архивного фонда.
На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики докумен¬тов и дел.
Информационные характеристики документов и дел. Информационными характеристиками каждого дела являются:
 название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;
 название структурной части (функции, отрасли);
 индекс дела по номенклатуре;
 заголовок дела;
 аннотация;
 крайние даты документов дела;
 количество листов;
 архивный шифр .
Название учреждения является в то же время и названием фон¬да. Дается полное наименование учреждения с указанием ведом¬ства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть офици¬ально принятое сокращенное наименование, оно дается в скоб¬ках после полного наименования учреждения. Если название учреждения менялось или дело из одного уч¬реждения передавалось в другое, то на обложке указывается пос¬леднее название .
Название структурной части помогает быстро и правильно про¬вести классификацию дел внутри архивного фонда.
Если учреждение не имело структуры, то указываются функ¬ции или отрасли деятельности этого учреждения, например «ру¬ководство» и т.д.
Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и пол¬ноты материалов.
Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.
Аннотация документов — это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных до¬кументов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.
Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начи¬наться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входя¬щей регистрации.
В качестве крайних дат для документов, входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних – даты со¬ставления или подписания документов.
Особое внимание следует обратить на датировку декретов и законов, планов и отчетов, книг и копий документов. Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними датами являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы, то дата определяется моментом опубликования или вступления до¬кумента в силу.
Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на кото-рые или за которые они составлены, а не даты составления или подпи-сания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат .
Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются первой и последней записями.
Для копий документов крайними датами являются даты их изготовле¬ния, а не даты оригиналов.
На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судеб-ных дел. В этих случаях указываются 3 даты:
 дата заведения в первом учреждении;
 дата поступления в другое учреждение;
 дата окончания дела во втором учреждении .
Первые две даты в таких случаях обозначаются в виде дроби.
Количество листов проставляется с целью сохранности доку¬ментов дела.
Архивный шифр – это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.
Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содер¬жание документов этого дела.
Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распорядительные документы в делопроизводстве формируются по номинально¬му, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологичес¬кому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида документов, название автора и дату, а также будет указан формальный признак подлинности или копийности. В том случае, если при формиро¬вании был использован предметно-вопросный признак или заголовок составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано со¬держание документов.