Курсовая с практикой на тему Оценка документационного обеспечения типового проектирования в сфере таможённого дела

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 3

Глава 1. Теоретические аспекты изучения документационного
обеспечения типового проектирования в сфере таможённого дела. 5

1.1.   Функции
и свойства документов. 5

1.2. Нормативное регулирование документационного
обеспечения деятельности таможни. 11

Глава 2. Требование к документационному обеспечению
типового проектирования в сфере таможённого дела. 20

2.1. Организационное проектирование в сфере таможенного
дела. 20

2.2. Требования к оформлению документов таможенного органа. 22

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 28

СПИСОК
ЛИТЕРАТУРЫ.. 30

ПРИЛОЖЕНИЕ. 32

Введение:

Актуальность
работы. В настоящее время в связи с усложнением управленческого механизма и
соответствующим ростом документированной информации появляется необходимость
поиска и использования актуальных технологий работы с документами. Расширение
сферы электронного документирования влечет не только рост масштабов
использования современной компьютерной техники и программного обеспечения, но и
изменение правовых основ и методической базы делопроизводства. Федеральная
таможенная служба – одна из наиболее развитых в этом отношении структур, о чем
позволяет заявлять знакомство с нормативной базой документационного обеспечения
ее деятельности. Актуальность исследования определяется тем, что данная
проблема недостаточно изучена.

Цель работы: оценить
документационное обеспечение типового проектирования в сфере таможенного дела.

Объект
исследования: документационное обеспечение.

Предмет
исследования: документационное обеспечение типового проектирования
в сфере таможенного дела.

Задачи
исследования:

1.Изучить понятие функции и свойства
документов

2.Рассмотреть
нормативное регулирование информационного обеспечения деятельности таможни.

3.Рассмотреть
требования к оформлению документов таможенных органов.

Эмпирической базой послужили работы: учебник Лузиной Т.В. «Основы
документооборота в таможенных органах», статья Медведева О.В. кандидат
исторических наук Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина
г. Тамбов, Россия Фарафонова С.А. магистрант 2 курса  по направлению подготовки  46.04.02 Документоведение и архивоведения
Тамбовский государственный университет 
имени Г.Р. Державина г. Тамбов, Россия «Нормативное регулирование
документационного обеспечения деятельности таможни» и другие авторы.

Методы исследования: изучение литературы по исследуемой
теме.

Теоретическая и практическая
значимость работы заключается в том, что материалы исследования могут быть
использованы в дальнейшем изучении данной темы, а также в качестве пособия по
предмету «Основы проектной деятельности»

Курсовая работа состоит
из Введения, двух глав, Заключения, списка литературы и Приложения.

Заключение:

В первой части курсовой
работы были рассмотрены теоретические аспекты понятия документационного
обеспечения типового проектирования в сфере таможённого дела.

любой документ обладает
определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания
документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре
и экономической системе.

Автор документа, фиксируя
информацию, не всегда программирует какую-либо функцию.

Документ полифункционален
(многофункционален), т. е. несет различные функции, которые с течением времени
меняют свое доминирующее значение.

Каждый документ имеет информационную
емкость (или информационный потенциал), т. е. количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется
такими показателями, как полнота, объективность, достоверность, оптимальность,
актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем
ценнее документ.

Наличие нормативных требований к каждому аспекту
документационной деятельности упрощает работу сотрудников по унификации самих
форм документов и всех процессов работы с ними, сводит к минимуму спорные
ситуации и ошибки, связанные с принятием самостоятельных решений. Не может не
радовать пристальное внимание таможенных органов к работе с электронными
документами. Однако чрезмерная регламентация вызывает и опасения, поскольку,
несомненно, приводит к дублированию и неоправданному росту документооборота.

Во второй части курсовой
работы были рассмотрены требования документационному обеспечению типового
проектирования в сфере таможённого дела.

Проектированию организационных
связей предшествует анализ функционирования существующей системы (с чем в
настоящие время столкнулась таможенная система).

Организационное проектирование сегодня
должно строится с учетом результатов исследования, выводов и методических
рекомендации научных дисциплин (тектология, синергетика и т.д.), составляющих
теоретическую базу современного менеджмента.

При организационном проектировании в
таможенных органах необходимо соблюдать определенные принципы и правила,
касающиеся как создания новых, так и оптимизации существующих организационных
структур и систем управления, которые призваны обеспечить функциональную
эффективность организации.

Таможенные
органы (региональные таможенные управления, таможни, а также таможенные посты
со статусом юридического лица) издают правовые акты ненормативного характера
(приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции), а также иные документы
в соответствии с установленной компетенцией.

Таможенные
посты (в составе таможни) имеют право издавать правовые акты ненормативного
характера (распоряжения, положения, правила, инструкции), а также иные
документы по вопросам, отнесенным к компетенции таможенного поста.

Установленные
указанными правовыми актами требования и правила могут быть отменены или
изменены только путем издания новых правовых актов, обладающих равной или более
высокой юридической силой. Запрещается применять в этих целях такой вид
документа, как письма.

Таким образом,
можно утверждать, что были выполнены все поставленные в курсовой работе задачи.

Фрагмент текста работы:

Глава 1. Теоретические аспекты изучения документационного
обеспечения типового проектирования в сфере таможённого дела 1.1. Функции и свойства документов Знание функций документов необходимо
для понимания истинных целей создания документов и информации, содержащейся в
них, для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в
данной системе экономических и социальных связей; позволяет более четко
классифицировать документы, сформулировать определенные требования к их
организации, содержанию, форме, технологии их обработки.

Функция документа — это присущая ему
цель, независимо от того, выполняет эту функцию автор или нет. [6]

Каждый документ имеет определенные
функции, объяснение которых важно для определения цели его создания, его
классификации и изучения его роли в данной социальной структуре и экономической
системе.

Автор документа, регистрируя
информацию, не всегда программирует какую-либо функцию.

Документ носит многофункциональный
(многофункциональный) характер, то есть имеет различные функции, которые со
временем меняют свое доминирующее значение. Функции бывают общие и специальные: [6]

— общие — познавательные,
социальные, коммуникативные, культурные;

— специальный — управленческий,
правовой, историко-источник, бухгалтерская функция.

Функция информации определяется
необходимостью фиксировать информацию с целью сохранения и передачи и присуща
всем без исключения документам. Причиной появления любого документа является
необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях практической
и умственной деятельности. [3]

Информация, содержащаяся в
документах, может быть подразделена: [5]

1) ретроспектива (относящаяся к прошлому);

2) рабочий (текущий);

3) перспектива (по отношению к
будущему).

Существуют и другие классификации
информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; по видам;
по носителям и др.

Каждый документ имеет информационную
емкость (или информационный потенциал), т. е. количество и качество информации.

Информационная емкость
характеризуется такими показателями, как полнота, объективность, достоверность,
оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти
показатели, тем ценнее документ. [1, c.200]

Социальная функция тоже присуща
многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных
потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также
сам может влиять на социальные отношения в зависимости от назначения, роли в
данном обществе, причем не только стимулировать их развитие, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет
задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи
между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные
связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в
которых ярко выражена коммуникативная функция: [1, c.200]

1) документы, ориентированные в
одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы,
докладные записки и др.);

2) документы двустороннего действия
(деловая и личная переписка, договорные документы и т. д.).

Культурная функция — способность
документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы,
принятые в обществе (фильм, фотография, научно-технический документ и т. Д.).

Функцию управления выполняют
официальные документы, специально созданные для целей и в процессе управления
(законы, постановления, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и т. Д.).
Эти документы играют важную роль в поддержке управленческой информации, они
разнообразны и отражают разные уровни принятия решений.

Юридическая функция присуща
документам, фиксирующим изменения правовых норм и преступления. Можно выделить
две категории документов с юридической функцией: иметь изначально и приобретать
временно.

К первой группе относятся все
документы, устанавливающие, гарантирующие, изменяющие правовые нормы и
правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие
правовые последствия. Сюда входят все правовые акты государственных органов
(законы, указы, постановления и т. Д.), Судебные, судебные, судебные,
нотариальные и арбитражные акты, все договорные и идентификационные документы
(паспорта, пропуска, сертификаты и т. Д.) И подтверждающие финансовые документы
(счета-фактуры, квитанции, счета и платежи и т. д.).

Ко второй категории относятся
документы, которые временно приобретают эту функцию, являясь доказательством
любого факта в судах, следственных органах и прокуратуре, нотариусах,
арбитраже. В принципе, любой документ может быть доказательством и поэтому
временно будет иметь юридическую функцию.

Функция исторического источника изучается
исторической наукой. Существуют две точки зрения: первая — документ становится
историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая —
документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается
эта функция человеком, лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта
функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник
информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не
качественную, а количественную характеристику информации, связанной с
хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их
анализа и контроля. Основные виды учета — статистический, бухгалтерский,
оперативный — отражаются в статистических и финансово-экономических документах,
плановой и отчетной документации.

Автор документа обычно наделяет его
одной функцией, но объективно у этого документа есть и другие функции, и со
временем пропорция той или иной функции меняется.

Перечисленные функции можно
разделить на оперативные функции, продолжительность которых ограничена
(управленческие, юридические, бухгалтерские) и постоянные (информационные,
социальные, исторические).

Как и любой объект, документ имеет
множество свойств (отличительных черт). Принято выделять несколько основных
свойств документа, которые характеризуются соответствующими характеристиками:
юридическая сила, оригинальность, подлинность, номер копии.

Юридическая сила документа — данное
свойство может быть реальным свидетельством фактов, событий и действий,
отраженных в документе. Это свойство официального документа, сообщенное ему
действующим законодательством, юрисдикцией выдавшего его лица и установленным
порядком его регистрации.

Юридическая сила документа может
быть обеспечена набором требований, установленных для каждого вида документа,
то есть обязательными элементами оформления документов: название организации —
автор документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, штамп
одобрения, печать и др.

Оригинальность документа. Слово
«оригинал» означает — оригинал, оригинал. Оригинал отличается своей
уникальностью.

Часто встречаются «размноженные
оригиналы», т.е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах. Например,
договор между античными государствами составлялся в количестве экземпляров,
соответствующем количеству договаривающихся сторон, причем каждая копия
являлась оригиналом.

Оригиналы документов по своему виду
могут быть официальными документами и черновиками.

Черновик есть черновик. Черновик
документа — это рукописный или печатный документ, отражающий работу автора или
редактора над своим текстом.

Беловик — последняя
переписанная или перепечатанная редакция документа. Белая книга — рукописный
или машинописный документ, текст которого скопирован с черновика документа или
написан без изъянов и исправлений.

Для официальных документов оригинал
— это белая бумага, подписанная сотрудниками, с приложением, в некоторых
случаях с печатью.

Оригиналы офисных документов можно
распечатать на фирменных бланках.

Различают автографы — документы,
переписанные или исправленные (после перепечатки или переписки) собственноручно
автором.

Подлинность документа. В качестве
синонима слова «оригинал» используется «оригинал», что в латинском переводе
означает «надежный».

Подлинный документ — документ,
информация об авторе, времени и месте создания которого, содержащаяся в самом
документе или иным образом идентифицированная, свидетельствует о подлинности
его происхождения. Таким образом, окончательная версия документа, должным
образом оформленная и подписанная, называется оригиналом официального
документа. Это может быть первый или просто копия

Дубликат документа — копия
оригинального документа, имеющая юридическую силу.

Копии документов. Копия документа — это
документ, который полностью воспроизводит информацию из исходного документа и
все его внешние характеристики или их части, не имеющий юридической силы.

Повторное точное копирование
оригиналов (в целях воспроизведения) является копией. Копии различаются:
выписка — это копия части документа. Выписка должна содержать копию полного
текста решения по конкретному делу. Выписка вступает в силу после заверения
должностным лицом организации или нотариусом. Особый вид — фотография и план,
отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Это
своего рода факсимильные, автоматические копии. Помимо копий, сделанных непосредственно
с оригинала или полученных автоматически, то есть одновременно с оригиналом,
может быть несколько копий: копия с копии.

Юридическая сила копии: [2, c. 179-184]

1) копия должна содержать точный
текст оригинала (в том числе форму, на которой был составлен документ),
расшифровку печатей, подписи должностных лиц;

2) свидетельство юридической силы
копии документа — отметка о ее заверении.

Заверение копии должно быть
выполнено самой организацией или, при необходимости, нотариусом. Нотариальное
заверение обычно требуется для копий учредительных документов организации,
которые подаются в различные государственные органы (судебные, налоговые и
лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т. Д.). Но, в
принципе, любая копия документа, не являющаяся незаконной и имеющая юридическое
значение, может быть нотариально удостоверена. Нотариус сравнит оригинал с
копией и заверит ее. Запрещается нотариально заверять копии паспортов, военных
билетов, служебных справок. Копии заверяются руководителем организации или
уполномоченным должностным лицом. Заверенные копии, отправленные в организацию,
заверяются печатью.

Таким образом, документ имеет
множество свойств и объединяет, как уже упоминалось, несколько функций, которые
тесно связаны друг с другом. Например, в акте управления чаще всего преобладает
управленческая функция, но при этом она выполняет другие функции
(информационные, социальные, коммуникативные, исторические).

Значение той или иной функции со
временем меняется, поскольку меняется и роль самого документа в социальных
отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т. Д.

Функции документов, их целевое
назначение определяются необходимостью реализации конкретной социальной
потребности и особенно выражаются не в отдельном документе, а в наборе
документов, большом документальном массиве.