Курсовая с практикой на тему Оценка современного состояния документационного обеспечения управления

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 6

1.1 Сущность и содержание документационного обеспечения управления 6

1.2 Нормативное регулирование документационного обеспечения управления 11

2. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В СОВРЕМЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ 18

2.1 Особенности реализации документационного обеспечения управления сегодня 18

2.2 Методы, способы и организационные решения совершенствования документационного обеспечения управления в современных организациях 21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 24

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 26

Введение:

Современное общество-это инновационное общество. Скорость обмена информацией, ее накопление и обработка сегодня являются повседневными явлениями, которые распространены во всех сферах человеческого взаимодействия. А если принять во внимание тот факт, что все члены общества так или иначе вовлечены в процесс работы с информацией, то становится ясно, что в сфере управления первостепенное значение имеют проблемы ее обработки, сохранения и формирования документационной базы.

Поэтому можно с уверенностью сказать, что тема «Оценка текущего состояния документационного обеспечения управления (ДОУ)» является чрезвычайно актуальной. Во-первых, успех и систематизация работы с документами на предприятии или в любой организации-залог успеха и перспектив. Во-вторых, организация документооборота влияет на эффективность работы административного аппарата, а также на взаимодействие работников и работодателей. В-третьих, при нарушении системы документооборота можно столкнуться с проблемой несвоевременного выполнения целей и задач, а также возможных сбоев в работе денежного оборудования и соблюдении различных стандартов культуры труда.

Это и многое другое подчеркивает необходимость изучения выбранной темы, а также важно, что на современном этапе-компьютеризации документооборота, необходимо изучать не только вопросы систематизации документов и информации, но и изучение новых технологий, систем программирования и кодирования информации. В настоящее время знание ДОУ, владение современными компьютерными технологиями, умение документировать управленческое решение, наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, стали неотъемлемым признаком профессионализма, а профессия менеджера стала престижной.

В то же время из-за того, что инновационные технологии распространяются с невероятной скоростью, информации для изучения выбранной темы недостаточно. И это несмотря на то, что по теме «Документационное обеспечение» опубликовано много работ, как отечественных, так и зарубежных специалистов. Сюда входит учебно-методическая литература, статьи в научных журналах и электронных ресурсах, а также данные различных международных конференций по дошкольному образованию.

Целью данной работы является изучение особенностей современного состояния документационного обеспечения управления. В соответствие с выбранной целью, необходимо раскрыть следующие задачи:

— раскрыть сущность и содержание документационного обеспечения управления;

— описать нормативное регулирование документационного обеспечения управления, на современном этапе развития;

— охарактеризовать особенности реализации документационного обеспечения управления сегодня;

— перечислить методы, способы и организационные решения совершенствования документационного обеспечения управления в современных организациях.

Объект — современное состояние документационного обеспечения управления

Предмет — документационного обеспечения управления

Теоретическая значимость работы заключается в определении места и роли документооборота в системе управления.

Практическая значимость проявляется в разработке предложений по совершенствованию управления документооборотом, реализация которых позволяет повысить эффективность управления всех сфер производства и сократить бумажный объем документации, что даст возможность предприятию снизить затраты и время.

В работе использованы учебные и методические материалы, статьи и публикации: Абуладзе Д. Г., Басаков М. И., Бялт В. С., Вешкурова А. Б., Гущина И. А., Доронина Л. А., Иванова А. Ю.

Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, разделенных на параграфы, заключения и списка использованных источников.

Заключение:

Подводя итоги проделанной работы, можно сделать следующие выводы:

— процесс формирования делопроизводства и основы документооборота на основе ряда принципов служит конкретной цели — созданию четкой системы работы с документами, а также обеспечению управления и функционирования организации;

— говоря о нормативной базе, необходимо понимать, что существует довольно много документов, регулирующих делопроизводство, все они так или иначе направлены на удовлетворение системы управления и взаимодействия организаций, связанных с документами и их обработкой. А поскольку сегодня нет ни одной организации, которая могла бы существовать без документов, разработка нормативной базы является делом повседневной жизни;

— специфика обработки документов и делопроизводства зависит в первую очередь от самой организации, от трудолюбия и квалификации сотрудников, от того, как идет процесс получения и обработки информации. Поскольку все организации сталкиваются с одними и теми же задачами, но они строят свои системы управления документами по-разному. Кроме того, существуют различные методы и способы организации документационного обеспечения управления, они также накладывают свою специфику на оборот бизнеса;

— в то же время организация, каким бы планом она ни была, всегда должна планировать все системы, от которых зависит ее работа, конкурентоспособность, будущее на рынке и прз.

Итак, в результате эволюции понятие документа приходит к его современному, официальному толкованию, закрепленному в ГОСТ Р 7.0.8-2013: «документированная информация (документ) — информация, записанная на материальном носителе с деталями, позволяющими ее идентифицировать.»

Почти каждый документ является многофункциональным. Например, диплом дипломированного специалиста содержит информацию, культурную, коммуникативную, социальную, управленческую, правовую и функцию исторического источника; дневник — информационный, культурный, социальный, исторический источник; сертификат зрелости-информационный, культурный, социальный, правовой, исторический источник.

Кроме того, со временем меняется взаимосвязь между функциями документа и задачами документооборота, поскольку меняется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация становится ретроспективной. В результате доля оперативных функций постепенно уменьшается, а значимость остальных, особенно функции исторического источника, возрастает. В конечном итоге некоторые функции документа полностью исчерпываются и заменяются другими.

И конечно, на территории Российской Федерации действительно будет сложно использовать опыт зарубежных стран, так как отношение к документам и сама офисная работа в нашей стране недостаточно ответственны, и это еще раз подчеркивает необходимость изменений в вопросе документационного обеспечения управления.

Фрагмент текста работы:

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Сущность и содержание документационного обеспечения управления

Успешное управление организацией предполагает наличие необходимой информации о целях, задачах, состоянии и наличии ресурсов этой организации, а также об условиях, влияющих на способность выполнять задачи и достигать целей. Однако эта информация, как правило, имеет очень широкий диапазон как с точки зрения важности, объема, так и необходимости ее документирования, т. е. фиксации информации на материальном носителе (бумаге, магнитном носителе и т.д.). Поэтому документационное обеспечение как важнейший вид информационного обеспечения управления имеет двойную цель, а именно документирование соответствующей информации, а также своевременное и полное предоставление необходимой документации для работы органов управления.

Содержание документационного обеспечения управленческой деятельности определяется, с одной стороны, задачами, решаемыми в ходе ее организации и реализации, а с другой стороны, соответствующими мерами в ходе деятельности органов управления.

Основными задачами документационного обеспечения управления, в соответствии с его назначением и задачами, являются:

— документирование управленческой информации, подлежащей записи и хранению;

— обеспечение органов управления необходимой документацией в соответствии с их функциями и задачами;

— организация и осуществление движения документов (документооборота) в процессе управления.

Применительно к этим основным задачам, а также к другим задачам, возникающим при реализации документационного обеспечения управления, осуществляется комплекс последовательных мероприятий, а именно:

— разработка документов, консолидирующих управленческую информацию;

— распространение документов в организации и их учет;

— доведение документов до органов управления и должностных лиц;

— продвижение документов органами власти и исполнителями;

— контроль за оформлением документов;

— хранение документов как текущих (оперативных) в процессе их изготовления, так и архивных.

Нет сомнений в том, что документационное обеспечение управления должно быть организовано и реализовано на основе принципов управленческой деятельности, трансформированных с учетом целей, задач и специфики документационного обеспечения этой деятельности. Она должна основываться на общих принципах, т. е. на принципе обеспечения ее эффективности и своевременности при соблюдении принципа адекватности и достоверности документированной информации; принципа оптимальности (рациональности) документированной информации, который поддерживает и дополняет два вышеупомянутых принципа. Все вместе они определяют основу для документального обеспечения управленческой деятельности в той ее части, которая является синонимом управления.

Несколько иная область управленческой деятельности, а именно работа с документами, определяется принципом стандартизации и унификации документированной информации и принципом ее учета и сохранения.

Перечисленные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности не исчерпывают их всех, помимо них существуют и другие специальные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности, например, принципы построения информационно-справочной работы в организации, организации регистрации документов и другие, которые рассматриваются в соответствующих пунктах настоящего руководства. В своей совокупности эти принципы определяют, как, каким образом осуществлять документационное обеспечение управленческой деятельности, чтобы достигались ее цели и выполнялись ее задачи; их реализация на практике позволяет судить о качестве документационного обеспечения. На основе этих принципов сформулированы основные требования к организации и осуществлению документационного обеспечения управления.

Принцип оперативности и своевременности документационного обеспечения управления подразумевает требование оперативности в разработке соответствующих документов и своевременном предоставлении их органам управления. Однако этого явно недостаточно, поскольку принцип адекватности и достоверности документированной информации определяет такое требование к документационному обеспечению, согласно которому документы должны содержать только ту информацию, которую конкретный документ призван консолидировать, и эта информация должна в достаточной степени соответствовать действительности, т. е. быть достоверной.

Принцип оптимального (рационального) документирования информации основан на требовании, чтобы документация была подчинена информации, необходимой и достаточной для обеспечения управления в конкретных условиях, соответствующих характеру организации и ее органов управления.

И, наконец, не вызывает сомнений такое требование к документационному обеспечению управленческой деятельности, как создание условий для организации работы с документами, их текущего учета и хранения, а также архивирования, которое должно быть в достаточной степени обеспечено унификацией и стандартизацией документов в системе документооборота управления.

Документационное обеспечение управления неоднородно, что обусловлено, с одной стороны, спецификой деятельности по созданию документов и работе с ними, а с другой стороны, неоднородностью и спецификой элементов содержания объекта поддержки – управления и управленческой деятельности. Неоднородность документационного обеспечения управления находит свое выражение в его структуре, в частности, в его взаимосвязанных направлениях и видах. Собственная неоднородность и специфика элементов документационного обеспечения управления определяют выделение в нем двух направлений:

— документирование управленческой деятельности;

— организация работы с управленческими документами.

Документирование управленческой деятельности предназначено для создания документов и представляет собой деятельность по записи информации на определенные носители в соответствии с установленными правилами. Она всегда осуществляется на основе правил, установленных правовыми актами, национальными и местными нормативно-методическими документами или разработанных традицией, и поэтому регулируется.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 2
1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 4
1.1 Нормативно-методическая база делопроизводства 4
1.2 Понятие службы документационного обеспечения управления 5
3. ОЦЕНКА СОВРЕМЕННОГО СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ ООО «ИНТЕРАГРО» 11
3.1 Порядок организации делопроизводства в ООО «ИНТЕРАГРО» 11
3.2 Программа и план совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом 18
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 24
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 26

Введение:

Документационное обеспечение управления — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием.
Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.
Служба ДОУ решает следующие задачи:
• совершенствование форм и методов работы с документами;
•обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем;
• контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
• сокращение документооборота, количества форм документов;
Функции службы ДОУ:
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
• разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
• осуществление обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
• организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
Цель работы: рассмотрение организации и структуры службы документационного обеспечения управления на примере конкретного предприятия ООО «ИНТЕРАГРО» и изучение основных функций службы делопроизводства.
Задачи данной работы: описать организацию и структуру службы делопроизводства на примере ООО «ИНТЕРАГРО» и рассмотреть основные функции службы делопроизводства.
Основными нормативными материалами являются: положение об Отделе документационного и информационного обеспечения; должностные инструкции сотрудников организации; так же Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая упорядочивает организационную структуру ДОУ в организациях путем решения вопросов построения соответствующих типовых служб.; ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» расшифровывает основные термины в области делопроизводства и архивного дела.
Объект исследования – организация документационного обеспечения управления персоналом.
Предмет исследования — система документационного обеспечения управления персоналом.
База исследования – ООО «ИНТЕРАГРО»
В первой главе работы рассмотрены теоретические основы документационного обеспечения управления современной организацией.
Во второй главе рассмотрена система документационного обеспечения организации и предложены мероприятия по ее оптимизации

Заключение:

Делопроизводство — это особая сфера деятельности, которая занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением. Деятельность учреждения, организации или компании неразрывно связана с документацией. Документы важны, потому что они объединяют учреждение с другими организациями и, конечно, властями. В конечном итоге скорость принятия решений в конечном итоге зависит от четкости и скорости обработки и перемещения документов. Поэтому большое внимание всегда уделяется рациональной организации документооборота.
Менеджеры компании несут личную ответственность за составление, безопасность и надлежащее оформление документов. Путаница при хранении документов может привести к потере ценной информации, что может оказать негативное влияние на деятельность компании.
Выполнение административных функций и задач организацией, а также эффективность всего административного процесса во многом зависят от правильной организации офисной службы. Проблема совершенствования организации делопроизводства актуальна для современного делопроизводства.
Служба ДОУ взаимодействует:
1) со структурными подразделениями — по вопросам документационного обеспечения управления;
2) с юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
3) со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями — по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;
4) со службами хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.
5) с вычислительным центром — по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.
6 Нормы условий труда в отделе документационного и информационного обеспечения.
Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.
Важнейшим фактором обеспечения продуктивной и качественной работы при сохранении здоровья являются адекватные гигиенические стандарты для условий труда.
Для рациональной организации рабочих мест сотрудникам отдела документации и информационного обеспечения необходимо: правильное освещение; возможное исключение теплового излучения от нагревательных приборов и светового излучения от экранов;
При написании работы моей целью было изучить организацию рабочего процесса. Поставленная мною цель была достигнута:
● документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
● документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. 

Фрагмент текста работы:

.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
1.1 Нормативно-методическая база делопроизводства
Нормативно-правовую базу современной делопроизводства в России составляют все законодательные акты Российской Федерации, нормативно-методические документы, государственные стандарты по созданию, технологии обработки и хранения деловых документов.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации», принятый Государственной Думой 8 июля 2006 года, закрепил обязательную документацию информации и определил ряд терминов.
Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает правовые рамки не только для деятельности юридических лиц, но и для их документации. Ряд статей Гражданского кодекса устанавливает требования к содержанию Устава и Устава, на основании которых действуют юридические лица.
Федеральный закон «О языках народов Российской Федерации» установил государственный язык на всей территории Российской Федерации — русский язык (ст. 3), а статья 11 этого закона предусматривает использование государственного языка в органах государственной власти и органы местного самоуправления государственных учреждений республик РФ, официальные языки республик.
С принятием федерального закона об электронной цифровой подписи появились такие понятия, как: электронный документ, электронная цифровая подпись, держатель сертификата ключа подписи, электронная цифровая подпись и т. д.
Федеральный закон «Об общественных объединениях» определил порядок формирования устава общественного объединения, символику, состав учредителей и т. д.
Федеральный закон «О персональных данных» определил основные понятия для создания документов, таких как: персональные данные, оператор, обработка персональных данных, передача персональных данных, передача персональных данных и т. д.
Органы Рос. архива имеют законное право контролировать порядок оформления документов и соблюдение требований законодательства в этой области в каждой компании в каждой организации в Российской Федерации.
Государственная система управления документацией (ГСДОУ) определила правила и положения, основанные на наиболее важных положениях Единой государственной системы учета (ЕСГ), созданной в 1973 году в СССР и сыгравшей важную роль в рационализации процессов документирования в отечественной экономике ГОСТ Р6.30-2003 УСД.
Единая система организационно — распорядительной документации предъявляет требования к оформлению документов. Настоящий стандарт распространяется на организационные и административные документы в связи с Единой системой организационной и административной документации (УСОРД) — Указы, Приказы, Письма, Протоколы, Акты и другие документы, указанные в ОК 011 -93 «Общероссийский классификатор управленческой документации».
Кроме того, в стране действуют правила и положения для работы с рядом конкретных центров документации, которые регулируются специальными законами.
1.2 Понятие службы документационного обеспечения управления
Управление обеспечивается службой управления документацией (ДОУ), которая функционирует как независимая структурная единица, которая подчиняется непосредственно руководителю.
Служба управленческой документации может быть представлена в организации как самостоятельное структурное подразделение (офис, общий отдел, секретариат) или как отдельный сотрудник (секретарь).
Документация по управленческой деятельности включает в себя все процессы, связанные с записью (фиксацией) и исполнением информации, которые необходимы для осуществления управленческих действий на разных носителях в соответствии с определенными правилами.
Деятельность службы ДОУ основана на законодательных и иных нормативно-правовых актах государственных органов Российской Федерации, правилах, инструкциях, методических рекомендациях учреждений Российской Федерации и других действующих стандартах по вопросам управления документацией.