Курсовая с практикой на тему Оценка современного состояния документационного обеспечения управления

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 2
1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 4
1.1 Нормативно-методическая база делопроизводства 4
1.2 Понятие службы документационного обеспечения управления 5
3. ОЦЕНКА СОВРЕМЕННОГО СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ ООО «ИНТЕРАГРО» 11
3.1 Порядок организации делопроизводства в ООО «ИНТЕРАГРО» 11
3.2 Программа и план совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом 18
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 24
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 26

Введение:

Документационное обеспечение управления — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием.
Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.
Служба ДОУ решает следующие задачи:
• совершенствование форм и методов работы с документами;
•обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем;
• контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
• сокращение документооборота, количества форм документов;
Функции службы ДОУ:
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
• разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
• осуществление обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
• организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
Цель работы: рассмотрение организации и структуры службы документационного обеспечения управления на примере конкретного предприятия ООО «ИНТЕРАГРО» и изучение основных функций службы делопроизводства.
Задачи данной работы: описать организацию и структуру службы делопроизводства на примере ООО «ИНТЕРАГРО» и рассмотреть основные функции службы делопроизводства.
Основными нормативными материалами являются: положение об Отделе документационного и информационного обеспечения; должностные инструкции сотрудников организации; так же Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая упорядочивает организационную структуру ДОУ в организациях путем решения вопросов построения соответствующих типовых служб.; ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» расшифровывает основные термины в области делопроизводства и архивного дела.
Объект исследования – организация документационного обеспечения управления персоналом.
Предмет исследования — система документационного обеспечения управления персоналом.
База исследования – ООО «ИНТЕРАГРО»
В первой главе работы рассмотрены теоретические основы документационного обеспечения управления современной организацией.
Во второй главе рассмотрена система документационного обеспечения организации и предложены мероприятия по ее оптимизации

Заключение:

Делопроизводство — это особая сфера деятельности, которая занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением. Деятельность учреждения, организации или компании неразрывно связана с документацией. Документы важны, потому что они объединяют учреждение с другими организациями и, конечно, властями. В конечном итоге скорость принятия решений в конечном итоге зависит от четкости и скорости обработки и перемещения документов. Поэтому большое внимание всегда уделяется рациональной организации документооборота.
Менеджеры компании несут личную ответственность за составление, безопасность и надлежащее оформление документов. Путаница при хранении документов может привести к потере ценной информации, что может оказать негативное влияние на деятельность компании.
Выполнение административных функций и задач организацией, а также эффективность всего административного процесса во многом зависят от правильной организации офисной службы. Проблема совершенствования организации делопроизводства актуальна для современного делопроизводства.
Служба ДОУ взаимодействует:
1) со структурными подразделениями — по вопросам документационного обеспечения управления;
2) с юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
3) со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями — по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;
4) со службами хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.
5) с вычислительным центром — по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.
6 Нормы условий труда в отделе документационного и информационного обеспечения.
Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.
Важнейшим фактором обеспечения продуктивной и качественной работы при сохранении здоровья являются адекватные гигиенические стандарты для условий труда.
Для рациональной организации рабочих мест сотрудникам отдела документации и информационного обеспечения необходимо: правильное освещение; возможное исключение теплового излучения от нагревательных приборов и светового излучения от экранов;
При написании работы моей целью было изучить организацию рабочего процесса. Поставленная мною цель была достигнута:
● документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
● документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. 

Фрагмент текста работы:

.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
1.1 Нормативно-методическая база делопроизводства
Нормативно-правовую базу современной делопроизводства в России составляют все законодательные акты Российской Федерации, нормативно-методические документы, государственные стандарты по созданию, технологии обработки и хранения деловых документов.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации», принятый Государственной Думой 8 июля 2006 года, закрепил обязательную документацию информации и определил ряд терминов.
Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает правовые рамки не только для деятельности юридических лиц, но и для их документации. Ряд статей Гражданского кодекса устанавливает требования к содержанию Устава и Устава, на основании которых действуют юридические лица.
Федеральный закон «О языках народов Российской Федерации» установил государственный язык на всей территории Российской Федерации — русский язык (ст. 3), а статья 11 этого закона предусматривает использование государственного языка в органах государственной власти и органы местного самоуправления государственных учреждений республик РФ, официальные языки республик.
С принятием федерального закона об электронной цифровой подписи появились такие понятия, как: электронный документ, электронная цифровая подпись, держатель сертификата ключа подписи, электронная цифровая подпись и т. д.
Федеральный закон «Об общественных объединениях» определил порядок формирования устава общественного объединения, символику, состав учредителей и т. д.
Федеральный закон «О персональных данных» определил основные понятия для создания документов, таких как: персональные данные, оператор, обработка персональных данных, передача персональных данных, передача персональных данных и т. д.
Органы Рос. архива имеют законное право контролировать порядок оформления документов и соблюдение требований законодательства в этой области в каждой компании в каждой организации в Российской Федерации.
Государственная система управления документацией (ГСДОУ) определила правила и положения, основанные на наиболее важных положениях Единой государственной системы учета (ЕСГ), созданной в 1973 году в СССР и сыгравшей важную роль в рационализации процессов документирования в отечественной экономике ГОСТ Р6.30-2003 УСД.
Единая система организационно — распорядительной документации предъявляет требования к оформлению документов. Настоящий стандарт распространяется на организационные и административные документы в связи с Единой системой организационной и административной документации (УСОРД) — Указы, Приказы, Письма, Протоколы, Акты и другие документы, указанные в ОК 011 -93 «Общероссийский классификатор управленческой документации».
Кроме того, в стране действуют правила и положения для работы с рядом конкретных центров документации, которые регулируются специальными законами.
1.2 Понятие службы документационного обеспечения управления
Управление обеспечивается службой управления документацией (ДОУ), которая функционирует как независимая структурная единица, которая подчиняется непосредственно руководителю.
Служба управленческой документации может быть представлена в организации как самостоятельное структурное подразделение (офис, общий отдел, секретариат) или как отдельный сотрудник (секретарь).
Документация по управленческой деятельности включает в себя все процессы, связанные с записью (фиксацией) и исполнением информации, которые необходимы для осуществления управленческих действий на разных носителях в соответствии с определенными правилами.
Деятельность службы ДОУ основана на законодательных и иных нормативно-правовых актах государственных органов Российской Федерации, правилах, инструкциях, методических рекомендациях учреждений Российской Федерации и других действующих стандартах по вопросам управления документацией.