Курсовая с практикой на тему Оценка физического состояния документов. Типовые дефекты носителей информации.

Содержание:

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ. 3
1 Документы.. 5
1.1 Проверка физического состояния документов. 5
1.2 Обработка архивных документов и способы проверки
физического состояния документов. 7
2 Старение и дефекты документов. 11
2.1 Факторы старения и причины разрушения документов. 11
2.2 Дефекты бумаги и текста. 20
3 Климатические параметры архива. 27
3.1 Основные климатические параметры воздуха. 27
3.2 Оперативная оценка. Проветривание помещений. 29
ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 32
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.. 34

Введение:

Сохранение документального наследия – задача
государства, один из признаков развитой цивилизации. Перед архивами – стоит непростая
проблема: сохранить историческое и культурное многообразие типов документов,
созданных человеком, сберечь от разрушительно­го ветра времени.

Сложность данной проблемы в том, что никто не создавал
документы для долговечного хранения. Поэтому они легко разрушаются при неправильном
хранении, особенно в современной эколо­гии.

Архивы не имеют полноценной помощи со стороны
государства, нужного денежного и технического обеспечения, позволяющих ре­шать проблему
сохранности документов. В этих непростых условиях очень важен профессионализм
ар­хивистов — хранителей, которые осознают свое предназначение и способны решать
вопросы сохранности документов. Решать данные вопросы се­годня нужно на базе
современной концепции сохранности, учитывающей реальное положение дел.

Соотношение объемов архивов в нашей стране (10 тыс.
усл. единиц), фондов ОЦД (200 у.е.), ежегодного комплектования (100 у.е.) и ежегодной
реставрации (1 у.е.) показывает, что спасти с помощью реставрации можно только
малую часть документов. Поэтому в основе подхода лежит следующее по­ложение:
переход к дифференцированному принципу обеспечения сохранности документов с
учетом их ценности, причем вначале — в сфере отбора на реставрацию,
воспроизведение, а затем — в сфере хранения доку­ментов.

Всем архивам придется 
решать две разные, но связанные задачи самостоятельно: сохране­ния
ценного в виде оригиналов и информационных копий. Особое место в решении данных
задач принадлежит воспроиз­ведению, как способу сохранения материала. Воспро­изведение
в большинстве случаев заменит реставрацию, особенно приме­нительно к тем
документам, которые называются физиче­скими копиями. Архивы должны быть готовы
к этому.

Будет набирать силу концепция сохранения информации,
не объ­екта – сначала для документов в электронном виде, документов с нестойким
текстом, а затем и для традиционных бу­мажных фондов. Решение данных задач — перспектива
суще­ствования архивов, будут зависеть от физического на­личия документов.
Наличие зданий, отопления, вентиляции, приемлемых санитарно-биологических, кли­матических
условий выходят в наше время на первый план, как база выживания документов, как
залог их долгой со­хранности. В отличие от всех других средств, режим хра­нения
в архиве работает не с отдельными документами, а с большими массивами хранилищ.
Обеспечение сохранности документов – широкая сфера знаний. Отраслевая
литература по вопросам сохранности — нормативная, методическая,
технологическая, научная — огромна, насчитывает сотни наименований.

Актуальность данной темы в том, что мы живем в
информационном мире и эту информацию нужно правильно хранить. Также не нужно
забывать и про старые документы, реставрировать их и восстанавливать, ведь это
наша с вами история.

Предмет курсовой работы – процессы в документоведении.

Объектом курсовой работы являются документы.

Цель курсовой работы – изучить особенности документов
и их дефекты.

Реализация поставленной цели исследования обусловила
необходимость решения следующих задач:

— рассмотреть процесс проверки физического состояния
документов;

— изучить обработку
архивных документов и способы проверки состояния документов;

— проанализировать дефекты документов и текста, а
также рассмотреть причины этих дефектов;

— провести расчет климатических параметров воздуха и
дать оценку проветривания архива.

Заключение:

Направления развития документа в наше время
непредсказуемы. Документ, наверное, будет универсальным товаром нового времени
с кодовой структурой большой памяти, лишенный минусов прежних подобных форм.
Природа уже прошла данный путь, сделав особенные генетические структуры и
опередив в собственных решениях самые новые достижения че­ловека.

Документ, выступая в качестве общественного продукта,
будет не­сти 2 функции — хранителя материала и средства коммуника­ции. Первая
нуждается в надежных объектах, вторая — нет. Поэтому социум, создавая передовые
средства коммуникации, в то же время не сможет отказаться от надежных объектов,
которые гарантированно сохранят материал, то есть от архивов. Чем выше уровень
цивилизации, тем продуктивнее данная цивилизация будет решать проблемы сохранности
документов прошлого.

В архиве для обеспечения
сохранности документов должны осуществляться:

— меры по организации
хранения, которые предусматривают создание технической и материальной базы
хранения документов (здание, средства хранения, средства охраны, средства
климатического контроля, средства копирования и реставрации и так далее);

— меры по соблюдению
условий хранения документов (температурный, световой, санитарно-гигиенический,
охранный режимы хранения).

Меры по организации
хранения обязаны обеспечивать сохранность документов и контроль их состояния
при поступлении их в архив.

Для обеспечения
сохранности в архивах документов должен проводиться следующий перечень работ:

— создание приемлемых
условий хранения;

— размещение документов в
архиве;

— соблюдение порядка
выдачи документов;

— проверка состояния документов;

— создание страхового
фонда ценных документов;

— обеспечение
физико-химической сохранности документов.

В связи с существенными изменениями,
происходящими в России, ростом научно-технического уровня возросла роль
документационного богатства, яснее определяются базовые функции архивных и иных
информационных организаций: хранение нужной социуму ретроспективной информации
и обеспечение пользователей данным с материалом. К концу 1990-х годов уровень
риска повреждения документов достиг кризисного состояния. Ускорился процесс
ухудшения состояния, характеристик базы и текста документов. Следовательно,
обеспечение сохранности документов в наше время для архивов является технической
и научной проблемой, включая вопросы исследовательского, организационного и
методического характера. Итак, архивы на базе единых методических и научных
принципов обеспечивают сохранность документов, образуют условия для
использования документов всем лицами, осуществляют удовлетворение потребностей
в информации и конституционных прав населения страны, а также осуществляют
использование документов в интересах населения, общества и страны.

Во второй главе
было рассмотрено старение документов и причины разрушения документов, к которым
относят свет, температуру, влажность воздуха, биологических вредителей,
изменения условий среды, вещества документа, механические повреждения и
экологию среды. А также дефекты бумаги и текста, которые можно разделить на
группы и подгруппы.

В третьей главе были изучены и
рассчитаны основные климатические параметры воздуха для архива и
проведена оперативная оценка проветривания помещений.

Фрагмент текста работы:

1 Документы

1.1 Проверка физического
состояния документов

Проверка физического
состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов
архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в
срочной или плановой специальной обработке. В идеальных условиях организация
работ по проверке физического состояния и выявлению поврежденных документов
должна быть подчинена задаче последовательного, рассчитанного на перспективу
формирования банка данных о физическом состоянии документов.

В основе экспертизы
физического состояния также лежит дифференцированный подход. Приоритетными
могут являться следующие фонды: содержащие уникальные и особо ценные документы,
подвергшиеся экстремальному воздействию (высоких температур при пожаре, воды,
пены при тушении пожара и так далее), I и II категорий, имеющие наибольший
спрос у исследователей и сотрудников архива, содержащие документы экстремальных
периодов отечественного делопроизводства (Первая мировая война, Великая
Отечественная война и так далее).

Проверка физического
состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел. Это трудоемкая
работа, которую нужно планировать на годы вперед, контролировать и
анализировать ее ход, обеспечивать обязательное обучение сотрудников
(экспертов) и преемственность в их работе[1].

Проводить оценку
физического состояния крупных массивов документов можно тремя способами:

1) сплошная проверка всех
объектов изучаемого массива (например, всех документов фонда). Достоинство
метода — дает полную информацию о состоянии всех документов фонда. Недостаток —
большие временные затраты;

2) выборочный способ, когда
из всего объема массива выбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка)
и по ней судят о состоянии всего массива (фонда). Достаточно 2% выборки от
всего массива для вывода о состоянии массива в целом. Достоинство — временные
затраты значительно меньше, чем при сплошной выборке. Недостаток — дает
усредненную информацию о состоянии всего массива без конкретной оценки
состояния документов, не попавших в выборку;

3) попутное выявление
документов с дефектами бумаги и текста всеми сотрудниками архива в ходе
выполнения ими служебных обязанностей (если их обязанности связаны с полистными
просмотром дел). В таком случае предпочтительнее кодирование физического
состояния документов сотрудниками одного отдела — отдела обеспечения
сохранности документов. Достоинство — наименьшие временные затраты. Недостаток
— результаты попутного выявления документов с дефектами в многочисленных фондах
не дает возможности сделать выводы о физическом состоянии каждого отдельного
архивного фонда, свести результаты в статистические таблицы[2]. [1] Гущина И. А.
Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и
туризме / И.А. Гущина, Н.А. Зайцева. — М.: Альфа-М, Инфра-М, 2016.
— 240 c. [2] Булат Р. Е. Документационное обеспечение управления /
Р.Е. Булат. — Москва: СИНТЕГ, 2019. — 316 c.